5 vor 12 SEPA kommt! Europaweiter Zahlungsverkehr ab 2014 Wie kann der Umstieg noch geschafft werden? Christine Thoma, DATEV eg

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1 5 vor 12 SEPA kommt! Europaweiter Zahlungsverkehr ab 2014 Wie kann der Umstieg noch geschafft werden? Christine Thoma, DATEV eg

2 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 2

3 Wer ist DATEV? Genossenschaft von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV- Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT- Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums- Dienstleistungen 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ca Unternehmen nutzen DATEV-SW DATEV-RZ ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z.b. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) Umfangreicher Service rd. 2,5 Mio. Servicekontakte Rund Seminarteilnehmer pro Jahr 3

4 Das DATEV-Rechenzentrum verbindet und ist die sichere digitale Datendrehscheibe und das zuverlässige Archiv. Finanzämter sonstige Behörden Banken Sozialversicherungs- Träger DATEV-Rechenzentrum Unternehmen Kanzlei

5 DATEV-Rechenzentrum als digitale Datendrehscheibe Finanzamt UStVA, LStA, ZM, Lohnsteuerbescheinigung, ESt-, GewSt-, USt-Erklärungen/Bescheide, Registrierung, Adressenpflege, Finanzamt Elster, Steuerkonto online, ZIVIT (Übermittlung ab 2013) (19,7 Mio. Datensätze) Sozialversicherung (Datensätze aus 2010) Rentenversicherung (1,2 Mio.) Krankenkassen (74,9 Mio. ) Versorgungswerke (1,6 Mio.) Ausgleichskasse für Augenoptiker ( ) Bauhauptgewerbe (SOKA-Bau) (3,2 Mio.) Lohnausgleichskasse Sozialversicherung Dachdecker ( ) Urlaubskasse Maler und Lackierer ( ) Sozialkasse Gerüstbau ( ) Garten- und Landschaftsbau (77.763) Berufsgenossenschaften ( ) Steinmetzkasse (81.509) Bundesanzeiger Offenlegung Bundesanzeiger der Jahresabschlüsse (EHUG) elektronische elektronische Rechnungen Vodafone, Rechnungen HAVI Logistics Archiv und Datendrehscheibe zentrale Zentrale Speicherstelle Speicherstelle (ELENA, 152,1 Mio. Datensätze) Reporting z. B. McDonald s, Burger King, Reporting Intersport, SEAT, Euronics, ZEG, Honda, Hyundai Statistische Ämter Monatsbericht, verarbeitendes Gewerbe, statistische Monatserhebung, Einzel-/ Großhandel, Ämter Gastgewerbe, vierteljährlich/jährliche Verdiensterhebung ( Datensätze) Banken Kontoauszüge, Jahresabschlüsse, Überweisungen für: Löhne und Gehälter, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Banken Altersversorgung, Krankenkassen, Finanzamt (47 Mio. Datensätze) 5

6 DATEV-Lösungen im Einsatz beim Unternehmen Auftragsbearbeitung Angebot erstellen, Einkauf, Lieferanten, Rechnung schreiben Arbeiten mit digitalen Belegen Mitarbeiterverwaltung Rechnungsprüfung digitales (Beleg-)Buchen Lohn- und Gehaltsabrechnung Abrechnung Löhne und Gehälter Abrechnung von Dienstreisen Rechnungswesen Offene Posten Abschreibungen Kostenrechnung Controlling Electronic Banking

7 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 7

8 Was ist SEPA? SEPA (oder auch S PA. Single Euro Payments Area) steht für einen europaweit einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum, in dem es keine Unterschiede zwischen nationalen und internationalen Zahlungen mehr gibt. Dadurch können bargeldlose Zahlungen auch über die Ländergrenzen hinweg so einfach und bequem getätigt werden wie im Inland. Überweisungen als auch Lastschriften werden über das SEPA-Verfahren abgewickelt. Die Zahlungen im SEPA-Format können nur in der Währung Euro ausgeführt werden. Der Umstieg auf die SEPA-Verfahren ist verpflichtend. SEPA kommt 8

9 SEPA-Verantwortung Die Bank wird s schon richten! Der Unternehmer trägt die Verantwortung! SEPA kommt 9

10 SEPA kommt und auch der SEPA-Missbrauch Tipp: Seien Sie generell vorsichtig mit Ihrem Zahlungsverkehr und beachten Sie die Sicherheitsstandards! ( ) Der Bankenverband (BbB) warnt vor einer weiteren Betrugsmasche: Demnach werden Phishing-Mails verschickt, in denen Verbraucher aufgefordert werden ihre Kontodaten preiszugeben angeblich zum Zweck der Überprüfung und Bestätigung im Rahmen der Sepa-Umstellung. Die angeschriebenen Bankkunden würden dann auf gefälschte Online-Banking-Seiten geleitet, auf denen sie ihre Geheimzahl (PIN) und Transaktionsnummern (TANs ) eintragen sollen. Dieser Aufforderung sollten die Bankkunden aber auf keinen Fall folgen. Banken versenden niemals s, in denen sie ihre Kunden zur Eingabe von Kontodaten oder sensiblen Zugangscodes oder Geheimnummern auffordern, so der BdB. Notwendige Informationen würden zudem mit dem Kontoauszug per Post zugesandt.

11 Was ändert sich durch SEPA? Im Überblick IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl in den genannten 33 Ländern Datenaustausch im ISO20022 XML-Format (statt einfachem DTA-Format) Verwendungszweckfeld 140 Zeichen (statt 378 Zeichen im DTA) Vorlauffrist der SEPA-Lastschrift von bis zu 6 Tagen statt der DTA-Sichtlastschrift ohne Vorlauffrist Legitimierung des Lastschrifteinzugs per streng formalisiertem Mandat (statt locker gehandhabter Einzugsermächtigung) Infopflicht durch den Lastschrifteinreicher durch Pre-Notifikation u.a. mit Fälligkeitsdatum und Betrag sowie Mandatsreferenz und Gläubiger-ID Transport der neuen Daten-Mandatsreferenz und Gläubiger-ID mit jeder Lastschrift-Transaktion Streng geregelte Prozesse und Fristen bei der Abwicklung sowie Ausnahmebehandlung (z.b. Rückrufe und Rückweisungen) Serviceangebot der Bank an ihre Kunden, Konten gegen ungewollte Belastungen durch eingehende Lastschriften über Mechanismen (Betrag, Frequenz und Kreditoridentifikation) abzusichern Verbraucher: bis optionale Nutzung von Kontonummer und BLZ mit kostenloser Konvertierung durch die Bank SEPA kommt 11

12 Wann ist SEPA verbindlich? Ab dem 1. Februar 2014 werden Überweisungen und Lastschriften im europäischen Zahlungsverkehrsraum nur noch als SEPA-Aufträge entgegengenommen. Bisherige europäische Auslandsüberweisungen fallen weg eine Überweisung z.b. nach Frankreich ist von einer Inlandsüberweisung nicht mehr zu unterscheiden. Bis gilt Übergangsfrist für Verbraucher und dem elektronischen Lastschriftverfahren. SEPA kommt 12

13 Was passiert, wenn nichts passiert? Sind die SEPA-Vorbereitungen noch nicht abgeschlossen drohen Liquiditätsengpässe bis hin zur Zahlungsunfähigkeit 13 noch 17 Arbeitstage bis zum Umstieg auf SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift. Dann ist grundsätzlich die IBAN zur Identifizierung der Konten notwendig.

14 Der neue europäische Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 33 Teilnehmerländer 33 teilnehmende Länder am SEPA-Verfahren teilnehmende Länder Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Kroatien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Republik Ungarn Zypern SEPA kommt 14

15 IBAN und BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Was ist eine IBAN und BIC? IBAN und BIC sind nicht nur für Zahlungen ins Ausland erforderlich, sondern lösen auch bei Inlandszahlungen Kontonummer und Bankleitzahl ab. Was ist eine IBAN? International Bank Account Number ist eine international standardisierte Nummer. Jedes Girokonto in einem der an diesem System teilnehmenden Länder ist damit eindeutig bezeichnet und definiert. Die IBAN kann im umfangreichsten Fall bis zu 34 Stellen umfassen. Was ist eine BIC? Business Identifier Code ist eine von der Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) festgelegte, international gültige Bankleitzahl. Da der BIC von der SWIFT vergeben wird, bezeichnet man ihn oftmals auch als SWIFT-Code. Haben Sie Ihre eigene IBAN/BIC den Geschäftspartnern schon mitgeteilt? Konvertieren Ihre gespeicherten Kontoverbindungen. SEPA kommt 16

16 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 17

17 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick für inländische und grenzüberschreitende EURO- Zahlungen Auftragswährung immer Euro Entgeltteilung: jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS Änderung des Zeichensatzes im Verwendungszweck, Kontobezeichnung u. Name Kontoinhaber Neu: Lateinischer Zeichensatz A-Z, a-z, 0-9? :, - ( ). + / neu: Verwendungszweckfeld 140 Stellen (Einzelüberweisungsvordrucke 2 x 35 Stellen) 18

18 Veränderungen durch SEPA evtl. Handlungsbedarf Papier-Sammelüberweisungen : seitens Kreditinstitute gibt es für SEPA keine Sammelüberweisungs-Vordrucke mehr Unterschied - Sammelüberweisungsvordrucke: 1 Unterschrift/Gebühr für n Zahlungsempfänger - Einzelüberweisungsvordrucke: 1 Unterschrift/Gebühr pro Zahlungsempfänger Halb-elektronische Überweisungen (=Sammelüberweisungsverfahren mit Datenübermittlung und Freigabe durch Begleitzettel): seitens Kreditinstitute können Begleitzettel gekündigt werden Banken fordern stattdessen i.d.r. elektronische Unterschrift -> EBICS Elektronische Datenübermittlung - Dateien für den Datenträgeraustausch/ Datenübermittlung über DATEV Lohn und Gehalt/Reisekosten und LODAS Tipp: sprechen Sie Ihre Bank an, ob sich Ohne Begleitzettel nur zum Einspielen von Zahlungsaufträgen etwas in ändert. Banking-Software Ihr Steuerberater verwendbar prüft mögliche Alternativen für Sie. SEPA kommt 19

19 Vorteile der SEPA-Überweisung gilt für inländische und grenzüberschreitende Euro-Überweisung europaweite Gutschrift innerhalb eines Tages europaweit einheitliche Kundenkennung (IBAN und BIC) SEPA kommt 20

20 SEPA-Lastschrift Durch einheitliche Standards auf Basis einer gemeinsamen Rechtsgrundlage ermöglicht die SEPA-Lastschrift inländische und grenzüberschreitende Lastschriften. Zwei Varianten für SEPA-Lastschriften SEPA-Basislastschrift = vergleichbar mit dem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift = vergleichbar mit dem Abbuchungsverfahren SEPA kommt 21

21 Die SEPA-Lastschrift: Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen weist die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften und muss vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden enthält Information zu Rückgaberechten gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach dem ersten bzw. letzten Einzug bei Nichtnutzung ist im Original, durch den Zahlungsempfänger, bis mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug, in der gesetzlich vorgeschrieben Form, aufzubewahren SEPA kommt 22

22 SEPA-Lastschrift Erstattungsfrist neu SEPA-Basislastschrift (SDD Core) = vergleichbar mit dem Einzugsermächtigungsverfahren SEPA-Firmenlastschrift (SDD B2B) = vergleichbar mit dem Abbuchungsverfahren 8 Wochen 13 Monate bei nicht erteiltem oder gelöschtem Mandat Tipp: Achten Sie auf schriftliche, unterschriebene Einzugsermächtigungen! SEPA 23

23 SEPA-Lastschriftmandat Voraussetzung neue Lastschriftvereinbarung: SEPA-Lastschriftmandat Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenznummer Ersetzt die ehemalige Einzugsermächtigung in Deutschland und gilt für den gesamten SEPA- Raum Bereits bestehende Einzugsermächtigungen bleiben weiterhin gültig Bestehende Abbuchungsaufträge verlieren am ihre Gültigkeit Bei neuen Lastschriftzahlungen muss ein SEPA-Lastschriftmandat vom Zahlungspflichtigen angefordert werden SEPA kommt 24

24 SEPA-Lastschriftmandat vorgeschriebener Aufbau 1. Daten des Lastschriftgläubigers (= Unternehmen): Name und Anschrift Gläubiger-ID-Nummer Mandatsreferenz 2. Eindeutige Bezeichnung SEPA-Lastschriftmandat 3. Fix vorgegebener Text und Weisung f. d. Bank des ZPf Besonderheit Firmen- Lastschrift: Der Autorisierungstext enthält eine Verzichtserklärung des Zahlungspflichtigen auf den Erstattungsanspruch. Tipp: Nutzen Sie die Musterschreiben Ihrer Bank! Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. 4. oder einmalig Daten des Zahlungspflichtigen (= Kunden): Name und Anschrift IBAN BIC Rechtsverbindliche Unterschrift mit Datum und Ort SEPA kommt 25

25 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Daten des Lastschriftgläubigers (Unternehmen) Gläubiger-ID: Für beide Lastschrift-Varianten (SEPA- Basislastschrift und SEPA-Firmenlastschrift) benötigt der Zahlungsempfänger eine einheitliche, eindeutige und standardisierte Gläubiger-Identifikationsnummer (18 Stellen). Wo kann die Gläubiger-ID beantragt werden? In Deutschland, elektronisch, über die Deutsche Bundesbank. Tipp: Wenn Sie künftig Einzüge tätigen möchten: holen Sie sich jetzt Ihre ID! SEPA kommt 26

26 Besonderheiten der SEPA-Lastschrift Mandatsreferenz: Jedes SEPA-Lastschriftmandat erhält eine eindeutige Mandatsreferenz, die bei allen Lastschriften angegeben werden muss entweder direkt im Mandat oder sie wird dem Zahler nachträglich bekannt gegeben In Verbindung mit der Gläubiger-ID bezeichnet sie das Mandat eineindeutig Wie muss die Mandatsreferenz aussehen? Jedes Mandat muss mit einer frei wählbaren, max. 35-stelligen, alphanumerischen Mandatsreferenz versehen werden z. B. Debitorennummer, Kundennummer, Mitgliedsnummer, Vertragsnummer, Abo- oder Versicherungsnummer SEPA kommt 27

27 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Pre-Notification Zahlungspflichtiger (Kunde) Er ist vor dem Zahlungseinzug über die Höhe der Lastschrift und den Einzugstermin (auch über Jahresgrenze hinaus), zum Beispiel anhand einer Rechnung, eines Briefs/ Bescheids oder Fax zu informieren. Diese Info muss er mindestens 14 Tage vor dem Fälligkeitsdatum erhalten. Eine Verkürzung dieser Frist ist möglich und muss dann aber in den AGB oder Kundenbedingungen aufgenommen werden. Bei Folgelastschriften kann diese Mitteilung entfallen, wenn der Kunde zuvor über die Beträge und die Einzugstermine informiert wurde. SEPA kommt 28

28 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Bestandteile der Pre-Notification Betrag Genauer Fälligkeitstermin Gläubiger-ID Mandatsreferenz IBAN und BIC Info, dass es sich um eine SEPA-Lastschrift handelt Tipp: Kontrollieren Sie die Vollständigkeit Ihrer Mandate! SEPA kommt 29

29 Welche Voraussetzungen müssen bei der SEPA-Lastschrift erfüllt werden? Pre-Notification (= Vorlauffristen) Die SEPA-Lastschrift muss spätestens bei der Bank des Zahlungspflichtigen 5 Bankarbeitstage bei einmaliger bzw. Erst-Lastschrift 2 Bankarbeitstage bei Folgelastschriften vor dem Zahlungstermin vorliegen. Hinweis: Verkürzung der Vorlauffristen durch das SEPA-Begleitgesetz ab November 2013 möglich. Reduzierung auf einen Bankarbeitstag. Dies gilt nur für nationale Lastschriften. Fragen Sie hier Ihre Hausbank, ob das Verfahren angeboten wird! SEPA kommt 30

30 Wie funktioniert es? Beispiel Frau Mustermann Firma Frankreichmuster zieht Geld von einem Kunden in Frankreich mittels SEPA-Lastschrift ein SEPA kommt 32

31 Erstlastschrift Beispiel für die späteste Einreichung einer Erstlastschrift 5 Tage vorher 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bei der Bank. Frist mit der Bank klären! Fälligkeitstag SEPA kommt 33

32 Folgelastschrift Beispiel für die späteste Einreichung von Folgelastschriften 2 Tage vorher 14 Tage vorher Pre-Notification (Vorankündigung) an den Zahlungspflichtigen Einreichung bei der Bank. Frist mit der Bank klären! Tipp: schauen Sie in Ihre Inkassovereinbarung! Fälligkeitstag SEPA kommt 34

33 Vorteile der SEPA-Lastschrift europaweite Nutzung (33 EU-/EWR-Staaten) exaktes Fälligkeitsdatum für die Kontobelastung Erstattungsanspruch von acht Wochen ab Belastung, ohne Angabe von Gründen SEPA kommt 35

34 Bessere Liquiditätssteuerung und Effizienzgewinne Die SEPA-Zahlverfahren können für inländische und grenzüberschreitende Zahlungen genutzt werden Das Fälligkeitsdatum der SEPA-Lastschrift erlaubt taggenaue Liquiditätsplanung und -steuerung Effizienzgewinne insbesondere für europaweit tätige Unternehmen durch: EU-weit vereinheitlichte Prozesse und einheitlichen Rechtsrahmen Verbesserung der Kontoabstimmung durch Wegfall der Formatvielfalt und Nutzung eines einheitlichen Datenformats einheitliche, klare Rückgaberegeln Bei international tätigen Unternehmen kann die bisherige Kontoführung in verschiedenen EU-Ländern oft entfallen. Das spart Zeit und Kosten SEPA kommt 36

35 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 37

36 Die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren tangiert unterschiedlichste Aufgabenfelder In Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld Finanzbereich Rechnungsstellung (IBAN/BIC- Angabe/Zahlungsbedingungen/ Formulare, Geschäftspapier, Verträge) Buchhaltung (Forderungsmanagement/ Erfassung IBAN/BICs/ Aktualisierung der Datenbanken) Nachforschungen (Kundenanfragen) Treasury (Liquiditätsmanagement/ Bankbeziehungen) Andere betroffene Abteilungen Vertrieb/Einkauf (Information der Geschäftspartner/ggf. neue Verträge/Formulare, Geschäftspapier Kundenservice (SEPA-spezifische Kundenanfragen) Personalabteilung (Umstellung Gehaltskonten) Rechtsabteilung (insbes. bei Lastschriften mit Mandatsneuerungen) Externe Anbieter (z.b. Call Center) Informationstechnologie SEPA kommt 38

37 Was ist zu tun? Spezifische SEPA-Anforderungen: Sie fügen IBAN und BIC neu auf dem Rechnungsformular ein Sie beantragen eine Gläubiger-ID bei der Deutschen Bundesbank Sie holen neue Lastschriftmandate ein falls keine schriftlichen Erklärungen vorliegen Sie vergeben eine Mandatsreferenznummer für jeden Zahlungspflichtige Sie beachten bei der Rechnungsstellung die Fristen der Pre-Notification Sie vereinbaren eine neue Inkassovereinbarung mit der Bank.,..und wie handhaben Sie die Mandatsverwaltung? Welche Systematik sollen die Mandatsreferenzen haben? Wie wird die Mandatsverwaltung organisiert (u.a. Einholungsdatum der Mandate, formale Prüfung und Vergabe der MR)? Wie verwalten Sie die Versionen der Mandate (z.b. bei Adressänderung) und Ausführungsart (Erst-, Folge-, Einmal und Letztlastschrift)? Wie bewahren Sie die Mandate gesetzeskonform auf (s. 14 Monate!)? SEPA kommt 39

38 Was ist zu tun? Allgemeine Anforderungen, die sich durch SEPA ergeben Rechnungsstellung: wo müssen die SEPA-Bankdaten ergänzt werden? z.b. Formulare, Geschäftspapier, Verträge, Onlineformulare, Vertriebsunterlagen, Internetauftritt Buchhaltung: Stammdaten der Kunden und Lieferanten, Bankdaten, ZAHLVERFAHREN überprüfen bzw. neu anpassen Personalabteilung: Prüfen Sie die Überweisungsprozesse der Lohnabrechnung auf kritische Prozesse, die mit SEPA nicht mehr oder eingeschränkt möglich sind. Prüfen Sie die Bankverbindungen Ihrer Mitarbeiter SEPA kommt 40

39 SEPA Lastschrift SEPA Mandatsverwaltung im DATEV-Rechenzentrum Zentrale Verwaltung der SEPA-Mandate Fristüberwachung Zentraler Zugriff der DATEV Programme Stammdaten Rechnungswesen Zahlungsverkehr Geschäftsfeldforen PWS Herbst

40 SEPA-Mandatsverwaltung im Zahlungsverkehr z. B. Versicherungsnummer Name des Zahlungspflichtigen Hier wird der Unternehmensname aus den Stammdaten vorbelegt. z. B. Haftpflichtversicherung Auswahl: Basislastschrift Firmenlastschrift Die Gläubiger-ID muss bei der Bundesbank beantragt werden und ist in der Mandatsverwaltung nur beim ersten Mandat einmalig zu erfassen. Datum der Unterschrift bzw. Wandlung von Einzugsermächtigung auf SEPA-Basislastschrift Erstlastschrift / Folgelastschrift / Einmallastschrift / Letztlastschrift

41 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg noch rechtzeitig? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 43

42 7 Tipps, um den SEPA-Umstieg noch zu schaffen Kontaktieren Sie die Hausbank! Organisieren Sie die Umstellung zentral erstellen Sie mit Hilfe einer Checkliste einen Ablaufplan! Stellen Sie Ihre Bankverbindung um! Aktualisieren Sie Ihre Kundenkorrespondenz! Kontaktieren Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner! Überprüfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware! Regeln Sie Ihr Lastschriftverfahren neu! 44

43 Wie können die Kontonummer und die Bankleitzahl umgestellt werden? Müssen Kontonummern und Bankleitzahl per Hand umgestellt werden? Fragen Sie Ihren Softwareanbieter! Beispiel: DATEV IBAN-Assistent wandelt in den DATEV-Anwendungen automatisch Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC um, die Sie im Anschluss auf Richtigkeit prüfen sollten. Der Assistent kann in den DATEV-Anwendungen an den Stellen genutzt werden, wo Kontonummer und Bankleitzahl anwendungsseitig gespeichert sind. Steht seit Januar 2013 bereit. SEPA kommt 45

44 Wie können die DATEV Programme auf IBAN und BIC umgestellt werden? Handling IBAN-Assistent In dieser Tabelle werden alle eingelesenen Bankverbindungen angezeigt. Die Spalten "Status IBAN" und "Status BIC" zeigen auf einen Blick, für welche Bankverbindungen IBAN und BIC ermittelt werden konnten. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte ermittelt werden und stimmt falls bereits in den Daten der Anwendung vorhanden mit diesen überein. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte ermittelt werden, Übereinstimmung mit den gespeicherten Stammdaten wurde geprüft. Die Daten stimmen nicht überein. Status bedeutet: IBAN bzw. BIC konnte nicht ermittelt werden. SEPA kommt 46

45 Weiterführende Infos: Servicevideo DATEV IBAN-Assistent SEPA kommt 47

46 Grundlage: Neue Inkassovereinbarung mit der Bank SEPA kommt 49

47 Nutzen Sie bestehende Einzugsermächtigungen Bestehenden Einzugsermächtigungen können weiter genutzt werden, wenn folgende Ergänzungen vom Lastschrifteinreicher erfolgen: mit der Hausbank: Abschließen einer Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis-Lastschriften. im Unternehmen: Vergabe und Einpflegen einer Mandatsreferenz(nummer) in die Kundenstammdaten für jedes Lastschriftmandat. mit dem zahlungspflichtigen Kunden: Information des Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger- ID des Unternehmens, die Mandatsreferenz(nummer) des Kunden und den SEPA- Umstellungstermin ( Wandlung ). Hinweis: Das Bezahlen per Lastschrift im Onlinehandel ist weiterhin möglich. Lastschriftmandate im Internet können weiterhin erteilt werden! SEPA kommt 50

48 Musterschreiben zur Umstellung auf das neue SEPA-Lastschriftverfahren Tipp: Informieren Sie rechtzeitig. Kennzeichnen Sie Ihre Infopost mit wichtige Quelle: SEPA-Info SEPA kommt 51

49 Aus für bestehende Abbuchungsaufträge Für bereits bestehende Abbuchungsaufträge werden neue Mandate benötigt: Bisherige Abbuchungsaufträge können nicht für den Einzug von SEPA-Lastschriften weitergenutzt werden. Wenn der Zahlungsempfänger weiterhin Lastschriften ohne Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen einziehen will, muss er vom zahlungspflichtigen Kunden ein neues SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen. bei der Bank, vor dem ersten Einzug, die Erteilung dieses SEPA-Firmen-Lastschriftmandats bestätigen. Hinweis: SEPA-Firmen-Lastschriften sind für Privatkunden als Zahlungspflichtige nicht zugelassen (fehlendes Erstattungsrecht). Hier können nur SEPA-Basis-Lastschriften verwendet werden. SEPA kommt 52

50 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg noch rechtzeitig? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 54

51 SEPA-Besonderheiten für Vereine Auch Vereine benötigen Mandate für ihre Mitgliedseinzüge: Schriftform und eigenhändige Unterschrift Mandatsreferenznummer - Empfehlung: Mitgliedsnummer Keine beleghaften Lastschriften mehr möglich! Exaktes Fälligkeitsdatum bzw. Einzug der Mitgliedsbeiträge ( Beitrag wird monatlich am tt. abgebucht) Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen: Mitglieder müssen von der Wandlung unterrichtet werden (z.b. Mitgliederversammlung, über Vereinsblatt oder per Brief oder im Verwendungszweckfeld der letzten DTA-Übertragung) Pre-Notifikation vor dem ersten SEPA-Einzug oder, wenn sich Beitragshöhe oder Fälligkeitstermin ändert. Hier genügt ebenfalls eine generelle Vorankündigung in der Mitgliederversammlung, Vereinsblatt, schwarzes Brett Beitrittserklärung für neue Mitglieder: Änderung der Aufnahmeformulare (Angabe Gläubiger-ID, verbindlicher Mandatstext, IBAN/BIC des Mitglieds) unterjähriger Eintritt: Info, dass der 1. Beitrag am tt.mm., danach monatlich zum tt. eingezogen wird Tipp: Nur schriftliche, unterschriebene Einzugsermächtigungen gelten! SEPA kommt 55

52 Beispieltexte Umwidmung bestehender Einzugsermächtigungen: Wir verwenden Ihre uns vorliegende Einzugsermächtigung ab als SEPA-Mandat. Unsere Gläubier-ID für den Lastschrifteinzug lautet: DEXXXXXXXX. Als Mandatsreferenz verwenden wir Ihre Mitgliedsnummer. Vorabinfo (Pre-Notifikation) über die Beitragsbelastung: Wir ziehen den Mitgliedsbeitrag jährlich zum 1.März ein. Fällt dieser nicht auf einen Bankarbeitstag, erfolgt der Einzug am unmittelbar darauf folgenden Bankarbeitstag. Tipp: Verwenden Sie die Mustertexte Ihrer Bank! SEPA kommt 56

53 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 59

54 Abschaltung des nationalen Euro-Zahlverfahren zum durch EU-Gesetzgeber vorgeschrieben Die Erreichbarkeit für SEPA-Überweisungen und SEPA-Basis-Lastschriften ist für die 17 Länder mit Euro-Währung gesetzlich vorgeschrieben. Viele Zahlungsdienstleister in den weiteren 15 Ländern des SEPA-Raume sind bereits erreichbar. Kunden und Zahlungsdienstleister in Deutschland müssen SEPA-ready sein. Das SEPA-Verfahren ersetzt die nationalen Euro-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften. Diese werden abgeschaltet. Für inländische SEPA-Zahlungen ist die Angabe der IBAN ausreichend (BIC ist optional). SEPA kommt 60

55 Die Migrationsverordnung regelt IBAN only europaweit ab Auch für grenzüberschreitende SEPA- Zahlungen ist die Angabe der IBAN ausreichend (BIC ist optional). Die geplante Ausnahmeregelung des deutschen Gesetzgebers für karteninitiierte Lastschriften im DTAUS- Format (ELV) läuft aus. Sofern Zahlungsdienstleister in Nicht-Euro- Ländern im Inland Zahlungen in Euro anbieten, sind diese auch zur europaweiten Erreichbarkeit verpflichtet. SEPA kommt 61

56 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 62

57 Hilfestellung und weiterführende Infos zur SEPA-Umstellung Weitere Checklisten/Umstellungshilfen: Sepa-Navigator der VR-Banken UND die Informationen Ihrer Hausbank! UND bei DATEV auch für DATEV- Nichtanwender: SEPA kommt 63

58 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Internetseite für Unternehmen SEPA kommt 64

59 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Aufbau der Internetseite für Unternehmen SEPA kommt 65

60 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Dialogseminare online SEPA kommt 66

61 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Anwenderseminar zum SEPA-Umstieg in den DATEV-Programmen SEPA kommt 67

62 Fragen über Fragen wo kann Ihnen DATEV weiterhelfen? Beratung zu SEPA Zentrale SEPA-Hotline Für Fragen zur Umstellung auf das SEPA-Verfahren steht ab 1. August 2013 die zentrale, kostenpflichtige DATEV-Hotline unter von Mo. Fr. von 7:45 18:00 Uhr zur Verfügung SEPA kommt 68

63 Agenda Wer ist DATEV? Was ist SEPA? Wer nimmt daran teil? Wann ist SEPA verbindlich? IBAN und BIC statt Kontonummer und BLZ SEPA-Überweisung SEPA-Lastschrift Warum ist SEPA mehr als die Umstellung auf IBAN und BIC? Wie schaffen Sie den SEPA-Umstieg? SEPA für Vereine SEPA-Fahrplan Weiterführende Informationen und Hilfen Abgrenzung SEPA-Firmen Basislastschrift bisheriges Abbuchungs- und Einzugsverfahren SEPA kommt 69

64 Vergleich: SEPA-Basis-/SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Nutzungsmöglichkeit Vorlage der Lastschrift bei Bank des Zahlungspflichtigen Bestätigung der Mandatserteilung durch den Zahlungspflichtigen gegenüber der Zahlstelle SEPA-Basis-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro SEPA-Firmen-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro 2 bzw. 5 Tage vor Fälligkeit 1 Tag vor Fälligkeit nicht erforderlich erforderlich (in der mit dem Kunden vereinbarten Art und Weise) Nutzung Privatkunde ja ausgeschlossen Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen für autorisierte Zahlungen Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen für nicht autorisierte Zahlungen 8 Wochen ausgeschlossen (durch Verzicht) 13 Monate nicht relevant (durch Bestätigung gegenüber der Zahlstelle) Rückgabefrist an die Zahlstelle spätestens 5 Tage nach Fälligkeit spätestens 2 Tage nach Fälligkeit Kundenkennung IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) SEPA kommt 70

65 Vergleich: SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und deutsches Einzugsermächtigungsverfahren Nutzungsmöglichkeit SEPA-Basis-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro Einzugsermächtigungsverfahren national in Euro festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen eindeutige Identifikation des Mandats Kundenkennung Geltungsdauer des Mandats 8 Wochen ab Belastung 8 Wochen ab Belastung* ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) unbefristet, aber Mandatsverfall nach 36 Monaten bei Nichtnutzung nein Kontonummer und BLZ unbefristet, bis auf Widerruf Aufbewahrung des Originalmandats beim Zahlungsempfänger beim Zahlungsempfänger Nutzungsmöglichkeit national und grenzüberschreitend in Euro national in Euro *ab mit Änderung der Lastschriftbedingungen SEPA kommt 71

66 Vergleich: SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren und deutsches Abbuchungsauftragsverfahren Nutzungsmöglichkeit SEPA-Firmen-Lastschrift national und grenzüberschreitend in Euro, nicht für Verbraucher Abbuchungsauftragsverfahren national in Euro festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtigen eindeutige Identifikation des Mandats Kundenkennung Bestätigung der Mandatserteilung gegenüber der Zahlstelle und Aufbewahrung des Originalmandats Nutzungsmöglichkeit nein ja (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) IBAN und ggf. BIC (BIC ab 2014 bzw optional) Bestätigung vor Einlösung erforderlich, Originalmandat verbleibt beim Zahlungsempfänger national und grenzüberschreitend in Euro, nicht für Verbraucher nein nein Kontonummer und BLZ Abbuchungsauftrag wird unmittelbar an Zahlstelle erteilt und dort verwahrt national in Euro festes Fälligkeitsdatum ja nein (bei Sicht) SEPA kommt 72

67 Ihr Steuerberater und DATEV unterstützen Sie gern! Christine Thoma DATEV eg Telefon: 0911/ Internet: Noch keinen Steuerberater? Steuerberatersuchdienst regionale Steuerberaterkammer: DATEV-Mitglieder-Suchservice:

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