Wir lieben Lösungen. prima Prozessverbesserung in Mannheim

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1 Wir lieben Lösungen prima Prozessverbesserung in Mannheim

2 Überblick Mannheim, Strategische Steuerung und Qualitätsmanagement prima Netzwerk und Aktivitäten prima die Bilanz: Chancen und Herausforderungen Bildquelle: aboutpixel.de / Weichensteller Rainer Sturm

3 Strategische Steuerung und Qualitätsmanagement in Mannheim

4 Die Mannheimer Stadtverwaltung Die Quadratestadt mit rund EinwohnerInnen ausländische MitbürgerInnen, rund 160 Nationen Auf die fünf Dezernate der Mannheimer Stadtverwaltung verteilen sich insgesamt 19 Fachbereiche, neun Ämter und sechs Eigenbetriebe. Hinzu kommen zahlreiche Beteiligungen. ca Beschäftigte Haushalt: rund eine Milliarde Euro

5 Verwaltungsstruktur und Ansiedelung Qualitätsmanagement/priMA

6 CHANGE²-Prozess >>Steuern nach Zielen und Ausrichten auf nachhaltiges und langfristiges Verwaltungshandeln sieben strategische Ziele System von Management-Zielen jeweils für die einzelnen Fachbereiche, Ämter und Eigenbetriebe >>Organisationseinheit Strategische Steuerung

7 Ziel: Die Stadtverwaltung Mannheim ist im Jahr 2013 eine der modernsten Verwaltungen Deutschlands.

8 Die Gesamtstrategie Zentrales Ziel: Mannheim als Deutschlands kompakteste Metropole wächst und entwickelt sich weiter als vielgestaltige, tolerante und bunte Stadt. Dabei versteht sich Mannheim in besonderer Weise als Stadt aktiver Einwohnerinnen und Einwohner und damit als Bürgerstadt.

9 Strategisches Qualitätsmanagement bei der Stadtverwaltung heute Kontinuierlicher Verbesserungsprozess prima Selbstbewertung nach EFQM im Bereich des Dezernats für Schulen, Kultur und Sport ff. CHANGE²-Projekt Qualitätsmanagement Synergieeffekte und Qualitätssteigerung im Sinne des Total Quality Managements

10 prima Konzept und Methode

11 prima Prozessverbesserung in Mannheim Einführung ab Ende 1995 im Rahmen eines Projekts rund 25 Promotorinnen und Promotoren in den Bereichen tätig über 330 Moderatorinnen und Moderatoren ausgebildet durchschnittliche Umsetzungsquote der Projekte: 90 % KVP-Werkzeugkoffer: sechs prima-methoden aus QM, KAIZEN, Moderation Best-practise-Beispiel in Deutschland p r i M A Seit 1995 über 730 Projekte und Workshops zur Optimierung 11

12 - auf einen Blick Hintergrund: Methode KVP aus der Industrie, Philosophie des KAIZEN und Teamarbeit Kurzprojekte von max. dreieinhalb Tagen, Teilnehmer der Workshops sind die Prozessbeteiligten vereinbarte Aufgabenstellung und Ziele zwischen Bereichsleitung und Team Ergebnisse werden sofort umgesetzt!

13 Die prima- Werkzeuge die Optimierung von häufigen Abläufen prima- Prozesse die Analyse von komplexen Prozessen und Produkten bis hin zur Neudefinition von Strukturen in Abteilungen prima-dienstleistungen zur Lösung anderer Kern -Probleme, die keine Abläufe sind prima-strategien Neuorganisation oder Bewertung von Gebäuden und Einrichtungen der Stadt prima-service Sonstige Themen, z.b. neue Konzepte und Strategien, Teamentwicklung prima-lösungen Effiziente und klar strukturierte Arbeitsplätze sowie gemeinsam genutzte Bereiche schaffen prima-büro Transparenz und Aufgabensteuerung in Teams prima-team

14 Ablauf eines Standard-priMA-Projekts Vorbereitung Einführung in das Projekt 1. Phase Ist-Aufnahme (Zahlen, Daten, Fakten) Analyse 2. Phase Lösungsalternativen entwickeln Zwischenpräsentation für die Leitung Entscheidung für Lösung 3. Phase Simulation/Test und Umsetzung der Maßnahmen 4. Phase Präsentation für Beteiligte und Interessierte danach weitere Umsetzung und Qualitätssicherung!

15 Wer arbeitet im prima-team? Moderator/in Fachverantwortliche/r Mitarbeiter/innen beteiligter Bereiche Mitglied der Personalvertretung Externe/r interdisziplinäre Zusammensetzung, keine Hierarchie

16 Beispiele für Verbesserungen im Sinne von KAIZEN : geringere Bearbeitungs-, Wege-, Durchlaufzeiten Einsparung von Arbeitsschritten Reduzierung von Flächen Reduzierung von Lagerbeständen weniger Schnittstellen Wegfall von Kontrollen aktuelle Formulare

17 Nutzen von prima-aktivitäten Messbare Verbesserung von/durch Absprachen an Schnittstellen Prozessschritten und -durchläufen Arbeitsmitteln (z.b. Vordrucke) Kontrollen, Sortierungen neue Verfahren Entwicklung von Mustern, Standards Aufwand Ertrag Nicht messbar: Verwaltungskultur Zusammenarbeit persönliche Kontakte Kundenbewusstsein Prozessbewusstsein Verständnis (nachfolgende) Probleme anderer Engagement Erweiterung des eigenen Horizonts Schließen von Wissenslücken

18 Methodisches Erfolgsrezept von prima Alltägliche Themenvielfalt bedienen Beteiligte erarbeiten Lösungen Schlichtheit: keine Tools 80-%-Lösungen Ergebnisse: sofortige Umsetzung Schwerpunkt Qualitätssicherung

19 Entwicklung von prima Vom OB eingesetzte Projektgruppe Stabsstelle prima beim Oberbürgermeister regelm. Veranstaltungen intern/extern Einführungsprozess Marketing und Kommunikaton Entscheidung für KVP und stadtweite Einführung Methode prima-dienstleistungen Methode prima-service Methode prima- Strategie Methode prima- Lösungen Evaluation von prima durch Uni Mannheim Methode prima- Büro Methode prima- Team Verknüpfung mit Strateg. Steuerung Umfassendes Qualitätsmanagement

20 Erfolgsfaktoren des prima- Prozesses Rolle der Führungskräfte ist konkret definiert Stabsstelle, Netzwerk der Promotoren Methodenvielfalt weiterentwickeln Aktivitäten im Kontext der strategischen Zielsetzungen der Stadtverwaltung

21 ... danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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