Erasmus+ Hochschule Praxisworkshops Lernmobilität von Einzelpersonen zwischen Programmländern (KA103)

Transkript

1 Erasmus+ Hochschule Praxisworkshops 2015 Lernmobilität von Einzelpersonen zwischen Programmländern (KA103)

2 Inhalte 2 Students-Online Mobility Tool + ECAS Online Linguistic Support Endbericht der Hochschule Q&A-Session SMS, SMT, STA, STT

3 3 Students Online

4 Students Online Übersicht URL: 4 Funktionen für Hochschuluser: Dateneingabe der zu nominierenden Studierenden Datenupload via Import-File Nominierung durch Versand des Nominierungsmails Exportfunktion für Übertrag der Daten ins MT+ Diverse Auswertungs- und Dokumentationsfunktionen für Online Linguistic Support (OLS)

5 Students Online Dateneingabe für Nominierungen Datenbearbeitung > Nominierungen > Studierendenstammdaten > Gleich zur Neuanlage 5

6 Students Online Dateneingabe: wichtige Punkte 6 -Adresse genau überprüfen Nur eine Mailadresse pro Studierendem/r Studienbeihilfe: im Vorfeld genau abklären Bereits absolvierte Aufenthalte auf diesem Niveau: kein Überschreiten des 12-Monatsguthabens! Genaues Überprüfen der Aufenthaltsdaten (Mindestund Maximaldauer, Vertragsdauer der Hochschule!) Auswahl und gegebenenfalls Neuanlage der Ansprechperson

7 Students Online Dateneingabe: wichtige Punkte 7 Wohnadresse und Bankangaben: werden von Studierenden eigenständig ergänzt SMS: keine selbstständige Neuanlage von nicht vorhandenen Gastinstitutionen! SMT: Gastinstitution mit Erasmus-Code keine weitere Datenbearbeitung mehr nötig SMT: Neuanlage einer Gastinstitution als Unternehmen Überprüfung und Ergänzung der erforderlichen Pflichtfelder notwendig

8 Students Online Ergänzung Stammdaten Unternehmen 8 Linkes Icon: Bearbeiten eines bereits existierenden Unternehmens Rechtes Icon: Neuanlage eines Unternehmens

9 Students Online Stammdaten Unternehmen Pflichtfelder Stammdaten: Institutionsnummer/Kurzbezeichnung Name der Institution Institutionstyp (immer Unternehmen!) Organisationstyp Größe der Institution Wirtschaftliche Ausrichtung Rechtlicher Status Land 9

10 Students Online Stammdaten Unternehmen Pflichtfelder Adresse: Straße Land Region Postleitzahl Ort Telefonnummer Adressenart (immer Hauptadresse) adresse Land 10

11 Students Online Datenupload via Import-File Datenaustausch > Upload Nominierungen 12

12 Students Online Datenupload via Import-File 13 Sinnvoll bei einer größeren Menge an Nominierungen Wichtig: Formatierung des Files muss unbedingt eingehalten werden leere Zeilen im File nach letztem Datensatz immer entfernen Werte müssen den offiziellen Data Dict values entsprechen Unterstützung bieten Schnittstellenbeschreibung, Musteruploadfile und Stylesheet

13 Students Online Nominierung mit Mailversand 14 Nominierung erst durch Versand des Nominierungsmails abgeschlossen Dateneingabe jederzeit möglich Versand der Mails jedoch nur innerhalb der vorgesehenen Fristen Bearbeiten und Ergänzen der Mailvorlage nach eigenen Vorstellungen unter Stammdaten > Institutionsdaten > Institutionen > Mailvorlagen

14 Students Online Mailvorlagen 15 Stipendienart: immer Outgoing Eine Mailvorlage (programmübergreifend) vs. zwei Mailvorlagen (getrennt nach Stipendienprogramm) Unterscheidung der Vorlagen nach Call/Vertragsjahr Absendereinstellungen: fix vs. benutzerdefiniert Persönliche Anrede: immer anhaken Benutzereinstellungen: überprüfen und gegebenenfalls ändern unter Administration > Einstellungen > Einstellungen Benutzer

15 Students Online Versand der Nominierungsmails 16 Datenbearbeitung > Nominierungen > Nominierung mit Mailversand Voreinstellungen in Suchmaske Nominiert: nein und Nominierungsmail versandt: nein so belassen Kuvertsymbol erlaubt Vorschau auf das Mail Kästchen ganz rechts anhaken und auf Versenden klicken

16 Students Online Verlängerungen 18 Datenbearbeitung > Nominierung >Verlängerungen > Gleich zur Neuanlage

17 Students Online Verlängerungen wichtige Punkte 19 Verlängerungszeitraum darf nunmehr auch länger sein als Erstaufenthalt (Änderung im Vergleich zu bisher) 12-Monatsguthaben pro Zyklus darf durch Verlängerung nicht überschritten werden! Ausreichend ECTS Credits auch für Verlängerung Nominierungsfristen für Verlängerungen beachten Kein zusätzlicher Nominierungsmailversand notwendig

18 21 Mobility Tool +

19 Mobility Tool + Einstiegsseite - ECAS 22

20 Mobility Tool + Zugang - ECAS ECAS 23

21 Mobility Tool + Zugang - ECAS 24 Hier muss dieselbe Adresse eingetragen werden an die das gesendet wurde. ECAS User Manual bildung.erasmusplus.at/it-tools

22 Mobility Tool + Login 25

23 Mobility Tool + Startseite 26 Projekt = Vertrag mit der NA

24 Mobility Tool + Projektsuche 27

25 Mobility Tool + Navigation 28

26 Mobility Tool + Anlegen weiterer Kontaktpersonen 29 Contacts Create a new Contact

27 Mobility Tool + Personalmobilität 31 Durchzuführende Schritte Anlage der Partnerorganisation sofern noch nicht vorhanden Anlage der Mobilität ev. Editieren der Mobilität z.b. Anpassen des Budgets Kontrolle Eingang Participants Report Ggf. erneuter Versand der Einladung zum Bericht

28 Mobility Tool + Anlage einer Partnerorganisation 32

29 Mobility Tool + Anlage einer Partnerorganisation 33 PIC Organisation: Suche über PIC oder Erasmus Code Non-PIC Organisation: manuelle Eingabe der Daten Wichtig bei HEIs: Era-Code im Feld Org-ID (Leerzeichen beachten)

30 Mobility Tool + Anlage einer Personalmobilität 35

31 Mobility Tool + Anlage einer Personalmobilität Activity Typ zuerst auswählen Button > Berechnung der Zuschüsse Edit anhaken um nach Calculate noch Daten zu ergänzen Vor dem Speichern muss die Berechnung erfolgen Nachträgliches Bearbeiten über 36

32 Mobility Tool + Studierendenmobilität: Import Export Mobilities Import - Export 38

33 Mobility Tool + Upload History Erfolgte Uploads können eingesehen werden 39 File: Datei die Hochgeladen wurde Status: Erfolgreicher Upload oder Fehlerbericht Spalte A Line number: Zeile in der der Fehler zu finden ist Beschreibung des Fehlers

34 Mobility Tool + Übertrag der Daten aus Students-Online Erfassung der Daten in Students-Online Export der Daten aus Students-Online Import der Datensätze in MT+ in regelmäßigen Abständen Wichtig für Participant Reports 40

35 Mobility Tool + Participant Reports Export aller eingegangenen Berichte im csv-format Mobilities > List Mobilities 42 Export einzelner Berichte im pdf-format Mobilities > List Mobilities > Edit PDF Erneutes Versenden der Einladung Mobilities > List Mobilities > Edit > Download > Re-Send

36 Mobility Tool + Budget 43

37 Mobility Tool + Dokumentation und Hilfe ECAS User Manual Handbuch Mobility Tool + Data Dictionary Weitere Dokumente Bei Fragen: Ihre Kontaktperson im Hochschulteam helpdesk.mobilitytool-hb@oead.at 45

38 Wien Ebendorferstraße 7 T F lebenslanges-lernen@oead.at