VERTRAGSMANAGEMENT TRANSPARENZ, EFFIZIENZ UND KONTROLLE

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1 ANWENDERTAG 2013 VERTRAGSMANAGEMENT TRANSPARENZ, EFFIZIENZ UND KONTROLLE 13. NOVEMBER :15 15:45 J. CLARYSSE

2 VERTRAGSMANAGEMENT EIN ALTES THEMA? 2/3 aller Unternehmen haben die große Bedeutung von abteilungs- und standortübergreifendem Vertragsmanagement erkannt Viele Studien* belegen: ES IST EIN THEMA! 43% der Befragten sind mit einer Lösung für Vertragsmanagement ausgestattet 2/3 aller Unternehmen räumen Frist-Versäumnisse ein ~50 % der Unternehmen beklagen mangelhafte Vertragsverwaltung * Quelle: , Vertragsmanagement & Controlling , Umfrage Aberdeen-Contract-Lifecycle 1/3 aller Unternehmen bestätigen wirtschaftliche Schäden durch Fehler in der Vertragsverwaltung 2

3 VERTRAGSDOKUMENT MERKMALE Papier, Bindung KAUF Vertrag Gegenstand Zusatz-Informationen Laufzeit, Fristen Verantwortlichkeiten Vertragspartner 3

4 HERAUSFORDERUNG - ENTSTEHUNG Vorlagen Vorlage Vertrag Office Entwurf Vertrag WERK Vertrag Versionen Entwurf Vertrag Entwurf Vertrag Notizen Entwurf Vertrag Freigaben PDF 4

5 HERAUSFORDERUNG - ARCHIVIERUNG Miete Vertrag Werk Vertrag 5

6 HERAUSFORDERUNG - AUFBEWAHRUNG Redundant? Unwichtig Unlesbar Abgelaufen Veraltet 6

7 HERAUSFORDERUNG LIFECYCLE Laufzeit Kündigung Fristen WERK Vertrag NOVEMBER Wiedervorlagen 6 Termine Erneuerung 7

8 ANFORDERUNG - DURCHGEHENDE PROZESSUNTERSTÜTZUNG Vorvertragliche Phase Vertragsdurchführung KAUF Vertrag Vertragsbeendigung 8

9 UNSERE LÖSUNG CENIT ECLISO Fertige Konfiguration Definierte Dienstleistung ( ) Individuelle Zusatzbausteine VERTRAGSMANAGEMENT CENIT 9

10 UNSERE LÖSUNG ECLISO CENIT ECLISO Fertige Konfiguration ECM-Funktionen Viewer/Annotationen Konfigurierbarkeit und Erweiterbarkeit Definierte Dienstleistung ( ) Individuelle Zusatzbausteine VERTRAGSMANAGEMENT 10

11 UNSERE LÖSUNG AKTE ( ) CENIT ECLISO Fertige Konfiguration Definierte Dienstleistung Individuelle Zusatzbausteine VERTRAGSMANAGEMENT Einheitliche Struktur Aktendeckel Vorlagen Berechtigungen Rollen Indizierung, Suche Fristen-Überwachung Aufgaben (Weiterleitung/Freigabe) Wiedervorlage Aktennotizen Reports etc. DIGITALE AKTE 11

12 UNSERE LÖSUNG LEISTUNG ( ) CENIT ECLISO Fertige Konfiguration Definierte Dienstleistung Individuelle Zusatzbausteine Beratung Workshop Konzeption Installation Anpassung Schulung Support Wartung Betrieb etc. VERTRAGSMANAGEMENT 12

13 UNSERE LÖSUNG OPTIONEN ( ) CENIT ECLISO Fertige Konfiguration Definierte Dienstleistung Individuelle Zusatzbausteine VERTRAGSMANAGEMENT Scan-Lösung Migration Altdaten Blättern in der Akte Reminder (bspw. zu Fristen) Inhaltliche Durchdringung Web Client Konvertierung Hintergrundverarbeitung Prozesse etc. 13

14 IHR NUTZEN Ganzheitliche Lösung bestehend aus fertigen (konfigurierbaren) Bausteinen Kostenersparnis durch Prozessverbesserung Automatismen und zahlreiche unterstützende Werkzeuge Compliance, Transparenz und Nachvollziehbarkeit Entwicklung, Support, Betrieb, Beratung aus einer Hand Risikosenkung durch zentrales Reporting und Controlling (u.a. Fristen) Schnelle Einführung Qualitäts-Verbesserung und Fehlervermeidung 14

15 VIELEN DANK! 15

16 DISCLAIMER Dieses Dokument kann zukunftsgerichtete Aussagen über das Geschäft, die Finanz- und Ertragslage und Gewinnprognosen von CENIT enthalten. Begriffe oder Aussagen, wie das Unternehmen kann, oder das Unternehmen wird, erwartet, geht davon aus, erwägt, beabsichtigt, plant, glaubt, fährt fort und schätzt, sowie ähnliche Begriffe und Aussagen kennzeichnen diese zukunftsgerichteten Aussagen. Diese Aussagen sind keine Garantie dafür, dass getätigte Prognosen erreicht werden. Vielmehr sind diese Aussagen mit Risiken, Unsicherheiten und Annahmen verbunden, die schwierig vorherzusagen sind und basieren zudem auf Annahmen über künftige Ereignisse, die sich als unzutreffend erweisen können. Aus diesem Grunde können die tatsächlichen Ergebnisse von den hier geäußerten Annahmen wesentlich abweichen. In einer zukunftsgerichteten Aussage, in der CENIT Erwartungen oder Annahmen in Bezug auf künftige Ergebnisse zum Ausdruck bringt, werden diese Erwartungen oder Annahmen in gutem Glauben getroffen, und es ist davon auszugehen, dass diese auf einer angemessenen Grundlage beruht; es kann jedoch nicht gewährleistet werden, dass die Aussage, Erwartungen oder Annahmen eintreffen bzw. erreicht oder erfüllt werden. Das tatsächliche Betriebsergebnis kann wesentlich von diesen zukunftsgerichteten Aussagen abweichen und unterliegt bestimmten Risiken. Hierzu verweisen wir auf den Geschäftsbericht der CENIT AG. 19