Benutzerdokumentation Webportal

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1 Personal Rolle dezentrale Vorgesetzte/Personalverantwortliche Webportal für systemunterstützte Personalprozesse: - Auszahlung Stunden/Zulagen - Änderung Bank-/Postkonto - Mutationsverfügung/Ergänzungsvereinbarung Autorenschaft: SAP HR-Applikation Datum: September 2014 Version: 1.5 Status: Abgenommen

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Zweck der Benutzerdokumentation Webportal Was ist das? Mutationen mit Daten aus SAP HR Was ist das? HR Rollen und Berechtigungen Verantwortlichkeit Datenprüfung im System 4 2 Systemvoraussetzungen im Webportal Systemumgebung und Citrix- Zugang Zugang zu ID Citrix Anwendung beantragen Einstieg Citrix Adobe Reader Installation Einstieg Internet Explorer Login auf Webportal Passwort neu setzen 9 3 Arbeitsumgebung im Webportal Fenster Zentraler Arbeitsvorrat Fenster Feinnavigation Prozess für Mitarbeiter starten Benutzereinstellungen 13 4 Prozess Auszahlung Stunden/Zulagen Systemsteuerung im Webportal Lohnarten Prozess starten und Mitarbeitende auswählen Prozess auswählen Prozess bearbeiten Prozess prüfen und senden Prozess beenden 18 5 Prozess Änderung Bank-/Postkonto 19 Systemsteuerung im Webportal Prozess starten und Mitarbeitende auswählen/prozess auswählen Prozess bearbeiten Prozess prüfen und senden Prozess beenden 19 Seite 2 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

3 Versionsverwaltung 6 Prozess Mutationsverfügung/Ergänzungsvereinbarung Datensteuerung der im Webportal eingebundenen Formulare Prozess starten und Mitarbeitende auswählen Prozess auswählen Prozess bearbeiten Bearbeitung Geschäftsfälle Prozess speichern und drucken 23 7 Hinweise zu Hilfen und Korrekturen im Webportal Prozesse suchen Prozesse drucken Vorgehen Fehlerkorrekturen bei Stunden/Zulagen Kontrollmöglichkeiten Zahlungen Löschen der Aufgaben Formular wird nicht angezeigt 26 8 Supportorganisation 27 Versionsverwaltung Vers. Nr. Änd. Datum Beschreibung Änderungen im Webportal Wer / Kürzel Änderungen nicht nachdokumentiert SAP HR-Applikation Dokumentenname: Von Schulungsunterlagen auf Benutzerdokumentation geändert analog Dokumentation SAP HR Benutzereinstellungen: Optimierte Benutzereinstellungen nachdokumentiert Texte/Printscreens/Links: Aktualisiert nüs/cs/sl/mst Seite 3 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

4 Einleitung 1 Einleitung 1.1 Zweck der Benutzerdokumentation Diese Benutzerdokumentation dient den Vorgesetzten und Personalverantwortlichen als Grundlage und Hilfsmittel zur Bearbeitung der systemunterstützten Prozesse im HR Webportal. 1.2 Webportal Was ist das? Das Portal ist eine webbasierte Oberfläche und ein zentraler Einstiegspunkt, um wiederkehrende Aufgaben in der (Personal-)Administration systemunterstützt zu bearbeiten. Aus technischer Sicht ist die 1 dezentrale Personaladministration über das Webportal und HR Admin. Rolle an die 2 zentrale Personaladministration angebunden. 1.3 Mutationen mit Daten aus SAP HR Was ist das? Die im Webportal eingebundenen HR Formulare basieren auf der von SAP entwickelten Technologie Interactive Forms by Adobe kurz AIF genannt. Somit können Formulare in PDF-Format erstellt werden, die unabhängig von der System-Umgebung ihr Erscheinungsbild beibehalten. Mit einer Datenschnittstelle vom HR Webportal ins SAP HR-System wird die automatische Abfüllung der Formulare mit tagesaktuellen Daten aus dem SAP HR-System ermöglicht. Von den Formularen werden aber keine Daten zurück ins SAP HR-System übernommen! 1.4 HR Rollen und Berechtigungen Der Zugriff auf Personaldaten benötigt seitens Vorgesetzte/Personalverantwortliche eine SAP HR- Berechtigung über ihre zuständigen Organisationseinheiten mit den Personaldaten und/oder eine Webportal-Berechtigung. Innerhalb der bezeichneten Organisationseinheit erhält diese HR Rolle die Berechtigung im HR-System über alle Personaldaten. Um den Zugriff auf Personaldaten zu erhalten ist das Antragsformular SAP-Meldeformular mit den Berechtigungen Personal einzureichen sowie im Vorfeld eine Schulung zu absolvieren. 1.5 Verantwortlichkeit Datenprüfung im System Die Verantwortung für die korrekte und vollständige Eingabe und Prüfung der Daten im Webportal liegt dezentral bei den Vorgesetzten/Personalverantwortlichen. 1 Hierbei sind die für Personalgeschäfte zuständigen Personen in den Instituten/Abteilungen gemeint und in ihrer Rolle als Vorgesetzte oder Personalverantwortliche bezeichnet. 2 Hierbei sind die für Personalgeschäfte zuständigen Personen in der Abteilung Personal gemeint und in ihrer Funktion als Personalsachbearbeitende bezeichnet.

5 Systemvoraussetzungen im Webportal 2 Systemvoraussetzungen im Webportal 2.1 Systemumgebung und Citrix- Zugang Die Systemumgebung SAP HR und HR Webportal basiert auf Citrix. Der Citrix-Zugang muss von den Benutzer/innen im Vorfeld selbst sichergestellt werden und ist zwingende Voraussetzung für den Zugriff auf das Webportal. Folgende Programme sind mit dem Web-Formular (siehe Abbildung) an die Informatikdienste zu beantragen bzw. zu überprüfen, ob diese allenfalls bereits so installiert sind: 3 Citrix Adobe Reader X SAP GUI Internet Explorer 2.2 Zugang zu ID Citrix Anwendung beantragen Über diesen Link gelangen Sie zum Antragsformular Zugang zu ID Citrix Anwendung beantragen : https://www.uzh.ch/cmsssl/id/dl/bs/win-infra/managed/citrix-id/citrix-applications.html. 3 Der Leitfaden zur Benutzung der Citrix-Systeme der Informatikdienste - Business Applications hilft das Arbeiten in der Citrix- Umgebung optimal zu gestalten. Sie finden ihn unter folgendem Link: Seite 5 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

6 Systemvoraussetzungen im Webportal 2.3 Einstieg Citrix Zur Benutzung des HR Webportals muss das Citrix gestartet werden. Log On Fenster zur Eingabe von: Benutzername: Eingeben (Shortname) Kennwort: Entsprechendes Kennwort eingeben (Kennwort ist nicht identisch mit dem UniAccess Passwort, ausser es wurde von Ihnen selbst so eingerichtet, siehe unter Login auf Webportal). Hier können Sie die Kennwörter anpassen mit Link zu: Die Citrix-Umgebung wird gestartet. Folgendes Fenster wird angezeigt: 2.4 Adobe Reader Installation Starten Sie den Adobe Reader (einmalige Aktion). Bei Anfrage die Sprache auswählen und mit OK bestätigen. Bei Installation des Adobe Acrobat öffnen Sie ein Word Dokument und speichern es im pdf-format. 2.5 Einstieg Internet Explorer Der Internet Explorer ist als Standardanwendung in der Portalumgebung zu benutzen. Damit die Adobe-Formulare im Portal geöffnet werden können muss die Funktionalität Popupblocker ausgeschaltet werden. Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Popupblocker ausschalten via Systemsteuerung: Start -> Systemsteuerung ->Internetoptionen. Es öffnet sich ein neues Fenster Eigenschaften Internet. Wählen Sie danach das Feld Datenschutz, Bereich Popupblocker und vergewissern Sie sich, dass kein Häkchen beim Popupblocker eingeschaltet gesetzt ist und bestätigen Sie dies mit OK. Seite 6 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

7 Systemvoraussetzungen im Webportal 2. Popupblocker ausschalten via Internet Explorer: Extras -> Popupblocker und dann auf Popupblocker ausschalten. 2.6 Login auf Webportal Start des Internet Explorer über das Icon Start Seite 7 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

8 Systemvoraussetzungen im Webportal Favoriten einrichten Nach dem Start des Internet Explorers geben Sie die folgende Internetadresse ein und speichern diese einmalig unter Favoriten: https://idared.uzh.ch 1 Nachdem Sie den URL Link aufgerufen haben, den Sie zu den Favoriten hinzufügen möchten, wird die Seite angezeigt. 2 Klicken Sie 1x auf die Schaltfläche Favoriten (zu erkennen an dem gelben Stern). 3 Klicken Sie nun 1x auf die Schaltfläche Zu Favoriten hinzufügen". 4 Es öffnet sich nun das Dialogfeld Favoriten hinzufügen. Hier können Sie bei Bedarf den Namen des Favoriten ändern. Ist der dort schon stehende Name i.o. dann ändern Sie nichts. In der Zeile Erstellen in lassen Sie bitte die Favoriten stehen. 5 Um den Vorgang abzuschließen klicken Sie 1x auf die Schaltfläche Hinzufügen. FERTIG! Tipp: Mit Tastenkombination STRG + D können Sie auch Favoriten speichern. Damit gelangen Sie direkt in das obenstehende Dialogfenster. Gespeicherte Favoriten aufrufen 1. Klicken Sie 1x auf die Schaltfläche Favoriten, zu erkennen an dem gelben Stern. 2. Es öffnet sich nun nach unten hin das Favoritencenter. In der Liste finden Sie Ihre Favoriten. 3. Um einen Favoriten aufzurufen müssen Sie ihn 1x anklicken Benutzeranmeldung Benutzername: Passwort: Shortname Entsprechendes Passwort eingeben Seite 8 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

9 Systemvoraussetzungen im Webportal 2.7 Passwort neu setzen Sie können das Passwort jederzeit ändern. Klicken Sie auf Personalisieren. und beim nächsten Fenster auf Ändern. Geben Sie nochmals das alte Passwort ein. Danach zweimal das neue Passwort und sichern. Seite 9 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

10 Arbeitsumgebung im Webportal 3 Arbeitsumgebung im Webportal Einstiegsbild nach Eingabe von Benutzername und Passwort Klicken Sie auf Auf dieser Abbildung sehen Sie die allgemeine Arbeitsumgebung auf dem Webportal. Wichtig: Immer als erstes auf Aktualisieren drücken, damit der neuste Stand der Aufgaben angezeigt wird. 3.1 Fenster Zentraler Arbeitsvorrat Im Fenster Zentraler Arbeitsvorrat (siehe roter Pfeil 1) gibt es zwei Register: Aufgaben und Tracking. Register Aufgaben: In diesem Register besteht die Möglichkeit auf offene oder erledigte Aufgaben zuzugreifen. Mit Hilfe des Auswahlmenüs Einblenden besteht die Möglichkeit, die Menüs Meine offenen Aufgaben oder Erledigte Aufgaben anzeigen zu lassen. Die Maske unterhalb der Aufgaben wird automatisch an die Kriterien angepasst. Register Tracking: Dieses Register ist nicht zu beachten, da grundsätzlich nur im Register Aufgaben gearbeitet wird. Seite 10 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

11 Arbeitsumgebung im Webportal 3.2 Fenster Feinnavigation Dieses Fenster (siehe roter Pfeil 2) befindet sich auf der linken Seite in der Bildschirmansicht und zeigt zwei Bereiche: 1. Feinnavigation und 2. Portalfavoriten. 1 2 Es kann sein, dass eines oder alle dieser Auswahlmenüs zusammengezogen sind wie im Bild 1. Sie können diese mit dem Symbol wieder erweitern bzw. öffnen wie im Bild 2. Feinnavigation / Portalfavoriten: Mit Hilfe der Feinnavigation besteht die Möglichkeit jederzeit auf die Arbeitsübersicht zurückzukehren. Bei den Portalfavoriten besteht die Möglichkeit Links zu hinterlegen, die den schnelleren Zugriff auf Dokumente, Ordner, Portal-Content oder eine Reihe anderer Objekte ermöglichen. Diese Links können Sie selbst strukturieren, indem sie nach eigenen Wünschen geordnet oder in Felder gruppiert werden. Jedoch sind diese beiden Bereiche für Sie irrelevant, da wir mit dem Bereich Arbeitsübersicht arbeiten. Arbeitsübersicht: Sie können zwischen Prozess für Mitarbeitende starten / Mitarbeiterprozesse suchen auswählen. Im Bereich Prozess für Mitarbeiter starten besteht die Möglichkeit unterschiedliche Aufträge zu erfassen. Es können nur Prozesse für Angestellte gestartet werden, welche auch eine aktive Anstellung haben und somit als aktive Angestellte im SAP HR hinterlegt sind! Unter Mitarbeiterprozesse suchen, können die erfassten Aufträge gesucht und angezeigt werden. Dafür existieren verschiedene Filter welche Sie dabei unterstützen. Seite 11 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

12 Arbeitsumgebung im Webportal 3.3 Prozess für Mitarbeiter starten Klicken Sie auf Prozess für Mitarbeiter starten In der Ergebnisliste sind die Mitarbeitenden ersichtlich, für welche Sie Berechtigungen besitzen. Die Schaltflächen sind oben ersichtlich und sie dienen zum Navigieren. Seite 12 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

13 Arbeitsumgebung im Webportal 3.4 Benutzereinstellungen Um die Ergebnisliste einzustellen klicken Sie auf das eingerahmte Icon. Folgendes Fenster wird geöffnet. Im Register Darstellung ist als Standardwert 5 Zeilen bzw. 5 Personen eingestellt. Dieser Wert können Sie nach Ihren Bedürfnissen anlegen. Wir empfehlen Ihnen die Anzeige auf 100 zu erhöhen. Bestätigen Sie dies mit der Taste Sichern und Schliessen. Seite 13 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

14 Arbeitsumgebung im Webportal Sie können ebenfalls die Liste sortieren nach Namen, Personal-Nr. etc. Dazu ebenfalls auf das eingerahmte Icon klicken und dann das Register Sortierung anklicken. Nun definieren Sie die Kriterien der Sortierung. Z.B. Wählen Sie Name aus und klicken auf den Button Hinzufügen, danach mit Sichern und Schliessen bestätigen. Damit die Suchzeile immer vorhanden ist, klicken Sie ebenfalls auf Benutzer-Einstellungen und Filter. Geben Sie im Feld Filter Spalte Name ein und klicken Sie den Button Hinzufügen. Nun erscheint noch folgende Zeile. Schreiben Sie A Z rein und Sichern und Schliessen. Nun bleibt der Filterzeile immer sichtbar. Seite 14 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

15 Arbeitsumgebung im Webportal Es besteht auch die Möglichkeit innerhalb der Auflistung zu suchen. Z.B. Im Feld Name. Dazu klicken Sie auf das eingerahmte Icon Geben Sie den gewünschten Namen mit Stern * ein. Seite 15 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

16 Prozess Auszahlung Stunden/Zulagen 4 Prozess Auszahlung Stunden/Zulagen 4.1 Systemsteuerung im Webportal Bis und mit 15. eines Monats bzw. im Dezember bis zum 5. müssen Daten im Webportal eingegeben werden, damit die Auszahlung im laufenden Monat erfolgt. Die auf dem Formular angezeigten Ansätze sind Grundansätze (exkl. Ferienzuschlag). Das System rechnet im Hintergrund die korrekten Ansätze für die jeweiligen Angestellten aus. Auszahlungen werden über den MA-Kreis gesteuert, d. h. Stunden können nicht für Angestellte im Monats-Lohn (ML) eingegeben werden. Werden befristete Anstellungen nicht termingerecht verlängert bzw. im SAP HR erfasst erhalten Sie eine Fehlermeldung im Webportal. Zulagen sind nach MA-Kreis gesteuert, Ansätze Zulagen vom IRM/ZZM dürfen nur von diesen Organisationseinheiten eingegeben werden! Nach Austritt eines Mitarbeitenden können Stunden/Zulagen-Auszahlungen noch einen Monat nach Anstellungsende über das Webportal gemeldet werden. Auszahlungen nach diesem Zeitpunkt müssen mittels unterschriebenem Formular Stundenrapport an die für Sie zuständige Personalsachbearbeitenden zugestellt werden, damit die Stunden/Zulagen direkt im SAP HR erfasst werden und so zur Auszahlung gelangen. 4.2 Lohnarten Die Lohnart 2000 (Bezahlte Stunden) erscheint nur bei Angestellten im Std.-Lohn. Lohnart 1461 (Abzug Lunch-Check AN) ist nur in Zusammenhang mit der Lohnart 2000 (Bezahlte Stunden) ausfüllbar. Es müssen mindestens 10 Stunden in der Lohnart 2000 (Bezahlte Stunden) aufgeführt sein, damit die Lohnart 1461 (Abzug Lunch-Check AN) mit 1.0 ausgefüllt werden kann. Seite 16 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

17 Prozess Auszahlung Stunden/Zulagen 4.3 Prozess starten und Mitarbeitende auswählen Sie erhalten eine Auflistung aller Mitarbeitenden, für welche Sie Berechtigungen besitzen. Person markieren und weiter. 4.4 Prozess auswählen Unter Prozess auswählen wählen Sie Auszahlung Stunden/Zulagen aus. Ist der Prozess ausgewählt so klicken Sie auf Weiter. 4.5 Prozess bearbeiten Es erscheint ein elektronisches Formular Auftrag Auszahlung Stunden und Zulagen (3). Bei den gelb/grau hinterlegten Feldern können die Anzahl Stunden im Dezimalsystem aufgeführt werden. Zahlenformat: XX.XX Ist der Prozess abgeschlossen so klicken Sie auf Weiter. Seite 17 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

18 Prozess Auszahlung Stunden/Zulagen 4.6 Prozess prüfen und senden Arbeitsschritt: Weiter (4) zur Kontrolle ob alle Felder vollständig und korrekt ausgefüllt sind. Um Daten definitiv zu senden klicken Sie auf Senden. 4.7 Prozess beenden Der Prozess ist abgeschlossen und die Daten sind in SAP HR unter IT0015 (Ergänzende Zahlungen) ersichtlich. Um die nächste Aufgabe zu erledigen muss das Fenster zuerst geschlossen werden. Seite 18 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

19 Prozess Änderung Bank-/Postkonto 5 Prozess Änderung Bank-/Postkonto Systemsteuerung im Webportal Erfolgt die Änderung zwischen dem 1. und 15. des Monats, wird die Auszahlung im laufenden Monat auf das neue Konto überwiesen. Erfolgt die Änderung zwischen dem 16. und bis Ende des Monats, wird die Auszahlung im Folgemonat auf das neue Konto überwiesen. Bei Mehrfachanstellungen neues Bankkonto bei nur einer Personalnummer melden. Erscheint bei der Eingabe das Bankkontos untenstehende Fehlermeldung, informieren Sie die Fachstelle Kreditoren oder und beantragen die Eröffnung der Bank. Folgende Informationen werden dafür benötigt: Bankland, Bankschlüssel, Bankkonto. Danach das Bankkonto wie gewohnt, erfassen. 5.1 Prozess starten und Mitarbeitende auswählen/prozess auswählen Dieser Prozess entspricht analog Kapitel 4/Punkt 4.2. Prozess auswählen analog Kapitel 4/Punkt Prozess bearbeiten Im unteren Teil des elektr. Formulars bei Neues Konto für Lohnauszahlung wird das Datum sowie das Land in der sich die Bank befindet, also z. B: "Schweiz eingetragen. Die IBAN-Nr. ist wie folgt einzutragen: CHXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX (Landeskürzel, zwei Ziffern und danach jeweils 4 Ziffern eintragen). Hinweis: Bei Zahlungsverbindung MUSS Begünstigte/r und Angestellte/r identisch sein. Danach wählen Sie Prüfen und Senden. 5.3 Prozess prüfen und senden Arbeitsschritt: Prüfen und Senden mit Qualitätskontrolle, ob Eingaben vollständig und korrekt ausgefüllt sind. Um erfasste Daten im System definitiv abzuschicken klicken Sie auf Senden. 5.4 Prozess beenden Prozess ist abgeschlossen und Daten sind in SAP HR unter IT0009 (Bankverbindung) ersichtlich. Um die nächste Aufgabe zu erledigen muss das Fenster zuerst geschlossen werden. Seite 19 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

20 Prozess Mutationsverfügung/Ergänzungsvereinbarung 6 Prozess Mutationsverfügung/Ergänzungsvereinbarung 6.1 Datensteuerung der im Webportal eingebundenen Formulare Bis und mit 6. eines Monats bzw. im Dezember zwei Wochen früher müssen die Aufträge in der Abteilung Personal eintreffen Die Daten von SAP HR sind tagesaktuell Die Daten, welche von SAP HR gezogen werden, können nicht verändert werden Bei Doktoranden (BG 50%) und Angestellten im Stundenlohn kann kein Beschäftigungsgrad- Wechsel getätigt werden Manuelle Eingabe Datumsformat: XX.XX.XXXX 6.2 Prozess starten und Mitarbeitende auswählen Nach der Auswahl Prozess starten erscheint folgendes Bild in einem neuen Fenster. Hinweis: Bei jedem Prozess Start, unabhängig vom nächsten Schritt, ist es der gleiche Ablauf: Mitarbeiter/in suchen, auswählen und auf Prozess auswählen drücken. Im Feld Mitarbeiter können Sie die Personalnummer oder den Namen/Vornamen der gewünschten Person eingeben und dann Start (1) drücken. Person markieren und Prozess auswählen (2). 6.3 Prozess auswählen Unter Prozess auswählen wählen Sie Mutationsverfügung oder Ergänzungsvereinbarung aus. Ist der Prozess ausgewählt so klicken Sie auf Bearbeiten. Seite 20 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

21 Prozess Mutationsverfügung/Ergänzungsvereinbarung 6.4 Prozess bearbeiten Formular Mutationsverfügung oder Ergänzungsvereinbarung wird automatisch geöffnet. Ergänzen Sie die Vertragsart (Auswahlfeld) sowie die Instituts-/Abteilungsbezeichnung und die Funktion (Stellenbezeichnung) und klicken Sie den gewünschten Geschäftsfall an. 6.5 Bearbeitung Geschäftsfälle Die verschiedenen Geschäftsfälle werden mit tagesaktuellen Stammdaten aus SAP HR geöffnet. Ergänzen Sie die für die Mutation relevanten Daten- und Informationsfelder. Die Geschäftsfälle Abordnung, Aus- und Weiterbildung, Auszahlung Einmalzulage, Lohnänderung, Mutterschaftsurlaub und Unbezahlter Urlaub werden nicht separat aufgeführt, da für diese Prozesse keine Daten aus SAP HR gezogen werden Geschäftsfall Änderung Beschäftigungsgrad (bei Beschäftigungsreduktion ist die Unterschrift des Mitarbeitenden erforderlich) Seite 21 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

22 Prozess Mutationsverfügung/Ergänzungsvereinbarung Geschäftsfall Verlängerung der Anstellung Geschäftsfall Änderung Lohnreglement Geschäftsfall Austritt Geschäftsfall Bezug Dienstaltersgeschenk Seite 22 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

23 Prozess Mutationsverfügung/Ergänzungsvereinbarung Geschäftsfall Funktionswechsel Geschäftsfall Wechsel Kostenstelle/PSP-Element 6.6 Prozess speichern und drucken Klicken Sie unten links auf Entwurf sichern und drucken das Formular über den Button Drucken auf dem Formular aus. Dokumente in Entwurf sichern sind jederzeit von Ihnen im zentralen Arbeitsvorrat aufrufbar und veränderbar. Die Abteilung Personal hat keinen Zugriff auf abgespeicherte Dokumente und kann diese daher nicht on-line prüfen. Die Prozessschritte Prüfen und Senden sowie Senden sind für den Prozess Mutationen mit Daten aus SAP HR nicht verwendbar. Um die nächste Aufgabe zu erledigen muss das Fenster zuerst geschlossen werden. Seite 23 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

24 Hinweise zu Hilfen und Korrekturen im Webportal 7 Hinweise zu Hilfen und Korrekturen im Webportal 7.1 Prozesse suchen Unter Mitarbeiterprozesse suchen, kann man die erfassten Aufträge suchen und diese dann detailliert anzeigen lassen. Dafür haben wir verschiedene Kriterien die uns dabei unterstützen. Nachdem die Suchkriterien eingetragen wurden, drücken Sie auf Start. Im Fenster Suchergebnis erhalten Sie alle Ergebnisse die mit den eingegebenen Kriterien übereinstimmen. Nachdem Sie die gewünschte Zeile markiert haben können Sie auf Details drücken. Unter Prozessdetails hat man Einsicht auf gesendete Formulare und über deren aktuellen Status. Seite 24 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

25 Hinweise zu Hilfen und Korrekturen im Webportal 7.2 Prozesse drucken Wählen Sie einen Prozessschritt aus. Das entsprechende Formular wird geöffnet. Klicken Sie auf das Drucker-Zeichen und wählen den Drucker. 7.3 Vorgehen Fehlerkorrekturen bei Stunden/Zulagen Falls dezentral festgestellt wird, dass die Anzahl Stunden/Zulagen nicht korrekt in Webportal bzw. SAP HR hinterlegt sind, ist das Vorgehen wie folgt: Gehen Sie ins SAP HR-System unter Personalstammdaten anzeigen (PA20)/Register Lohn/ Infotyp 0015 (ergänzende Zahlungen) und suchen die betroffene Person. Machen Sie einen Printscreen. Entsprechende Meldung mit Printscreen an die/den für Sie zuständige/n Personalsachbearbeitende/n senden (Personalsachbearbeitende/r löscht Stunden/Zulagen direkt im SAP HR- System) Nochmals korrekte Stunden/Zulagen im Webportal erfassen 7.4 Kontrollmöglichkeiten Zahlungen Via ergänzende Zahlungen im SAP HR-System oder mittels Lohnkontrollliste nach dem Lohnlauf. Melden Sie allfällige Korrekturen der/dem für Sie zuständigen Personalsachbearbeitenden in der Abteilung Personal. 7.5 Löschen der Aufgaben Im Register Aufgaben können Sie die Entwürfe wie folgt löschen: 1. Öffnen Sie den zu löschenden Entwurf. Seite 25 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

26 Hinweise zu Hilfen und Korrekturen im Webportal 2. Klicken Sie auf den Button Entwurf löschen. 7.6 Formular wird nicht angezeigt Kontrollieren Sie, ob Popup-Fenster aktiviert ist. Korrekte Einstellung siehe Einstieg Internet Explorer Klicken Sie auf Icon (rot umrandet) Seite 26 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

27 Supportorganisation 8 Supportorganisation Sollten bei den allgemeinen PC-Einstellungen oder dem Einstieg ins Webportal Probleme vorhanden sein wenden Sie sich an die zuständige Supportstelle wie folgt: IT-Verantwortliche Institute/ZDU Bei Problemen mit: Ihren Systemvoraussetzungen für den Zugang der Citrix Anwendungen Support Informatikdienste Helpline Tel ( ) (MO-FR von 8 bis 18 Uhr) IT-Verantwortliche/r Institute/ZDU Kurzbeschreibung Telefonische Entgegennahme von Fragen und Störungsmeldungen während den Bürozeiten Beratung kann direkt am Telefon erfolgen, wenn dies nicht mehr als 15 Minuten Zeitaufwand erfordert Erfassung von Fragen/Problemstellungen im Ticket-System Telefonische Entgegennahme von Fragen während den Bürozeiten der für Sie zuständigen IT-Verantwortlichen SAP-HR-Applikation Bei Problemen mit: Ihrer Berechtigung sowie technischen Problemen innerhalb Webportal Support Kurzbeschreibung SAP HR-Applikation Erfassung von Fragen/Störungsmeldungen im Ticket-System mit Kurzbeschreibung des Problems inkl. Printscreen, damit gezielt und möglichst schnell eine Lösung gefunden werden kann Seite 27 von 27 Universität Zürich, Personal, September 2014

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