Editorial Aktuelles aus Sicht der Geschäftsführung

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1 22. Juli 2008 Inhalt dieser Ausgabe Editorial Aktuelles aus Sicht der Geschäftsführung Aktivitäten des DVV BW im SEPA-Umfeld Mit der Projektarbeit für die DVV-Fachverfahren wurde begonnen. Ablösung von FIWES classic Die vorliegende Projektkonzeption wurde am 2. Juli 2008 als Rahmenwerk für die Umstellungsplanung beschlossen die Ablösung erfolgt zum Ende des Haushaltsjahres Anwender für Web-to-Host-Lösung Immer mehr Kunden nutzen den Dialogzugriff auf den Großrechner. Rückblick auf die KOMCOM Süd Besucher am ersten und 254 Besucher am zweiten Messetag Termine / Infoveranstaltungen Informationsveranstaltungen zu dvv.personal, Workshop Fundinfo, KIVBF-Hausmessen Zertifizierung nach EFQM-Standards erreicht Validierung wurde am 21. Juli 2008 erfolgreich durchgeführt Editorial Sehr geehrte Damen und Herren, kurz vor Beginn der Sommerferien erhalten Sie die vierte Ausgabe unserer KIVBF-News, eines Infobriefes speziell für die Kunden und Mitglieder der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken. Diese Ausgabe enthält neben aktuellen Informationen aus unseren Geschäftsbereichen einen Rückblick insbesondere auf die Marketing-Aktionen des ersten Halbjahres sowie einen Ausblick auf die in der zweiten Jahreshälfte vorgesehenen Aktivitäten. Ganz aktuell können wir über unsere erfolgreiche Zertifizierung nach EFQM-Standards berichten. Details hierzu entnehmen Sie bitte unserem ausführlichen Bericht auf Seite 6. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und würden uns über Ihr Feedback Anregungen, Wünsche, Kritik sehr freuen. Ihr William Schmitt, Hauptgeschäftsführer Seite 1 von 6

2 Aktivitäten des DVV BW im SEPA-Umfeld Autor: Jürgen Heinrich, Stabsstelle Innovation, Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie zu Zahlungsdiensten (Payment Services Directive, PSD) in nationales Recht wird der einheitliche Euro- Zahlungsverkehrsraum für Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen (Single Euro Payments Area, SEPA) spätestens zum 1. November 2009 konkrete Gestalt annehmen. Dann werden auch einheitliche Regeln und Standards für die Datenverarbeitung gelten. Seit 28. Januar 2008 werden die neuen Techniken und Regelungen - beginnend mit den SEPA-Produkten Überweisung und Kartenzahlung - von den Banken parallel zu den bislang genutzten nationalen Verfahren angeboten. Unser Ziel besteht darin zu gewährleisten, dass die SEPA-Umstellung grundsätzlich für alle IT-Verfahren, mit deren Hilfe (Aus-)Zahlungen getätigt oder in denen Kontoauszugsdaten verarbeitet werden, durchgeführt wird. Es handelt sich hierbei allerdings um einen Prozess, der aus vielen einzelnen Schritten besteht. Bereits zu Beginn dieses Jahres wurde in Abstimmung mit den kommunalen Rechenzentren ein Projekt aufgesetzt, um zu gewährleisten, dass Überweisungen, die über den elektronischen Kontoauszug im SEPA-XML- Format bei uns eingehen, korrekt verarbeitet werden. Zur Umsetzung von weiterführenden Anforderungen wurde vom Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg (DVV BW) ein Projekt aufgesetzt, das sich um die SEPA-Umstellung im DVV BW kümmert. Das Projekt ist beauftragt, zum einen die von der SEPA-Umstellung betroffenen Fachverfahren zu analysieren, die Anforderungen für die Umstellung zu definieren sowie die erforderlichen Anpassungen und die zugehörigen Tests vorzunehmen. Zum anderen kümmert sich das Projekt um den gesamten Prozess zur Abwicklung der Zahlungsvorgänge vom kommunalen Rechenzentrum zum Bankrechenzentrum. Hierbei wird der künftige Zahlungsverkehr für Überweisung und Lastschrift mit den Bankrechenzentren der einzelnen Bankenringe abgestimmt. Das Ziel der Projektarbeit besteht in der Umsetzung des SEPA-Formats nach den gesetzlichen Bestimmungen. Die internationale Kontonummer IBAN und die internationale Bankleitzahl BIC sollen auch bei nationalen Transfers einsetzbar sein. Dabei soll ein zentraler Betrieb durch die Rechenzentren weiterhin möglich sein. Bei planmäßiger Durchführung der Projektarbeit ist zu erwarten, dass die Umsetzung für die DVV-Fachverfahren in den Jahren 2009 und 2010 erfolgt. Das Projekt endet voraussichtlich zum 31. Dezember Wir als Rechenzentrum sind Teil dieses DVV-Projekts und wirken an der Definition des künftigen Betriebs mit, damit der Betrieb während und nach der SEPA-Umstellung möglich ist. Bis dahin werden wir den Zahlungsverkehr nach den bisherigen Methoden für Sie abwickeln. Über den weiteren Verlauf unserer Projektarbeit zur Einführung/Umsetzung von SEPA werden wir Sie fortlaufend informieren. Seite 2 von 6

3 Beachten Sie hierzu bitte auch unsere Kundeninformationsschreiben sowie die Informationen im Intranet unter > news. Ablösung von FIWES classic Autor: Fred Steinhilber, Geschäftsbereich Finanzwesen Die bisherigen Verfahren des kommunalen Finanzwesens (FIWES classic) müssen durch moderne Systeme ersetzt werden. Um zu verhindern, dass der parallele Betrieb unterschiedlicher Verfahren auf Dauer zu hohe Kosten verursacht, die letztlich vom Anwender zu tragen sind, haben unsere Gremien - Organisationsbeirat, Verwaltungsrat und Verbandsversammlung in mehreren Sitzungen über geeignete Strategien beraten und beschlossen, das Buchhaltungssystem von FIWES classic die Personen- und Sachkontenführung - spätestens mit Abschluss des Haushaltsjahres 2009 ( ) abzulösen. Unsere neuen Lösungen, die sowohl die kamerale Variante als auch Lösungen für das neue kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR) umfassen, entsprechen den modernen Anforderungen und dem aktuellen Stand der Technik. Gemäß dem Auftrag der Verbandsgremien haben wir in Absprache mit unseren Kunden eine Umstellungsplanung vorgenommen, die aus zwei Schritten besteht: Schritt eins beinhaltet die Umstellung der Sach- und Personenkontenführung (classic) auf die kamerale Variante von SAP (SAP PSM). Danach erfolgt in einem zweiten Schritt die Umstellung auf das neue kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR). Die aktuelle Fassung der Umstellungsplanung finden Sie im Intranet unter > kommunales finanzwesen. Der Verwaltungsrat hat in seiner Sitzung vom 2. Juli 2008 die vorliegende Konzeption behandelt. Für die Umstellung auf NKHR wurden für die 18-monatige Projektlaufzeit die entsprechenden Inhalte und der Ablauf konzeptionell erarbeitet. Damit ist auch der Auftrag des Verwaltungsrats, zu definieren, wie die umlagefinanzierte Standard-Umstellung aussieht, erfüllt. Mit der Projektkonzeption ist gewährleistet, dass eine standardisierte Umstellung der Kunden von PSM auf NKHR erfolgen kann, die den rechtlichen Erfordernissen gerecht wird. Kundenindividuelle Besonderheiten können in den Projekten umgesetzt werden. Deren Abrechnung erfolgt nach Aufwand, ebenso wie die Schulungen, mit den Leistungspreisen des entsprechenden Fallpreis- und Leistungskatalogs. Die Projektkonzeption wurde als Rahmenwerk für die NKHR-Umstellungen vom Verwaltungsrat beschlossen. Seite 3 von 6

4 3000 Anwender für Web to Host / HOBLink J-Term Autor: Jürgen Heß, Dezentrale Server und Systeme (Juergen.Hess@kivbf.de) Kürzlich haben wir die Lizenz für unsere Lösung Web to Host / HOBLink J-Term frei geschaltet. Das bedeutet, dass immer mehr Kunden unseren innovativen Dialogzugriff auf den Großrechner nutzen, um auf diesem Weg die landeseinheitlichen Verfahren, z.b. FIWES classic oder PWES, anzuwenden. Die Lösung Web to Host / HOBLink J-Term bietet sich für jeden umzustellenden und erst recht für jeden zusätzlich benötigten Zugang zum Großrechner an. Gerade im Hinblick darauf, dass in den nächsten Jahren immer mehr Großrechner-Verfahren durch moderne Client-Server-Lösungen ersetzt werden, ist Miete meist günstiger als der Kauf eines neuen Produktes. Für die Bereitstellung und Nutzung von Web to Host / HOBLink J-Term ( Miete ) berechnen wir nur 3,00 je Anwender und Monat; nach 36 Monaten sinkt der Preis sogar noch einmal auf 2,00 je Anwender und Monat. Drei Angaben auf einem -Bestellschein genügen uns, damit wir den Zugang für Web to Host frei schalten und dem Anwender die notwendigen Informationen zusenden können. Anhand einer detaillierten Anleitung, die wir im Intranet bereitstellen, kann der Benutzer die Anwendung HOBLink J-Term selbst auf seinen Arbeitsplatz herunterladen. Nach einmaliger Eingabe von HOST-Name, Bildschirm- und Drucker-Adresse steht wieder die bekannte Anmeldemaske des Großrechners zur Verfügung, mit der wie gewohnt gearbeitet werden kann. Weitere Details für Ihre Bestellung finden Sie unter > news. Rückblick auf die KOMCOM Süd 2008 Autor: Jürgen Abelshauser, GB Marketing und Vertrieb (Juergen.Abelshauser@kivbf.de) Am 6./7. Mai 2008 präsentierte sich der Datenverarbeitungsverbund Baden-Württemberg (DVV BW) auf der KOMCOM SÜD 2008 auf dem Gelände der Neuen Messe in Karlsruhe. Die KOMCOM SÜD gilt als Fachmesse für innovative IT-Lösungen. Ihr Angebot ist speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet. Bereits im Jahr 2004 haben wir ein Konzept zur einheitlichen Wahrnehmung des DVV BW auf Messen (und Infoveranstaltungen) erstellt, das wir im Jahr 2006 erstmals umgesetzt und seitdem kontinuierlich verfeinert haben. Während der beiden Messetage setzte sich das aus Personen bestehende Team unter einem einheitlichen Logo aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aller Partnerunternehmen des DVV BW zusammen. Am 6. Mai 2008 zählten wir auf unserem Messestand 277 Besucher auf und am 7. Mai Besucher. Intensiv wurde in unseren zahlreichen Workshops gearbeitet. Mit 76 Teilnehmern war der Workshop Elektronische Aktenverwaltung im Rathaus der am besten besuchte, dicht gefolgt von den Einwohnerwesennews (70 Teilnehmer). Seite 4 von 6

5 Termine / Infoveranstaltungen Am 28. Mai 2008 und am 4. Juni 2008 fanden in unseren Betriebsstätten in Karlsruhe und in Heilbronn Informationsveranstaltungen zum Thema dvv.personal statt. Mit einer Teilnehmerzahl von jeweils ca. 15 Personen konnte in beiden Veranstaltungen ausführlich auf die Funktionsweise des zugrunde liegenden Systems von SAP eingegangen werden. Erleichtert stellten die Teilnehmer fest, dass bei der Umstellung ein Großteil der vorhandenen Daten maschinell in das neue System übernommen werden kann. Damit reduziert sich in den Verwaltungen der Umstellungsaufwand, wenn auch nicht ganz auf Null - doch wir sind davon überzeugt, dass die Vorteile des neuen Systems überwiegen und langfristig zu einer deutlichen Entlastung der Personalverwaltungen beitragen werden. Den PowerPoint-Vortrag zu unseren Informationsveranstaltungen finden Sie im Intranet unter > news. Weitere Termine für Informationsveranstaltungen zu dvv.personal: 3. November 2008: KIVBF (Betriebsstätte Heidelberg) 10. November 2008: KIVBF (Betriebsstätte Freiburg) Workshop Fundinfo Mit Fundinfo bieten wir gemeinsam mit der Firma Westernacher Products & Services AG einen Online-Service für die kostengünstige Verwaltung von Fundsachen an. Im zweiten Halbjahr 2008 veranstalten wir an allen vier Betriebsstandorten Workshops zum Einsatz dieses Verfahrens in den Kommunalverwaltungen. Folgende Termine wurden vorgesehen: 9. Oktober 2008: KIVBF (Betriebsstätte Karlsruhe) 10. Oktober 2008: KIVBF (Betriebsstätte Freiburg) 15. Oktober 2008: KIVBF (Betriebsstätte Heilbronn) 16. Oktober 2008: KIVBF (Betriebsstätte Heidelberg) KIVBF-Hausmessen: Unter dem Motto Verbindung macht stark informieren wir im Rahmen unserer Hausmessen über aktuelle Entwicklungen in der Kommunalen Informationsverarbeitung Baden-Franken. Unsere Betriebsstätte in Heidelberg wurde mit ihrem umgestalteten Schulungs- und Konferenzbereich nach einigen Jahren Pause auf Wunsch unserer Kunden wieder in das Präsentationsprogramm aufgenommen. Für die Hausmessen wurden folgende Termine vorgesehen: 1. Oktober 2008: KIVBF (Betriebsstätte Heidelberg) 8. Oktober 2008: KIVBF (Betriebsstätte Heilbronn) 15. Oktober 2008: KIVBF (Betriebsstätte Karlsruhe) 22./23. Oktober 2008: KIVBF (Betriebsstätte Freiburg) Seite 5 von 6

6 Zertifizierung nach EFQM-Standards erreicht Autor: Jörg Wörther, Geschäftsstelle des Hauptgeschäftsführers In den Jahren 2005 und 2006 wurden in KIVBF interne Strukturprojekte durchgeführt, die in die vier Dimensionen Organisation, Wirtschaftlichkeit, Kundenbeziehung und Personalentwicklung gegliedert waren. Im Mittelpunkt des Organisationsprojektes stand der Kundennutzen. Es wurden die Voraussetzungen für eine prozessgesteuerte, vernetzte Organisation mit klaren Entscheidungskompetenzen erarbeitet, die leicht an Veränderungen anpassbar ist. Im Jahr 2007 haben wir Verkauf, Implementierung und Service als die wesentlichen Säulen des Prozesses der betrieblichen Leistungserstellung analysiert und neu strukturiert. In diesem Zusammenhang haben wir uns entschlossen, die Qualität unserer Leistungen nach den Standards von EFQM (European Foundation for Quality Management) bewerten zu lassen. KIVBF verpflichtete sich dabei zu besonderer Qualität im Verhältnis zu den Mitgliedern und Kunden, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und gegenüber der Gesellschaft als Ganzem (Committed to Excellence). Am 19./20. Dezember 2007 haben wir anhand von vordefinierten Kriterien (z.b. Prozesse, Mitarbeiter, Politik und Strategie, Führung) überprüft, ob diese abgeleitet sind aus der Unternehmensstrategie, wie systematisch und strukturiert diese umgesetzt sind, wie sie dokumentiert und ins Leben gebracht sind und wie der kontinuierliche Verbesserungsprozess implementiert ist. Als Ergebnis dieser Selbstbewertung wurden, um den Nutzen für die Kunden und das Unternehmen noch weiter zu erhöhen, drei Projekte initiiert: Prozessmanagement, Service, integrierte Planung und Steuerung. Der Validator, Herr Dr. Forstner, Beauftragter der Deutschen Gesellschaft für Qualität, hat am 21. Juli 2008 den Fortschritt der Projekte und die Umsetzung der EFQM-Philosophie bei KIVBF überprüft und festgestellt, dass KIVBF die geforderten Kriterien in allen drei Projekten erfüllt. Darüber hinaus bescheinigte er den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und der Geschäftsführung des Unternehmens ein hohes Maß an Motivations- und Veränderungsbereitschaft und hohe Sachkompetenz. Damit wurde die EFQM- Zertifizierung erreicht. Herr Dr. Forstner hat uns in einem Abschlussgespräch wertvolle Hinweise gegeben, die uns motivieren, den eingeschlagenen Weg zur Exzellenz weiterzugehen. Unsere Lösungen: Geprüft, sicher und innovativ Seite 6 von 6

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