Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren

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1 Steuerberaterkammer Brandenburg - Körperschaft des öffentlichen Rechts - Elektronische Rechnungen (erechnungen) richtig anwenden, Kosten sparen und Prozesse optimieren Status nach Steuervereinfachungsgesetz 2011 Referent: Steuerberater Matthias Butt (Steuerberaterkammer Brandenburg) André Hübel (DATEV eg, Niederlassung Berlin)

2 Unsere Kanzlei 6 Partner Steuerberater 1 Rechtsanwalt 30 Mitarbeiter 4 Niederlassungen Seit 2006 ASP Seit 2001 DMS und Eigenorganisation Comfort Seit 2000 Qualitätsmanagement Seit 2011 Zertifiziert: ISO 9001:2008 Qualitätssiegel DstV 110 Mandanten DATEV Unternehmen Online Ca. 30 Selbstbucher 2 Mittelstandspaket PRO

3 Das Unternehmen DATEV eg Genossenschaft der steuerberatenden Berufe (~ Mitglieder, ~6.100 Arbeitnehmer) DATEV unterstützt die Zusammenarbeit zwischen Steuerberatern und deren Mandanten mit passenden Softwarelösungen und Services Lösungen für Unternehmen Beratung, Konzeption und Einführung von Software-Lösungen Auftragsbearbeitung/ Rechnungsschreibung Bestellwesen und Lagerhaltung Betriebliches Rechnungswesen Personalabrechnung und -management Office-Management Online-Anwendungen spezielle Lösungen für Branchen softwareunabhängige Unternehmensberatung Wissensvermittlung Beratung, Konzeption und Einführung von IT-Lösungen (IT-Management)

4 DATEV das Unternehmen in Zahlen Kiel Bremen Hauptsitz in Nürnberg und 25 Niederlassungen bieten bundesweit Beratung und Schulung Hamburg Schwerin Hannover Berlin Magdeburg Münster Essen Dortmund Düsseldorf Leipzig Köln Kassel Dresden Erfurt Koblenz Frankfurt Saarbrücken Mannheim Freiburg Stuttgart Ulm Nürnberg Passau München führender Anbieter von Software und Services für Finanzbuchführung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland und Europa Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte sowie deren Mandanten über 40 Jahre Erfahrung mit Software und Services DATEV bedeutet über 11 Mio. Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software abgewickelt die Finanzbuchführung von 2,5 Mio. Unternehmen wird über den steuerlichen Berater mit DATEV-Software erstellt rund Mitarbeiter wickeln über 2 Mio. Servicekontakte ab

5 Zielstellung des Vortrags Grenzen des Vortrages Was möchte und kann der Vortrag leisten? Sensibilisierung zum Thema Digitalisierung der Geschäftsprozesse Aufzeigen von Kosteneinsparungsmöglichkeiten und Prozessoptimierungen Vermittlung der aktuellen rechtlichen Rahmenbedingungen (v.a. Archivierung) Zusammenarbeit mit dem Steuerberater (z.b. Belegaustausch) Lösungsszenarien für den Umgang mit erechnungen per Was kann und möchte der Vortrag nicht leisten? Individuelle Rechtsberatung (Ansprechpartner ist Rechtsanwalt und Steuerberater) Branchenspezifische Besonderheiten (berufsrechtliche Besonderheiten) werden ausgeblendet Aufzeigen von firmengrößenspezifischen Lösungsszenarien (große Unterschiede) Details zum Umgang mit Strukturdaten (EDI/XML) betrifft im Moment wenige Firmen

6 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für elektronische Rechnungen

8 Definition Rechnung und Definition erechnung Definition Rechnung: (UStG 14) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Übermittlungswege Definition erechnung: (UStG 14) Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. per (Bilddatei, Textdatei) D , E- POSTBRIEF Computerfax oder Faxserver Webdownload EDI (Datenaustausch) erechnung 8

9 3. Grundbegriffe der Rechnung Welche Rechnungsangaben sind Pflicht? 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers 3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers 4. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 5. eine einmalig vom Unternehmer vergebene Rechnungsnummer 6. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (bei Abschlagsrechnungen: Angabe des Zeitpunkts des vereinnahmten Entgelts), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist. 8. nach Steuersätzen oder einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts 9. der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen 10. der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag ist gesondert auszuweisen 11. Hinweis auf eventuelle Steuerbefreiungen 12. Im Fall der steuerpflichtigen Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer muss ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers nach 14b Abs. 1 S. 5 UStG erfolgen: Die Rechnung ist 2 Jahre lang aufzubewahren Anforderungen an die Rechnungsschreibung 9

10 3. Grundbegriffe der Rechnung zusätzliche Angaben in Sonderfällen 13. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmer und des Leistungsempfängers in Fällen des 14a Abs. 1 (sonstige Leistung), Abs. 3 (innergemeinschaftliche Lieferung) und Abs. 7 UStG (innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft) 14. Hinweis auf Steuerbefreiung mit Bezeichnung des Grundes in umgangssprachlicher Form, z. B. Ausfuhr, Krankentransport 15. Angabe der Merkmale in 1b Abs. 2 und 3 UStG bei innergemeinschaftlicher Lieferung neuer Fahrzeuge (motorbetriebene Fahrzeuge, Wasserfahrzeuge, Luftfahrzeuge) 16. Im Fall einer Reiseleistung ( 25 UStG) und der Differenzbesteuerung ( 25a UStG) einen Hinweis auf die Sonderregelung 17. Bei Abschlagsrechnungen muss auf der Schlussrechnung vermerkt sein, wann welcher Abschlag vereinnahmt worden ist Anforderungen an die Rechnungsschreibung 10

11 4. Vereinfachte Abrechnung Kleinbetragsrechnungen (Entgelt zzgl. Steuer 150,00 Euro) 1. vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 2. Ausstellungsdatum (eine Vor- und Rückdatierung ist unzulässig!) 3. Menge und Art ( handelsübliche Bezeichnung ) der gelieferten Gegenstände, Umfang und Art der sonstigen Leistung 4. Der anzuwendende Steuersatz ist auszuweisen. Im Falle einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt. 5. Das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag sind in einer Summe auszuweisen Anforderungen an die Rechnungsschreibung 11

13 Welche generellen Megatrends sehen die Unternehmen? Diese Trends sind wichtig oder sehr wichtig: steigende Bedeutung von Wissen und Bildung Knappheit bei Rohstoffen und Energie Digitalisierung der Arbeitswelt Produktvielfalt und Individualisierung der Angebote Internationalisierung der Märkte Alterung und Rückgang der Bevölkerung 83 % 72 % 72 % 70 % 58 % 55 % Quelle: Commerzbank Unternehmer Perspektiven, Unternehmerische Strategien für den demografischen Wandel

14 Dokumentenmanagement bei zunehmender Digitalisierung unverzichtbar

15 Elektronischer Rechnungsverkehr Ein Trend! elektronischer Rechnungsverkehr GDPdU ELStAM Elektronische Steuererklärung neuer Personalausweis (npa) E-Government Digitalisierung der Geschäftsprozesse E-Bilanz

16 Der Druck steigt elektronische Rechnungen/ elektronisch signierte Dokumente Fluggesellschaften Krankenkassen Autokonzerne Telekommunikationsanbieter für Kunden und Lieferanten!

17 Internationaler E-Invoicing Markt 2012 (B2B, B2G, G2B und B2C) Leader Durchschnitt Entwickeln sich Zögerer Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld 17

18 Rechnungsvolumen (weltweit) Geschätztes jährliches Rechnungsvolumen (mindestens) Geschätzter elektronischer Anteil am Gesamtvolumen 2012 Geschätztes jährliches Wachstum der E-Rechnungen Empfänger Welt Europa Welt Europa Welt Europa Verbraucher 200 Mrd. 17 Mrd. 12 % 25 % Unternehmen und öffentlicher Sektor 5 % 20 % 150 Mrd. 16 Mrd. 18 % 30 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld

19 Das bringt Ihnen der Einsatz von erechnungen Durch die Digitalisierung des Rechnungsverkehrs kann das Unternehmen auf Anforderungen wichtiger Geschäftspartner reagieren. Zeit einsparen (Transportwege, Liquidität). das Unternehmensimage modernisieren. umweltbewusst agieren. Kosten für Papier, Druck, Porto senken. 19

20 Liquidität: Verkürzung kontokorrentfinanziertes Kundenziel Umsatzerlöse Euro Forderungen aus Lieferung und Leistung Euro aktuelles Kundenziel in Tagen 36 z. B. Rechnungsschreibung Freitag statt Montag oder fehlende Postlaufzeit (erechnung) gewünschtes Kundenziel in Tagen 33 verbleibende Forderungen Euro Verminderung der Forderungen Euro Kontokorrentzinssatz p. a. 12,00 % bisheriger Aufwand aus Kontokorrentzins Euro verbleibender Aufwand aus Kontokorrentzins Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Jahr Euro Verringerung des Zinsaufwands pro Monat 83 Euro

21 Industrielle Lösungen (Trendbeschleuniger): Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP Quelle: Esker GmbH:

22 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungssender Drucken Kuvertieren Verschicken Zahlung oder Mahnung Zahlungsabgleich Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 3,90 0,50 4,50 2,20 11,10 elektronisch, automatisiert 0 0,40 3,00 0,80 4,70 * Einsparung pro Rechnung 6,40 = 57 % Quelle: Billentis Marktstudie 2012 *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktions- E-Rechnungen als Chance in kosten für E-Invoicing Dienstleister einem veränderlichen Marktumfeld 22

23 Prozesskosten (beispielhaft) für Rechnungsempfänger Empfangen Zuordnen Erfassen Prüfen Bestellabgleich Reklamation bearbeiten Zahlung Cash Management Archivierung Vollkosten Papier 1,10 3,00 4,00 2,50 4,80 2,20 17,60 elektronisch, automatisiert 0 0 1,20 2,00 2,00 0,80 6,70 * Einsparung pro Rechnung 10,90 = 62 % *Berücksichtigt sind 0,50 Transaktions- Quelle: Billentis Marktstudie 2012 kosten für E-Invoicing Dienstleister E-Rechnungen als Chance in 23 einem veränderlichen Marktumfeld

24 Beispiel für digitale Unternehmensprozesse Erkennen Sie diesen Pendelordner wieder?

25 DATEV Bankkonto online der Prozess Unternehmen Steuerkanzlei prüft die Verknüpfung setzt Status Belegbild Notiz Kontrollstatus DATEV-Rechenzentrum Kontoauszug und Beleg werden verbunden Bank

26 Detailansicht Kontobewegung - z.b. erechnung als digitaler Beleg

27 Zahlen vom Belegbild (DATEV Unternehmen online)

28 Buchen von erechnung in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro

30 erechnung - was galt bisher? Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers Keine Veränderung der Daten gewährleistet durch Qualifizierte elektronische Signatur Elektronischer Datenaustausch (EDI) Elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend Es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung

31 Bisherige Rechtslage erechnungen (bis ) 14 Abs. 3 UStG Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist. Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem UStG erforderlichen Angaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert wurden. 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 ( ), oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

32 Elektronische Rechnungen: Praktische Rahmenbedingungen für den Vorsteuerabzug ordentliche Rechnung ( 14 Abs. 4 UStG) Signaturprüfung Prüfprotokoll Revisionssicheres digitales Archiv für 10 Jahre (Aufbewahrung) Rechnung Prüfprogramm Signatur (evtl. eingebettet) Achtung: Sonst Vorsteuerabzug nicht erlaubt gewesen! Die qualifizierte elektronische Signatur stellt sicher, dass die Herkunft der Rechnung eindeutig nachvollziehbar ist. der Inhalt der Rechnung nicht verändert wurde

33 erechnung rechtliche Hintergründe Erhalt elektronischer Rechnungen vom Lieferanten Ausdrucken der elektronischen Rechnungen Weitergabe an Buchhaltung / Steuerberater zur Buchung Berechtigte nicht zum Vorsteuerabzug!

34 Rechtliche Grundlagen: Archivierung elektronischer Rechnungen Gegenüber den Finanzbehörden Umsatzsteuergesetz Abgabenordnung Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GoBS Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

35 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss Thema: -Archivierung

36 Entwicklung der Informationsmenge insbesondere bei Volumen elektronische Dokumente Papier exponentiell steigende Informationsflut von elektronischen Dokumenten Quelle: alpin

37 Archivierung von s und rechtliche Anforderungen Auszüge und das sagt der Gesetzgeber: 147 Abs. 6 AO Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU - BMF-Schreiben vom 16. Juli IV D 2 - S /01 -) III. Archivierung digitaler Unterlagen 1. Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten ( ) Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Eine Archivierung von s mit geschäfts- und steuerlich relevantem Inhalt ausschließlich in Papierform genügt aus rechtlicher Sicht nicht!

39 EU-Ziel ( ): Bürokratieabbau um 25 % (40 Mrd. Euro) Beratung der EU-Kommission unter anderem durch Stoiber-Gruppe : Zielstellung: Gleichstellung von Papier- und erechnung: (Einsparpotenzial 18,8 Mrd. Euro) Kostensenkung/Umweltfreundlichkeit: weniger Papier, Druck und Transport Beschleunigung von Zahlungen: direkte Verarbeitung der Rechnungsinformationen in Zahlungs- und Rechnungslegungssystemen Förderung des Binnenmarkts: Unterstützung von SEPA Wettbewerbsfähigkeit: höhere Produktivität und Verbraucherzufriedenheit Hindernisse: fehlende EU-/weltweite Standardisierung Geltung unterschiedlicher nationaler Bestimmungen Defizit an Vertrauen und Marktakzeptanz aufgrund von Sicherheits-, Authentitäts- und Integritätsrisiken

40 EU-Entwicklungen: erechnung Zeitachse CEN/ISO: Workshops einvoicing UN/ CEFACT CII v.2 CEN: Interoperabiltät? EU: Bürokratieabbau um 25 % (40 Mrd. Euro) Informelle einvoicing Task-Force: EEIF nötig einvoicing-expertengruppe EEIF? Konsultation EEIF = KOM-Empfehlung? Vorschlag zur MwSt-Richtlinie: e-rechnung = Papierrechnung? elektronisch = Papierrechnung MwSt-Richtlinie 2006/112/EG inkl. Rechnungsvorschriften Richtlinie 2001/115/EG: MwSt-Anforderungen an erechnungen esignatur-richtlinie 1999/93/EG Aktionsplan esignatur KOM-Empfehlung: Akzeptanz von esignaturen i. Z. m Einheitlichem Ansprechpartner

41 Zielrichtung Einsatz erechnung (auch bei KMU erstrebenswert) Elektronischer Anteil der Rechnungen Tief Hoch Status 2012 Ziel Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld Quelle: Billentis Tief Hoch Automatisierungsgrad der Prozesse

42 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für elektronische Rechnungen

43 erechnung bisherige Meilensteine als Überblick EU-MwSt.-Richtlinie Juli 2010 Verabschiedung Steuervereinfachungsgesetz September 2011 BMF-Schreiben Juli

44 Die Politik reagiert - Änderung der MwSt-Richtlinie Änderung der MwSt-Richtlinie 2006/112/EG im Juli 2010 Elektronische Rechnungen sind gültig, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) und der elektronische Datenaustausch (EDI) werden explizit als geeignete Verfahren genannt. Kann auch durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen. - Erstmalige Nennung eines 3. Weges - Förderung des Einsatzes der erechnung durch Technologieneutralität Die Richtlinie wurde am vom Rat verabschiedet Die Richtlinie muss von Mitgliedstaaten bis ins nationale Recht umgesetzt werden bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

45 Die Politik reagiert I - Steuervereinfachungsgesetzes 2011 Ab 1. Juli 2011 (rückwirkend) sind Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln, ohne die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit einer Papierrechnung zu erhöhen. In 14 Abs. 1 wird ein sogenannter dritter Weg geschaffen, wonach die Anerkennung einer Rechnung für umsatzsteuerliche Zwecke an folgende vier Kriterien gebunden ist: Echtheit der Herkunft Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit einer Rechnung Rechnung muss alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

46 Die Politik reagiert II - Steuervereinfachungsgesetz 2011 Der 14 Abs. 3 lautet: Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) oder eine QES mit Anbieterakkreditierung. elektronischen Datenaustausch (EDI) ( ), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten. Fazit: Signatur und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind (nur noch) Beispiele für Technologien, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer erechnung gewährleisten. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

47 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011 Teil I Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am 4. November 2011 Artikel 5: Änderung des Umsatzsteuergesetzes Das Umsatzsteuergesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 21. Februar 2005 (BGBl. I S. 386), das zuletzt durch Artikel 13 des Gesetzes vom 21. Juli 2011 (BGBl. I S. 1475) geändert worden ist, wird wie folgt geändert: wird wie folgt geändert: a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst: (1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden. Echtheit der Herkunft bedeutet die Sicherheit der Identität des Rechnungsausstellers. Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die nach diesem Gesetz erforderlichen Angaben nicht geändert wurden. Jeder Unternehmer legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird

48 Steuervereinfachungsgesetz 2011 vom 1. November 2011 Teil II Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55, Bonn am 4. November 2011 b) Absatz 3 wird wie folgt gefasst: (3) Unbeschadet anderer nach Absatz 1 zulässiger Verfahren gelten bei einer elektronischen Rechnung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts als gewährleistet durch 1. eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder 2. elektronischen Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom , S. 98), wenn in der Vereinbarung über diesen Datenaustausch der Einsatz von Verfahren vorgesehen ist, die die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleisten b Absatz 1 Satz 2 wird wie folgt gefasst: Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des 14 Absatz 1 Satz 2 erfüllen. 3. Dem 27 wird folgender Absatz 18 angefügt: (18) 14 Absatz 1 und 3 ist in der ab 1. Juli 2011 geltenden Fassung auf alle Rechnungen über Umsätze anzuwenden, die nach dem 30. Juni 2011 ausgeführt werden. 4. Dem 27b Absatz 2 werden folgende Sätze angefügt: Wurden die in Satz 1 genannten Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, können die mit der Umsatzsteuer-Nachschau betrauten Amtsträger auf Verlangen die gespeicherten Daten über die der Umsatzsteuer-Nachschau unterliegenden Sachverhalte einsehen und soweit erforderlich hierfür das Datenverarbeitungssystem nutzen. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen nach 14 Absatz 1 Satz

49 erechnung - Rechnungsstellung künftig Rechnungsaussteller Rechnung Rechnungsempfänger

50 erechnung - Steuervereinfachungsgesetz 2011 für jede Rechnung gilt Authentizität Echtheit der Herkunft Integrität Unversehrtheit des Inhalts Lesbarkeit Lesbarkeit der Rechnung eindeutige Identifizierung des Rechnungsausstellers keine Veränderung der Daten gewährleistet durch während Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar innerbetriebliches Kontrollverfahren mit Prüfpfad alternativ: QES oder EDI elektronisch übermittelte Rechnungen bedürfen der Zustimmung des Empfängers Zustimmung bedarf keiner besonderen Form Einvernehmen der elektronischen Übermittlung ausreichend es genügt das Praktizieren des Verfahrens und damit die stillschweigende Billigung 50

51 erechnung - BMF-Schreiben BMF-Schreiben Umsatzsteuer: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 Veröffentlichung ist im Juli 2012 erfolgt: 11 Seiten (lesenswert)

52 erechnung - Innerbetriebliches Kontrollverfahren Verfahren, das der Rechnungsempfänger zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. d.h. verwendet der Unternehmer keine QES oder EDI-Verfahren, so sind diese Kriterien durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen. Für einen innerbetriebliches Kontrollverfahren gilt: Ausgestaltung obliegt den Unternehmen selbst Manueller Abgleich möglich, keine vorgeschriebenen technischen Verfahren, kann jedoch ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen sein Als Prüfpfad eignen sich Geschäftsbriefe und Verträge, Bestelldokumente, Lieferscheine, buchhalterische Abbildung bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

53 erechnung - innerbetriebliches Kontrollverfahren dient nicht zur Prüfung der materiell-rechtlichen Voraussetzungen Gewährleistung der inhaltlichen Ordnungsmäßigkeit nach 14 Abs.4, 14a UStG erforderlichen Angaben Es soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnung sichergestellt werden! bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

54 erechnung - Vorsteuerabzugsberechtigung Vorsteuerabzugsberechtigung ist sicherzustellen über Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsangaben nach 14, 14a UStG sowie Besitz der Rechnung BMF-Schreiben (Juli 2012) Inhaltlich richtige Rechnung: richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger - rechtfertigt die Annahme dass Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts gegeben sind! Sind die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben, kommt dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren bzw. dem Übermittlungsvorgang selbst keine eigenständige Bedeutung mehr zu. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

55 erechnung - Authentizität Echtheit der Herkunft bedeutet, Kriterien: dass Sicherheit über die Identität des Rechnungsausstellers besteht. Wurde die Leistung bestellt? Wurde die Leistung korrekt erbracht? Ist der Zahlungsanspruch korrekt? Lieferschein erechnung Als Prüfpfade eignen sich u.a.: Geschäftsbriefe und Verträge Bestelldokumente Lieferscheine Buchhalterische Abbildung Angebot Auftragsbestätigung

56 erechnung - Integrität Unversehrtheit des Inhalts bedeutet, dass die Inhalte der umsatzsteuerlich geforderten Angaben in einer Rechnung nicht verändert wurden. Kriterien und Prüfpfade: Pflichtangaben nach 14 Abs. 4 UStG Vollständig und inhaltlich richtig (richtige Leistung, richtiger Leistender, richtiges Entgelt, richtiger Zahlungsempfänger) Ergänzend: Rechnerische Richtigkeit bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

57 erechnung - Lesbarkeit Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten (z.b. per EDI-Nachrichten, XML-Nachrichten, o.ä.) sind im Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

58 erechnung - Dokumentationspflicht Nicht erforderlich Aber: GoB schreiben Verfahrensdokumentation vor, hier also für den Prozess der Rechnungsprüfung Empfohlen seien Nachweise pro Rechnung, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren durchlaufen wurde Rechnungsempfänger trifft unverändert die Feststellungslast bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

59 erechnung - Aufbewahrung Archivierungspflichten sind unverändert: Aufbewahrung über 10 Jahre Anforderung an Aufbewahrung geregelt nach 14b UStG, 147 AO, GoBS, GDPdU Die Erfüllung ist nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug! Eine Verletzung kann als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden. bisherige Rechtslage Kritik der Wirtschaft die Politik reagiert BMF-Schreiben Fazit

60 Fazit: Elektronischer Rechnungsverkehr nach Änderung UStG 14 Ausgestaltung des dritten Wegs (z.b. entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen) wurde durch das BMF klarstellend konkretisiert Notwendigkeit der Archivierung bleibt bestehen! (GoBS und GDPdU) Vorsteuerabzug ist nicht gebunden an die Anforderungen der Aufbewahrungsvorschriften Verletzung der Aufbewahrungspflichten ist Ordnungswidrigkeit ( 26a Abs.1 Nr.2 UStG) DATEV: Archivierung, z.b. in DATEV Belegverwaltung online, ist gesetzeskonform und komfortabel qualifizierte elektronische Signatur ist für den Rechnungsempfänger (rechts-)sicher Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)? DATEV erechnung verwendet die qualifizierte elektronische Signatur und erfüllt somit gleichermaßen bestehende Gesetzesvorgaben und Anforderungen, die sich durch die Gesetzesänderung (Steuervereinfachungsgesetz) ergeben

61 Problemstellungen offene Fragen Hauptteil der Lasten (Kontrolle, Aufbewahrung, elektronische Archivierung etc. trägt der Rechnungsempfänger) werden Rationalisierungsmöglichkeiten hinreichend gewahrt? (Exkurs: digitales Belegwesen) Lösungsanbieter Problemstellung: Wie kommen erechnungen in die Buchhaltung (Steuerkanzlei)? wurden die der Umsatzsteuer-Nachschau betreffenden Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt, hat der Unternehmer dem Amtsträger auf Verlangen Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren ( 27b Abs.2 Satz 2 UStG). Soweit erforderlich, ist der Amtsträger befugt, das Datenverarbeitungssystem des Unternehmers zu nutzen ( 27b Abs.2 Satz 3 UStG)

62 Wie wird bei elektronischen Rechnungen verfahren? Eingangsbearbeitung inhaltliche Prüfung formelle Prüfung Buchung Archivierung Zahlung Was und warum Es gilt zu gewährleisten, dass Rechnungen in angemessener Zeit in Augenschein genommen werden. Prüfung, ob die Rechnung eine Zahlungsverpflichtung begründet. Prüfung, ob die Rechnung den formellen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht und rechnerisch richtig ist. Die Belege sollen zeitnah und unverändert gebucht werden. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch aufbewahrt werden und mindestens 10 Jahre lesbar sein. Durch die Zahlung wird abschließend dokumentiert, dass es sich um eine ordnungsgemäße Rechnung gehandelt hat. Tipps & Tricks Richten Sie eine spezielle -Adresse für den Rechnungsempfang ein. Schauen sie täglich in das Postfach, beachten Sie dabei die Spam-Filter. Prüfen Sie die Lesbarkeit der Rechnung. Bestehen Sie ggf. darauf, dass Ihnen nur Rechnungen im PDF-Format zugestellt werden. So ist die Lesbarkeit auch über einen längeren Zeitraum sichergestellt. Kennzeichnen Sie die Rechnung als eingegangen, z. B. in dem Sie diese in einen speziellen Ordner verschieben. Prüfen Sie die Herkunft der Rechnung. Anhaltspunkt kann bspw. ein Abgleich der Absenderadresse mit der angegebenen Bankverbindung oder Steuernummer sein. Prüfen Sie, ob die Rechnung sachlich richtig ist, z. B. durch Abgleich der Rechnung mit Liefer- und Leistungsnachweisen, Bestellungen, Verträgen oder Vereinbarungen. Prüfen Sie, ob die richtigen Leistungsmengen und die vereinbarten Preise in Rechnung gestellt wurden. Legen Sie fest, wie mit fehlerhaften Rechnungen in Ihrem Unternehmen verfahren werden soll. Prüfen Sie, dass die Rechnung nicht schon mal geschickt wurde (doppelte Rechnung). Prüfen Sie, ob alle Angaben gem. 14 (4) UStG auf der Rechnung enthalten und korrekt sind (siehe andere Seite). Prüfen Sie dabei insbesondere, dass die Bezeichnung Ihres Unternehmens korrekt ist ein Liefer- oder Leistungsdatum angegeben wurde. Prüfen Sie, ob der Rechnungsgesamtbetrag richtig berechnet wurde. Kennzeichnen Sie die Rechnung als geprüft, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Übergeben Sie die Rechnungen regelmäßig und zeitnah an Ihre Steuerkanzlei oder Buchführung. Bringen Sie die Kontierung auf dem Rechnungsbeleg auf oder stellen Sie sicher, dass zwischen dem elektronischen Rechnungsbeleg und dem korrespondierenden Buchungssatz ein Bezug besteht oder hergestellt werden kann. Legen Sie die Rechnungen inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema ab. Nutzen Sie dazu eine durchgängige Systematik, z. B. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Führen Sie ggf. ein Rechnungseingangsbuch Archivieren Sie auch die Mail, wenn diese relevante Informationen zur Rechnung enthält. Archivieren Sie die Rechnungen auf einem elektronischen Medium, das Veränderungen nicht zulässt (bzw. diese protokolliert). Überlegen Sie, ob ein elektronisches Archiv für Sie sinnvoll ist, da nur spezielle CDs/DVDs in 10 Jahren noch lesbar sind. Achten Sie auf die Inanspruchnahme von Skonto. Achten Sie darauf, Doppelzahlungen zu vermeiden. Vermeiden Sie Barzahlungen oder fordern Sie eine Quittung an, damit Sie einen Beleg über die Zahlung vorweisen können. Stellen Sie sicher, dass ein Bezug zwischen Zahlung und Rechnung hergestellt werden kann, z. B. indem Sie in der Überweisung das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer angeben. Kennzeichnen Sie die Rechnung als bezahlt, z. B. durch Verschieben in einen speziellen Ordner. Dokumentieren Sie die für Ihr Unternehmen festgelegte Verfahrensweise und stellen Sie sicher, dass diese auch eingehalten wird.

63 Formelle Prüfung nach nach (4) (4) UStG: UStG: Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten enthalten 1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, 2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, 4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer), die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, 6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ( 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, 8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und 9. in den Fällen des 14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers Online-Anwendungen 63

65 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Praxisbeispiel: erechnung als Ausgangsrechnung BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Schritt für Schritt vom Angebot zur erechnung DATEV-Lösungen für Unternehmen

66 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf - Auftragsbestätigungen - Auftragsbestätigungen Direkt aus den Daten des Angebots die Auftragsbestätigung und/oder den Lieferschein erstellen DATEV-Lösungen für Unternehmen

67 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen Einfaches Weiterführen in den Folgebeleg DATEV-Lösungen für Unternehmen

68 Vertrieb/Verkauf Vertrieb/Verkauf Angebote schreiben Angebote schreiben Rechnung ausdrucken oder direkt per (meist PDF-Format) versenden BILDER FÜR PROZESS ZU AWO ergänzen IDEAL: Buchungssätze für Ausgangsrechnung (inkl. digitalem Belegbild) stehen sofort in der Buchführung zur Verfügung DATEV-Lösungen für Unternehmen

69 Rechnung: statt ausdrucken direkt per versenden

70 Kooperation E-POSTBRIEF Verbindlich. Ich kann mich darauf verlassen, mit der richtigen Person zu kommunizieren. Vertraulich. Mein Schriftverkehr wird von niemandem mitgelesen oder gar geändert. Verlässlich. Ich weiß, dass meine Dokumente ankommen. Identitätsnachweis per POSTIDENT alle Sendungen sind verschlüsselt Zustellung durch die Deutsche Post elektronisch oder klassisch Voraussetzung für die Nutzung des E-POSTBRIEFS: Mindestalter 18 Jahre und Hauptwohnsitz in Deutschland. PC mit Internetanschluss und einem Drucker, Mobiltelefon mit Nummer eines deutschen Mobilfunkbetreibers

71 E-POSTBRIEF und DATEV Unternehmen online erechnungen rechtssicher und komfortabel Erfüllung der formalen Anforderungen an eine elektronische Rechnung durch die optimale Kombination bewährter Services des E-POSTBRIEF und DATEV. Authentizität: eindeutige Identifikation der Kommunikationspartner Integrität: Unveränderbarkeit des Inhalts durch geschlossenes E-POSTBRIEF System Integrität: Unveränderbarkeit des Inhalts durch geschlossenes System DATEV Unternehmen online Lesbarkeit: revisionssichere Archivierung im DATEV- Rechenzentrum und damit Gewährleistung der Lesbarkeit

72 E-POSTBRIEF und DATEV Unternehmen online Einfache und sichere Belegablage 1 Der Lieferant sendet die Rechnung per E-POSTBRIEF an das Unternehmen. 2 Das Unternehmen legt die Rechnung über die Belegablage im E-POSTBRIEF Portal bei DATEV ab. 3 Die Rechnung wird in den Unternehmensabläufen mit DATEV Unternehmen online weiterverarbeitet und archiviert. 4 Steuerberater und Unternehmen haben einen sicheren und direkten Zugriff auf archivierte Belege. Deutsche Post DATEV eg E-POSTBRIEF Portal Belegablage DATEV Unternehmen online Lieferant Unternehmen Unternehmen Steuerberater Versand Empfang Verarbeitung und Archivierung Erstellung der Buchführung

73 Kooperation E-Postbrief Prozessverlauf 1 Die Eingangsrechnung kommt per E-Postbrief beim Empfänger an

74 Kooperation E-Postbrief Prozessverlauf

75 Kooperation E-POSTBRIEF in DATEV Unternehmen online

76 Themen des Vortrags im Überblick 1. Definition Rechnung, elektronische Rechnung und Pflichtangaben 2. Elektronische Rechnungen: Nur ein Trend? 3. Rechtliche Anforderungen bei erechnungen ( Altregelung ) 4. Entwicklungen auf europäischer/deutscher Ebene 5. Steuervereinfachungsgesetz: Alles einfacher? (BMF-Anwendungsschreiben) 6. Praxisbeispiele Rechnungseingang/-ausgang bei erechnung 7. Ausblick auf ZUGFeRD Standard-Format für erechnungen

77 erechnungen in Europa/Deutschland: Formate heute und Ausblick Quelle: Billentis Marktstudie 2012 E-Rechnungen als Chance in einem veränderlichen Marktumfeld 100 % 90 % 80 % 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Reine Strukturdaten EDI, XML Elektronische Bilder PDF Hybrid PDF + XML Quelle: Billentis

78 Übertragungsformate für elektronische Rechnungen ZUGFeRD die entkoppelte, bildhafte Lösung die Lösung, die beides verbindet die aufeinander abgestimmten IT-Systeme Papier Bild-Datei ZUGFeRD PDF/A-3 inkl. XML Web EDI EDI Verarbeitungstiefe allgemeine Verarbeitbarkeit

79 Was spricht für den kommenden FeRD-Standard? Kombination von Belegbild und digitale Nutzdaten (PDF als visueller Beleg mit eingebundenen Rechnungsdaten) Prozessoptimierung durch automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten, somit auch für kleine und mittlere Unternehmen sowie deren Steuerberater einfach umsetzbar für Lösungsanbieter, da geringstmöglicher Mindestfeldumfang (Erweiterungen als Kann-Felder möglich), mindestens die relevanten Felder für die Prüfung der steuerlichen Korrektheit ( 14 UStG) Automatisierung des Zahlungsvorgangs Automatisierung des Buchungsvorgangs Standardisierung unter Einbezug aller Wirtschaftsbereiche (auch Banken, öffentliche Hand als Besteller/Rechnungsempfänger ), Ziel: Standard als DIN-Norm etablieren

80 Möglicher Prozess mit dem Deutschen Rechnungsdatenstandard Rechnungseingang (z. B. via E-POSTBRIEF) inkl. Rechnungsdaten nach ZUGFeRD-Standard Rechnung prüfen nach 14 UStG (formell und inhaltlich) Archivierung der Rechnung in Belegverwaltung online und automatische Verarbeitung der ZUGFeRD- Rechnungsdaten in DATEV Unternehmen online Rechnung buchen (DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro) Rechnung bezahlen in DATEV Unternehmen online Mandant Mandant Mandant Steuerberater Mandant

81 Elektronische Rechnungen mit DATEV Eingangsbearbeitung inhaltliche Prüfung formelle Prüfung Buchung Archivierung Zahlung Zuordnung der elektronischen Rechnung als Rechnungseingang Vorteil bei der Kooperation E-POST- BRIEF (DPAG): Benachrichtigung per SMS bei Eingang eines neuen E-POSTBRIEFS direkte Datenübernahme nach DATEV Unternehmen online automatischer Eingangsstempel für jeden eingegangenen Beleg Vorteile bei der Kooperation E-POST- BRIEF (DPAG): Die Herkunft der Rechnungen ist über das POST- IDENT-Verfahren abgesichert. So ist sichergestellt, dass keine gefälschte Rechnungen zugestellt werden. Hinweis: Die Prüfung auf inhaltliche Korrektheit der Rechnung ist noch durchzuführen. Möglichkeit der Prüfung auf doppelte Rechnungsnummer (bei der Buchung)* Ausblick: automatisierte Prüfung der formellen Anforderungen an die Rechnung ( 14 UStG, rechnerische Richtigkeit) sowie die Übernahme der Rechnungsdaten durch Unterstützung des deutschlandweit gültigen Rechnungsdatenformats ZUGFeRD. sofortiger und gleichzeitiger Belegzugriff durch Unternehmen und Steuerkanzlei möglich, wichtige Voraussetzung für eine zeitnahe Buchführung Buchung der Rechnungen auf Basis des digitalen Belegs: automatische Verknüpfung von Buchungssatz mit der Rechnung* Ablage der Belege nach einem vorgegebenen Schema Belege sind jederzeit wiederauffindbar elektronische Archivierung aller Belege im abgesicherten DATEV-Rechenzentrum: Belege werden unveränderlich und revisionssicher über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiten aufbewahrt. Zahlung direkt vom Beleg ohne weitere Dateneingabe möglich Unterstützung bei der Zahlung zum optimalen Zeitpunkt Belege werden automatisch auf gezahlt gesetzt eindeutiger Bezug zwischen Beleg, Buchung und Zahlung wird automatisch hergestellt* Unterstützung durch DATEV Unternehmen online in den einzelnen Prozessschritten weitere Informationen unter *möglich mit Buchführungsprogrammen der DATEV

82 BITKOM: 10 Merksätze für elektronische Rechnungen BITKOM: Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.v Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln Elektronische Rechnungen sind technologieneutral Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten Signatur und EDI sind weiterhin möglich Jede Rechnung muss lesbar sein Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten Jede Rechnung muss aufbewahrt werden Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation) Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff (Umsatzsteuer-Nachschau und GDPdU)

83 erechnungen es lohnt sich die Entwicklung zu beobachten! Ihre Meinung, Ihre Fragen? Interessant für Sie? Was möchten Sie von uns wissen?

84 Steuerberaterkammer Brandenburg