Gelangensbestätigung

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1 Zoll Gelangensbestätigung Pragmatisch und einfach lösbar oder eher ein Buch mit sieben Siegeln? Marcus Hellmann Seit dem ist für steuerbefreite innergemeinschaftliche Versendungen die Nachweisführung über die Gelangensbestätigung oder einen der Alternativnachweise verpflichtend. Was bedeutet das für die Unternehmen, welches sind die Risiken und wie ist die Umsetzung zu organisieren? In jedem Fall müssen Unternehmen sich mit der Thematik beschäftigen und entsprechende Prozesse einführen. INHALT Hintergrund Stichtag verschoben? Problemfelder Risikoabgrenzung Empfehlung Wie setzt man das Thema am sinnvollsten um? Nutzung von Software Fachliche Anforderungen Technische Anforderungen Service-Anforderungen Auslagerung an Dritte Fazit Hintergrund Eine Lieferung an Kunden im EU-Ausland ist nur dann steuerfrei, wenn alle nachfolgenden Punkte erfüllt sind: Lieferung einer Ware aus einem EU-Mitgliedstaat durch ein Unternehmen mit gültiger UStIdNr. an ein Unternehmen mit gültiger UStIdNr. in einen EU-Mitgliedstaat. Zunächst sind nach 3 Absatz 6, Satz 1 UStG zwei grundlegende Varianten zu unterscheiden: Beförderungsfall Das liefernde Unternehmen oder der Käufer befördern selbst die Ware. Versendungsfall Die Beförderung der Ware erfolgt durch einen vom Versender oder Käufer/Abholer beauftragten Dritten, z.b. einen Spediteur oder Paketdienst. In beiden Fällen ist eine Gelangensbestätigung uneingeschränkt einsetzbar, wenn sie nach 17c, Absatz 2, Satz 2 UStDV mindestens die folgenden Inhalte aufweist: Name und Anschrift des Abnehmers Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes Ort und Monat des Erhalts des Gegenstandes bzw. des Endes der Beförderung Ausstellungsdatum Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm benannten Vertreters, sofern es sich nicht um eine elektronische Übermittlung der Bestätigung handelt, bei der eindeutig erkennbar ist, dass diese im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen hat. Auf Druck vieler Verbände und Gremien wurde durch die Neufassung des 17a UStDV (s. BMF-Schreiben vom ) erreicht, dass in den meisten Versendungsfällen Alternativnachweise zur Gelangensbestätigung grundsätzlich anerkannt werden können. Dies sind vor allem: Frachtbrief Unterzeichnet vom Auftraggeber des Frachtführers (z.b. Feld 22 des CMR-Frachtbriefs und des Abnehmers nach Erhalt der Lieferung, (z.b. Feld 24 des CMR-Frachtbriefs). Konnossement Spediteursbescheinigung Beauftragung durch den Lieferanten Name und Anschrift des beauftragenden Spediteurs, Name und Anschrift des liefernden Unternehmens und des Auftraggebers der Versendung, Menge und handelsübliche Beschreibung des Liefergegenstandes, den Empfänger und den Bestimmungsort, den Monat des Endes der Beförderung, eine Versicherung des Spediteurs, dass die Angaben des Belegs auf Basis nachprüfbarer Geschäftsunterlagen erstellt wurden und, soweit nicht elektronisch erstellt, die Unterschrift des Spediteurs. Bei Versendung eines oder mehrerer Gegenstände, deren Wert insgesamt 500 nicht übersteigt, kann der Nachweis durch eine schriftliche/elektronische Auftragsbestätigung und den Nachweis der Gegenleistung (Zahlung) erbracht Spediteursversicherung Beauftragung durch den Abnehmer Grundsätzlich identisch wie im Fall c nur mit der Ausnahme, das zusätzlich der Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung (Zahlung) von einem Bankkonto des Abnehmers erfolgen muss. Schriftliche/elektronische Auftragserteilung und Protokoll des mit der Beförderung Beauftragten (z.b. Tracking & Tracing des Paketdienstleisters) Verbunden mit einer Verknüpfung zum betriebswirtschaftlichen Vor- 52 SERVICE-GUIDE

2 gang im ERP-System und dem Abliefernachweis. Die Unterschrift des Abnehmers ist nicht erforderlich. Einlieferungsbestätigung und Zahlungsnachweis bei Postsendungen Bestätigung der Abgangsstelle in Beförderungsfallen im gemeinschaftlichen versandverfahren (NCTS) Eingangsmeldung bei der Lieferung verbrauchssteuerpflichtiger Waren in beförderungsfällen (EMCS) Auch eine elektronische Übermittlung ohne eine zusätzliche Unterschrift (z.b. via ) sowie die Verteilung über mehrere Einzeldokumente wurde eingeräumt. Stichtag verschoben? Derzeit wird in vielen Medien von einer Verschiebung des Stichtags geredet und geschrieben. Im BMF-Schreiben steht: für bis zum 31. Dezember 2013 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen wird es nicht beanstandet, wenn der beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung noch auf Grundlage der bis zum 31. Dezember 2013 geltenden Rechtslage geführt wird. Der Stichtag wird damit nicht verschoben. Wie ein möglicher Streitfall innerhalb des Zeitraums vom bis zum vor Gericht ausgehen wird, bleibt anhand möglicher Präzedenzfälle abzuwarten diese werden aber wohl erst eintreten, wenn der Zeitraum längst verstrichen ist. Insofern sollten Unternehmen Rücksprache mit ihren für Steuerangelegenheiten verantwortlichen Personen halten und rechtzeitig entscheiden, wie sie diesen Zeitraum überbrücken wollen. Problemfelder Trotz der Vereinfachungen durch die Alternativnachweise und der elektronischen Übermittlung bleiben einige Prob lemfelder, die es besonders zu beachten gilt. Für Transporte, die ein Lieferant selbst organisiert, ergeben sich aufgrund der Alternativnachweise kaum Änderungen zum bisherigen Verfahren. Natürlich müssen auch diese überwacht und der Erhalt der Nachweise sichergestellt Durch das direkte Vertragsverhältnis des Versenders mit dem Spediteur ergibt sich ein unmittelbarer Einfluss auf die Ausstellung von Dokumenten und Nachweisen. Die großen Spediteure haben zwischenzeitlich reagiert und bieten, teils kostenpflichtig, über die erweiterte Spediteursbescheinigung eine ausreichende Lösung an. Anders sieht es jedoch bei den typischen Fällen aus, in denen der Abnehmer den Spediteur beauftragt (EXW/ FCA). Sie sind nicht zu verwechseln mit den tatsächlichen Beförderungsfällen, in den der Abnehmer die Ware persönlich abholt oder der Versender die Ware persönlich liefert, auch wenn im Umfeld der Logistik von sog. Selbstabholern gesprochen wird. In diesem Fall gibt es kein Vertragsverhältnis zwischen dem Versender und dem Spediteur/Transporteur und der Versender kann nur wenig auf diesen einwirken. Zudem müssen die Unterlagen mit Zahlungsnachweisen abgeglichen und zusammengebracht werden, die einem Konto des Abnehmers zugeordnet werden können. Ob die vorgelegten Belege dann später von den prüfenden Finanzbehörden anerkannt werden, ist vorher nicht absolut sicher, sodass auch die Gefahr bestehen kann, nach mehreren Monaten/Jahren noch Nachweise beschaffen zu müssen, was in der Praxis eher unmöglich sein dürfte. Werden Paketdienste mit der Beförderung beauftragt, halten diese die Informationen in der Regel 60 Tage vorrätig. Der Versender muss, wenn er die Track ing- & Tracingdaten als Nachweis nutzen möchte, sicherstellen, dass er sich dann innerhalb dieses Zeitraumes alle erforderlichen Daten beschafft. Risikoabgrenzung Zu den einfachsten Lösungen gehört, nur noch Transporte durchzuführen, bei denen der Versender den Spediteur beauftragt oder den Transport mit eigenen Fahrzeugen ausführt. Alternativ könnte die Umsatzsteuer fakturiert und dem Käufer erstattet werden, sobald ein entsprechender Nachweis vorliegt. Denkbar ist auch, als Versender die Umsatzsteuer grundsätzlich zu entrichten und sich somit alle Kontroll- und Organisationsaufwände zu sparen. Diese Möglichkeiten kommen sicher nur für wenige Unternehmen in Betracht, sollten aber zumindest geprüft Allen anderen Unternehmen ist zu empfehlen zunächst folgende Sachverhalte zu prüfen: Anzahl der EXW/FCA-Versendungen innerhalb der EU Anzahl der KEP-Sendungen Höhe des Gesamtrisikobetrags (19 % USt in DE) jährlich Anhand des Gesamtrisikobetrags kann dann die Strategie des Unternehmens festgelegt Wie viel Geld (interner oder externer Aufwand) soll maximal ausgegeben werden, um den Risikobetrag auszugleichen? Wo genau liegt die Grenze eines noch vertretbaren Aufwands? Lohnt es sich z.b., bei einem Versand über 200 und damit einem Risikobetrag von 38 mehrere Mahnungen an den Empfänger hinsichtlich der Gelangensbestätigung zu erstellen? Wäre im Gegenzug ein standardisiertes Begleitschreiben vertretbar? Wie hoch sind in beiden Fällen die Aufwände für das Monitoring? Kann ein Monitoring automatisiert werden? Gibt es technische Möglichkeiten zur Aufgabenlösung? An den Beispielen und Fragen wird deutlich, dass die Antworten sowohl von der Anzahl der Versendungen als auch von der Höhe des Sendungswertes und damit des Risikowertes sowie der zur Verfügung stehenden Ressourcen und Hilfsmittel abhängig sind. Empfehlung Gerade bei EXW/FCA-Geschäften ist die klare Empfehlung, die Gelangensbestätigung zu verwenden und den Abnehmer diese unterschreiben bzw. bestätigen zu lassen. Je früher der Versender damit beginnt, desto besser. Ein früher Start hat den SERVICE-GUIDE 53

3 Vorteil, dass sich die Abnehmer im Laufe der Zeit daran gewöhnen und damit eine gewisse Routine stattfindet. Da es kein amtlich verbindliches Formular in allen EU-Amtssprachen gibt (es stehen als Muster nur Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung), kann es sehr hilfreich sein, standardisierte Formulare in mehrsprachiger Form zu verwenden oder zum Standardformular in deutsch/englisch ein Merkblatt oder Hinweisblatt in der jeweiligen Landessprache vorzuhalten und dem Vorgang zusammen mit dem Formular beizulegen. Im Falle der Verwendung von Speditionsbescheinigungen ist es sehr empfehlenswert, diese vom Spediteur abzufordern und nicht dort archivieren zu lassen. Dies ist zwar grundsätzlich möglich, doch dem Versender fehlt letztlich die Kontrollmöglichkeit und die Haftung liegt im Falle eines Verlusts weiter bei ihm. Bei der Nutzung von Versendungsprotokollen der KEP-Dienste oder Transportdienstleister muss gewährleistet werden, dass diese zeitnah abgeholt und verarbeitet werden und vor allem, dass sichergestellt wird, dass auch tatsächlich alle vorhanden sind. Eine automatische Abholung der Daten von Servern der Dienstleister garantiert keine Vollständigkeit. Wie setzt man das Thema am sinnvollsten um? Hauptaugenmerk bei der Auseinandersetzung mit dem Thema sollte neben der Abwägung des Risikopotenzials auf die innerbetrieblichen Organisationsprozesse und -Konzepte gelegt Es gilt herauszufinden, ob durch eine andere/angepasste Organisation die Problematik grundsätzlich vermieden werden kann. Ist dies nicht der Fall, kann anhand des Risikopotenzials festgelegt werden, wie hoch maximal die Aufwände zur Reduzierung des Risikos ausfallen dürfen. Dabei ist zu trennen in einmalige und laufende sowie interne und ggf. externe Kosten. Im Rahmen der internen Umsetzung ist zunächst festzulegen, wer die Verantwortung für das Thema übernimmt das Finanzwesen oder die Logistik? Oder vielleicht beide gemeinsam mit dem Vertrieb? Gerade wenn z.b. im Rahmen der Vertragsverhandlungen zu Geschäftsbeginn etwaige Vereinbarungen hinsichtlich der Verpflichtung des Kunden, die Gelangensbestätigung zu liefern oder ausbleibende Gelangensbestätigungen vom Kunden einzufordern sind, ist i.d.r. der Vertrieb federführend und somit automatisch in die Organisation der Gelangensbestätigung einzubinden. Sofern ein Unternehmen alle versandrelevanten Vorgänge über ein zentrales EDV-System abwickelt, welches gleichzeitig noch in der Lage ist, die Tracking-Informationen der Transportdienstleister automatisiert zu verarbeiten und alle Daten zentral zu speichern und zu archivieren, kann eine zentrale Anwendungslösung in diesem EDV- System sehr sinnvoll sein. Erfolgt die Abwicklung jedoch in unterschiedlichen IT-Systemen und/oder manuell, hilft eine Lösung in einem IT- System in der Regel nicht weiter. Sinnvoll kann dann eine unabhängige IT- Lösung zur Verwaltung der Gelangensbestätigungen sein, welche ggf. Schnittstellen von und zu den gängigen IT-Systemen aufweist, gleichzeitig aber plattformneutral auf Basis moderner Technologien betrieben wird. Aber auch die beste IT-Lösung kann die Aufgabe nicht allein lösen. Häufig werden die Kunden via Brief und/oder angeschrieben werden müssen oder sind telefonische Mahnungen oder Abfragen erforderlich. All das kostet Zeit und muss im Unternehmen zusätzlich zu den bisherigen Aufgaben übernommen und gelöst Dies kann ein gutes Argument sein, die Kontrolle, das Anfordern und Mahnen der Gelangensbestätigungen sowie die zugehörige Dokumentation von dafür qualifizierten Dienstleistern durchführen zu lassen. Das spart interne Personal- und Organisationskosten, schafft Ausfallsicherheit und gibt dem Unternehmen die Chance, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren. An den aufgezeigten Punkten wird deutlich, dass eine Softwarelösung nur ein Baustein des Konzeptes sein kann und sorgfältig ausgewählt und überlegt sein muss. Nutzung von Software Auch wenn eine softwarebasierte Lösung nicht vorausgesetzt wird, erkennen viele Unternehmen, dass eine manuelle Verwaltung zahlreicher Vorgänge sowie die manuelle Überwachung, Mahnung und Registrierung von Informationen nur unter ganz bestimmten Konstellationen sinnvoll und vollständig umsetzbar ist. Ohne entsprechende Organisation ist der Einsatz einer Software sinnlos, gleich von welchem Hersteller sie geliefert wird. Dies hat sich z.b. schon im Umfeld der Sanktionslistenprüfung gezeigt. Die Auswahlproblematik beginnt damit, dass es keinen Standard gibt, nach dem eine solche Software zu entwi - ck eln ist, ebenso keine Überprüfung oder gar eine behördliche Zertifizierung wie bei ATLAS-Systemen. In der Folge existieren unterschiedliche Programme, die i.d.r. in der Lage sind, Vorgänge zu verwalten, Nachrichten zu verschicken und zu empfangen sowie Dokumente zu erstellen oder zu verwalten Entscheidet sich ein Unternehmen zum Einsatz einer Software, so sollte, sofern die Abwicklung aller Vorgänge über ein ERP-System erfolgt, zuerst versucht werden, eine Lösung zu finden, die 100 % in das vorhandene ERP-System integriert werden kann. Ob dies der Fall ist, kann ein Laie sehr schnell daran erkennen, ob Schnittstellen (gleich welcher Art) zum Betrieb der Lösung notwendig sind. Jede Schnittstelle ist ein eindeutiger Hinweis darauf, dass Modul- oder Systemgrenzen zu überwinden sind. Dies gilt auch, wenn die Oberfläche nahezu identisch ist. Schnittstellen sind potenzielle Gefahrenquellen, da sie zum einen die Sys teme verlangsamen und zum anderen niemals völlig fehlerfrei funktionieren. Insbesondere bei Systemänderungen, -ergänzungen oder -updates treten oft Fehler auf. Bleibt den Unternehmen z.b. aus Kostengründen oder aufgrund einer heterogenen ERP-Systemlandschaft keine andere Wahl, als eine Software als addon einzusetzen, so sollte darauf geachtet werden, dass moderne Schnittstellentechnologie eingesetzt wird und dokumentierte und standardisierte 54 SERVICE-GUIDE

4 Schnittstellen zu den jeweiligen ERP- Systemen existieren. Bei der Auswahl einer Software sollten daher mindestens folgende Punkte berücksichtigt Fachliche Anforderungen Automatisiertes und manuelles Anlegen von Vorgängen Automatisierte und qualifizierte Prüfung der UStIdNr. der Warenempfänger Verwaltung aller Kopfdaten und Sendungsinformationen Verwaltung von Adressen und Ansprechpartnern mit Kontaktinformationen Monitoring-Funktion für offene Vorgänge Alarmfunktion bei Überschreiten von Zeitvorgaben Vorgangsbezogene Historie aller Aktivitäten ( , Fax, Briefe, Telefonate etc.) Mandantenfähigkeit Mehrsprachenfähigkeit Druck von Formularen und Dokumenten Automatisiertes Mahnverfahren Status-Tracking bei KEP-Diensten und Transportdienstleistern Nachbearbeitung papiermäßig eingegangener Informationen Langjährige (10+1) Archivierung Einbindung von anderen Portalen, die fachliche Informationen über den Vorgang beisteuern können, z.b. Lieferantenportale, Frachtenbörsen etc. Technische Anforderungen Verwendung aktueller DB-Systeme Programmierung entweder in der Sprache des ERP-Systems oder in aktuellen Sprachen (z.b. Java, PHP, C#) Datendown- und -upload via WEB-Anwendung oder einfacher Dateiformate (z.b. CSV-Dateien) Schnittstelle zu gängigen Office- Systemen (z.b. Microsoft) Nutzung einer WEB-Oberfläche und mobiler Endgeräte Nutzung als Portal-Lösung mit eindeutiger Identifizierung der beteiligten Partner Service-Anforderungen Durchgehende Hilfefunktion auf allen Ebenen Technische Hotline Fachliche Hotline Unterstützung in Krankheitsfällen, bei Personalausfall oder -wechsel Bei der Auswahl des geeigneten Softwareanbieters empfiehlt es sich, zudem auf folgende Punkte zu achten: IT-Sicherheit und Stabilität sowie Datenschutz Welche interne Politik verfolgt der Anbieter? Wie schützt er seine und die Daten seiner Kunden? Verfügt er über entsprechende Nachweise Dritter (z.b. ISO 28000, AEO F oder ISO 27001)? Qualität der Softwareentwicklung und Pflege Verfügt der Anbieter über ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, z.b. nach ISO 9001? Durch welche Konzepte organisiert und garantiert er die laufende Pflege der von ihm angebotenen Software? Sicherheit des Anbieters im Hinblick auf die Stellung in der sicheren Lieferkette Im Hinblick auf AEO- oder C- TPAT-Zertifizierungen wird es für die Unternehmen immer wichtiger, darauf zu achten, dass Partner und Lieferanten Teilnehmer der sicheren Lieferkette sind und dieses auch nachweisen können Aktualität der gelieferten Dateninhalte Durch welche Maßnahmen stellt der Anbieter sicher, dass die genutzt Software die aktuellen gesetzlichen Anforderungen und Möglichkeiten abbildet? Qualität der Software Es wird vermutlich niemals eine Software ohne Fehler geben. Hat der Anbieter einen dokumentierten Qualitätssicherungsprozess und wird die technische und fachliche Qualität durch unabhängige Dritte überprüft? Revisionssicherheit Sobald Daten gespeichert werden, stellt sich die Frage nach der Revisonssicherheit der Daten. Wie wird gewährleistet, dass Ihre Daten nicht nur zugriffsgeschützt sind sondern auch revisionssicher verwaltet werden? Fachliche Kompetenz des Anbieters Wie stark ist der Anbieter in das Thema involviert? Woher nimmt er seine Expertise? Wie kann er garantieren, fachlich auf dem aktuellen Wissensstand zu sein? Erweiterbarkeit der Software In einer vernetzen Welt wird es immer wichtiger, das Softwarelösungen keine Inseln sind, sondern vernetzt und erweitert Welche konkreten Konzepte und Lösungen hat der Anbieter dazu? Welche Erweiterungen sind in welchem Zeitintervall verbindlich geplant? Hat er dazu die finanziellen und personellen Ressourcen? Auslagerung an Dritte Verfügt das Unternehmen nicht über die erforderlichen Ressourcen, kann es den Prozess relativ gut an einen Partner auslagern. In einigen Konstellationen ergeben sich auch völlig neue Organisationsmöglichkeiten, da ein Dienstleistungspartner sich z.b. auch an die von außen an das Unternehmen herangetragenen Aufforderungen zur Ausstellungen von Gelangensbestätigungen kümmern kann. Erste Erfahrungen mit Unternehmen zeigen, dass die Verlegung des Prozesses Gelangensbestätigung auf einen zuverlässigen Dienstleistungspartner sehr erfolgreich und wirtschaftlich attraktiv umgesetzt werden kann. Für die Auswahl eines solchen Dienstleisters gelten ähnliche Kriterien wie bei der Auswahl des geeigneten Softwarepartners. Insbesondere auf die Themenbereiche Qualitätsmanagement, Sicherheit in der SERVICE-GUIDE 55

5 Lieferkette und Integrität des Personals sollte geachtet Sinnvollerweise verfügen solche Dienstleistungspartner über ein QM- Zertifikat ISO 9001, einen Nachweis der Sicherheit in der Lieferkette (ISO und/oder AEO F) und Nachweise der Integrität des eingesetzten Personals (z.b. Schulungsnachweise und Zuverlässigkeit nach 7 LuftSiG oder 9, 10 SÜG). Fazit Die Umsetzung des Themas ist eine lösbare Aufgabe, die keine Höchstleistungen verlangt. Wichtig ist, mit Augenmaß an die Sache heranzugehen, sie aber auf keinen Fall auf die lange Bank zu schieben. Im Hinblick auf das mögliche Risiko ist die Strategie des Aussitzens in keinem Fall zu empfehlen. Es stehen technische und organisatorische Lösungen zur Verfügung, die mit etwas Geschick optimal in die unternehmensinternen Prozesse eingebettet werden können. Je besser die Unternehmen die Anforderungen der Nachweisführung heute bereits erfüllen, desto einfacher ist die Umstellung. Die Praxis zeigt allerdings, dass in vielen Unternehmen derzeit keine klare Vorstellung davon herrscht, was genau zu tun ist und bereits heute die längst erforderlichen Maßnahmen wie die Prüfung der UStIdNr. nicht umgesetzt Bereits bei der Einführung von ATLAS haben viele Firmen unter dem Irrtum gelitten, das alles ganz einfach sei, weil derzeit ja auch Waren exportiert würden. Die Kontrollmechanismen des elektronischen Systems haben Fehler erkannt und kaum Ausweichmöglichkeiten gelassen in vielen Unternehmen mussten die Mitarbeiter lernen, eine Ausfuhranmeldung endlich wieder korrekt auszufüllen. So liegt in den neuen Anforderungen auch die Chance, das Thema Umsatzsteuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen endlich und dauerhaft korrekt zu lösen und damit das Risikopotenzial erheblich zu verringern. Es liegt an jedem Unternehmer, die Chance zu erkennen und zu nutzen. 56 SERVICE-GUIDE