Kaizen-Workshop als Management- Methode zur Prozessverbesserung. Stadtwerke Karlsruhe Netzservice GmbH, Dr. Peter Gimmel, Martin Fliegauf

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1 Kaizen-Workshop als Management- Methode zur Prozessverbesserung Stadtwerke Karlsruhe Netzservice GmbH, Dr. Peter Gimmel, Martin Fliegauf

2 Gliederung Stadtwerke Karlsruhe Warum Optimierung? Was ist Kaizen? Wo ist Kaizen einzuordnen? Herkunft Wie funktioniert ein Kaizen-Workshop? Fazit 2

3 Die Stadtwerke Karlsruhe und wichtige Beteiligungen Stadtwerke Karlsruhe GmbH Strom, Erdgas, Wärme, Trinkwasser 50% 42% 40% Stadtwerke Karlsruhe Netzservice GmbH 100% 100% KES Karlsruher Energie-service GmbH TelemaxX Telekommunikations GmbH PS Project Systems GmbH & Co. KG SWK- Regenerativ- Verwaltungs- GmbH 3

4 Stadtwerke Karlsruhe und die SWK Netzservice Die Stadtwerke Karlsruhe sind ein Versorgungsunternehmen mit der Erzeugung, Verteilung und dem Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen in der Region Karlsruhe rund um die Bereiche Strom, Erdgas, Fernwärme, Trinkwasser und Telekommunikation. SWK: Zahlen und Fakten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, 114 Auszubildende (inkl. SWKN) Über mit Fernwärme beheizte Wohnungen Trinkwasser für Bürgerinnen und Bürger der Region SWKN: Zahlen und Fakten ca. 470 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Rund Strom-Anschlüsse Über mit Erdgas beheizte Wohnungen Netz-Bau und -Betrieb Messdienstleistung/Prüfstellen Netzwirtschaft, Regulierungs-, Netzkunden- und Asset-Management 4

5 Versorgung Strom: Vertriebsabgabe 1,548 TWh/a Einspeisung (EEG) 25 GWh Zählpunkte ca Gas: Vertriebsabgabe 1,785 TWh/a Hausanschlüsse Zählpunkte Wasser: Netzabgabe Mio. 23,6 m³ Länge Rohrnetz 913 km Zähler Fernwärme: Zähler > Straßenlampen: ca

6 Vor-Ort-Garantie für Messrichtigkeit: Die staatlich anerkannte Prüfstelle Prüfstelle für Wärme 4 staatlich anerkannte Prüfstellen für Strom, Gas, Wasser und Wärme! 6

8 Warum überhaupt Optimierung? Aufbau- / Ablauforganisation in Unternehmen sind nicht als statische und unveränderliche Festlegung zu verstehen! Anpassung an Kundenerwartungen Verbesserung der Prozessleitungen, Reduktion von Zeitbedarf und Kosten sind jederzeit gefordert. Ständige Prozessoptimierung zwingend erforderlich. 8

9 Warum überhaupt Optimierung? Situation bei den Stadtwerken Karlsruhe Es sind ausreichend Handbücher und Anweisungen vorhanden. Jeder Prozessteilnehmer weiß (eigentlich) was er zu tun hat. Aber: Die Beteiligten eines Prozesses kennen sich nicht immer gut. Die Prozessbeteiligten kennen den Prozess in dem sie mitarbeiten nicht in seiner Gesamtheit. Gleiche Prozesse werden nicht nach dem gleichen Schema bearbeitet. Enormes Optimierungspotential vorhanden! 9

11 Was ist Kaizen? Kaizen: japanisch; 改 kai = ändern, 善 zen = das Gute; bedeutet das Gute verbessern oder Veränderung zum Besseren. Fokus liegt auf der kontinuierlichen Verbesserung aller betrieblichen Prozesse. Kundenfreundlichkeit Mitwirkung der direkt betroffenen Mitarbeiter steht im Vordergrund Kaizen ist keine (nicht nur eine) Methode zur Verbesserung, sondern vielmehr eine Unternehmens-Kultur! 11

12 Leitgedanken von Kaizen Keine Pauschallösungen vorhanden! Leitgedanken bei den Stadtwerken Karlsruhe Suche nicht nach Fehlern, suche nach Lösungen. (Henry Ford) Qualitätssicherung und Verbesserung. Plan!??? Standardisierung der Arbeitsvorgänge nach den Überlegungen der beteiligten Mitarbeiter durch Identifikation mit der Aufgabe und korrektes Befolgen der selbst gesetzten Standards. Prozessbeteiligte Bewusste und eigenverantwortliche Vermeidung von Ressourcenverschwendung (Zeit, Material) Vorgeben Plan! Zur Erreichung dieses Zieles setzt Kaizen einen kooperativen Führungsstil voraus. Prozessbeteiligte 12

13 Kaizen bei den Stadtwerken Karlsruhe Erfolgreiche Durchführung mehrerer Workshops in den letzten 2 Jahren Durchführung von Kaizen-Workshops innerhalb einzelner Abteilungen sowie organisationsübergreifend bei kleinen und großen Prozessen auf verschiedenen Hierarchieebenen bei Büro- als auch Feld-Abläufen Stadtwerke Karlsruhe Netzservice GmbH, Martin Fliegauf 13

14 Begriffsbestimmung Prozess: Gängige Definition: Ein Prozess besteht aus: Tätigkeiten: Beginn: Ende: Aneinanderreihung von Tätigkeiten manuell bzw. (teil)automatisiert und parallel oder nacheinander. definierter und messbarer Input und definierter und messbarer Output. Ein Prozess muss unabhängig von der bearbeitenden Person funktionieren. Lieferant Kunde Input Prozess / Wertschöpfung Output 14

15 Realer Prozess Prozess Beispiel: 15

17 Optimierungsmaßnahmen in Unternehmen ohne Optimierungsmaßnahmen nimmt die Prozessleistung ab ohne Maßnahmen mit Revolution revolutionäre Optimierungsmaßnahmen allein sind nicht von Dauer evolutionäre Optimierungsmaßnahmen bewirken eine andauernde Verbesserung Prozessleistung Zeit* Prozessleistung Revolution Revolution Zeit* größte Prozessleistungssteigerung durch eine Mischung aus revolutionären und evolutionären Maßnahmen Möglicher Prozessleistung mit Evolution Zeit* Prozessleistung Revolution und Evolution Revolution Revolution Zeit* Ansatz: Kaizen *Zeit zwischen Prozessänderungen 17

19 Kaizen - Herkunft Herkunft Japan, Firma Toyota. Neue Arbeitsgesetze stärkten die Position der Arbeiter. Das Recht der Unternehmungsführung, Beschäftigte zu entlassen, wurde erheblich eingeschränkt. Große Krise der Firma Toyota Entlassung eines Viertels der Mitarbeiter Zwei Garantien für verbleibende Beschäftigte: - Lebenslange Beschäftigung - Entlohnung nach Dauer der Betriebszugehörigkeit Arbeitskräfte stellen langfristig bedeutendere Fixkosten als die Maschinen im Unternehmen dar. Folglich ist es sinnvoll, die Fähigkeiten und das Wissen der Arbeiter kontinuierlich zu verbessern. 19

21 Kaizen - Was ist bei der Durchführung zu beachten? Team von am Prozess beteiligten Mitarbeitern; ohne Vorgesetzte jedoch mit unabhängigem Moderator Team tagt von der Außenwelt abgeschottet. Die einzelnen Workshop Termine finden so zeitnah wie möglich statt. In einem Kaizen Workshop festgelegte Prozesse und Vorgänge sollen prinzipiell so umgesetzt werden. Die Vorgesetzten sind verpflichtet das rasche Umsetzen der Beschlüsse aus dem Kaizen in jeder Hinsicht zu unterstützen. Einzige Ausnahme: Wenn es sich herausstellt, dass die Beschlüsse zu deutlichen Verschlechterungen für das Gesamtunternehmen oder zu Gefahr führen. Vorgehen bei Änderung: Falls sich eine Änderung als notwendig erweist, hat der Leiter des Kaizen nochmals diese mit dem Team zu diskutieren und die Änderung gemeinsam zu beschließen und auch zu kommunizieren. 21

22 Wie funktioniert ein Kaizen-Workshop? Ablauf Vorbereitung Prozessaufnahme / Ist-Aufnahme Optimierung Implementierung Monitoring 22

23 Wie funktioniert ein Kaizen-Workshop? Ablauf 1) Prozessauswahl durch die Vorgesetzten Vorbereitung Prozessaufnahme / Ist-Aufnahme 2) Abgrenzung des zu betrachtenden Prozesses Festlegen von Prozessanfang und Prozessende 3) Auswahl der Workshop Teilnehmer durch die Vorgesetzten Optimierung Implementierung 4) Definition von Kennzahlen zur Messung des Prozesses Monitoring 23

24 Wie funktioniert ein Kaizen-Workshop? Ablauf Vorbereitung Prozessaufnahme / Ist-Aufnahme 5) Ist-Aufnahme der aktuellen Situation Eventuell gibt es hier mehrere verschiedene Abläufe. Erarbeitung in einer Gruppe mit allen Beteiligten oder mit Vertretern jedes Bereiches Moderation des Workshops durch eine nicht am Prozess beteiligte Person Optimierung Implementierung Hilfsmittel: z.b. Microsoft Visio oder Flipchart Wichtig: das Erarbeitete muss dokumentiert werden Monitoring 24

26 Wie funktioniert ein Kaizen-Workshop? Ablauf 6) Optimierung in der Gruppe Vorbereitung 7) Alle Beteiligten müssen mit dem Ergebnis einverstanden sein. Prozessaufnahme / Ist-Aufnahme Ziel: Nach der Optimierung darf nur noch ein Prozessablauf vorhanden sein. Standardisierung Optimierung Implementierung Monitoring 26

28 Wie funktioniert ein Kaizen-Workshop? Ablauf Vorbereitung 8) Definition von ToDo s / Aufgaben Wichtig: Für jeden Punkt muss ein Verantwortlicher und ein Erledigungsdatum festgelegt werden. Prozessaufnahme / Ist-Aufnahme Optimierung Implementierung Monitoring 9) Der optimierte Prozess wird eingeführt. 9.1) Aufklärung aller Prozessbeteiligten Besonderes Augenmerk auf den Prozessteilnehmern welche nicht am Workshop teilgenommen haben. Die Unterstützung seitens der Vorgesetzten ist an dieser Stelle sehr wichtig. 28

29 Wie funktioniert ein Kaizen-Workshop? Ergebnisbericht Aufgaben- / ToDo-Liste Grafische Darstellung (Projektplan) Wichtig! Es sollte immer Folgendes enthalten sein: - Wer - macht was - bis wann 29

30 Wie funktioniert ein Kaizen-Workshop? Ablauf Vorbereitung Prozessaufnahme / Ist-Aufnahme Optimierung Implementierung Monitoring 11) Überprüfung und ggf. Anpassung der zu Beginn für den Prozess definierten Kennzahlen Mit Hilfe dieser Kennzahlen ist es möglich, den Prozess nach der Optimierung zu überprüfen und zu steuern (monitoring und controlling). Bewertung der durchgeführten Optimierungsmaßnahmen mithilfe der Kennzahlen Sichtbarmachen des Erfolges Bearbeitungszeit in Tagen 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 vorher nachher 30

32 Fazit Prozesse und Abläufe müssen kontinuierlich verbessert werden Eine Möglichkeit dafür ist Kaizen Kaizen stellt die Mitarbeiter und ihr Wissen in den Vordergrund Daher muss Kaizen auch ein Teil der Unternehmens-(Führungs-)Kultur sein Ist Kaizen ein Wundermittel? Nein, aber es hilft Der Schlüssel ist das Machen. 32

33 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 33

34 Quellen [1] Total Quality management [2] C. Kostka, S. Kostka (2007), Kapitel Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess, Methoden des KVP, (Hrsg.:) Carl Hanser Verlag, 3. Auflage, München 2007 [3] Wikipedia [4] Six Sigma vs Kaizen Eine vergleichende Gegenüberstellung; Christian Prohanka, Europäischer Hochschulverlag [5] Masing Handbuch Qualitätsmanagement, T. Pfeifer, R. Schmidt,, Hanser Verlag [6] Wismarer Schriften zu Management und Recht Band 43, Christian Pohanka, Europäischer Hochschul Verlag 34

35 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Kaizen-Workshop als Management- Methode zur Prozessverbesserung Stadtwerke Karlsruhe Netzservice GmbH, Dr. Peter Gimmel, Martin Fliegauf