Werkzeuge des Wissensmanagements - Überblick und ausgewählte Ansätze. W3L AG info@w3l.de

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1 1 Werkzeuge des Wissensmanagements - Überblick und ausgewählte Ansätze W3L AG info@w3l.de 2013

2 2 Agenda Motivation Begriffsbildung Überblick und Klassifikation Ausgewählte Ansätze, Probleme und Werkzeuge Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Unternehmenssuche (Enterprise Search) Diskussion

3 3 Motivation Der Fortschritt lebt vom Austausch des Wissens Albert Einstein ( ) Technological progress is like an axe in the hands of a pathological criminal Albert Einstein ( ) Wissen wird zunehmend als wichtiger Produktionsfaktor der modernen Wettbewerbswirtschaft angesehen In ihrem stetigen Bemühen, Geschäftserfolge zu verbessern und die Innovationskraft zu steigern, richtet sich die Aufmerksamkeit von Organisationen in zunehmendem Maße darauf, wie sie Wissen managen (European Guide to Good Practice in Knowledge Management, CEN 2004)

4 4 Motivation Erfolgreiches Wissensmanagement betrachtet immer drei Dimensionen Technik, Organisation, Mensch Keine dieser Dimensionen ist optional der Einsatz von Informationstechnik ist heute unverzichtbar Das Management von Wissen ohne Informationstechnologie betreiben zu wollen, ist als wenn man den Verkehr Deutschlands mit Ochsenkarren auf Feldwegen abwickeln wollte. Andersherum gilt aber auch: Wer denkt, Wissensmanagement erschöpfe sich in Informationstechnologie, der hat zwar ein Verkehrsnetz, doch wird eventuell kein Mensch darauf fahren wollen. (Böhmann, T., Krcmar, H.) Es geht im Folgenden um Werkzeuge und Softwarelösungen

5 5 Motivation Ist ein Texteditor ein Wissensmanagementwerkzeug? Eine Softwarelösung wird im Rahmen des Wissensmanagementprozesses eingesetzt Softwarelösungen unterstützen Methoden und Werkzeuge des Wissensmanagements Beispiel Methode/Werkzeug Wissensverteilung/FAQ Software Texteditor, HTML-Editor, CMS, FAQ-Lösung, Ein Texteditor kann eine (wenn auch primitive) Basistechnik zur Unterstützung von Wissensmanagement sein

6 6 Motivation Ist ein Texteditor eine Softwarelösung für Wissensmanagement? Eine Softwarelösung bekommt Ihre Bedeutung durch eine möglichst optimale Unterstützung von Methoden und Werkzeugen im Wissensmanagementprozess ein Texteditor kann eine Basistechnik sein, bringt jedoch für sich genommen einen geringen Nutzen erste die intelligente Kombination und Anpassung von Basistechniken bildet eine Wissensmanagement-Lösung Beispiel Wissensdatenbank = Editor+Datenbank+Portal+Suche

7 7 Was ist Wissen? Wissen ist die Kombination von Daten und Informationen unter Einbeziehung von Expertenmeinungen, Fähigkeiten und Erfahrungen, mit dem Ergebnis einer verbesserten Entscheidungsfindung. Wissen kann explizit und/oder implizit, persönlich und/oder kollektiv sein (CEN 2004) Wissen ist eine zielgerichtete Verknüpfung von Informationen an eine Person gebunden wird durch Individuen erzeugt und repräsentiert ihre Erwartungen über Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge

8 8 Wissen Wissen Informationen + Semantik Informationen Daten + Kontext Daten Zeichen + Syntax Zeichen

9 9 Wissen Äquivalenz von Masse und Energie E=m*c 2 c 2 =c*c a,b,c,d,e,,1,2,=,

10 10 Begriffsbildung Explizites Wissen Dokumentation, Bücher Pläne, Zeichnungen Prozessbeschreibungen... Implizites Wissen Erfahrung Werte Bauchgefühl Intuition Praxis...

11 11 Wissensmanagement Wissensmanagement kann als die pragmatische Weiterentwicklung von Ideen des Organisationalen Lernens verstanden werden. Im Zentrum des Interesses steht die Verbesserung der organisatorischen Fähigkeiten auf allen Ebenen der Organisation durch einen besseren Umgang mit der Ressource Wissen. (Probst et. al. 2006)

12 Bausteine des Wissensmanagements (Probst et al.) 12 bewahrung Wissensnutzung Wissens- Wissens- entwicklung (ver)teilung Wissensbewertung Wissensziele Wissensidentifizierung Wissensbeschaffung Wissens-

13 Klassifikation von Methoden u. Werkzeugen 13 (ver)teilung Wissensbewertung Wissensziele Wissensidentifizierung Wissensbeschaffung Wissensentwicklung Wissens- Wissensbewahrung Wissensnutzung Wissensbilanz Balanced Score Cards Geschäftsprozessorientiertes WM Informationsgewinnung Vorschlagswesen Expertensuche Kompetenznetzwerke strukturierte Dokumente, Daten externe Experten & Organisationen Kombination Experiment & Simulation Anreizsysteme Kreativitätstechniken Transfer und Eingabe von Informationen Ausbildung & Training un-/kontrollierte Kommunikation

14 14 Mögliche Unterstützung durch Softwarelösungen Wissensbilanz Geschäftsprozessorientiertes WM Informationsgewinnung Vorschlagswesen Expertensuche Kompetenznetzwerke strukturierte Dokumente, Daten Kombination Kreativitätstechniken Transfer und Eingabe von Informationen Ausbildung & Training un-/kontrollierte Kommunikation Softwarelösungen Wissensbilanz-Toolbox CASE- und Modellierungswerkzeuge Datawarehouse, OLAP, Business Intelligence, Data Mining, Textmining , ERP-Systeme Skill Management Systeme, Yellow Pages, XING, Social Software, Wiki, Forum, DMS, CMS, DBMS Enterprise Search Mind Maps Informationssysteme, Groupware-, Workflow-, Portal-Systeme E-Learning-Systeme, virtuelles Klassenzimmer, Planspiele, Simulation , Foren, Wikis, Instant Messaging, Teleconferencing

15 15 Werkzeuge Geschäftsprozessorientiertes WM Warum Wissensmanagement in Unternehmen? Organisation verbessern Prozesse optimieren Qualität erhöhen Kosten einsparen... Geschäftsprozesse zentraler Ansatzpunkt Analyse, Dokumentation Bestimmung des erfolgskritischen Prozesswissens

16 16 Wissensmanagement - Umsetzungsstrategie Wissensziele Verbesserung der zentralen Geschäftsprozesse durch Integration und Schulung von erfolgskritischem Prozesswissen Vorgehen Einheitlicher Wissensstand von Mitarbeitern Höhere Produktivität und bessere Qualität 1. Analyse der erfolgskritischen Geschäftsprozesse und des Wissensbedarfs 2. Identifikation von vorhandenem erfolgskritischem Prozesswissen a) Implizites Wissen b) Explizites Wissen 3. Auswahl der notwendigen WM-Methoden und Werkzeuge 4. Ausgehend von den ausgewählten WM-Methoden ermitteln der unterstützenden Softwarelösungen 5. Implementierung der Strategie und Infrastruktur im Unternehmen 6. Implementierung geeigneter Controlling-Mechanismen

17 17 Probleme Explizites bzw. kodifizierbares Wissen und Informationen werden auf eine große Anzahl Softwarelösungen verteilt Fragmentierung der organisationalen Wissensbasis häufig im Alltagsgeschäft erstellt kaum Strukturierung nicht speziell für Wissensmanagement aufbereitet Beispiele: Angebote, Rechnungen, Korrespondenz, Notizen Informationsinseln im Unternehmen erschweren die Auffindbarkeit und Kombination von explizitem Wissen

18 18 Mögliche Strategien und Lösungen Alles in das DMS es werden viele Schnittstellen auf Applikationsebene benötigt teuer und zeitaufwändig nicht jede Information gehört in ein DMS und kann/sollte von diesem verwaltet werden Unternehmenssuche (Enterprise Search) zentrale Suche über alle relevanten betrieblichen Informationssysteme asynchroner Zugriff auf die relevanten Systeme für Indizierung i.d.r. Zugriff auf Datenbank Optimiert für verschiedene Suchstrategien moderierte Suche, Wissenslandkarte leichtgewichtige Lösung

19 19 Unternehmenssuche - Datenquellen CMS DMS «component» Indexer «component» Rechte- Management «component» CRM Suchportal Dateisys.... Index «component» Searcher Enterprise Search Anwender Sys. XYZ

20 20 Unternehmenssuche - Maßnahmen Semantik/ Linguistik Single Point-Of- Search Kontinuierliche Optimierung Einbeziehung von Personen User Generated Context Führung des Anwenders Effizientes Finden

21 21 Single Point-Of-Search Suchportal Zentrale Anlaufstelle für das Finden Integration in Systemlandschaft Single Sign-on Integration in bestehende Systeme Intranet-Portal z. B. Sharepoint

22 22 Führen des Anwenders Formulierung der richtigen Suchanfrage schwierig Suchanfrage zu speziell oder falscher Begriff: gar keine oder zu wenige Treffer Suchanfrage zu allgemein: sehr viele Treffer Es dominieren 1-Wort-Suchanfragen Benutzer muss als Teil des Suchproblems verstanden werden Vor und nach der ersten Eingabe begleiten Anbieten von Verfeinerungsvorschlägen Maßnahmen müssen ohne Schulung verständlich sein Sowohl Laien als auch Experten einbeziehen Ergebnisse von linguistischen und semantischen Verfahren verwendbar

23 23 Führen des Anwenders Autovervollständigung Tippfehlerkorrektur Facettensuche

24 Führen des Anwenders 24 Semantische Verfeinerungsvorschläge Semantisches Wortnetz

25 Führen des Anwenders Related Content 26

26 27 User Generated Context Aktive Erfassung (Externalisierung) Bewertung Empfehlung Bookmarking Kommentierung Automatische Generierung Seitenaufrufe Pfad zum Seitenaufruf

27 28 Wo ist das meiste Wissen gespeichert? strukturiert bzw. semistrukturiert unstrukturiert 10%-20% 80%-90% Köpfe der Mitarbeiter

28 29 Einbeziehung von Personen Stichwort führt zum Experten Kompetenzprofil/Stellenbeschreibung Kontaktinformationen Vorteile Bessere Vernetzung der Mitarbeiter Personen mit ähnlichen Tätigkeitsbereichen oder Interessen lokalisierbar Vermeidung von Mehrfacharbeiten Erschließung zusätzlicher Synergiepotenziale Vereinfachung von Projektbesetzungen Kompetenzprofile müssen gepflegt werden Durch Mitarbeiter selbst (über mich) Redaktionell Zusätzliche Ressourcen erforderlich

29 30 We shape our tools and afterwards our tools shape us. " Marshall McLuhan ( )

30 Diskussion! 31

31 Inhouse-Schulungen W3L-Akademie Flexibel online lernen und studieren! Wir bieten Inhouse-Schulungen und Beratung durch unsere IT-Experten und Berater. Schulungsthemen Softwarearchitektur (OOD) Requirements Engineering (OOA) Nebenläufige & verteilte Programmierung Gerne konzipieren wir auch eine individuelle Schulung zu Ihren Fragestellungen. In Zusammenarbeit mit der Fachhochschule Dortmund bieten wir zwei Online-Studiengänge B.Sc. Web- und Medieninformatik B.Sc. Wirtschaftsinformatik und 7 Weiterbildungen im IT-Bereich an. Sprechen Sie uns an! Tel. 0231/ , info@w3l.de Besuchen Sie unsere Akademie!