Produktbeschreibung zur docuform MPS Fleet & Servicemanagement Software

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1 Produktbeschreibung zur docuform MPS Fleet & Servicemanagement Software

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung und Produkthighlights Wichtige Neuerungen der Fleet & Servicemanagement V5.x Software Bedeutende Funktionen der Fleet & Servicemanagement Software Erweiterte Programmier- und Datenschnittstellen Neues integriertes Erweiterungsmodul zur Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Anbindung an ERP Systeme Neues Erweiterungsmodul zur Anbindung der FSM Software an Asset Management Systeme Neue zusätzliche Möglichkeiten zur Schwellenwertdefinition von Verbrauchsmaterialien basierend auf Tages oder Seitenreichweiten Erweiterte Möglichkeiten bei der Erstellung von Berichten durch zusätzliche Auswahlund Suchmasken und Unterstützung von Wildcards Statistikmodul zur Auslastung und Nutzung der Drucksysteme Analyse und Auswertung von Druckvolumina nach Kostenstellen Grafische Verlaufsdarstellung von Zählern und Verbrauchsmaterialien Integriertes Ticket System für Problemmeldungen des Kunden Zusätzliche Benachrichtigungs bei Wechsel des Ver-brauchsmaterials vor Unterschreiten des definierten Schwellwertes Integrierte Firmwareverwaltung Wartungsereignisse nach Seitenintervallen mit druckerspezifischen Startwerten Fleet & Servicemanagement Systemanalyse Modul Exemplarische Analyse eines Ereignisses Installationsmöglichkeiten von FSM Client und FSM Server Software Anmeldevorgang Hauptmenü Druckerüberwachung Berichte Händler / Kunden Drucker Modelldaten Firmware Verbrauchsmaterial Bestellvorschläge Bestellhistorie Benachrichtigungen Hilfe Abmelden...65 Seite 2 von / V5.22

3 1 Einleitung und Produkthighlights Die untenstehende Grafik zeigt die Software Module der docuform Fleet & Servicemanagement (FSM) Software und gibt einen Überblick über deren Funktion. Funktionsüberblick FSM Software Die FSM Software bietet sowohl Druckdienstleistern, wie auch Händlern und Endkunden ein umfassendes, herstellerübergreifendes und einheitliches System zur Überwachung, Verwaltung und zum Management von beliebigen Druck- und Multifunktionssystemen. Dabei kann diese Software sowohl komplett von Endkunden eingesetzt werden, als auch von Händlern zur Überwachung der Druck- und MFC Systeme aller Ihrer Kunden verwendet werden. Einige der Highlights der docuform FSM Software sind hier aufgelistet: docuform Fleet- & Servicemanagement (FSM) ist ein einzigartiges und flexibles Software Tool zum Erfassen und Verwalten von Drucker / MFC Informationen. docuform FSM ist OEM unabhängig, für beispielsweise Ricoh, Canon, Konica Minolta, Lexmark, Xerox, HP, Sharp, Samsung, Toshiba, Brother, Kyocera, etc. Über SNMP Walker & Private MIB Analyse können alle Druckermodelle herstellerübergreifend ausgewertet werden. Zentrale oder dezentrale Datenarchivierung von Endkundendaten. Seite 3 von / V5.22

4 Mandantenfähigkeit beim übergeordneten Fleet- & Servicemanagement System (Global Hosting). Übertragung der Device Information und Statusmeldungen ohne Gefährdung von Kundennetzen. Einbindung vieler SQL-Datenbanken möglich. Plattformunabhängiger Web Client. Überwachung und Steuerung multifunktionaler Drucksysteme (MFP). XML (RPC) Schnittstelle zur universellen Anbindung von externen Programmen. Mit Hilfe der Fleet & Servicemanagement XML-RPC Schnittstelle (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul) kann die Funktionalität der FSM Software extern gesteuert werden. Damit können externe Programme automatisiert mit der FSM Software kommunizieren und Informationen von der FSM Software abfragen oder an die FSM Software übermitteln. Dadurch kann die FSM Software sehr einfach in andere Arbeitsabläufe wie beispielsweise ein Warenwirtschaftssystem oder ein Rechnungswesen integriert werden. Beispiel einer FSM XML-RPC Abfrage: POST /RPC2 HTTP/1.1 User-Agent: Sender.exe Host: localhost:52004 Content-Type: text/xml Content-length: 690 <?xml version="1.0"?> <methodcall><methodname>server.login</methodname> <params> <param><value><struct> <member><name>version</name><value>1.41</value></member> <member><name>apptype</name><value><i4>1</i4></value></member> <member><name>clienttype</name><value><i4>1</i4></value></member> <member><name>customer</name><value><i4>11</i4></value></member> <member><name>login</name><value><struct> <member> <name>user</name> <value>#creader</value> </member> <member> <name>password</name> <value>a3afed0047b08059d0fada10f400c1e5</value> </member> </struct></value> </member> </struct></value></param> </params> </methodcall> Die docuform FSM Software besteht aus eine Client- und einem Server Teil. Der Client Teil erfasst die Zähler- und Verbrauchsmaterialienstände, sowie die Seite 4 von / V5.22

5 Fehlermeldungen der überwachten Druck- und MFC Systeme und meldet diese zyklisch an den Server Teil. Der Server Teil speichert die erfassten Informationen in der zentralen Datenbank und stellt die Auswertungen, sowie die webbasierte Bedienoberfläche und das Meldewesen als Reaktion auf Druckerstörungen bereit. Die docuform FSM Client Software erfasst alle Drucker/MFP gerätespezifischen Informationen (Zähler, Toner Level, Alarme, etc.) innerhalb spezifizierbarer Intervalle. Diese Intervalle können je nach Typ der Geräteinformation, unterschiedlich konfiguriert werden. Kritische Informationen können so definiert werden, dass diese sofort zur Client Software gemeldet werden. Die docuform FSM Client Software wird im Netzwerk des Kunden installiert (PC oder Server, keine dedizierte Hardware notwendig) und erfasst von den Druckern/MFPs alle erforderlichen Standard- und Private MIB Informationen in einer temporären SQL Datenbank. Die docuform FSM Client Software kommuniziert mit den Druckern/MFPs im Netzwerk via SNMP. Lokal angeschlossene Drucker werden über ein PJL/SNMP Modul ebenso unterstützt. Die docuform FSM Client Software überträgt die erfassten Drucker / MFP Geräteinformationen direkt aus der SQL Datenbank mittels einer unidirektionalen Kommunikation zum FSM Server per oder XML-RPC. Der FSM Server speichert diese Informationen direkt in seiner SQL Datenbank. Die Kommunikationsintervalle zwischen Client Software und FSM Server können, je nach Geräteinformation, unterschiedlich konfiguriert werden. Es können kritische Informationen definiert werden, die dann sofort zum FSM Server übertragen werden. Seite 5 von / V5.22

6 2 Wichtige Neuerungen der Fleet & Servicemanagement V5.x Software Ab der Version 5 der Fleet & Servicemanagement Software wurden einige wichtige Neuerungen in die Software integriert: Neues Modul zur Systemanalyse. Dieses Modul dient zur Plausibilitätsprüfung und zur Erkennung von Besonderheiten bei der Erfassung von Geräteinformationen durch die FSM Software. Möglichkeit der direkten Datenübertragung mittels http oder https Protokoll zwischen der FSM Client- und der FSM Server Software. Falls bei Kunden eine Übertragung der von der FSM Client Software erfassten Informationen der Drucksysteme zum FSM Server mittels Versand nicht möglich oder nicht gewünscht ist, kann diese Datenübertragung jetzt auch direkt über das standard http oder das gesicherte https Protokoll zum FSM Server erfolgen. Möglichkeit der TLS/SSL verschlüsselten Kommunikation. Sowohl die E- Mail Kommunikation vom FSM Client zum FSM Server, als auch der Versand von Benachrichtigungs- oder Informationsmails vom FSM Server kann nun über eine TLS/SSL gesicherte Verbindung erfolgen. Sämtliche Internetzugriffe von FSM Client und FSM Server Software können nun unter Verwendung eines Proxy Servers vorgenommen werden. Glättung von Sprüngen im Tonerverlauf und dadurch bedingte Vermeidung von Fehlbestellungen bei Verbrauchsmaterialien. Einige Drucksysteme melden falsche Verbrauchsmaterial Füllstände von 0% oder 100% wenn Sie im Energiespar- oder Sleepmodus abgefragt werden. Die FSM Software erkennt solche offensichtlich falschen Füllstandsmeldungen der Drucksysteme und vermeidet daraus resultierende Fehlbestellungen von Verbrauchsmaterialien. Intelligente Interpolation von Tonerfüllständen bei Drucksystemen, welche ab einem bestimmten Tonerfüllstand nur noch Toner vorhanden melden. Für Drucksysteme, deren Tonersensoren ab einem bestimmten Füllstand keine exakten Füllstandswerte mehr liefern können, und die dann nur noch allgemeine Tonerfüllstände Toner vorhanden ausgeben, führt die FSM Software eine intelligente Interpolation der Tonerfüllstände, abhängig vom bisherigen Füllstandsverlauf der jeweiligen Tonerkartuschen durch. Somit bleiben konfigurierte Anwender Benachrichtigungen in der FSM Software, die auf Unterschreiten eines bestimmten Tonerfüllstandes basieren, weiterhin anwendbar. Integration einer direkten Schnittstelle zur Evatic Software. Diese Schnittstelle ermöglicht die direkte Übergabe von Informationen aus der Fleet & Servicemanagement Software an einen Evatic Server. Derzeit werden von der FSM Software folgende Meldungen an den Evatic Server übertragen: Zählerstände Verbrauchsmaterial Seite 6 von / V5.22

7 Druckerprobleme Wartungsmeldungen 3 Bedeutende Funktionen der Fleet & Servicemanagement Software 3.1 Erweiterte Programmier- und Datenschnittstellen Erweiterte Schnittstellen zur Programmierung der Fleet & Servicemanagement Software und zum Datenaustausch mit anderen Systemen (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul) ermöglichen es dem Anwender, die FSM Software einfach und unkompliziert an seine Warenwirtschafts- und Asset Management Systeme anzubinden, oder auch die komplette FSM Software von einer übergeordneten Anwendung aus zu steuern. Hierbei wird der Austausch von Informationen unter Verwendung standardisierter Formate, wie XML oder CSV, vorgenommen. Programmier- und Datenschnittstellen 3.2 Neues integriertes Erweiterungsmodul zur Bestellung von Verbrauchsmaterialien und Anbindung an ERP Systeme Seite 7 von / V5.22

8 Anbindung von ERP Systemen Bisher konnten innerhalb der FSM Software Schwellenwertregeln für Füllstände der Verbrauchsmaterialien definiert werden. Fiel ein Füllstand eines Verbrauchsmaterials unter einen definierten Schwellenwert, so hat die FSM Software eine Benachrichtigungs über dieses Ereignis versandt. Benachrichtigungs bisher In dieser Benachrichtigungs waren Informationen über das betreffende Drucksystem, den Zählerstand und den Namen des betreffenden Verbrauchsmaterials, sowie der aktuelle Füllstand im Klartext und als CSV oder XML Anhang enthalten. Damit konnten diese s sowohl manuell als auch automatisiert weiterbehandelt werden und Seite 8 von / V5.22

9 vom Händler ein entsprechender Versand der zur Neige gehenden Verbrauchsmaterialien ausgelöst werden. Seit FSM V4 beinhaltet die Software ein neues Erweiterungsmodul (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul) zur automatischen oder manuellen Bestellung von Verbrauchsmaterialien, welches die einfache und automatisierte Anbindung der FSM Software an ERP- und Warenwirtschaftssysteme ermöglicht. Die FSM Software integriert hierzu Informationen zu den Teilenummern und Laufzeiten von original Verbrauchsmaterialien der Druckerhersteller Zusätzlich lassen sich noch Informationen über alternative kompatible Verbrauchsmaterialien über CSV oder XML in die FSM Software importieren. Damit lassen sich sowohl manuell Bestellanforderungen von Verbrauchsmaterialien, direkt aus der FSM Software heraus auslösen, als auch automatische Bestellanforderungen von Verbrauchsmaterialien, basierend auf der Unterschreitung eines festgelegten Füllstandes, von der FSM Software generieren. Benachrichtigungs mit Bestellinformationen Alle Bestellanforderungen werden zunächst auf einer Bestellvorschlagsliste gesammelt. Seite 9 von / V5.22

10 Hier werden jetzt auch alle verfügbaren Alternativen (z.b. Alternativtoner) zum angeforderten Verbrauchsmaterial angezeigt und können zur Bestellung selektiert werden. Von allen verfügbaren typgleichen Verbrauchsmaterialien für ein Drucksystem kann in der FSM Software jeweils ein Typ als bevorzugt definiert werden, der dann auf den Bestellvorschlägen priorisiert angezeigt wird und beim automatischen Bestellvorgang verwandt wird. Ist in der FSM Software für ein Verbrauchsmaterial kein Typ als bevorzugt markiert, so wird bei einer automatischen Bestellung dasjenige Verbrauchsmaterial bestellt, welches gegenwärtig im Drucksystem eingebaut ist. Sollte dieses Verbrauchsmaterial nicht bestellbar sein, weil für diesen Typ keine Bestellinformationen in der FSM Software hinterlegt sind, so wird das nächste bestellbare Verbrauchsmaterial aus der Liste der kompatiblen Produkte bei einer automatischen Bestellung bestellt. Bevorzugt zu bestellende Verbrauchsmaterialien Abschließend wird dann die Bestellung an ein nachgeordnetes ERP- oder Warenwirtschaftssystem übergeben. Hierbei werden für jedes bestellte Verbrauchsmaterial die folgenden Informationen im XML Format an das Warenwirtschaftssystem übergeben: o Artikelnummer o Artikelbezeichnung o Artikel Menge nebst Verpackungseinheit o Artikel Preis und Währung o Herstellerteilenummer Seite 10 von / V5.22

11 o Kostenstelle o Drucker Netzwerkadresse o Drucker Modell o Drucker Standort o Lieferinformation wie in der FSM Software hinterlegt Bestellvorgang und Ablauflogik Außer dem beschriebenen manuellen Weg der Bestellung von Verbrauchsmaterialien kann die FSM Software auch zum automatischen Versand der Bestellvorschlagsliste konfiguriert werden. Auch hier werden in den übertragenen XML Daten Informationen für jedes bestellte Verbrauchsmaterial, zuerst der als Favorit markierte Typ und danach alle verfügbaren Alternativen, angegeben. Eine Bestellhistorie in der FSM Software zeigt hierbei jederzeit die getätigten Bestellungen und deren Stand der Bearbeitung an. 3.3 Neues Erweiterungsmodul zur Anbindung der FSM Software an Asset Management Systeme. Direkter Datenaustausch und Abgleich über XML Dateien zwischen FSM Software und Asset Management Systemen (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul) ermöglicht die Übernahme aller zu überwachenden Systeme, inklusive aller Stammdaten, direkt aus einem Asset Management System in die FSM Software. Damit kann die Einrichtung der zu überwachenden Systeme in der FSM Software über die Druckersuche im Netzwerk entfallen. Ebenfalls können die Informationen über die überwachten Systeme aus der FSM Software via XML direkt an Asset Management Systeme übergeben werden. Seite 11 von / V5.22

12 Anbindung an Asset Management Systeme Hierbei werden zwischen der FSM Software und Mercury die wichtigsten Informationen zu den überwachten Drucksystemen ausgetauscht. Informationen die vom Asset Management System in die FSM Software importiert werden: Händler Kunde Geräte ID Geräte Seriennummer Geräte Inventarnummer Geräte Artikelnummer Geräte Beschreibung Geräte Netzwerkadresse FSM Server und Client ID Geräte Standortinformationen Geräte Garantie Informationen Geräte Kostenstelle Geräte SLA Geräteeinsatz Geräte Lieferinformationen zu Verbrauchsmaterialien Informationen zu im jeweiligen Gerät eingesetzten Verbrauchsmaterialien sowie zu den möglichen Alternativen Informationen, die von der FSM Software an ein Asset Management System exportiert werden: Seite 12 von / V5.22

13 Geräte ID Geräte Seriennummer Geräte Netzwerkadresse Geräte MAC Adresse Geräte Hersteller Geräte Typ Geräte Firmwarestand Kunde Geräte Artikelnummer Geräte Inventarnummer Geräte Standort. und Kontaktinformationen Geräte Eigenschaften (Simplex - Duplex, Farbe B&W, etc) Geräte Papiereinzugsschächte mit eingelegtem Papierformat und Füllstand Geräte Zählerstände Geräte Verbrauchsmaterialien Informationen und Füllstände 3.4 Neue zusätzliche Möglichkeiten zur Schwellenwertdefinition von Verbrauchsmaterialien basierend auf Tages oder Seitenreichweiten. Zusätzlich zu den bisherigen Schwellenwertdefinitionen, basierend auf prozentualen Füllstandwerten, können jetzt Regeln zur automatischen Benachrichtigung durch die FSM Software bei Unterschreitung eines Füllstandes der Verbrauchsmaterialien, basierend auf einer definierten Tages- oder Seitenreichweite festgelegt werden. Die Reichweite in Tagen oder in Druckseiten eines Verbrauchsmaterials errechnet die FSM Software hierbei anhand der gedruckten Seiten und des Tonerverbrauchs zwischen zwei definierten Zeitpunkten, also anhand des tatsächlichen Verbrauches. Definition von Schwellenwertregeln Seite 13 von / V5.22

14 3.5 Erweiterte Möglichkeiten bei der Erstellung von Berichten durch zusätzliche Auswahl- und Suchmasken und Unterstützung von Wildcards. Mit diesen zusätzlichen Auswahl- und Suchmasken kann der Anwender die Berichte innerhalb der FSM Software noch individueller an seine Bedürfnisse anpassen. Selektionsmasken zur Berichterstellung 3.6 Statistikmodul zur Auslastung und Nutzung der Drucksysteme Ab Version V4.20 enthält die FSM Software ein neues integriertes Statistikmodul (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul), welches die Auslastung und Nutzung der überwachten Systeme auswertet und darstellt. Seite 14 von / V5.22

15 Statistische Auswertung der Gerätenutzung In Abhängigkeit der vorgegebenen und frei anpassbaren Grenzwerte, werden die monatlichen Nutzungszahlen der überwachten Geräte, nach Gerätefunktionalitäten aufgeteilt, in einer Tabelle angezeigt und farblich hinterlegt. Grenzwerte der Gerätenutzung Seite 15 von / V5.22

16 Grün hinterlegte Zahlen bewegen sich hier im optimalen Nutzungsbereich, rot hinterlegte Zahlen kennzeichnen eine übermäßige Nutzung und blau hinterlegte Zahlen kennzeichnen eine unterdurchschnittliche bzw. mangelnde Nutzung des betreffenden Gerätefeatures. Somit ist die Gerätenutzung für den Anwender auf einen Blick erkennbar. Übermäßig genutzte Geräte können gegen leistungsstärkere Geräte getauscht werden und mangelhaft genutzte Geräte können eingespart werden. Aus den erhobenen monatsbezogenen Einzeldaten wird ein Nutzungsstatus für das Gesamtgerät und für die Features des Gerätes errechnet und in einem neuen Bericht Fleet Management Status farbig hinterlegt für alle im Bericht aufgeführten Geräte ausgewiesen. Bericht Fleet Management Status 3.7 Analyse und Auswertung von Druckvolumina nach Kostenstellen Zusammen mit der Mercury Document & Printmanagement Software ermöglicht die Fleet & Servicemanagement Software eine Analyse und Auswertung der Druckvolumina nach Kostenstellen (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul). Hierzu übermittelt die Mercury Software die aus den verarbeiteten Druckjobs gewonnenen Informationen über Seitenzahlen und Papiergrößen zusammen mit den Daten des jeweiligen Drucksystems und den Informationen über die zugeordnete Kostestelle zyklisch an die FSM Software. Diese erstellt dann aus diesen Daten Auswertungen und Berichte zum gesamten Druckvolumen der Kostenstellen, aufgeteilt nach verwendeten Papiergrößen und Farb- bzw. Schwarzweißdrucken im Auswertungszeitraum, und zur druckerbezogenen Verteilung der Ausdrucke auf die jeweiligen Kostenstellen. Somit steht dem Anwender der FSM Software eine effektive und anonymisierte Auswertung über die Kostenstellen-basierte Nutzung der Drucksysteme zur Verfügung. Seite 16 von / V5.22

17 Bericht Druckvolumen der Kostenstellen Bericht Druckernutzung durch Kostestellen 3.8 Grafische Verlaufsdarstellung von Zählern und Verbrauchsmaterialien Zusätzlich zu den tabellarischen Auflistungen der erfassten Zählern und Verbrauchsmaterialien der durch die FSM Software überwachten Geräte, wird der Verlauf des Gesamt Zählers und der Tonerverbrauch auf den entsprechenden Tabulatoren Seitenzähler und Verbrauchsmaterial der Druckereigenschaften grafisch dargestellt (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul). Mit diesen zusätzlichen Grafiken kann der Anwender wertvolle Informationen über die Nutzung und Auslastung seiner Drucksysteme gewinnen. Seite 17 von / V5.22

18 Grafischer Verlauf Gesamtzähler Grafischer Verlauf Tonerverbrauch Seite 18 von / V5.22

19 3.9 Integriertes Ticket System für Problemmeldungen des Kunden Ein integriertes Ticket System ermöglicht dem Kunden Probleme oder Fehler seiner Druck- oder Multifunktionssysteme, die nicht automatisch von der FSM Software erkannt werden, direkt über die Weboberfläche der FSM Software an seinen zuständigen Händler zu melden. Hierzu wurde ein neues Wartungsevent, namens Manuelles Ticket in die FSM Software integriert. Ticket System für manuelle Problemmeldungen Dieses neue Wartungsevent wird den Drucksystemen in der FSM Software zugeordnet und kann dann bei Bedarf vom Anwender durch Klick auf die Schaltfläche Auslösen ausgelöst werden. Seite 19 von / V5.22

20 Auslösen eines Service Tickets Es wird ein Eingabefeld angezeigt, in das der Anwender seine Problemmeldung eintragen und danach absenden kann. Eingabe der Problemmeldung Seite 20 von / V5.22

21 Nachdem das gemeldete Problem behoben wurde, kann das ausgelöste Service Ticket vom Anwender oder Händler in der FSM Software als erledigt markiert werden. Service Ticket als erledigt markieren Zusätzliche Benachrichtigungs bei Wechsel des Verbrauchsmaterials vor Unterschreiten des definierten Schwellwertes. Die Fleet & Servicemanagement Software kann den Händler automatisch informieren, wenn beim Kunden ein Wechsel eines Verbrauchsmaterials vor Unterschreiten des für dieses Verbrauchsmaterial definierten Schwellenwertes erfolgt ist. Benachrichtigung bei Wechsel vor Erreichen eins Schwellenwertes Seite 21 von / V5.22

22 3.11 Integrierte Firmwareverwaltung Ab der FSM Version V4.23 besitzt die Software eine integrierte Firmware Verwaltung (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul). Die von den überwachten Geräten ausgelesenen Firmwarestände werden unter einem eigenen Menüpunkt Firmware der FSM Software erfasst. Firmwarestände der überwachten Geräte Die unterschiedlichen Firmware Versionen der einzelnen Geräte können in diesem Menü klassifiziert werden. Jedem Firmwarestand kann eine Klassifikation: Unbekannt Freigegeben Gesperrt Mindestens erforderlich Letzte Version sowie ein Datum der Klassifikation zugeteilt werden. Diese Klassifikation dient im neuen Bericht Firmware dazu, kenntlich zu machen, welche Geräte über einen aktuellen Firmwarestand verfügen, oder bei welchen Geräten ein Firmware Update durchgeführt werden muss. Im neuen Bericht Firmware kann der Anwender die Firmwarestände seiner Geräte, sowie den mittels Klassifizierung eingestellten Firmwarestatus auf einen Blick erkennen. Mit farbig hinterlegten Statusmeldungen: Grün (G): Firmware ist aktuell Gelb (Y): Firmware muss überprüft werden Rot (R): Firmware ist veraltet oder gesperrt Ist sehr einfach zu ersehen, welche Geräte veraltete oder gesperrte Firmwarestände Seite 22 von / V5.22

23 aufweisen und aktualisiert werden müssen, oder bei welchen Geräten die Firmware nicht klassifiziert wurde bzw. überprüft werden muss. Firmwarebericht 3.12 Wartungsereignisse nach Seitenintervallen mit druckerspezifischen Startwerten Viele Drucksysteme können den genauen Füllstand von Verbrauchsmaterialien, wie beispielsweise des Resttonerbehälters, nicht erfassen, und melden daher erst wenn der Resttonerbehälter schon voll ist und ausgetauscht werden muss. Mittels eines Wartungsereignisses nach Seitenintervall kann nun die FSM Software den Anwender oder Händler rechtzeitig vor dem Volllaufen des Resttonerbehälters warnen und über den nötigen Austausch dieses Teiles automatisch informieren. Hierzu wird in der FSM Software eine Wartungsregel angelegt, und als Seitenintervall die vom Hersteller angegebene Füllleistung des Resttonerbehälters abzüglich einer Sicherheitsreserve zur rechtzeitigen Vorwarnung - angelegt. Seite 23 von / V5.22

24 Wartungsregel zum Tausch des Resttonerbehälters Diese Wartungsregel kann nun den betreffenden Drucksystemen zugeordnet werden. Zuordnung der Wartungsregel zu einem Drucksystem Durch Klick auf die Schaltfläche Intervall zurücksetzen wird ein Eingabefenster eingeblendet, in dem der Anwender für jeden Drucker eine Seitenzahl als Startwert für die Anwendung der Wartungsregel eintragen kann. Dieser Startwert ist für jeden Drucker individuell konfigurierbar. Bleibt das Eingabefeld leer, so wird der aktuelle Gesamtzähler Seite 24 von / V5.22

25 des Druckers als Startwert verwendet. Eingabe des Startwertes für die Wartungsregel Im Bericht Konfigurierte Benachrichtigungen sind die eingetragenen Seitenintervalle und die bis zum Auslösen dieses Wartungsintervalles noch verbleibenden Restseiten für jedes Drucksystem einsehbar. Somit können mit der FSM Software auch Verbrauchsmaterialien, deren Füllstand ein Drucksystem nicht genau erfassen und wiedergeben kann, automatisch überwacht werden und bei Voll- bzw. Leerlaufen kann der Anwender rechtzeitig von der FSM Software zum Tausch dieses Verbrauchsmaterials informiert werden Fleet & Servicemanagement Systemanalyse Modul Ab Version 5.22 beinhaltet die docuform Fleet & Servicemanagement (FSM) Software ein neues Modul zur Systemanalyse (als lizenzpflichtiges Zusatzmodul). Dieses Modul dient zur Plausibilitätsprüfung und zur Erkennung von Besonderheiten bei der Erfassung von Geräteinformationen durch die FSM Software. Nach entsprechender Lizenzierung findet man im Menübaum der FSM V5.22 Software einen neuen Eintrag für das Systemanalyse Modul: Seite 25 von / V5.22

26 Systemanalyse Modul Dieses neue Fleet & Servicemanagement Software Modul bietet dem Anwender die folgenden Funktionalitäten: Erkennung von Besonderheiten bei der Erfassung von Gerätedaten in Bezugnahme auf Plausibilität. Die Plausibilitätsprüfungen werden durch Regeln definiert, die im Rahmen der Modularität dieses Moduls beliebig modifiziert und erweitert werden können. Die Analyse kann auf Händlerbasis bis hin zu einzelnen Gerätetypen oder Geräten durchgeführt werden. Im Rahmen der Systemanalyse werden dem Betrachter Geräte-Live-Daten direkt vom übertragenden Kundenclient zur Verfügung gestellt. Im Rahmen der Analyse schlägt das System selbstständig dem Betrachter Lösungsvorschläge vor. Auffälligkeiten in der Übermittlung von Gerätedaten werden in Echtzeit analysiert und als Analyseereignis dem Anwender direkt zur Verfügung gestellt. Durch die direkte Analyse können Unstimmigkeiten der Geräte innerhalb der übertragenden Daten direkt analysiert, klassifiziert und behoben werden. Die Möglichkeit dieser direkten Analyse vereinfacht den Betrieb und erspart aufwendige Serviceeinsätze. Gleichzeitig wird die Gesamttransparenz bei der Erfassung der Gerätedaten deutlich erhöht. Unstimmigkeiten, wie verfrühter Tonerwechsel oder Einsatz von bereits benutzten Tonerkartuschen, können sofort erkannt werden. Von Geräten erzeugte Toner- oder Zählersprünge werden automatisch erkannt und analysiert. Dadurch Seite 26 von / V5.22

27 können Fehlverhalten der Geräte selbst frühzeitig erkannt werden. Ein Klick auf den Menüeintrag Systemanalyse öffnet die Ereignisanzeige des neuen Moduls. Hier sieht der Anwender eine Auflistung aller von der Fleet & Servicemanagement festgestellten Auffälligkeiten der von der FSM Software überwachten Drucksysteme. Durch Auswahl in den Ausklapplisten Händler / Kunde und Code können die angezeigten Ereignisse nach den gewünschten Händlern und Kunden, sowie nach den gewünschten Ereignistypen bzw. Basisregeln selektiert werden. Nachfolgende Basisregeln sind implementiert: Abnahme des Füllstandes ohne Druckaktivität Ungewöhnliche Abnahme des Füllstandes Drucker meldet das Ereignis Toner nachfüllen Drucker meldet das Ereignis Kein Toner Ungewöhnliche Zunahme des Füllstandes Eine Filterung der Ereignisse ist durch Einträge im Feld Filter möglich. Mit den Schaltflächen oberhalb und unterhalb der Liste kann durch die Seiten der Liste geblättert werden. Die Anzahl der pro Listenseite angezeigten Ereignisse lässt sich in der Ausklappliste / Seite einstellen. Ereignisanzeige der Systemanalyse Seite 27 von / V5.22

28 Ein Klick auf den blau markierten Eintrag in der Spalte Drucker der Ereignisliste öffnet die Ansichten der Druckerliste für das betreffende System. Druckerliste: Drucker Detailansicht Der Klick auf einen blau markierten Eintrag in der Spalte Meldung der Ereignisliste zeigt die Details und Lösungsmöglichkeiten zu diesem Ereignis an. Seite 28 von / V5.22

29 Systemanalyse Lösungsmöglichkeiten Im Bereich Ereignis gibt die FSM Software Erklärungen und Lösungshinweise zum beobachteten Ereignis. Detailinformationen können im unteren Bereich der Seite zu jedem Ereignis eingesehen werden. Im Bereich Lösung schlägt die FSM Software verschiedene Aktionen zur Lösung des Ereignisses vor. Durch Auswahl einer Aktion aus der Ausklappliste und Klick auf die rechte Schaltfläche wird die ausgewählte Aktion auf das Ereignis angewandt. Mit Auswahl und Anwendung einer Aktion zur Lösung eines Ereignisses wird das Ereingins aus der Ereignisliste des Systemanalysemoduls entfernt. Seite 29 von / V5.22

30 Ebenso kann ein Ereignis durch direkten Klick auf die Schaltfläche, die beim Bewegen des Mauszeigers über den entsprechenden Ereigniseintrag eingeblendet wird, direkt ohne Aktion zur Lösung aus der Ereignisliste gelöscht werden. Systemanalyse Löschen von Ereignissen Exemplarische Analyse eines Ereignisses Das Gerät springt sporadisch beim Tonerfüllstand auf 100% Systemanalyse Ereignisanzeige Seite 30 von / V5.22

31 Der Anwender kann bei diesem spezifischen Gerät direkt in die Darstellung des Tonerverlaufs verzweigen. Anzeige Tonerverlauf Der Anwender erkennt durch die Analyse des Fehlerfalles Ungewöhnliche Zunahme des Füllstandes, dass das Gerät zwar immer wieder auf 100% Füllstand springt, jedoch die kontinuierliche Abnahme des Füllstandes klar erkennbar ist. Dadurch kann davon ausgegangen werden, dass irgendwann der Schwellwert zur Bestellauslösung gesichert erreicht wird. Daher kann die Ereignisregel für dieses Gerät als unkritisch geschlossen werden. 4 Installationsmöglichkeiten von FSM Client und FSM Server Software Abhängig vom Einsatzzweck und von den Anforderungen der Händler und Kunden kann der Client und Server Teil der Fleet & Service Management Software in drei verschiedenen Szenarien installiert werden: Seite 31 von / V5.22