nscale smart CM Vertragsmanagement Konkrete Ansicht der App

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1 nscale Business Apps nscale smart CM Vertragsmanagement Die Basis des betriebswirtschaftlichen Handelns eines Unternehmens stellt ein gut funktionierendes, strukturiertes und effizientes Vertragsmanagement dar. Doch oft ist es schwierig bei der Vielzahl an Verträgen eines Unternehmens den Überblick zu behalten. Hinzu kommen zahlreiche Risiken und Herausforderungen, denen das Vertragsmanagement ausgesetzt ist bzw. die bewältigt werden müssen: durch das Versäumen von Fristen sind unnötige Kosten entstanden, Verträge sind nur mühselig aufzufinden oder durch dezentrale Verwaltung auch gar nicht zugreifbar, Mitarbeiter haben unterschiedliche Kenntnissstände oder es entstehen Komplikationen durch einen mangelhaften Bearbeitungsprozess, etwa, da die Aktualität von Verträgen kann nicht vollständig gewährleistet werden kann. Um Schwierigkeiten dieser Art gar nicht erst entstehen zu lassen, haben wir eine spezielle Business App entwickelt, mit der die gesamte Vertragsverwaltung eines Unternehmens zentral gesteuert werden kann: nscale smart CM. Die App bietet Anwendern vielfältige Möglichkeiten zur Erleichterung der täglichen Arbeit und berücksichtigt die fachspezifischen Anforderungen des Einkaufs, Vertriebs und des Controllings. Sämtliche Dokumente, Informationen wie auch sonstige Anlagen sind in digitalen Vertragsakten organisiert und schnell auffindbar. Arbeitsprozesse werden enorm beschleunigt und vereinfacht. Ob Kauf-, Versicherungs-, Leasing- oder Wartungsverträge: Informationen lassen sich strukturiert ablegen, zudem sind sämtliche Daten an einem Ort gebündelt. Ein weiterer Vorteil zeigt sich im jederzeit für alle Beteiligten aktuellen Informationsstand. Über sämtliche Abteilungen wie auch Standorte hinweg sind Informationen stets verfügbar, klar strukturierte Abläufe gewährleisten effiziente Teamarbeit. nscale smart CM ermöglicht die einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen. Zeitaufwändige Informations- und Dokumentensuche, unterschiedliche Kenntnisstände oder versäumte Fristen gehören der Vergangenheit an. Neben der Erfüllung der fachlichen und organisatorischen Anforderungen des Vertragsmanagements stand bei der Entwicklung von nscale smart CM besonders die Usability im Fokus. Die App ist für den Anwender übersichtlich aufgebaut und besticht durch ihre unkomplizierte Nutzung. Nicht zuletzt versetzt die intuitive, bewusst schlicht und funktionell aufgebaute Benutzeroberfläche Mitarbeiter eines Unternehmens in die Lage, ab dem ersten Tag problemlos mit nscale smart CM arbeiten zu können. Konkrete Ansicht der App Arbeiten mit nscale smart CM Der Screenshot zeigt einen konkreten durch nscale smart CM verwalteten Vertrag. Für jeden Vertrag stellt die App eine vorgefertigte Ablage und Verwaltungsstruktur bereit (siehe hervorgehobener Bereich). Ceyoniq Technology

2 Vorgefertigte Strukturen Vertragsakten verfügen grundsätzlich über einen speziell für den jeweiligen Vertrag indexierten Akten- bzw. Vertragsdeckel. Über diesen werden Informationen wie beispielsweise die Vertragspartner oder die -laufzeit festgehalten. Bei der Anlage eines Vertrages legt nscale smart CM automatisch Unterorder zur Verwaltung aller vertragsrelevanten Informationen an. So stehen Ordner für die Ablage der Korrespondenz und der Vertragskontakte ebenso zur Verfügung, wie Strukturen zur Verwaltung der Vertragsunterlagen und der -termine. Kontakte und Termine werden dabei auch als solche präsentiert die Verwaltung geschieht analog zu Microsoft Outlook. Die Collage zeigt einen Teil der verschiedenen Ablagebereiche eines durch nscale smart CM verwalteten Vertrages. Neue Dokumente lassen sich entweder per Drag-and-drop oder über Kontextmenüs hinzufügen. Versionierung Dokumente innerhalb der Vertragsakte werden automatisch vom System versioniert (die eigentlichen Vertragsdokumente inbegriffen). Änderungen an Dokumenten führen grundsätzlich zu einer neuen Version, sodass jegliche Modifikationen lückenlos nachvollziehbar sind. Mit einem Klick lässt sich die gesamte Vertragshistorie in chronologischer Reihenfolge visualisieren. Die Verträge werden digitalen Vertragsakten zugeordnet und revisionssicher archiviert. Dadurch stehen allen Nutzern aktuelle und einheitliche Vertragsversionen zur Verfügung die Notwendigkeit persönlicher Kopien der Verträge in Papierform entfällt. Vertragscontrolling Für jeden Vertrag ist es möglich, sowohl ein Kündigungsdatum wie auch einen Verlängerungsstichtag festzulegen. Auf dieser Basis können individuelle Erinnerungstermine konfiguriert werden, somit lassen sich beispielsweise für eine Vertragsverlängerung schon frühzeitig alle notwendigen Schritte einleiten. Der Anwender erhält bei Erreichen des Stichtages bzw. der eingestellten Erinnerung automatisch über die Oberfläche eine Benachrichtigung. Der Screenshot zeigt einen Ausschnitt der Maske zur Verwaltung von Verträgen. Konkret dargestellt ist der Controlling-Bereich mit den Posten Kündigungsdatum und Verlängerungsstichtag. Die Kontrolle und Erinnerung der Termine übernimmt nach Zuweisung nscale smart CM.

3 Eine globale Übersicht präsentiert dem Anwender alle im Kontext der Verträge stehenden Termine in konsolidierter Form, damit Sie diese immer zentral im Blick haben. Darüber hinaus warnt nscale smart CM den Anwender, wenn ein vertragsrelevantes Datum nicht hinterlegt wurde. Der Screenshot zeigt die zentrale Übersicht aller innerhalb von nscale smart CM anfallenden Termine. Das System erinnert aktiv, sobald ein fälliges Datum näher rückt, dabei kann der Erinnerungszeitpunkt vom Anwender individuell festgelegt werden. Bei fehlenden Eingaben von Stichtagen der Verträge wird eine Warnung ausgegeben. Verträge und Dokumente übernehmen Bei der Übernahme von Verträgen unterstützt die App verschiedenste Szenarien. Für Originaldokumente in Papierform können Sie am Einzelarbeitsplatz direkt in die Vertragsakte oder den optionalen, zentralen Posteingangskorb scannen (Twain). Liegen die Dokumente bereits in digitaler Form vor, können diese per gewohntem Drag-and-drop direkt zugewiesen werden. -Inhalte sowie anhängende Dateien und Dokumente werden in der zugehörigen Vertragsakte archiviert und bilden so eine lückenlose Vertragshistorie mit einer vollständigen Korrespondenz. Den Überblick behalten nscale smart CM beinhaltet auch eine Übersicht sämtlicher verwalteten Verträge, die die App mitsamt aller relevanten Vertragsinformationen in einer Trefferliste präsentiert. Dem Anwender stehen dort die gesamten nscale-standardfunktionalitäten zur Verfügung z. B. eine Gruppierung der Liste nach Vorgangstyp. Der Screenshot zeigt die Übersicht aller durch nscale smart CM verwalteten Verträge. Vom Anwender wurde eine Gruppierung anhand des Vertragstyps ausgewählt.

4 nscale Business Apps Leistungsumfang nscale smart CM ist die nscale-lösung zur digitalen Vertragsverwaltung. Mit der App lassen sich Verträge und relevante Vertragsinformationen in vorgefertigten digitalen Akten strukturieren und verwalten. Für jeden Vertrag steht ein vorgegebenes, fertiges Register bereit, um alle vertragsrelevanten Informationen strukturiert verwalten zu können. Bei Bedarf lässt sich die vorgefertigte Struktur mit eigenen Ablageordnern erweitern. Die jeweiligen Unterordner erlauben es, eigenständig weitere Substrukturen und Dokumente anzulegen. nscale smart CM bietet: Einen festen Satz an bereits vorkonfigurierten Masken, Attributen, Strukturen und Auswertungen Effektives Vertragscontrolling Sofern nicht anders angegeben, steht dem Anwender der volle Leistungsumfang von nscale zur Verfügung (inkl. Volltextsuche, nscale-nachrichtenkanal und den nscale-standard-workflows) Rechtekonzept mit zwei entsprechend vorkonfigurierten Anwender-Rollen (Sachbearbeiter & Vorgesetzter). Sämtliche Informationen im Kontext der App sind speziellen nscale-objektklassen zugewiesen so ist gewährleistet, dass nur Inhaber der Rollen Zugriff auf Informationen in nscale smart CM haben.* Kombinationsmöglichkeiten mit anderen nscale Apps: z. B. in Verknüpfung mit nscale Calendar: zusätzliche Anzeige aller Vertragstermine in einem globalen Kalender Direkte Funktionserweiterung der Apps nscale smart HR, SD und PM um ein effektives und strukturiertes Vertragsmanagement * Die beinhaltenden Rollen gewähren einen fachlich vollständigen Umgang mit allen Informationen innerhalb von nscale smart CM. Genaue Informationen finden Sie in der Dokumentation der App. Ceyoniq Technology

5 nscale Business Apps nscale smart CM Kontakte Termine Korrespondenz Vertrag Vertragsunterlagen Sonstiges Die Basis ergänzen Sämtliche nscale Business Apps basieren fachlich auf der Informationsplattform nscale. Die technische Grundstruktur bietet stets der nscale Business Layer (Ceyoniq-eigene Infrastruktur für betriebswirtschaftliche Anwendungen auf Basis von nscale), der überdies die Kommunikation der Apps untereinander ermöglicht. Somit ergibt sich eine Kombination der Funktionalitäten. Die Apps für das Personalwesen (nscale smart HR), den Bereich Vertrieb & Consulting (nscale smart SD) sowie die digitale Lieferantenakte (nscale smart PM) werden durch nscale smart CM nahtlos erweitert. Innerhalb der einzelnen Fachapplikationen steht dann eine leistungsfähige Vertragsverwaltung zur Verfügung. Individuelle Projektlösung für das Vertragsmanagement (nscale CM) + Individuelle Workflows + Mobile Verwendbarkeit + Datenübernahme aus führenden Systemen nscale smart CM ist die Basis- und Einstiegslösung in die digitale Vertragsverwaltung. Der Leistungsumfang ist klar definiert. Für darüber hinausgehende Anforderungen bieten wir Ihnen eine individuell gestaltbare Lösung in Zusammenarbeit mit unserem Consulting an. Der Funktionsumfang des Vertragsmanagements von nscale smart CM lässt sich erweitern, ebenso sind individuell zugeschnittene Projektlösungen nach Ihren Vorgaben möglich. Ceyoniq Technology

6 Paketumfang im Kontext von nscale Smart Business Solution (nscale SBS) nscale SBS ist die konsolidierende Lösung der Apps nscale smart CM, SD, HR und PM für das Management der maßgebenden Disziplinen des Geschäftsalltages. nscale smart CM beinhaltet 5 nscale Cockpit-Zugriffslizenzen (Named User) Pflege von 150 Vertragsakten Ceyoniq Technology GmbH Boulevard Bielefeld Telefon: Telefax: Stand: 03/2015 Änderungen vorbehalten Marken- und Schutzrechte, Handelsmarken Alle in diesem Dokument genannten Marken- und Produktnamen, Markenzeichen und Logos sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Die nicht gestattete Nutzung dieser geschützten Zeichen oder sonstiger Materialien ist ausdrücklich untersagt.

nscale smart CM Vertragsmanagement Konkrete Ansicht der App nscale smart CM ermöglicht die einfache Verwaltung von Verträgen und Fristen.

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