Microsoft Access 2010 Daten importieren

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1 Microsoft Access 2010 Daten importieren

2 Daten nach Access importieren Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten. In der Gruppe Importieren und Verknüpfen werden mit Hilfe von Befehlen die verschiedenen möglichen Datenformate angezeigt. Daten in diesen Formaten können in Access mit Hilfe eines Assistenten importiert werden. Seite 2

3 Mögliche Formate Excel. Textdatei. Die Informationen in einer Zeile werden durch ein Zeichen wie Semikolon oder mit Hilfe einer festen Breite getrennt. Access. Weitere HTML-Dokument. Seite 3

4 importieren Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten. In der Gruppe Importieren und Verknüpfen wird das Format der Quelldatei ausgewählt. Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt. Alle weiteren Schritte sind abhängig von dem gewählten Quellformat. Seite 4

5 Excel-Datei in Access importieren Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten. Klick auf die Schaltfläche Excel in der Gruppe Importieren und Verknüpfen. Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt. Seite 5

6 Excel-Quelldatei Seite 6

7 Hinweise Als Speicherort wird immer die aktuelle Datenbank genutzt. Es kann immer nur ein Tabellenblatt aus Excel importiert werden. Seite 7

8 Aufbereitung der Daten in Excel Verbundene Zellen werden aufgelöst. Jede Spalte in Excel hat eine Überschrift, die dem Feldnamen der Spalte in Access entspricht. Jede Spalte spiegelt ein Attribut des zu beschreibenden Objekts wieder. Die Zellen haben ein definiertes Format. Leere Zeilen werden entfernt. Seite 8

9 Möglichkeiten Die Daten aus dem Tabellenblatt in Excel werden in einer neuen Tabelle gespeichert. Die Daten werden an eine bestehende Tabelle in Access angehängt. Die Spaltenbezeichnung in Excel entsprechen den Feldnamen der Spalten in Access. Es wird eine Verknüpfung zur Excel-Tabelle erstellt. Die, in Access angezeigten Daten sind schreibgeschützt. Seite 9

10 Option 1 und 2; 1. Schritt: Arbeitsblatt auswählen Seite 10

11 Option 1 und 2; 2. Schritt: Spaltenüberschriften Vor diesen Schritt wird eine Warnmeldung eingeblendet, falls keine Spaltenüberschriften vorhanden sind. Die Felder werden automatisch mit der Bezeichnung Feld und einer fortlaufenden Nummer versehen. Seite 11

12 Option 1 und 2; 3. Schritt: Festlegung der Felder Seite 12

13 Felder importieren? Mit einem Mausklick auf den Spaltennamen in der Vorschau wird eine Spalte markiert. Zu der markierten Spalte werden oberhalb des Vorschaufensters die passenden Informationen angezeigt. Mit einem Klick in das Kontrollkästchen Feld nicht importieren (Überspringen) werden Spalten aus Excel nicht in Access importiert. Seite 13

14 Feldnamen Mit einem Mausklick auf den Spaltennamen in der Vorschau wird eine Spalte markiert. In dem Textfeld Feldname wird der Name der Spalte angezeigt. Mit Hilfe der Tastatur kann der Name angepasst werden. Die Bezeichnung sollte nur aus den Groß- und Kleinbuchstaben A Z, den Zahlen und dem Unterstrich bestehen. Die Bezeichnung beginnt immer mit einem Buchstaben und ist maximal 64 Zeichen lang. Seite 14

15 Kombinationsfeld Indiziert Seite 15

16 Index... in einem Buch: Schlagwortregister am Ende des Buches. Jedes Schlagwort ist ein oder mehreren Seiten des Buches zugeordnet. in Access: Liste aller Attributwerte und deren Speicherort in einer Tabelle. Schnelle Suche nach bestimmten Begriffen. Die Datenbank hat einen höheren Speicherbedarf. Automatische Anpassung bei Änderungen. Seite 16

17 Einstellungsmöglichkeiten Nein. Für die Spalte wird kein Index erstellt. Für Spalten, die nicht sortiert werden oder nach denen selten gesucht wird. Ja (Duplikate möglich). Ein Index wird für die Spalte erstellt. Der Wert kann mehrfach in der Tabelle vorkommen. Ja (Ohne Duplikate). Ein Index wird für die Spalte erstellt. Der Wert kommt exakt einmal in der Tabelle vor. Die Spalte symbolisiert ein Schlüsselwert in einer Tabelle. Seite 17

18 Kombinationsfeld Datentypen Seite 18

19 Datentypen Welche Art von Daten wird gespeichert? Wie können die Daten weiter verarbeitet werden? Zum Beispiel kann mit Zahlen gerechnet werden, mit Text aber nicht. Formatierung der Daten. Speicherbedarf der Daten Wahl entsprechend der Nutzung. Ein Preis wird als Zahl gespeichert, um zum Beispiel den Gesamtpreis einer Bestellung auszurechnen. Postleitzahlen werden als Text gespeichert. Seite 19

20 für Texte Text speichert bis zu 255 Zeichen. Die Daten können in Access sortiert und indiziert werden. Memo speichert bis zu Zeichen. Daten mit diesen Datentyp können nicht sortiert oder indiziert werden. Hyperlink bietet eine automatische Formatierung für Verweise auf Dateien, Webseiten oder -Adressen an. Seite 20

21 Hinweise Postleitzahlen, Telefonnummern, Bankleitzahlen etc. müssen in einen dieser Formate gespeichert werden. Zahlen in Texten können nicht in Berechnungen genutzt werden. Seite 21

22 für Ganzzahlen Byte kann positive Zahlen von 0 bis 255 darstellen. Integer kann Zahlen von bis darstellen. Long Integer kann Zahlen von bis darstellen. Ganzzahlen haben keine Nachkommastellen! Seite 22

23 für Dezimalzahlen Single sind Zahlen im Wertebereiche von -3,4 x 1038 bis 3,4 x Die Zahlen sind bis auf 7 Dezimalstellen genau. Double sind Zahlen im Wertebereiche von -1,797,4 x bis 1,797 x Die Zahlen sind bis auf 15 Dezimalstellen genau. Währung ist 15 Stellen vor dem Komma und bis auf 4 Stellen nach dem Komma genau. Seite 23

24 Hinweise Das Dezimaltrennzeichen sowie das Währungszeichen wird standardmäßig in Abhängigkeit der Regions- und Spracheinstellungen des Betriebssystems gewählt. Single und Double sind Näherungswerte an Zahlen. Seite 24

25 für Ja / Nein - Werte Einstellung Ja / Nein. Die Werte WAHR, FALSCH, -1 und 0 werden importiert. Andere Werte verursachen einen Fehler. Zu importierende Ja-/Nein-Felder müssen formatiert sein. Seite 25

26 für Datums- / Zeitwerte Einstellung Datum / Uhrzeit. Zu importierende Werte müssen in der Quelle formatiert werden! Seite 26

27 4. Schritt: Primärschlüssel festlegen Seite 27

28 Der Primärschlüssel... identifiziert immer exakt einen Datensatz. kommt exakt einmal in einer Tabelle vor. entspricht häufig einem künstlichen Attribut. Beispiel: Die Personalausweisnummer identifiziert eindeutig eine Person. kann in Access mit Hilfe des Datentyp Autowert erzeugt automatisiert bei der Neuanlage erzeugt werden. Seite 28

29 Primärschlüssel automatisch erstellen (1. Option) Der Import-Assistent fügt eine Spalte ID automatisch in die neue Tabelle ein. In dieser Spalte stehen Werte von 1 bis n. Bei der Neuerstellung des Primärschlüssels werden die vorhandenen Datensätze fortlaufend nummeriert. Seite 29

30 Primärschlüssel aus der Quelle (2. Option) Eine Spalte mit einen eindeutigen Werten in der Quelle wird genutzt. Falls Schlüsselwerte doppelt vorkommen, wird nach Beendigung des Imports ein Fehler gemeldet. Seite 30

31 5. Schritt: Namen der neuen Tabelle festlegen Seite 31

32 Fehler beim Import... werden in einer Tabelle mit der Endung $_Importfehler gespeichert. werden in einem Dialogfeld am Ende des Imports angezeigt. sind manchmal keine. Durch ein falsches Anzeigeformat werden Daten nicht korrekt in der Tabelle angezeigt. Seite 32

33 Fehler Null-Wert Die Schlüsselspalte aus der Quelle besitzt leere Felder. Ein leeres Feld kann genauso wie ein mehrfach vorkommender Wert nicht zur Identifizierung genutzt werden. Seite 33

34 Beispiel: Leere Zeilen aus Excel-Tabellen entfernen Das zu importierende Arbeitsblatt ist in der Excel-Anwendung aktiv. Der Mauszeiger schwebt über den Zeilenmarkierer der ersten leeren Zeile am linken Rand der Anwendung. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein zusammenhängender Bereich von leeren Zeilen markiert. Nach dem Loslassen der Maus werden diese farbig gekennzeichnet. Mit Hilfe der rechten Maustaste wird das dazugehörige Kontextmenü geöffnet. Mit einem Klick auf den Befehl Zellen löschen werden die formatierten Zeilen entfernt. Seite 34

35 Leere Zeilen aus Access-Tabellen entfernen Doppelklick auf den Tabellennamen im Navigationsbereich. Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet. Die gespeicherten Daten werden angezeigt. Der Mauszeiger liegt über den Datensatzmarkierer am linken rechten Rand der ersten leeren Zeile. Mit Hilfe der gedrückt gehaltenen Maustaste wird ein zusammenhängender Bereich von leeren Zeilen markiert. Nach dem Loslassen der Maus werden diese farbig gekennzeichnet. Mit Hilfe der Taste <ENTF> werden die markierten Zeilen nach gelöscht. Nach Bestätigung der Warnmeldung kann die Löschung nicht rückgängig gemacht werden. Seite 35

36 Fehler Keine gültigen Feldnamen In der ersten Zeile in der Quelle sind keine Spaltenüberschriften definiert. In der ersten Zeile werden verbundene Spalten genutzt. Seite 36

37 Fehler Duplikate von Schlüsselwerten Die Schlüsselspalte aus der Datenquelle hat mehrdeutige Werte. Die Werte werden in die neue Tabelle importiert, können aber nicht als Schlüsselspalte genutzt werden. Nach Beendigung des Imports hat die neu erstellte Tabelle kein Schlüsselfeld. Seite 37

38 Lösung Der Primärschlüssel wird automatisiert vom Import-Assistenten eingefügt. Die importierenden Daten werden entsprechend angepasst. Seite 38

39 Aufzeichnung in einer Fehlertabelle In der ersten Spalte wird die Fehlerart angezeigt. In diesem Beispiel können die Daten eines Feldes nicht in den entsprechenden Datentyp konvertiert werden. In der zweiten Spalte wird die Spalte angegeben, die den Fehler verursacht. In der dritten Spalte wird die Zeile, in der der Fehler auftritt, angegeben. Seite 39

40 Formatierung und Speicherung von Daten Anzeige Speicherung Seite 40

41 Formatierungen in Excel Die Registerkarte Start ist aktiv. Mit Hilfe der Gruppe Zahl kann der Zellinhalt für die Anzeige formatiert werden. Seite 41

42 Formatierungen in Access Doppelklick auf den Tabellennamen im Navigationsbereich. Die Tabellentools Felder sind aktiv. Mit Hilfe der Gruppe Formatierung kann ein vordefiniertes Anzeigeformat für eine Spalte eingestellt werden. Seite 42

43 Regionale Einstellungen... werden in der Systemsteuerung des Betriebssystem eingestellt. haben Einfluss auf die Anzeige von Datums- und Zeitwerten sowie numerische Daten. legen die Standardformate fest. Die Schaltfläche Weitere Einstellungen öffnet ein Dialog für die Auswahl der Formate. Seite 43

44 csv-dateien csv = comma separated values Werte werden zeilenweise in eine Textdatei geschrieben. Eine Zeile beschreibt ein Objekt. Jede Zeile enthält ein Datensatz. Die Werte werden durch ein Trennzeichen wie Komma, Semikolon etc. in der Zeile getrennt. Seite 44

45 in Access importieren Klick auf den Reiter des Menübandes Externe Daten. Klick auf die Schaltfläche Textdatei in der Gruppe Importieren und Verknüpfen. Im ersten Schritt wird die Datenquelle mit Hilfe der Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt. Seite 45

46 csv-quelldatei Seite 46

47 Textimport-Assistent; Schritt 1 Seite 47

48 Trennzeichen oder feste Breite Das Ende einer Spalte wird durch ein Zeichen wie Komma, Semikolon, Tabulator etc. gekennzeichnet. Jede Spalte hat eine feste Länge von x Zeichen. Seite 48

49 Schaltfläche Erweitert Seite 49

50 Textimport-Assistent; Schritt 2 Seite 50

51 Textbegrenzungszeichen... definieren den Beginn und das Ende eines Attributwertes. werden benötigt, wenn der Attributwert ein Komma enthält. werden benötigt, wenn Zahlen wie Postleitzahlen etc. als Text importiert werden sollen. Seite 51

52 Textimport-Assistent; Schritt 3 Seite 52

53 Hinweise Für jede Spalte kann ein Datentyp festgelegt werden. Der Datentyp sollte dem Feld in der Access-Tabelle und den zu importierenden Daten entsprechen. Mit Hilfe von Indiziert kann ein Schlagwortverzeichnis für das Feld erstellt werden. Schlagwortverzeichnisse werden für Schlüsselwerte sowie Daten, nach den häufig gesucht wird, erstellt. Felder können beim Import übersprungen werden. Seite 53

54 Textimport-Assistent; Schritt 4 Seite 54

55 Textimport-Assistent; Schritt 5 Seite 55

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