MANAGED PRINT SERVICES

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1 MANAGED PRINT SERVICES

2 WARUM MPS? 70% deutscher Unternehmen kennen weder Druckvolumen noch Druckkosten 34 Milliarden Euro werden jährlich in Deutschland für die Dokumentenerstellung ausgegeben nur 20% dieser Kosten werden verursacht durch Hardware (Drucker, Kopierer und MFP s) 80% der Kosten sind laufende Verbrauchskosten (Toner, Medien, Service, Wartung) In vielen Unternehmen fehlt diesbezüglich die Transparenz Quellen: Kyocera, Lexmark,Konoca Minolta IM DIALOG ZUM ERFOLG

3 URSACHEN FÜR MANGELNDE TRANSPARENZ Heterogene Gerätestrukturen Fehlende Inventarisierung, hohe Gerätefluktuation oder Überalterung Dezentraler Einkauf, sowohl Geräte als auch Verbrauchsmaterial Unkoordinierte Verbrauchsmaterial Logistik, Überfüllte Phantomlager für Verbrauchsmaterial Ineffizienter Support Hoher administrativer Gesamtaufwand Geringe Koordination von Prozessen IM DIALOG ZUM ERFOLG

4 WAS IST ZU TUN? Optimieren der Gerätestruktur Gerätemanagement einführen Implementieren von effizienten Praktiken Rationalisieren der Workflow-Prozesse Verbrauchsmaterial Logistik etablieren IM DIALOG ZUM ERFOLG

5 WIE IST VORZUGEHEN? MPS ist kein einmaliges Ereignis. MPS stellt immer einen zirkulären Prozess dar. Wichtig ist, jetzt damit zu beginnen. Dabei spielt es keine Rolle wo begonnen wird. IM DIALOG ZUM ERFOLG

6 KLARES VERSORGUNGSKONZEPT erhebliche Senkung der Kosten für Verbrauchsmaterial effizientere Administration durch reduzierte Verwaltungskosten optimalen Einsatz von Personal-Ressources durch das Entfallen von fachfremden Aufgaben und Tätigkeiten steigende Mitarbeiterproduktivität bessere Anwenderzufriedenheit hohe Verfügbarkeit der Druck- und Kopier-Maschinen VERBRAUCHSMATERIAL LOGISTIK

7 OHNE ÜBERBLICK KEINE TRANSPARENZ OHNE TRANSPARENZ KEINE KONTROLLE Realistische Basiskennzahlen für künftige Oprimierungsstrategien Komfortable Inventarisierung der Output-Geräte Fortlaufender Kostenüberblick über alle Geräte Aktuelle Daten zur Auslastung aller Systeme Lifetime Management aller Systeme Planbare Maßnahmen zur Gerätepflege ASSET MANAGEMENT

8 GANZHEITLICH BETRACHTEN VIELFÄLTIG OPTIMIEREN Das Druckvolumen laufend den Anforderungen anpassen Gerätebefindlichkeiten laufend automatisch erfassen die wiederkehrende Instandhaltung planbar machen Störungshäufigkeiten erfassen und auswerten Proaktiven Service erfolgreich anwenden Gerätetreiber optimal nutzen REPORTING UND CONSULTING

9 MIT SOFTWARELÖSUNGEN ZU EFFIZIENTEREN DOKUMENTENPROZESSEN Prozesse fachübergreifend automatisieren Strategien und Konzepte laufend überprüfen Transaktionszeiten durch Automatismen beschleunigen Dokumentieren, digitalisieren, archivieren Zentrale Outputstruktur anstreben Weniger drucken LAUFENDE OPTIMIERUNG

10 HOHE SYSTEMVERFÜGBARKEIT DURCH SERVICE-MANAGEMENT Frühzeitiges erkennen von unwirtschaftlichen Instandhaltungen Fernüberwachung von wichtigen Outputsystemen Planung mit vorbeugender Wartung senkt Feuerwehreinsätze Optimierung der Einsatzhäufigkeit Koordinierte Ticketsysteme PROAKTIVER SERVICE

11 FAZIT MPS, richtig angewendet, erfasst die gesamte Outputstruktur in einem Unternehmen. Dadurch entsteht eine umfassende Transparenz bezüglich der laufenden Prozesse und der damit verbundenen Kosten. MPS entwickelt auf dieser Basis optimierte Workflows für die Druckausgabe. Der Einsatz zusätzlicher Software in einer durch MPS optimierten Systemlandschaft führt zu weiteren Effizienzgewinnen beim Dokumentenmanagement. Durch MPS tritt eine Kostensenkung immer und sofort ein. IM DIALOG ZUM ERFOLG

12 NOW, LET THE WORK FLOW

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