Veröffentlichung des Jahresabschlusses

Transkript

1 Veröffentlichung des Jahresabschlusses Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Offenlegung 3.2. Hinterlegung 4. Details 4.1. Besonderheiten bei Kleinstgesellschaften 4.2. Individuelles Bilanzschema 4.3. Freie Seiten mit XBRL-Kennung versehen 4.4. Datum der Feststellung/Unterschriftsangaben 4.5. Ausgabe und Offenlegung von»davon-vermerken«4.6. Veröffentlichung des Anlagespiegels für mittlere und große Kapitalgesellschaften 4.7. Darstellung der Ergebnisverwendung 4.8. Angaben zu Haftungsverhältnissen 4.9. Formatierung von Freien Seiten bereinigen Liquidationseröffnungsbilanz 5. Verwandte Themen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt die Offenlegung/Hinterlegung eines Jahresabschusses im elektronischen Bundesanzeiger. Die Vorgehensweise wird bezogen auf das XBRL-Format dargestellt. Dabei handelt es sich um ein spezielles Dateiformat für die Offenlegung. Das XBRL-Format hat gegenüber Word, PDF, RTF usw. den Vorteil, dass es das kostengünstigste Format ist. 2. Voraussetzungen 1. Registrierung beim elektronischen Bundesanzeiger 1. Rufen Sie die»publikations-plattform«auf ( 2. Wählen Sie auf der Startseite rechts oben»registrieren«. 3. Folgen Sie den Schritten des Assistenten. 4. Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie Ihre Anmeldedaten. 2. Überprüfung der Mandanten-Adressdaten 1.»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Adresse«wählen. Die Felder»Name«,»Straße«,»PLZ«,»Ort«und»Land«müssen erfasst sein. Hinweis: Im Feld»Name«können maximal 40 Zeichen erfasst werden. Bei längeren Unternehmensbezeichnungen muss die Firma auf die Felder»Name«und»Ergänzung«aufgeteilt werden: 2.»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Zusatzangaben«wählen Im Bereich»Registereintrag«müssen die Felder»Nummer«,»Datum-Eintrag«,»Register«und»Gericht«gefüllt sein. 3. Aktualisierung der Stammdaten Nicht aktuelle Stammdaten sind zu aktualisieren (»Stammdaten Stammdaten aktualisieren«).

3 Seite 3 3. Vorgehensweise Überblick 1. Offenlegung 2. Hinterlegung Offenlegung Überblick 1. Alle offenzulegenden Auswertungen auswählen 4 2. Die Freie Seiten mit der notwendigen Kennung für die Offenlegung versehen 4 3. Datei für Offenlegung erzeugen 5 4. Auf Publikations-Plattform des elektronischen Bundesanzeigers einloggen 5 5. Veröffentlichung starten 5 6. Veröffentlichung durchführen 5 7. Im Register»Übermittlung«die in FIBU erstellte XML-Datei (= XBRL-Datei) bereitstellen 6 8. Vorschau im Klartext 7 9. Veröffentlichung abschließen 9 Die grundlegende Vorgehensweise wird am Beispiel der Offenlegung einer kleinen Kapitalgesellschaft dargestellt. Im nächsten Punkt werden die Besonderheiten bei der Hinterlegung einer Kleinstkapitalgesellschaft herausgearbeitet.

4 Seite 4 1. Alle offenzulegenden Auswertungen auswählen 1.»FIBU Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV Überschussrechnung«wählen. 2.»Bilanzschema«für die Offenlegung wählen (hier:»004 Kapitalgesellschaft gekürzt«für die Offenlegung einer kleinen Kapitalgesellschaft). Eine Übersicht, welche Bilanzschemas Sie für die Offenlegung verwenden können, finden Sie im Info für Anwender Nr Haken bei Auswertungen entfernen, die nicht offengelegt werden sollen (»Deckblatt«,»Bescheinigung«,»GuV«,»Kontennachweis«usw.). 2. Die Freie Seiten mit der notwendigen Kennung für die Offenlegung versehen 1.»Anhang«markieren (d. h., er ist jetzt blau unterlegt). 2. XBRL-Kennung bei»anhang«über das Kontextmenü (Rechtsklick) setzen. D. h., im Kontextmenü die Einträge»XBRL-Kennung setzen«und dann»anhang«auswählen. Eine Beschreibung für die genaue Vorgehensweise zur Offenlegung von»anhang«,»lagebericht«und»bestätigungsvermerk«finden Sie im Punkt»Freie Seiten mit XBRL-Kennung versehen«auf Seite XBRL-Kennung bei»datum der Feststellung/Unterschriftsangaben«über das Kontextmenü (Rechtsklick) setzen. D. h., im Kontextmenü die Einträge»XBRL-Kennung setzen«und dann»andere Berichtsbestandteile«auswählen. Eine Beschreibung über den rechtlichen Hintergrund und wie das Datum der Feststellung bzw. die Unterschriftsangaben offenzulegen ist, finden Sie im Punkt»Datum der Feststellung/Unterschriftsangaben«auf Seite. 24

5 Seite 5 3. Datei für Offenlegung erzeugen 1. Schaltfläche <Bereitstellung im Bundesanzeiger> im Auswertungsfenster»Jahresabschluss«anklicken. Verzeichnis wählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Standardmäßig ist das Verzeichnis»\AGENDA\AFLDATEN\K<x>\M<x>\<WJ>\Transfer«vorbelegt. Hinweis Laut GoBD darf die XBRL-Datei für den den Bundesanzeiger erst erstellt werden, wenn alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres abgeschlossen sind. Siehe Info Nr. 1251»Automatischer Abschluss von Abrechnungsnummern«. 4. Auf Publikations-Plattform des elektronischen Bundesanzeigers einloggen 1. Homepage öffnen. 2. Auf <VERÖFFENTLICHEN> klicken. 3. Mit Benutzerdaten anmelden oder falls noch nicht geschehen sich neu registrieren. 4. Eine Beschreibung der Registrierung finden Sie im Punkt»Voraussetzungen«auf Seite Veröffentlichung starten 1. <VERÖFFENTLICHEN> wählen. 2. Bei Veröffentlichung als»einsender«(steuerberater für Mandant): Veröffentlichungspflichtige Firma wählen. Die Firma muss hierzu bereits unter»meine DATEN«angelegt sein. Bei Veröffentlichung als»veröffentlichungspflichtiger«(eigene Daten): Diese Auswahl wird dabei übersprungen. 6. Veröffentlichung durchführen 1. In der Rubrik»Rechnungslegung/Finanzberichte«Punkt»Jahresabschluss/Jahresfinanzbericht«wählen. 2. Schaltfläche <OK> klicken. 3. Als Veröffentlichungsbereich»Eine neue Veröffentlichung«wählen. 4. Schaltfläche <Weiter> klicken. 5. Haken bei der Option»Unter der angezeigten bzw. ausgewählten Firma wird das Unternehmen meines Kunden beim Registergericht geführt«setzen. 6. Schaltfläche <Weiter> klicken. 7. Die weiteren Angaben sind abhängig vom jeweiligen Unternehmen zu treffen. Im Fallbeispiel sind diese Angaben zu erfassen: Typ des Abschlusses: Jahresabschluss/Jahresfinanzbericht Zeitspanne: von: 1. Januar 2013 bis: 31. Dezember 2013 Bilanzierungsstandard: HGB

6 Seite 6 8. Schaltfläche <OK> klicken. 9. Weitere Informationen zum Unternehmen erfassen. Im Fallbeispiel sind diese Angaben zu erfassen: Gesellschaftsart: Größenklasse: keine spezielle Gesellschaft klein 10. Schaltfläche <Weiter> klicken. 7. Im Register»Übermittlung«die in FIBU erstellte XML-Datei (= XBRL-Datei) bereitstellen 1. Auf Schaltfläche <Weiter und Datei(en) hochladen> klicken. 2. Reihenfolge der Veröffentlichung bestimmen. Ist die vorgegebene Reihenfolge in Ordnung, auf Schaltfläche <OK> klicken. 3. Im Register»Übermittlung«kann nun die in FIBU erstellte XML-Datei (=XBRL-Datei) bereitgestellt werden.

7 Seite 7 Punkt A B Erläuterung Auf Schaltfläche <Durchsuchen> klicken. XML-Datei (= XBRL-Datei) aus dem Verzeichnis wählen. Als Beschreibung»Vollständige Rechnungslegungsunterlagen«erfassen. Optional eine Signaturdatei hinterlegen (muss nicht sein). C D Datei mit Klick auf <Datei(en) laden> hochladen. Als Dokumentensprache den Eintrag»Deutsch«wählen. 4. Übersicht der Veröffentlichungsdateien: Nach dem Laden der Datei wird diese unter dem Punkt C hinterlegt. 5. Schaltfläche <Weiter> klicken. 8. Vorschau im Klartext Sie gelangen in die Vorschau, in der die übermittelte XML-Datei (XBRL-Datei) im Klartext angezeigt wird. So wie die Daten in der Vorschau dargestellt werden, erfolgt auch die entsprechende Veröffentlichung. Falls die Datei nicht hochgeladen werden kann, ist es sehr wahrscheinlich, dass Formatierungen in den Freien Seiten nicht vom elektronischen Bundesanzeiger akzeptiert werden. Wie dann vorzugehen ist, finden Sie im Punkt»Formatierungen von Freien Seiten bereinigen«auf Seite 31 beschrieben. Im Fallbeispiel setzt sich der Umfang der Offenlegung aus den folgenden Bestandteilen zusammen:

8 Seite 8 Bilanz Anhang Sonstige Berichtsbestandteile Empfehlung Drucken Sie sich die oben abgebildete Vorschau über Ihren Browser aus und lassen Sie diese vom Mandanten unterschreiben. So können Sie sicherstellen, dass der Mandant das Einverständnis für die tatsächlich hochgeladenen und im Anschluss veröffentlichten Daten gibt.

9 Seite 9 9. Veröffentlichung abschließen Angaben zu Übersetzung, Termin und Rechnungsstellung erfassen. Dann kann die Veröffentlichung abgeschlossen werden Hinterlegung Überblick 1. Alle zu hinterlegenden Auswertungen auswählen 2. Datei für die Hinterlegung (XBRL-Datei) erzeugen Auf Publikations-Plattform des elektronischen Bundesanzeigers einloggen Hinterlegung vornehmen Im Register»Übermittlung«die in FIBU erstellte XML-Datei (= XBRL-Datei) bereitstellen Vorschau im Klartext 13 In diesen Schritten werden die Besonderheiten bei der Hinterlegung einer Kleinstkapitalgesellschaft herausgearbeitet.

10 Seite Alle zu hinterlegenden Auswertungen auswählen 1.»FIBU Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV Überschussrechnung«. 2.»Bilanzschema«für die Hinterlegung wählen (hier:»013 Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG)«für die Hinterlegung einer Kleinstkapitalgesellschaft). 3. Haken bei Auswertungen entfernen, die nicht hinterlegt werden sollen. 4. Das»Datum der Feststellung/Unterschriftsangaben«muss auch bei der Hinterlegung angegeben werden. 2. Datei für die Hinterlegung (XBRL-Datei) erzeugen Schaltfläche <Bereitstellung Bundesanzeiger> im Auswertungsfenster Jahresabschluss anklicken. Verzeichnis wählen, in dem die Datei gespeichert werden soll. Standardmäßig ist das Verzeichnis»\AGENDA\AFLDATEN\K<x>\M<x>\<WJ>\Transfer«vorbelegt. Hinweis Laut GoBD darf die XBRL-Datei für den den Bundesanzeiger erst erstellt werden, wenn alle Abrechnungsnummern des Wirtschaftsjahres abgeschlossen sind. Siehe Info Nr. 1251»Automatischer Abschluss von Abrechnungsnummern«. 3. Auf Publikations-Plattform des elektronischen Bundesanzeigers einloggen 1. Homepage öffnen. 2. Auf <HINTERLEGEN> klicken.

11 Seite Hinterlegung vornehmen 1. Als Hinterlegungsbereich»Eine neue Hinterlegung«wählen. 2. Schaltfläche <Weiter> klicken. 3. Weitere Informationen zur Hinterlegung erfassen. Im Fallbeispiel sind diese Angaben zu erfassen: Typ des Abschlusses: Jahresabschluss/Jahresfinanzbericht Zeitspanne: von: 1. Januar 2013 bis: 31. Dezember 2013 Bilanzierungsstandard: HGB 4. Schaltfläche <Weiter> klicken. 5. Weitere Informationen zum Unternehmen erfassen. Im Fallbeispiel sind diese Angaben zu erfassen: Gesellschaftsart: Größenklasse: keine spezielle Gesellschaft Kleinstunternehmen mit Sitz in Deutschland. Es ändert sich die Ansicht. Es sind die folgenden Angaben zu treffen:

12 Seite Im Register»Übermittlung«die in FIBU erstellte XML-Datei (= XBRL-Datei) bereitstellen 1. Auf Schaltfläche <Weiter und Datei(en) hochladen> klicken. 2. Im Register»Übermittlung«kann nun die in FIBU erstellte XML-Datei (=XBRL-Datei) bereitgestellt werden. Punkt A B C D Erläuterung Auf Schaltfläche <Durchsuchen> klicken. XML-Datei (= XBRL-Datei) aus dem Verzeichnis wählen. Als Beschreibung»Vollständige Rechnungslegungsunterlagen«erfassen. Optional eine Signaturdatei hinterlegen (muss nicht sein). Datei mit Klick auf <Datei(en) laden> hochladen. Als Dokumentensprache den Eintrag»Deutsch«wählen. 3. Übersicht der Hinterlegungsdateien: Nach dem Laden der Datei wird diese unter dem Punkt C hinterlegt. 4. Schaltfläche <Weiter> klicken.

13 Seite Vorschau im Klartext Analog zur Offenlegung gelangen Sie auch bei der Hinterlegung in die Vorschau, in der die übermittelte XML-Datei (XBRL-Datei) im Klartext angezeigt wird. So wie die Daten in der Vorschau dargestellt werden, erfolgt auch die entsprechende Hinterlegung. Bilanz Anhang Sonstige Berichtsbestandteile Empfehlung Drucken Sie sich die oben abgebildete Vorschau über Ihren Browser aus und lassen Sie diese vom Mandanten unterschreiben. So können Sie sicherstellen, dass der Mandant das Einverständnis für die tatsächlich hochgeladenen und im Anschluss hinterlegten Daten gibt.

14 Seite Details Überblick 1. Besonderheiten bei Kleinstgesellschaften Individuelles Bilanzschema Freie Seiten mit XBRL-Kennung versehen Datum der Feststellung/Unterschriftsangaben Ausgabe und Offenlegung von»davon-vermerken«26 6. Veröffentlichung des Anlagespiegels für mittlere und große Kapitalgesellschaften Darstellung der Ergebnisverwendung Angaben zu Haftungsverhältnissen Formatierung von Freien Seiten bereinigen Liquidationseröffnungsbilanz 33

15 Seite Besonderheiten bei Kleinstgesellschaften Diese werden am Beispiel einer Kleinstkapitalgesellschaft dargestellt, gelten aber analog für die Kleinstpersonenhandelsgesellschaften. Das MicroBilG schafft Aufstellungs- und Offenlegungserleichterungen. Diese können auch einzeln in Anspruch genommen werden. Das heißt, eine Kleinstkapitalgesellschaft kann beispielsweise auf die Aufstellungserleichterungen verzichten und trotzdem die Hinterlegungsoption in Anspruch nehmen. Die Wahlmöglichkeit des 326 HGB lässt sich wie folgt veranschaulichen: Im Einzelnen ergeben sich die folgenden Erleichterungen. Bilanz Die Bilanz einer Kleinstkapitalgesellschaft muss nur die in 266 Abs. 2 und 3 HGB mit Buchstaben bezeichneten Posten aufführen. Um diese Darstellung zu erreichen, stehen, für die SKR 03 und 04 ab dem Wirtschaftsjahr 2012, die folgenden Auswertungsschemas für den Jahresabschluss zur Verfügung: 013 Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG) 014 Kleinstpersonenhandelsgesellschaft (MicroBilG) Am Beispiel des Schemas»013 Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG)«ergibt sich die folgende Darstellung:

16 Seite 16 Gewinn- und Verlustrechnung Die Kleinstkapitalgesellschaften können eine verkürzte Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren aufstellen. Am Beispiel des Schemas»013 Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG)«ergibt sich die folgende Darstellung: Von der Erleichterung des 276 S. 1 HGB darf allerdings kein Gebrauch gemacht werden. Das heißt, die Posten»Umsatzerlöse«,»sonstige Erträge«und»Materialaufwand«dürfen nicht zusammengefasst als»rohergebnis«ausgewiesen werden. Die Begründung liegt darin, dass das EU-Recht eine solche Kombination zweier Erleichterungen nicht zulässt. Vergleichsweise ergibt sich mit dem Schema»004 Kapitalges. Gekürzt, GuV n. HGB«die folgende Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung:

17 Seite 17 Ebenfalls neu sind die Posten»sonstige Erträge«und»sonstige Aufwendungen«. Diese fassen mehrere Posten der Staffelung der Gewinn- und Verlustrechnung nach 275 Abs. 2 und 3 HGB zusammen: Sonstige Erträge Bestandsmehrungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen Sonstige Aufwendungen Bestandsminderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen Andere aktivierte Eigenleistungen Sonstige betriebliche Erträge Finanzielle Erträge (Zinserträge, Wertpapiererträge usw.) Außerordentliche Erträge Sonstige betriebliche Aufwendungen Zinsen und ähnliche Aufwendungen Außerordentliche Aufwendungen In der Praxis wird das Schema»013 Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG)«erstrangig für die Hinterlegung verwendet. Diesbezüglich gilt: Für die Offenlegung einer Kleinstkapitalgesellschaft reicht es aus, die Bilanz und ggf. den Anhang dauerhaft beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers zu hinterlegen. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist kein Bestandteil der einzureichenden Unterlagen. Anhang Kleinstkapitalgesellschaften brauchen keinen Anhang aufzustellen. Das gilt allerdings nur dann, wenn Sie gewisse Angaben unterhalb der Bilanz angeben 264 Abs. 1 S. 5 HGB. Somit hat eine Kleinstkapitalgesellschaft das Wahlrecht wie bisher einen Anhang zu erstellen oder auf dessen Erstellung zu verzichten und gewisse Positionen unterhalb der Bilanz anzugeben.

18 Seite 18 Das Schema»013 Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG)«ermöglicht den Ausweis der folgenden Positionen unterhalb der Bilanz: Beispiel Es bestehen Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern ( 42 Abs. 3 GmbHG). In der Bilanz werden diese in der Position»Verbindlichkeiten«ausgewiesen. Lösung Die Kleinstkapitalgesellschaft kann die Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern, wie bisher, im Anhang aufführen. Alternativ kann auf den Anhang verzichtet werden und die Erläuterung wird unterhalb der Bilanz vorgenommen. Für die Bilanzschemas»013 Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG)«und»014 Kleinstpersonenhandelsgesellschaft (MicroBilG)«wurde zu diesem Zweck die XBRL-Kennung»Angaben unter der Bilanz«ergänzt.

19 Seite 19 Darstellung beim elektronischen Bundesanzeiger:

20 Seite Individuelles Bilanzschema Wir empfehlen, die Offenlegung/Hinterlegung mit einem unserer Standard-Jahresabschluss-Schemas durchzuführen. Damit ist gewährleistet, dass Sie stets mit den aktuellsten Taxonomie-Begriffen arbeiten. Exkurs Die Taxonomie ist ein Bestandteil von XBRL. Sie definiert die verschiedenen Elemente des Jahresabschlusses, z. B. die einzelnen Bilanzpositionen und ihre Beziehungen untereinander (z. B. ist Anlagevermögen ein Teil der Gesamtsumme der Aktiva). Die Taxonomie ist sozusagen die Sprache des XBRL-Formats. XBRL ist eine elektronische Sprache für das»financial Reporting«, insbesondere für Jahresabschlüsse. Die auf XML basierende Sprache stellt einen Standard für die Erstellung, Veröffentlichung und Auswertung dar, aber auch für den Vergleich solcher Informationen. Im Zusammenhang von XBRL hört und liest man auch die Begriffe XML-Format, XBRL-Format, XML/XBRL usw. Im Rahmen der Offenlegung ist damit jedoch immer dasselbe gemeint. AGENDA verwendet den Begriff XBRL-Format. Grundsätzlich ist es auch möglich, die Offenlegung/Hinterlegung mit einem individuellen Jahresabschluss-Schema durchzuführen. Die bloße Veränderung von Kontenzuordnungen oder das textliche Anpassen von Bilanzpositionen hat auf den Aufbau der XBRL-Datei keinerlei Einfluss. Dieser orientiert sich an den Taxonomie-Begriffen. Jede relevante Zeile im Jahresabschluss-Schema ist mit einem dieser Taxonomien bestückt. Folgendes Beispiel zeigt die Zeile»Sachanlagen«aus dem individuellen Schema 104, das auf dem Schema 004 basiert. Die»Beschriftung«der Position ist nicht relevant. Die Bezeichnung richtet sich ausschließlich nach der Taxonomie. Nr. 1153»Individuelles Bilanzschema erstellen und ändern«

21 Seite Freie Seiten mit XBRL-Kennung versehen Folgende Auswertungen können im XBRL-Format bereitgestellt werden: Bilanz GuV Freie Seiten (für Anhang, Bestätigungsvermerk, Lagebericht, Datum der Feststellung/Unterschriftsangaben usw.)»bilanz«und»guv«werden automatisch mit der entsprechenden XBRL-Kennung versehen. Die»Freien Seiten«müssen Sie manuell mit einer XBRL-Kennung versehen. Das folgende Beispiel zeigt die Vorgehensweise, wie die Freie Seite»Anhang«mit einer XBRL-Kennung versehen wird, um diesen in die XBRL-Datei einzubinden: 1. Freie Seite 01 wählen Mit Doppelklick oder über die Schaltfläche <Alle verfügbaren Auswertungen> beispielsweise»freie Seite 01«wählen, sodass diese im rechten Fensterbereich angezeigt wird.

22 Seite Eventuell Seitenbezeichnung der Freien Seite individuell anpassen 1. Freie Seite markieren. 2. Im rechten Fensterbereich auf das Symbol klicken (oder alternativ über das Menü»Auswertung Bezeichnung ändern«). 3. Gewünschte Bezeichnung eingeben. 3. Freie Seite bearbeiten 1. Seite markieren, sodass der Eintrag blau hinterlegt ist. 2. Symbol klicken (oder alternativ das Menü»Auswertung Inhalt bearbeiten«). Dadurch wird ein leeres Word-Dokument geöffnet.

23 Seite XBRL-Kennung setzen 1. XBRL-Kennung über das Kontextmenü (Rechtsklick) setzen. 2. Beispiel: Im Kontextmenü die Einträge»XBRL-Kennung setzen«und dann»anhang«auswählen.

24 Seite Datum der Feststellung/Unterschriftsangaben Hinweis Dieses ist sowohl bei der Offenlegung als auch bei der Hinterlegung zwingend anzugeben. Hintergrund Im Dezember 2010 hat der elektronische Bundesanzeiger den folgenden Newsletter verschickt: Wir haben Kontakt mit dem elektronischen Bundesanzeiger aufgenommen und angefragt, wie dieses Datum der Feststellung bzw. Billigung im Rahmen der Offenlegung/Hinterlegung eingebunden werden muss. Wir erhielten die folgende Antwort: Für die Offenlegung/Hinterlegung bedeutet dies, dass wir eine weitere Freie Seite in den Jahresabschluss einbinden und hier den entsprechenden Passus aufnehmen. Unterschriftsangaben Gemäß 245 HGB muss der Kaufmann den Jahresabschluss unter Angabe des Datums unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, dann müssen alle unterzeichnen. Im Rahmen der elektronischen Veröffentlichung decken Sie diese Anforderung durch die maschinenschriftliche Nennung des/der Unterzeichnenden ab, beispielsweise Ort, Datum, gezeichnet Vorname Nachname. Das Bundesamt für Justiz führt stichprobenartige Prüfungen der offengelegten Jahresabschlüsse durch. Dabei wird unter anderem geprüft, ob diese formelle Anforderung eingehalten wurde. Diese Unterschriftsangaben können zusammen mit dem Datum der Feststellung auf eine Freie Seite aufgenommen werden.

25 Seite 25 Gehen Sie wie folgt vor: 1. Freie Seite 1. Weitere Freie Seite auswählen. 2. Seitenbezeichnung anpassen. 2. Inhalt ergänzen Folgenden Inhalt ergänzen:

26 Seite XBRL-Kennung XBRL-Kennung»Sonstige Berichtsbestandteile«setzen. Damit ist sichergestellt, dass nach dem Anhang in der gesonderten Rubrik»sonstige Berichtsbestandteile«das Datum der Feststellung und die Unterschrift offengelegt werden Ausgabe und Offenlegung von»davon-vermerken«die Ausgabe und Offenlegung von»davon-vermerken«steuern Sie über die Bilanzoptionen. Gehen Sie wie folgt vor: Ausgabe und Offenlegung von»davon-vermerken«1.»bilanzoptionen Register: Allgemein Kategorie: Bilanzposten«wählen. 2. Wenn der Haken bei der Option»Davon Zeilen«gesetzt ist, dann erfolgt der Ausweis im Druck und in der Offenlegung. 3. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, dann erfolgt weder ein Ausweis im Ausdruck noch in der Offenlegung.

27 Seite Veröffentlichung des Anlagespiegels für mittlere und große Kapitalgesellschaften Die Bereitstellung in anderen Formaten wie Microsoft Word, RTF oder als PDF ist beispielsweise sinnvoll, wenn ein Anlagespiegel mit veröffentlicht werden muss. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften sind verpflichtet, in ihrem Anhang die Entwicklung des Anlagevermögens darzustellen. Kleine Gesellschaften im Sinne des HGB können von der Erleichterung nach 326 HGB Gebrauch machen und müssen im Anhang keine Entwicklung des Anlagevermögens darlegen. Das XBRL-Format ist das kostengünstigste Format und für die Offenlegung von kleinen Kapitalgesellschaften bestens geeignet. Das XBRL-Format lässt jedoch keine Tabellen usw. zu. Es ist somit kaum möglich, den Anlagespiegel sauber formatiert über eine XBRL-Datei offen zu legen. Somit bleibt nur noch die Veröffentlichung in den Formaten Microsoft Word, RTF oder als PDF übrig. Hier spielt es auch aus Kostengründen keine Rolle, für welches Format Sie sich entscheiden, da der Zeichenpreis identisch ist. Die aktuell gültigen Preise können Sie der Preisliste des elektronischen Bundesanzeigers entnehmen. Die Preisliste finden Sie im Internet unter: Da die Einreichungsformate auch nicht gemischt werden können, ist es nicht möglich, die Bilanz und GuV beispielsweise im kostengünstigen XBRL-Format einzureichen und den Anhang samt Anlagegitter im PDF-Format zu ergänzen. In diesen Fällen muss einheitlich in einem der oben genannten Formate offengelegt werden. Beispiel Bei dem Mandanten L & L GmbH handelt es sich um eine große Kapitalgesellschaft. Der Jahresabschluss 2013 ist offen zu legen. Der Anhang muss gemäß 268 Abs. 2 HGB ein Anlagegitter enthalten. Veröffentlichung des Anlagespiegels für mittlere und große Kapitalgesellschaften 1. Im Fenster»Bilanz-Druck«(»Auswertungen Jahresabschluss Bilanz/GuV Überschussrechnung«) wurden folgende Auswertungen ausgewählt:

28 Seite Schaltfläche <Word Erstellen> anklicken. Dadurch werden sämtliche Auswertungen in eine Word-Datei ausgegeben. Das hat den Vorteil, dass Sie sehr einfach letzte Anpassungen an dem offenzulegenden Dokument vornehmen können. 3. Im Beispiel wurden die Auswertungen»Anhang«und»Anlagespiegel«nacheinander angeordnet. Sie finden sich folglich auch in dieser Reihenfolge in dem Word-Dokument. Der Anlagespiegel bzw. das Anlagegitter ist jedoch Bestandteil des Anhangs. Beispielsweise können Sie folgende Anordnung wählen: Wie Sie die Verknüpfung der Auswertungen Anhang und Anlagespiegel zu dem endgültigen Anhang realisieren, liegt in Ihrem Ermessen. Bei obiger Darstellung handelt es sich lediglich um einen Vorschlag für die Durchführung und nicht um eine rechtliche Stellungnahme. Im Ergebnis haben Sie eine Word-Datei, die sämtliche Bestandteile (Deckblatt, Lagebericht, Bilanz, GuV, Anhang, Datum der Feststellung/Unterschriftsangaben und Bestätigungsvermerk) des Jahresabschlusses enthält. Entsprechend der Vorgehensweise zur Bereitstellung einer XBRL-Datei laden Sie die Datei über die Publikations-Plattform wie ab Seite 3 beschrieben. Es gibt einen gravierenden Unterschied im Vergleich zur Bereitstellung im XBRL-Format: Das Fenster mit der»vorschau«wird übersprungen. Das ist korrekt und liegt daran, dass der elektronische Bundesanzeiger die von Ihnen angelieferten Daten erst in das XBRL-Format umwandeln muss. Die restlichen Schritte entsprechen wieder denen der Bereitstellung einer XBRL-Datei.

29 Seite Darstellung der Ergebnisverwendung Die Darstellung der Ergebnisverwendung steuern Sie über die Bilanzoptionen. Darstellung der Ergebnisverwendung 1.»Bilanzoptionen Register: Allgemein Kategorie: Offenlegung«wählen. 2. Option»getrennte Darstellung von GuV und Ergebnisverwendung«wählen, um zu erreichen, dass die Ergebnisverwendung optisch getrennt von der GuV dargestellt wird. 3. Option»Ergebnisverwendung als Verlängerung zur GuV darstellen«wählen, um zu erreichen, dass keine optische Trennung zwischen den beiden Bestandteilen dargestellt wird.

30 Seite Angaben zu Haftungsverhältnissen Für die Offenlegung von Kapitalgesellschaften stehen drei Standardschemas zur Verfügung:»004 Kapitalgesellschaften gekürzt«(für kleine und mittelgroße KapGes)»011 Kapitalgesellschaft Offenlegung«(Mindestoffenlegung für große KapGes)»001 Kapitalgesellschaften erweitert«(detaillierte Darstellung für große KapGes). Für die Hinterlegung einer Kapitalgesellschaft steht das folgende Standardschema zur Verfügung:»013 Kleinstkapitalgesellschaft (MicroBilG)«Nach 251 HGB sind die folgenden Haftungsverhältnisse unter der Bilanz anzugeben, sofern sie nicht ohnehin auf der Passivseite auszuweisen sind: Verbindlichkeiten aus der Begebung und Übertragung von Wechseln Verbindlichkeiten aus Bürgschaften, Wechsel- und Scheckbürgschaften Verbindlichkeiten aus Gewährleistungsverträgen Haftung aus Bestellungen von Sicherheiten für fremde Verbindlichkeiten Verpflichtungen aus Treuhandvermögen. Die Abgabepflicht besteht für große, mittelgroße und kleine Kapitalgesellschaften. Nach 268 Abs. 7 HGB kann der Ausweis wahlweise im Anhang oder alternativ unter der Bilanz erfolgen. Dabei ist zu beachten, dass Verpflichtungen gegenüber verbundenen Unternehmen als Davon-Vermerke gesondert auszuweisen sind. Die Schemas 004, 011, 001 und 013 sind so aufbereitet, dass der Ausweis unterhalb der Bilanz erfolgt.

31 Seite Formatierung von Freien Seiten bereinigen Die Auswertungen Anhang, Lagebericht, Datum der Feststellung/Unterschriftsangaben und Bestätigungsvermerk werden in FIBU-Jahresabschluss im sogenannten RTF-Format erstellt. Hierbei handelt es sich um ein vereinfachtes Word-Format. In diesem können Sie beliebige Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen) vornehmen bzw. Überschriften (Formatvorlage Überschrift 1, Überschrift 2 usw.) definieren und Ihre Textpassagen somit gliedern. Der elektronische Bundesanzeiger akzeptiert jedoch einige Kombinationen nicht. Teilweise ergibt sich auch das Problem, dass ein bereits in einer Vorgängersoftware erstellter Anhang in unsere Auswertung Freie Seite kopiert wird und damit unfreiwillig nicht sichtbare Formatierungen»mitgeschleppt«werden. Aufgrund der Fülle an Möglichkeiten ist es nahezu unmöglich, die Kombination herauszufinden, die für das Scheitern des Hochladens beim elektronischen Bundesanzeiger verantwortlich ist. Gehen Sie wie folgt vor, um alle Formatierungen zu entfernen: Formatierung von Freien Seiten bereinigen 1.»Anhang«über das Symbol»Inhalt bearbeiten«öffnen. 2. Gesamten Inhalt markieren und Inhalt in die Zwischenablage kopieren (rechte Maustaste»Kopieren«).

32 Seite Im nächsten Schritt fügen Sie den Inhalt in eine Textdatei ein. Dies hat den Vorteil, dass sämtliche sichtbaren und unsichtbaren Formatierungen gelöscht werden. Auf diese Weise wird das Dokument von sämtlichen potenziellen Fehlerquellen bereinigt. Im Detail gehen Sie wie folgt vor: Windows-Explorer öffnen. Im rechten Bereich des Explorers an einer beliebigen Stelle mit der rechten Maustaste klicken und»neu Textdokument«. 4. Es wird eine Textdatei erzeugt: 5. Textdatei mit Doppelklick öffnen. Aus»Anhang«kopierten Text einfügen. Der Text enthält nun keinerlei Formatierungen mehr: Text wieder zurück in die freie Seite»Anhang«des Jahresabschlusses kopieren. 6. Wenn die XML- bzw. XBRL-Datei immer noch nicht vom elektronischen Bundesanzeiger akzeptiert werden sollten, schicken Sie eine Datensicherung des betreffenden Mandanten und Jahres an: Die Datensicherung erstellen Sie im Hauptmenü der FIBU über den Menüpunkt Mandanten sichern«.»tools Aktuellen

33 Seite Liquidationseröffnungsbilanz Bei der Liquidierung eines Unternehmens muss laut 71 GmbHG i. V. m. 325 HGB eine Liquidationseröffnungsbilanz offengelegt werden. Die Auswertung»Eröffnungsbilanz«kann nicht in das XBRL-Format umgewandelt werden. Greifen Sie in diesen Fällen auf das Microsoft-Word-Format zurück. Auf Seite 27 finden Sie im Abschnitt»Veröffentlichung des Anlagespiegels für mittlere und große Kapitalgesellschaften«die Vorgehensweise zur Offenlegung im Word-Format beschrieben. Bei den Liquidationsjahresabschlüssen und der Liquidationsschussbilanz können Sie auf die XBRL-Bereitstellung zurückgreifen. Wählen Sie hier wie gewohnt die Auswertung»Bilanz«. 5. Verwandte Themen Nr. 1147»Jahresabschluss-Schemas und deren Schnittstellen«Nr. 1251»Automatischer Abschluss von Abrechnungsnummern«