ifas Business Intelligence mit Cognos

Transkript

1 ifas Business Intelligence mit Cognos

2 Was ist Business Intelligence (BI)? Zur Führung und Steuerung betrieblicher Prozesse steht heute den Unternehmen theoretisch unbegrenztes Datenmaterial zur Verfügung. Die Problematik ist jedoch oft, dass schnell eine Diskrepanz zwischen Informationsüberflutung und Informationsunterversorgung entsteht: Werden die riesigen Datenmengen nicht ausgewertet, kann dem Bedürfnis nach zeitgerechten und korrekten Informationen nicht Rechnung getragen werden. Die Herausforderung besteht darin, diesen per se positiven Datenreichtum in all seiner Komplexität auch effizient zu nutzen. So auch beim ifas V4: Auswertungen, welche aus ifas V4 gezogen werden können, gibt es in grosser Zahl (ifas V4 Queries, Crystal Reports), sie sind jedoch statisch und oft unübersichtlich. Die ifas V4 Daten bergen aber ein riesiges Potential, wenn sie richtig verwendet werden. Mit der BI-Lösung von Cognos können aus der ifas V4 Datenflut Zusammenhänge und Besonderheiten schnell erkannt werden, damit heute die richtigen Entscheidungen für morgen getroffen werden können. Wer ist Cognos? Cognos ist der weltweit führende Anbieter von Business Intelligence- und Performance Management Lösungen. Cognos wurde im Januar 2008 von IBM übernommen. Cognos und IBM werden Ihre Stärken gemeinsam nutzen, um ihren Kunden den bestmöglichen Nutzen zu gewährleisten. Was ist ein Cube? OLAP (Online Analytical Processing) setzt sich zum Ziel, schnelle Antworten für analytische Abfragen zu bieten. Die Grundlage eines OLAP Systems bildet ein multidimensionaler Cube, welcher aus (numerischen Fakten) besteht, welche nach kategorisiert sind, beispielsweise Umsatzkennzahlen aufgeschlossen nach Artikel, Vertreter, Gebiet und Zeit (siehe auch Bild unten). Das Resultat dieser Architektur ist, dass Abfragen um ein Vielfaches schneller laufen, als Abfragen in Echtzeit. Der Grund sind so genannte Aggregationen: Die einzelnen werden in verschiedenen Ebenen abgelegt und stellen die Daten in schnell verwertbarer Art und Weise dar. So sind in einem Verkaufs-Cube zum Beispiel Verkaufs-Umsätze nach der Dimension Artikel- Gruppe und Zeit abgelegt: Produkte Kategorien Ersatzteile Bekleidung Fahrräder Deckungs Beitrag Kosten Absatz Umsatz Januar Februar März April Mai 2008 Die Umsätze sind nicht nur für die einzelnen Tage, sondern auch für Wochen, Monate, Quartale etc. im Cube fest hinterlegt. So könnte eine Abfrage zum Beispiel lauten: Was waren meine Umsätze für die Produktsparte Fahrräder im Februar 2008? Die entsprechende Zahl muss nun nicht während der Abfrage in Echtzeit errechnet werden, sondern kann innert kürzester Zeit aus dem Cube ausgelesen werden. Selbstverständlich können in einem Cube mehr als nur 3 hinterlegt werden, der Würfel dient nur der bildlichen Vorstellung. Die folgenden Seiten enthalten einen Überblick über die einzelnen ifas-cubes: 2

3 Produktion Mit dem Produktions-Cube können die wichtigsten Zahlen aus der betrieblichen Fertigung dargestellt werden. Neben Soll- und Ist-Zeiten enthält der Cube Kapazitätsangebote und Gut- sowie Ausschussmengen, auswertbar nach verschiedenen. Sämtliche Produktionsdaten aus ifas V4 sind verfügbar und ermöglichen so eine Optimierung der Werks- und Anlagenauslastung durch den direkten Vergleich einzelner Leistungen. Unproduktive Anlagen werden identifiziert und nötige Rationalisierungen in Gang gesetzt. Sie können ihre Produktionsmenge genau auf die Nachfrage abstimmen und gleichzeitig Kostenersparnisse und Qualitätsverbesserungen erzielen. Zum Beispiel kann das Kapazitätsangebot einer Kapstelle über einen Zeitraum von einem Jahr ausgewertet werden. Oder aber man stellt die Ausschussmengen verschiedener Artikel dar. Es ist zum Beispiel auch möglich zu analysieren, wie sich die Rüstzeiten der verschiedenen Produktionsaufträge zu den Stückzeiten verhalten. Dabei können immer Soll- und Ist-Werte einander gegenübergestellt werden. Die Leistung von einzelnen Kapazitätsstellen und Abteilungen kann einfach ermittelt und verschiedene Leistungserbringer können miteinander verglichen werden, um stets den Überblick über die in ifas V4 verwaltete Produktion zu haben. Die ganze Produktion transparent - mit Hilfe des Produktions-Cubes! Gutmenge Artikel (Art.Gr. 1-8, Warengruppe) Ausschussmenge Zeit (Jahr, Quartal, Monat, Woche Tag) Soll-Rüstzeit Personal Kapazitätsstelle Soll-Rüstzeit Maschine Abteilung Soll-Stückzeit Personal Produktionsaufträge Soll-Stückzeit Maschine Profitcenter Soll- Arbeitsinhalt-Personal Soll- Arbeitsinhalt-Maschine Ist-Rüstzeit Personal Ist-Rüstzeit Maschine Ist-Stückzeit Personal Ist-Stückzeit Maschine Ist-Arbeitsinhalt-Personal Ist-Arbeitsinhalt-Maschine Kapazitätsangebot Kapstelle Geplante Kapazität Kapstelle 3

4 Verkauf Der Cognos Verkaufs-Cube enthält alle verkaufsrelevanten Daten aus ifas V4, wie zum Beispiel Umsatz, Absatz, Kosten oder Deckungsbeitrag. Diese können nach verschiedenen angezeigt werden. Der Verkaufs- Cube erlaubt es zum Beispiel, die Umsätze eines bestimmten Artikels in einer bestimmten Region während eines Jahres, oder den Absatz (verkaufte Menge) für einen bestimmten Vertreter während eines Monats darzustellen. Die Zeit-Dimension ermöglicht Auswertungen bis auf den Tag genau. Ebenfalls können verschiedene Zeitabschnitte miteinander verglichen werden. Zum Beispiel können die Umsätze eines beliebigen Zeitraums (z.b. aktuelles Jahr) mit den Daten des Vorjahrs verglichen werden. Der Verkaufs-Cube kann zwar nicht den umsatzstarken Verkäufer ersetzen. Aber er zeigt auf, wo erfolgreich verkauft wird und wo Verbesserungspotential vorhanden ist. Umsatz Artikel (Art.Gr. 1-8, Warengruppe) Absatz Zeit (Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag) Kosten Kunden (Kd-Gr. 1 8, Rayon, Branche) DB I Offert-Status Auftragseingänge nach Wert und Menge Vertreter 1, 2 Angebote nach Wert und Menge Region (Land, Kanton, Stadt) Auftragsbestand nach Wert und Menge Auftragssteuercode (ASC) Gutschriften nach Wert und Menge Profitcenter Rückstände nach Wert und Menge Lieferverzug Einkauf Mit dem Einkaufs-Cube können aus dem ifas Einkaufs-Modul wie zum Beispiel Bestellwert oder Bestellmenge, Durchschnittspreis oder Wareneingänge ausgewertet werden. Zum Beispiel können die Durchschnittspreise nach Artikel und Land über ein ganzes Jahr grafisch dargestellt werden. Es ist auch möglich, die Retourenmenge nach Lieferant für ein bestimmtes Quartal mit dem entsprechenden Vor-Quartal zu vergleichen. Ebenfalls kann die Lieferantenbewertung, welche im ifas geführt wird, über die verschiedenen Lieferanten angezeigt und der Verlauf über eine gewisse Zeit dargestellt werden. Dabei zeigt Cognos PowerPlay die in ifas ermittelten Bewertungspunkte gemittelt an. Der Einkaufs-Cube gibt zudem immer einen aktuellen Überblick über Obligos und unterstützt so bei der Zukunftsplanung. Bestellwert Artikel (Art.Gr. 1-8, Warengruppe) Bestellmenge Zeit (Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag) Durchschnittspreis Lieferanten Lieferantenbewertung Lieferantengruppe Anzahl Wareneingänge Zahlungskondition Bestellobligo nach Wert / Menge Profitcenter Warenannahmen Land Retourenwert Retourenmenge 4

5 Materialwirtschaft Der Materialwirtschafts-Cube erlaubt es, Lagerbestände nach Wert und Menge für einzelne Artikel, Artikelgruppen oder Lagerorte / Lagerplätze darzustellen. Der Lagerwert kann je nach Wunsch entweder zum gleitenden Durchschnittspreis oder zum letzten Einstandspreis angezeigt werden. Weiter enthält der Materialwirtschafts-Cube alle Lagerbewegungen, ebenfalls nach Wert und Menge. Unter Einbezug der Zeitdimension können damit die unterschiedlichsten Analysen gefahren werden, beispielsweise alle anonymen Buchungen, Retouren, Eingänge aus Produktion etc. Ebenfalls ist es möglich, die Lagerumschläge für einen bestimmten Artikel oder eine Artikelgruppe auszuweisen. Der Materialwirtschafts-Cube verschafft eine aktuelle Übersicht über das gesamte in ifas V4 geführte Lager und alle Bewegungen dort. Lagerbestand Gesamt Lagerwert Gesamt DPR Lagerwert Gesamt EPR Lagerumschlag Menge Lagerbewegungen Anzahl Lagerbewegungen Artikel (Art.Gr. 1-8, Warengruppe) Lagerort, Lagerplatz Buchungsart (Buchungsgruppe, -code) Zeit (Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag) Profitcenter Betriebsbuchhaltung Der Betriebsbuchhaltungs-Cube enthält IST und Budget Beträge und Mengen aus der ifas Betriebsbuchhaltung. Zum Beispiel können Kosten verschiedener Kostenstellen einander gegenübergestellt, oder es können die Abweichungen der effektiven Zahlen zu den geplanten Zahlen ausgewiesen werden. Dank der Zeit- Dimension können auch hier verschiedene Zeitperioden miteinander vergleichen werden. Cognos erlaubt es zudem, einzelne Kostenstellen unabhängig von ifas beliebig zu weiteren Gruppen zusammenzufassen. Diese Gruppierungen können autark im Cognos PowerPlay Client definiert werden und stehen hernach für alle Auswertungen bereit. Cognos bietet auch hier maximale Flexibilität bei minimalem Aufwand. Betrag IST Menge IST Betrag Budget Menge Budget Kostenstelle Zeit Kostenstellenleiter Kostenart Kumulations-Kostenstelle Strukturkostenart Profitcenter 5

6 Finanzbuchhaltung Der Finanzbuchhaltungs-Cube erlaubt es, Beträge aus den verschiedenen Konten, die im ifas V4 geführt werden anzuzeigen und einander gegenüberzustellen. Dabei können die Beträge nach Buchungsbereichen, Kontoarten und Kontoklassen ausgewertet werden. Neben den FiBu Kontobeträgen können weitere wie Debitoren Umsätze und Skonti, Debitoren Mahnzähler, Zahlungsziele sowie Kursdifferenzen ausgewertet werden. So können zum Beispiel Kontensaldi über einen gewissen Zeitraum betrachtet werden, und zwar pro Konto oder über ganze Kontoklassen. Einzelne Konten, Kontoklassen und Buchungsbereiche können so schnell miteinander verglichen werden. Unberechtigte Skonti können pro Debitor angezeigt und verglichen, oder die Mahnzähler pro Debitor über den Verlauf eines Jahres ausgewertet werden. Der Finanzbuchhaltungs-Cube erlaubt es auch, die Zahlungsziele auszuwerten und zwar nach IST und SOLL Werten. Dank der Kostenstelle und Kostenart ergeben sich vielfältigste Auswertungen und Analysen. Der Finanzbuchhaltungs-Cube gewährt stets die Übersicht über die gesamte in ifas geführte Finanzbuchhaltung und erlaubt es, Problembereiche schnell und zielgerecht ausfindig zu machen, damit entsprechende Massnahmen getroffen werden können. FiBu Beträge in Basiswährung FiBu Budgetbeträge Debitorenposten Offene Debitorenposten Debitoren Umsätze Debitoren Skonti Debitoren unberechtigte Skonti Basis- / Fremdwährung Debitoren Kursdifferenzen Debitoren Abzüge Basiswährung / Fremdwährung Debitoren Mahnzähler Debitoren Mahnzähler Offene Posten Debitoren Zahlungsziel IST Debitoren Zahlungsziel SOLL Debitoren Zahlungsverzug in Tagen Kreditoren Beleg Basiswährung / Fremdwährung Kreditoren Beleg offene Posten Basiswährung / Fremdwährung Kreditoren Umsatz Basiswährung / Fremdwährung Kreditoren Skonto Basiswährung / Fremdwährung Kreditoren Kursdifferenz Konten nach Kontogruppe Zeit (Belegdatum) Zeit (Buchungsperiode) Kontoklasse Kontoart Buchungsbereich Konto Belegart Debitoren Kreditoren Zahlungskondition Kostenstelle Kostenart Währung Profitcenter 6

7 Metadaten Architektur Die Daten werden direkt aus dem operativen ifas-system eingelesen, ohne das spezielle Statistik-Tabellen oder SQLs / Queries benötigt werden. Es besteht zusätzlich die Möglichkeit, beliebig weitere Datenbanken wie ein CRM-System, ein externes Zeiterfassungssystem, QS-System oder sonstige Datenquellen wie MS Excel (Plan-, Budgetzahlen), MS Access o.ä. anzusprechen. In Excel vorhandene Budgetzahlen lassen sich so ohne weiteres in einen Cube einbinden, stehen zur Analyse bereit und können direkt mit den Ist-Zahlen aus ifas verglichen werden. PowerPlay Transformer erstellt in der Regel jede Nacht anhand vordefinierter Kriterien einen OLAP Würfel, welcher und enthält. Dieser so genannte PowerCube ist ein einziges File, welches beliebig zur Verfügung gestellt oder verteilt werden kann. Damit sind die Daten auch voll offlinefähig, können also ohne Anbindung an das Netzwerk verarbeitet werden. ifas DB Power Cube Reports, Webdarstellung CRM DB Excel Externe DB Power Play Daten-Extraktion Zugriff, Datenbereinigung Daten-Transformation Aggregation, Speicherung Daten-Präsentation Auswertung / Analyse Daten Information Wissen Der Zugriff auf den Cube und die Visualisierung der Daten geschieht via Cognos PowerPlay. Dies ist entweder mit dem Windows Client PowerPlay für Windows oder mit dem Web-Client per Webbrowser möglich. Weiter gibt es mit PowerPlay für Excel die Möglichkeit, die Daten des Cubes direkt in MS Excel einzulesen und im Online-Zugriff zu verarbeiten. 7

8 Weitere Informationen finden Sie hier: Info Nova AG Chriesbaumstrasse 2 CH-8604 Volketswil Telefon Fax info@ifas.ch Internet 8