Architekturmanagement in der Landeshauptstadt München - Organisation, Prozesse, Schnittstellen -

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1 IT-Strategie und IT-Steuerung/IT-Controlling (STRAC) Architekturmanagement in der Landeshauptstadt München strac_praesi_v.otp V1.1 Vorlage erstellt von D-III-GB3 - Organisation, Prozesse, Schnittstellen - Arbeitskreis EAM Regionalgruppe München GI&GChACM e.v. Wolfgang Glock , München

2 Agenda Ausgangssituation Grundidee und Zielsetzung Rahmenbedingungen und Vorgehen - Architekturmanagement(*) Organisation und Einbettung in die Arbeitsprozesse Aktueller Stand, Erfahrungen & Ausblick Fragen/Diskussion (*) Begriffswelt Enterprise Architektur Management (EAM) Seite 2/36

3 Wolfgang Glock Seit Juni 2012 im Bereich IT-Strategie, ITControlling/IT-Steuerung (STRAC) der Landeshauptstadt München tätig Stadtweite IT-Strategie, übergreifende IT-Themen, Prozesse Langjährig als Berater für öffentliche Auftraggeber, Behörden und Versicherungen mit sehr großen, heterogene IT-Landschaften tätig Fachlicher Schwerpunkt Anforderungsmanagement, Fachdesign und Architekturberatung Mit (E)AM regelmäßiger Kontakt Sprecher der Regionalgruppe GI&GChACM e.v. München, Marsstr. 22 Seite 3/36 Mitgewirkt haben: Dr. Rudolf Hauber (FAR) Dr. Dirk Gernhardt (ITA)

4 - Ausgangssituation Die Landeshauptstadt München (LHM) Verwaltung einer Großstadt (1,4 Mio Einwohner) Mitarbeiter in 12 Fachreferaten 2000 Mitarbeiter in 3 Eigenbetrieben (EB) Haushaltsvolumen: 5,3 Milliarden Euro LHM beteiligt an > 100 Unternehmen rund PC-Arbeitsplätze im Verwaltungsbereich (Stichwort LIMUX) 600 ~ Fachanwendungen Seite 4/36 Abfallwirtschaftsbetrieb München Baureferat Direktorium Gleichstellungsstelle it@m Kommunalreferat Kreisverwaltungsreferat Kulturreferat Markthallen München Münchner Stadtentwässerung Münchner Kammerspiele Personal- und Org-referat Presse- und Informationsamt Referat für Arbeit und Wirts. Referat für Bildung und Sport Referat für Gesundheit und Umwelt Referat für Stadtplanung und Bauordnung Revisionsamt Sozialreferat Stadtkämmerei + Gesamtpersonalrat,...

5 - Ausgangssituation Ziele und Maßnahmen von MIT-KonkreT MIT-KonkreT (Münchner IT - Konkrete Umsetzung und TOP Priorities) steht für die bisher größte Umorganisation der IT bei der Landeshauptstadt München. Ziele Maßnahmen Erhöhung der Kundenzufriedenheit Ausbau Finanz- u. Kostentransparenz Klare Regelung von Zuständigkeiten,Verantwortlichkeiten u. Entscheidungswegen Standards für zukunftsorientierte IT Effizienzsteigerung Optimierte u. transparente Prozesse Sicherstellung Innovationsfähigkeit Seite 5/36 Neustrukturierung der IT-Organisation Neustrukturierung der Prozesse Neustrukturierung der Technik

6 - Ausgangssituation Neustrukturierung der IT-Organisation Entsprechend dem Modell der "Kernkompetenzfokussierung" (KKF) STRAC Dezentrale IT Teil der Referate/Eigenbetriebe Fachlich-technische Dienste Anforderungsmgmt. Was braucht der Kunde? (*) dika Lokaler Service-Desk IT-Strategie und IT-Steuerung/IT-Controlling Im Direktorium/Hauptabt.3 Rahmenbedingungen schaffen Innovation fördern Regelt das Zusammenspiel Drei Häuser der IT der LHM Wir sind (eine) IT Ref./EB Seite 6/36 (*) dezentrales Informations-, Kommunikations- und Anforderungsmanagement Dienstleister für Informations- und Telekommunikationstechnik der Landeshauptstadt München Eigenbetrieb Umsetzung der IT-Lösungen Planung, Bereitstellung & Betrieb der IuK-Technik

7 - Ausgangssituation IT-Steuerung Von der Strategie zur Umsetzung Gesellschaftliche/politische Ziele sowie gesetzliche Aufträge Ziele der Referate / Ziele der Eigenbetriebe --> Vision & Strategie der LHM ausrichten/ integriert entwickeln (Commitment STRAC/dIKA/it@M) konkretisieren Aufbau Zielsystem; Operationalisierung der Zielerreichung/Strategie-Umsetzung IT-Ziele begründen/ planen steuern Kenngrössen / Zielwerte / Maßnahmen Handlungsziele / Maßnahmen IT-Vorhabenplanung umsetzen Umsetzung der Vorhaben/Projekte (Projekte)Entwicklung und Betrieb der IT-Services Seite 7/36 IT-Steuerung IT-Strategie

8 - Ausgangssituation Lieferkette der IT-Services Legende Service Level Agreement Fachdienststelle Kunde Lieferant Lieferant Kunde Kunde Lieferant Lieferant Seite 8/36 IT dika

9 - Grundidee und Zielsetzung - Architekturmanagement (~EAM) Worum geht es? Enterprise Architektur Management soll Antworten auf IT-Bebauungsebene liefern. Bereitstellen von Information zur aktuellen Applikations-/IT-Landschaft Darstellung der Bebauung zu einem Zeitpunkt (Ist Ziel - Plan) Entwickelt Leitlinien für die IT-Bebauung Die Sicht der LHM auf EAM pragmatische Definition Enterprise Architektur Management ist definiert als das gemeinsame und übergreifende Analysieren, Gestalten und Definieren von Fach- und IT-Architektur. Seite 9/36

10 - Grundidee und Zielsetzung - Aufgabenfelder und Nutzen des Architekturmanagements Transparenz Zeigt Zusammenhänge und Abhängigkeiten auf und legt den Grundstein für das Management der Komplexität. Einschränkung / Redundanzen EAM ermöglicht die Erkennung von ungewollten Redundanzen und Einschränkungen in den Architekturen und Anwendungssystemen. Entscheidungsunterstützung Zur Optimierung von Geschäfts-, Anwendungs- und IT-Infrastrukturbebauung unterstützt EAM die Entscheidung, ob Anwendungen weiter betrieben, neu beschafft oder selbst erstellt werden sollten (MBUC). Identifikation der Handlungsbedarfe Mittels EAM können Lücken bzw. Handlungsbedarfe in den bestehenden Organisations- und IT-Strukturen identifiziert werden, die durch übergreifende Anforderungen entstehen werden. Management der Komplexität (langfristig) Die Einführung von EAM hilft die Komplexität der IT-Landschaften zu beherrschen und Anpassungen besser abschätzen und bewerten zu können. Risikopotenziale können erkannt und entsprechend behandelt werden. Flexibilität (langfristig) Die Modellierung der Unternehmensarchitektur nach EAM-Methoden ermöglicht die Flexibilisierung der IT, um schneller auf neue Anforderungen an das Leistungsspektrum der Verwaltung reagieren zu können.

11 - Grundidee und Zielsetzung - Einsatz von Architekturmanagement bei der LHM Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses mit einheitlichen Begrifflichkeiten, Konventionen und Regeln Aktivitäten zum Meta-Modell Motivation, Defizite und Ausgangsbasis für EAM identifizieren Zentrales Instrument für die Zusammenarbeit der Fach- und IT-Architekten sowie als gemeinsame Kommunikationsbasis in allen Bereichen Entwicklung eines Ist-, Plan- und Ziel-Zustands auf dieser Basis Transparenz und Planbarkeit Basis für die zielgerichtete, längerfristige Weiterentwicklung der Anwendungslandschaft und IT-Infrastruktur der LHM Seite 11/36

12 - Grundidee und Zielsetzung - Reifegrad von EAM Wo stehen wir? Wichtig ist die Bestimmung der eigenen Ausgangssituation im Thema EAM. Reifegradmodelle erlauben anhand der Inhalte, Prozesse, Organisation, Steuerung und Plattformen das Thema EAM einzuordnen. IST der LHM 1 Initial Die Arbeit und Methoden des EAM werden mit Hilfe einer statistischen Prozess-kontrolle verbessert. 4 Controlled Eine statistische Ergebniskontrolle wird anhand von geeigneten Kennzahlen durchgeführt. 3 Defined EAM wird weitgehend flächendeckend nach Ziel der LHM Pilotierung 5 Optimized einem Standardvorgehen gelebt und eine kontinuierliche Prozessverbesserung existiert. 2 Managed EAM wird in Bereichen punktuell betrieben und entsprechende Daten erfasst. Das Vorgehen ist beschrieben und kann erfolgreich wiederholt werden. Keine Regelungen zu EAM. Ad-hoc Notation, vereinzelte Architekturdokumentation. Keine Standards, heterogen, veraltet Seite 12/36

13 - Vorgehen - Architekturmanagement Initialisierung Architekturmanagement (TOGAF-basiert MIT-KonkreT Projekt) Gemeinsame/Haus-spezifische Aspekte Elemente Prozesslandkarten IT-Landkarten Service-Landkarten Produkt-Landkarten... C u s to m e r M anagem ent O p e ra tio n s ( fr o m h ttp ://w w w.o p e n g ro u p.o r g /to g a f/) D e v e lo p m e n t IT - S e rv ic e s Seite 13/36 S u p p lie r

14 - Vorgehen - Zielsetzung und Vorarbeiten zu EAM (in MIT-KonkreT) Entwicklung eines gemeinsamen Verständnisses mit einheitlichen Begrifflichkeiten, Konventionen und Regeln Meta-Modell Motivation, Defizite und Ausgangsbasis für EAM identifizieren Entwicklung eines Ist-, Plan- und Ziel-Zustandes auf dieser Basis Transparenz und Planbarkeit Facharchitekten, -analysten Abstimmung & Verantwortung FACHArchitektur gemeinsam Facharchitekten Board IT- Architekten, Entwicklung IT-Architekten Board Strategische Steuerung der IT ITArchitektur Seite 14/36 Der Schmetterling

15 - Organisation - Aufgaben der Rollen Bezug zu Arch.management Facharchitekt (FAR) gestaltet Architektur der fachlichen Bebauung + IT-Unterstützung führt IT-Vorhabens-Anforderungsmgmt. verantwortet Anforderungsmgmt.-Prozess identifiziert IT-Architekt (ITA) Prozessverbesserungen im Zuge der ITUnterstützung referatsweite Synergien in Geschäftsprozessen und IT-Unterstützung stadtweite Synergien in Geschäftsprozessen und IT-Unterstützung begleitet bis Verfahren laufen: Abnahme, Schulungskonzepte, Rollout Vertrauen der Fachdienststellen wichtig Unterstützung durch Fachanalysten essentiell % Seite 15/36 Entwickeln der Strategie zur ITtechnischen Umsetzung von fachlichen Anforderungen Erfassung und Pflege der IT-Landschaft Beratung der Serviceeinheiten bzw. ITProjekte bei sämtlichen Fragen zur ITLösung unter Berücksichtigung gegebener Abhängigkeiten Erstellen der Systemspezifikation gemäß Umsetzungsstrategie Konzeption von Anpassungen der aktuellen IT-Lösung und Bewertung der Alternativen sowie der wirtschaftlichen und rechtlichen Risiken Identifikation von Optimierungspotenzialen (Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken) in den IT-Lösungen

16 Bedarf an IT-Unterstützung - Organisation und Einbettung Von Beginn an zusammenarbeiten wozu, warum Fachdienststelle Business Requirement Personalrat Datenschutz IT-Lösung + Stakeholder was wie XOR XOR Fachkonzept Facharchitekt dika Seite 16/36 IT-Architekt it@m Systemspezifikation

17 - Vorgehen - Sichten und Bebauungsebenen Seite 17/36

18 - Vorgehen - Quellen für EAM - Basisinformationen IT-Infrastruktur / Applikationslandschaft Facharchitektur / Prozesslandkarten Zukünftige EAM-Plattform als zentrale Informationsdrehscheibe Configuration Management DB Seite 18/36

19 - Organisation - Motivation ist (fast) alles! Typische Fragestellungen, die immer wieder bei der Konzeption, Weiterentwicklung und Wartung von Anwendungen bzw. der IT-Landschaft auftreten: Welche Geschäftsprozesse werden durch die Anwendung unterstützt? In welchen Anwendungen ist welches Infrastrukturelement verbaut? Auf welche Anwendungen verteilt sich der Geschäftsprozess und umgekehrt? Welche Geschäftsprozesse werden gleich bzw. ähnlich durchlaufen und wie sind deren Abhängigkeiten zu anderen Anwendungen? Welche Informationen fließen? Über welche Schnittstellen bzw. Kommunikationskanäle mit welchen Eigenschaften? EAM als wichtiges Instrument für die Zusammenarbeit der Facharchitekten und IT-Architekten sowie als gemeinsame Kommunikationsbasis in allen Bereichen. Seite 19/36

20 - Exkurs - Nutzen von AM aus verschiedenen Perspektiven (1) Gruppen FAR-ITA gemischt Aufgabenstellung Basisinformation EAM Metamodell, Fragen, die eine EAM-Plattform für die tägliche Arbeit beantworten soll? Erfahrung tägliche Arbeit Marktwissen 20 Minuten Gruppearbeit 5 Minuten Kurzpräsentation Voting/Priorisierung Seite 20/36

21 - Exkurs - Nutzen von AM aus verschiedenen Perspektiven (2) Ergebnisse zur Frage Fragen, die eine EAM-Plattform für die tägliche Arbeit beantworten soll? Mögliche Perspektiven Anwendungssicht fachlich Anwendungssicht technisch Informationssicht & Organisationssicht Schnittstellen-/Interaktionssicht Seite 21/36

22 - Exkurs - Nutzen von AM aus verschiedenen Perspektiven (3) Exemplarisch die Anwendungssicht fachlich Seite 22/36

23 - Exkurs - Nutzen von AM aus verschiedenen Perspektiven (4) Anwendungssicht fachlich Gesamt -LifeCycle: technische und fachliche Sicht Entwicklung in der Zukunft: Wie lange lebt sie noch? (bzgl. Schnittstelle) Änderungsbedarf GP Woher kommen die Anforderungen zu einer Anwendung? Welchen Business Impact hat ein Geschäftsprozess (GP)? Risiken & Schutzbedarf des GP? Qualitätskriterium / GP bzw. Anwendung (Definition) & Zuordnung des Services GP / Anwendung Welche Prozesse unterstützt die Anwendung? Wie ist die Beziehung zwischen GP und Anwendung? Über welche Systeme läuft ein Geschäftsprozess? Nutzungs- / Leistungsprofil GP & Anwendung Mengengerüst / Häufigkeit der Nutzung Kosten Anwendung (GP)? Vorhabensbezug / Anwendung Seite 23/36

24 - Exkurs - Nutzen von AM aus verschiedenen Perspektiven (5) Gruppenarbeit: Fragen, die eine EAMPlattform für die tägliche Arbeit beantworten soll? Jeder hat 3 Punkte Seite 24/36

25 - Exkurs - Nutzen von AM aus verschiedenen Perspektiven (6) Gruppenarbeit: Fragen, die eine EAM-Plattform für die tägliche Arbeit beantworten soll? Seite 25/36

26 - Einbettung - Erläuterung anhand einiger Beispiele Facharchitektur IT-Architektur Standardisierung Seite 26/36

27 - Beispiele Aufgabengebiet der Facharchitekten (FAR) Stand der Arbeiten an Beispielen Seite 27/36...

28 Beispiel Facharchitektur - Produkte Seite 28/36

29 - Beispiele Aufgabengebiet der IT-Architekten (ITA) Stand der Arbeiten an Beispielen Seite 29/36...

30 - Beispiele Lebenszyklusmodell der IT-Infrastrukturelemente Seite 30/36

31 Standardisierung und mehr IT-Strategie in Zusammenarbeit FAR & ITA) Grundlegendes Metamodell Attributierung Semantik, Muster, Beispiele Namenskonventionen, Regeln Verbindungen zwischen den Elementen Reporting, AdHoc-Query Information zu Ergebnissen, Schulung, Marketing Entwicklung mit zentrale/lokale Sichten, Qualitätssicherung Prozess zum Releasemgmt., Versionierung Werkzeuge, Schnittstellen, Automatismen, Anpassungen, Seite 31/36

32 - Aktueller Stand - Aktivitäten und Themen Seite 32/36 Praktischer Einsatz zum Vorgehen Fragestellungen, Erfahrung, Aufwand Anforderungen identifizieren zur Plattform-Auswahl Weiterentwicklung des EAM-Meta-Modells Entwickeln der Methoden & Prozesse Rollen & Organisation Planung

33 Bisherige Erfahrungen Architekturmanagement braucht Protagonisten Eine Verankerung der Aufgaben zum Architekturmanagement sollte in den Rollendefinitionen erfolgen Architekturmanagement braucht eine breite Basis und Zuarbeiten Heterogenität ist normal. Den Nutzen von Architekturmanagement motivieren und zeigen Wichtigkeit im Zusammenhang der Arbeit darstellen Kernteam und Anschubfinanzierung sind wichtig... es dauert seine Zeit die Akzeptanz zu erreichen Seite 33/36

34 Ausblick - zusammengefasst Zusammenführen der Aktivitäten der Fach- und IT-Architekten in ausgewählten Referaten vernetzen der Informationen im Architekturmanagement (Reifegrad 2) Konzeption von Standards, Prozessen und Auswahl einer angemessenen Plattform auf Basis oben genannter Aktivitäten Weiterführende Aktivitäten Auswahlt & Rollout der EAM-Plattform, Konventionen, Methoden und (möglichst) flächendeckende Erfassung (Ist, Ziel, Plan) (Reifegrad 3) Etablieren eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses und von Automatismen als Basis für höhere Reifegrade (Abwägen von Kosten & Nutzen ist wichtig!!) Seite 34/36 ArchMgmt-Vorhaben IST-Erfassung der fachlichen und technischen Informationen als Grundlage für EAM (Reifegrad 1++)

35 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! --- Fragen - Diskussion --Wolfgang.Glock@muenchen.de Seite 35/36

36 - Vorgehen - Grobe Übersicht & Beziehungen (ohne Attributierung) Seite 36/36