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3 1. Installationshinweise Wir empfehlen Ihnen vor der Installation der rza software Ihr Windows Betriebssystem mit den bei Microsoft frei verfügbaren Servicepacks auf den letzten Stand zu bringen um eventuelle Installationsprobleme schon vorab zu unterbinden. Sie können die Servicepacks unter bzw. bequem per Windows Update Funktion Ihres Betriebssystems downloaden und installieren. Installieren Sie rza lohn.easy bitte wie folgt, auf jedem Gerät, auf welchem damit gearbeitet werden soll: Schritt 1: Starten Sie Ihren Computer und schließen Sie alle laufenden Programme. Schritt 2: Legen Sie die rza software DVD in Ihr DVD-Laufwerk. Bei aktiver Autorun-Funktion startet die DVD nach einigen Sekunden automatisch Sie können dann sofort mit Punkt 5 fortfahren. Sollte dies aus irgendeinem Grund nicht der Fall sein, so führen Sie bitte Schritt 3 und 4 aus. Schritt 3: Öffnen Sie den Inhalt der rza software-dvd über den Arbeitsplatz. Schritt 4: Starten Sie die auf der DVD befi ndliche Datei index.hta per Doppelklick. Schritt 5: Klicken Sie anschließend bei rza lohn.easy auf die Schaltfl äche Installation. Schritt 6: Es kann vor der Installation zu Sicherheitswarnungen kommen, die Sie bitte mit Ausführen bestätigen. WICHTIG! Unter gewissen Umständen verlangt das Installationsprogramm einen Neustart des Computers. Wird während der Installation solch ein Hinweis eingeblendet, bestätigen Sie diesen mit der Schaltfl äche OK. Nachdem Ihr Computer neu gestartet hat, führen Sie bitte das Installationsprogramm erneut aus! Seite 3

4 Schritt 7: Sie befi nden sich nun im Installationsassistenten. Klicken Sie auf Weiter, um die Installation zu starten. Schritt 8: Wählen Sie im nächsten Fenster jene Komponenten aus, welche installiert werden sollen. Haben Sie rza lohn. easy bereits installiert und möchten Sie die Version nur aktualisieren, wählen Sie die Option rza lohn. easy und deaktivieren Sie SQL-Server Express Bei Einzelplatz-Installation: Wir empfehlen hier die Installation des RZA-SQL-Servers durch die Auswahl der Option SQL-Server Express da die rza lohn.easy Setuproutine auf diesen SQL Server abgestimmt wurde und hier einige nötige Einstellungen automatisch vornimmt. Der RZA-SQL-Server kann zusätzlich zu bereits bestehenden MS SQL Servern installiert werden. Sie können auf Wunsch auch einen bereits vorhandenen SQL Server (mind. Version 2005) verwenden, müssen dann aber selbst sämtliche Zugriffsrechte und Firewallregeln setzen (nicht empfohlen). Falls Sie den RZA-SQL Server verwenden, werden nach erfolgter Installation der Username und das Passwort für den Zugriff durch die rza lohn.easy automatisch ausgefüllt. Bei Mehrplatz-Installation: Beachten Sie, dass auf EINEM Computer (Server oder PC) ein RZA-SQL-Server (=Datenbankserver) installiert sein muss, auf dem die Daten gespeichert werden. Alternativ kann auch ein eigener Microsoft SQL-Server (mind. Vers. 2005) verwendet werden. Schritt 1: Installation am Server (Daten sollen zentral abgelegt werden) Falls nicht bereits ein MS SQL-Server vorhanden ist, auf den der Zugriff erfolgen soll, aktivieren Sie die Option SQL-Server Express. Die Option rza lohn.easy ist hier nicht zwingend erforderlich Schritt 2: Zugriff auf die Daten über das Netzwerk Soll nun von einem weiteren PC auf die Daten am Server zugegriffen werden, muss dort bei der Installation die Komponente rza lohn.easy ausgewählt werden, NICHT jedoch die Option SQL- Server-Express. Nach erfolgter Installation der rza lohn.easy werden Sie beim erstmaligem Start nach dem zu verwendenden SQL-Server gefragt. Durch Klick auf die Schaltfl äche mit den drei Punkten ( ) können Sie nach verfügbaren SQL-Servern suchen. Falls Sie den RZA-SQL-Server verwenden, sollten Sie hier einen Eintrag fi nden der Computername\RZA heißt. Wählen Sie bitte diesen Eintrag bzw. einen entsprechenden anderen unterstützten SQL Server, falls Sie einen bestehenden Server verwenden wollen. Wenn Sie den RZA-SQL-Server ausgewählt haben, werden auch der Username und das Passwort für den Zugriff automatisch ausgefüllt. Falls alternativ ein eigener, selbst konfi gurierter Microsoft SQL-Server verwendet wird, müssen die Einstellungen und Passwörter (die von Ihnen selbst vergeben wurden!) eingegeben werden. Schritt 9: Es kann durch Markieren der Option Erstelle Desktop-Verknüpfung(en) eine Verknüpfung für den Start des Programms auf Ihrem Desktop erstellt werden. Bitte aktivieren Sie ebenfalls die Einstellung Erstelle Firewall-Ausnahme für SQL-Server und Erstelle Firewall-Ausnahme für Netzwerkerkennung. Klicken Sie anschließend auf Weiter um zum nächsten Schritt zu gelangen. Seite 4

5 Schritt 10: Sie befi nden sich nun im Fenster Zielverzeichnis auswählen. Sie können selbst wählen, wo das Programm abgelegt werden soll. Als Standardvorschlag erhalten Sie RZA- Software. Bitte beachten Sie, dass das Zielverzeichnis nur in seltenen Ausnahmefällen geändert werden sollte. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfl äche Weiter. Schritt 11: Wählen Sie anschließend den Startmenü-Ordner aus. Übernehmen Sie sinnvollerweise den Standardvorschlag und klicken Sie auf Weiter. Schritt 12: Im nächsten Fenster werden Sie über die zu installierenden Programme informiert. Klicken Sie auf die Schaltfl äche Installation um diese zu starten. Schritt 13: Nachdem die Installation abgeschlossen wurde, erhalten Sie die Mitteilung, dass diese vollständig ist. Sie können über die Schaltfl äche Details anzeigen Infos zu den installierten Programmen aufrufen. Klicken Sie anschließend auf Weiter. Schritt 14: Das folgende Fenster informiert Sie, dass die rza software erfolgreich auf Ihrem System installiert wurde. Über die Schaltfl äche Fertig stellen schließen Sie die Installation ab. Schritt 15: Das Installationsprogramm hat das Symbol rza lohn.easy in der gewählten Programmgruppe (standardmäßig RZA-Software) hinzugefügt. Doppelklicken Sie nun auf das Symbol am Desktop (falls die Erstellung der Desktop-Verknüpfung bei der Installation ausgewählt wurde) oder rufen Sie die rza lohn.easy über Start/Alle Programme/RZA-Software auf. Unterstützte Betriebssysteme: Microsoft Windows XP Professional (Service Pack 3) x86/x64 Microsoft Vista Business/Enterprise/Ultimate (mind. Service Pack 1 oder höher) x86/x64 Microsoft Windows 7 Professional/Enterprise/Ultimate x86/x64 Windows Server 2003 (SP 2)/2008 (SP 2)/2008 R2 x86/x64 Für Einzelplatz-Installation ebenfalls mögliche, jedoch nicht empfohlene Betriebssysteme: Microsoft Windows XP Home (Service Pack 3) x86/x64 Microsoft Vista Home Premium (mind. Service Pack 1 oder höher) x86/x64 Microsoft Windows 7 Home Premium x86/x64 Systemanforderungen: Prozessor: mind. 2 GHz, empfohlen 3 GHz oder schneller Arbeitsspeicher: mind MB, empfohlen 2 GB oder mehr Freier Festplattenspeicher: mind. 1 GB + freien Speicherplatz für Datenbanken (Größe abhängig von den Anwenderdaten) Bildschirmaufl ösung: mind x 768 Pixel (max x 1600 Pixel) Internetzugang und Adresse Falls kein Internetzugang vorhanden ist: DVD-ROM-Laufwerk oder Zugriff auf ein DVD-ROM- Laufwerk im Netz Microsoft.NET Framework 3.5 Service Pack 1 (wird bei Bedarf automatisch installiert) Zugriff oder lokale Installation eines Microsoft SQL Servers 2005 oder höher (kann bei Bedarf automatisch installiert werden) WICHTIG: Sollten während der Installation Probleme auftreten, so deaktivieren Sie bitte TEM- PORÄR Ihren Antivirenschutz bzw. Ihre Firewallsoftware. Diese Programme blockieren vereinzelt systemnahe Vorgänge, die während der Installation aber notwendig sind. Vergessen Sie aber nicht, die Schutzsoftware NACH der Installation der rza software auch wieder zu aktivieren! Seite 5

6 Seite 6 Benötigte Rechte für die rza software Für die Installation der Software werden Administratorenrechte benötigt! Für den Betrieb der Software setzen wir für die User zumindest Benutzer-Rechte (sowohl lokal als auch im Netzwerk) voraus. Weiters muss zumindest ein Drucker unter dem jeweiligen Benutzeraccount installiert sein. Benötigte USER Datei-Rechte bei lokaler Programminstallation (Daten liegen auf einem Server) Für Update: Vollzugriff (Administratorenrechte) auf das jeweilige Programmverzeichnis (C:\Programme\RZA-Software) Auf das gemeinsame Supportverzeichnis Schreibrechte für den User, der den Update-Download durchführt, Leserechte für weitere User (nur, wenn Updates automatisch über das Netzwerk verteilt werden sollen) HINWEISE FÜR ADMINISTRATOREN (Nur falls die Firewall-Option bei der Installation nicht standardmäßig aktiviert wurde) Rekonfi guration des TCP/IP Protokolls im SQL-Server-Konfi gurations-manager laut Anleitung von (bei jeder IP-Adresse(IP1, IP2, IP...): Null bei Dynamische TCP-Ports löschen und im Feld TCP-Port einen fi xen Port, z.b , eintragen. Bei IPAll ebenfalls den fi xen Port bei TCP-Port eintragen. Danach unbedingt unter SQL Server Dienste den Dienst für die SQL Instanz SQL Server(RZA) neu starten). Auf der Windows Firewall: Eingehende Regel für Zulassen von Port 1434 UDP (SQL-Browser) anlegen. Die Regel muss für die Profi le Privat und Domäne aktiviert sein. Eingehende Regel für das Zulassen von Port TCP bzw. anderem gewählten fi xen Port (SQL-Instanz) anlegen. Die Regel muss für die Profi le Privat und Domäne aktiviert sein. Automatische Datensicherung Die rza lohn.easy verwendet eine SQL Datenbank, welche im Gegensatz zur herkömmlichen Access-Datenbank (.mdb) bedeutend stabiler läuft und auch Geschwindigkeitsvorteile aufweist. Da auf die Datenbank auch ohne aktiver Benutzeranmeldung ständig zugegriffen wird, sollten Sie den SQL-Serverdienst VOR einem Backup unbedingt beenden und danach wieder starten um ein funktionales Backup zu gewährleisten. Sollten Sie die Datenbank der rza lohn.easy auf einem SQL-Server ab der Workgroup-Edition (oder höherwertiger) verwalten (also nicht auf dem beim Setup mitgelieferten SQL-Express-Server), so haben Sie auch die Möglichkeit SQL-Wartungspläne zu nutzen, um die aktive Datenbank in Dateien zu sichern, welche dann beim eigentlichen Backup mitgesichert werden können. Die Datensicherung kann natürlich auch manuell erfolgen. Öffnen Sie dazu in rza lohn.easy den Punkt Datenbank, Sichern/Wiederherstellen.... Allgemein Die rza software beinhaltet eine Reihe von Hilfen, die dem Anwender in jeder Situation rasch die erforderlichen Informationen liefern. Sie erhalten über die Kurzkommentare zu nahezu jedem Eingabefeld einen Hinweis betreffend der Bedienung. Reichen Ihnen diese Kurzkommentare fallweise nicht aus, so drücken Sie F1, um in der Programmbeschreibung nachzulesen. In der Programmbeschreibung fi nden Sie auch zahlreiche Abbildungen mit Beschreibungen. Wenn Sie mit unserer Software zu arbeiten beginnen, ist für Sie natürlich alles neu und ungewohnt d.h. Sie müssen auch damit rechnen, dass es eine gewisse Zeit dauern wird, bis Sie die neuen Funktionen kennengelernt haben. Sie werden natürlich auch nicht alle im Programm enthaltenen Möglichkeiten sofort nutzen können da eben, wie bei allen neuen Dingen eine Einarbeitungs- und Kennenlernphase eingeplant werden muss. Wir hoffen, dass Ihnen dieser kurze Leitfaden einen guten Überblick über das Programm ermöglicht. Für detaillierte Informationen verweisen wir nochmals auf die Programmbeschreibung, die Sie direkt im Programm mit der Funktionstaste F1 aufrufen können....

7 2. Umstiegsanleitung auf rza lohn.easy Hinweise zum Datenimport aus RZA-Lohn 2.1 RZA-Lohn DATENEXPORT Um Sie beim Umstieg auf die neue rza lohn.easy zu unterstützen, wurde die Möglichkeit geschaffen die Firmenstammdaten, Lohnarten, Dienstnehmerstammdaten, Kostenstellen sowie den letzten Urlaubsanspruch bzw. den Resturlaub aus der bestehenden Version in die neue rza lohn.easy zu übernehmen. ACHTUNG: Abrechnungsdaten werden nicht übernommen! Um den Jahresabschluss für das Jahr 2010 in der neuen lohn.easy durchzuführen, müssen die Abrechnungen deshalb ab Jänner wiederholt werden, oder der Abschluss erfolgt noch in der bestehenden RZA-Lohn. Schritt 1: Schließen Sie die neue rza lohn.easy. Diese muss zum Zeitpunkt der Datenausgabe aus der bestehenden RZA-Lohn geschlossen sein. Schritt 2: Starten Sie die bestehende RZA-Lohn über das angelegte Symbol Schritt 3: Tragen Sie unter Menü Neubeginn Zeile Firmenstammdaten, Register Sonstiges die Sonderversion Nr. 001 ein (siehe nebenstehende Grafi k) und klicken Sie anschließend auf Speichern. Schritt 4: Öffnen Sie nun unter Menü Sonstiges den Programmpunkt: Daten für rza lohn.easy exportieren. Hier können Sie über die Schaltfl äche Daten exportieren die Daten ausgeben lassen. Standardmäßig werden die Daten unter C:\RZASoftware\DatenLohn\ gespeichert. WICHTIG: Um den Urlaubsanspruch bzw. den Resturlaub ordnungsgemäß übernehmen zu können, ist es notwendig, dass Sie sich zum Zeitpunkt des Datenexports im Monat 12 des Vorjahres befi nden. 2.2 rza lohn.easy DATENIMPORT Schritt 1: Öffnen Sie rza lohn.easy über das angelegte Symbol Beim erstmaligen Start erscheint automatisch die Auswahl des Datenbank-Servers. Bei der Standardinstallation des SQL-Servers von der RZA DVD (nicht bei bereits vorhandenem SQL- Server!) übernehmen Sie bitte den Standardvorschlag für Benutzername und Kennwort und bestätigen Sie dies mit OK. Seite 7

8 Schritt 2: Anschließend erscheint das Fenster mit der Benutzeranmeldung für rza lohn. easy. Geben Sie hier Ihren Namen (z.b. Vor- und Nachname oder nur Nachname) und falls gewünscht ein Kennwort ein. Schritt 3: Wählen Sie anschließend eine neue Datenbank (= neuer Ordner) aus und aktivieren Sie Daten aus RZA Lohn importieren. Um den Datenimport durchzuführen, ist zwingend eine leere Datenbank erforderlich!!! Eine Datenbank in der neuen rza lohn. easy entspricht einem Ordner in RZA-Lohn!! Schritt 4: Nach Bestätigen der OK Schaltfl äche wird eine neue Datenbank angelegt und Sie werden aufgefordert, die Export.xml, die Sie zuvor in der bestehenden RZA-Lohn erstellt haben, auszuwählen. Über den Button können Sie das Verzeichnis suchen und auswählen, in dem die Datei abgelegt wurde. Aktivieren Sie die Option ausgeschiedene DN übernehmen um die Stammdaten jener Dienstnehmer, bei denen ein Austrittsdatum hinterlegt ist, ebenfalls zu übernehmen. Wählen Sie nun Import starten. Schritt 5: Sie erhalten anschließend ein ausführliches Protokoll, welche Daten übernommen wurden. Drucken Sie die Tabelle ggf. über den Button Drucken aus. Bestätigen Sie die Übernahme nach der Durchsicht der übernommenen Daten bitte mit Speichern und Weiterarbeiten. Sollte der Datenimport nicht erfolgreich sein, dann müssen Sie die im Protokoll angeführten Punkte in der bestehenden RZA-Lohn berichtigen und sowohl den Export wie Import nochmals durchführen. Seite 8

9 Bitte beachten Sie: Die neue rza lohn.easy ist noch um vieles umfangreicher. Bitte haben Sie daher Verständnis, dass Sie nach der Übernahme unter Multifunktionsleiste Einstellungen die Einstellungen und die Lohnarten und unter der Multifunktionsleiste Laufend die Stammdaten unbedingt kontrollieren und gegebenenfalls überarbeiten müssen, bevor Sie die erste Abrechnung durchführen. Schritt 6: Nach der Auswahl der Datenbank erscheint das Fenster Benutzerlizenz. Haben Sie die Registriernummer bereits erhalten, geben Sie wie folgt beschrieben Ihre Lizenzinformationen ein, ansonsten wählen Sie DEMO-Version. Tragen Sie den Lizenznamen und den Lizenzort bitte genau so ein, wie er auf dem Lizenzblatt aufscheint (Groß-/Kleinschreibung, Leerräume etc). Das Programm überprüft die Gültigkeit der Eingaben. Erscheint im Fenster Gültigkeit die Version und der Ablauf der Lizenz, sowie neben der Registriernummer dieses Symbol, so ist alles in Ordnung und Sie bestätigen dies mit Speichern. Erscheint jedoch bei Gültigkeit der Vermerk ungültig sowie neben der Registriernummer dieses Symbol, so überprüfen Sie Ihre Eingaben und wiederholen den Vorgang. Ohne Eingabe der Lizenznummern starten Sie das Programm als DEMO-Version. Das Fenster Benutzerlizenz erreichen Sie später jederzeit im Lohnmenü Lizenz/Update über die Zeile Lizenz. Geben Sie sodann bitte Ihre Lizenznummern ein. Nach erfolgreicher Eingabe Ihrer Lizenznummern können Sie nun mit der Kontrolle der Firmenstammdaten, Lohnarten und Dienstnehmerstammdaten beginnen. 2.3 rza lohn.easy Datenbank löschen Wenn im Jahr 2010 bereits Daten aus der Vorversion zu TESTZWECKEN in die rza lohn.easy übernommen wurden, ist es empfehlenswert, die bestehende Datenbank zu löschen und die Übernahme der Daten erneut durchzuführen. Schritt 1: RZA-Lohn Programm: Fertigen Sie eine neue Export-Datei in RZA-Lohn wie unter Punkt 2.1 beschrieben an. Schritt 2: rza lohn.easy Programm: Wählen Sie im Lohnmenü Benutzer, Programmpunkt Anmeldung und melden Sie sich als Administrator an. Tragen Sie den Benutzernamen Administrator und das entsprechende Kennwort ein (standardmäßig ist das Kennwort admin hinterlegt). Seite 9

10 Schritt 3: Danach wählen Sie im Lohnmenü Datenbank, Programmpunkt Löschen. Schritt 4: Löschen Sie die vorhandene Datenbank mit der vorgesehenen Schaltfl äche. Schritt 5: Sie gelangen sodann automatisch zur Datenbankauswahl. Schritt 6: Gehen Sie nun wie unter Punkt 2.2, Schritt 3 beschrieben vor. 3. Kurzanleitung 3.1 Einstellungen (Firmenstammdaten etc.) Über die Multifunktionsleiste Einstellungen, Einstellungen geben Sie u.a. Ihre Daten hinsichtlich Krankenkassen, Finanzamt, Gemeinden und Arbeitsstätten ein bzw. legen gewisse abrechnungstechnische Besonderheiten fest. Seite 10

11 3.2 Lohnarten Über die Multifunktionsleiste Einstellungen, Lohnarten können Sie Ihre Lohnarten aufrufen. Unter Alle Lohnarten haben wir bestimmte Lohnarten für Sie vordefi niert. Die Lohnarten, die Sie auch abrechnen wollen, müssen Sie vorher als Meine Lohnarten aktivieren und speichern. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, selbst Lohnarten zu ergänzen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfl äche Hinzufügen und geben Sie anschließend Nummer und Bezeichnung der gewünschten Lohnart ein. Wählen Sie außerdem einen Lohnarten-Typ aus und geben Sie an, wie die Lohnart abrechnungstechnisch behandelt werden soll. Manche Lohnarten-Typen (z.b. Sonderzahlungen oder Reisekostenentschädigungen) verlangen eine bestimmte abgabenmäßige Behandlung, die Abgabenpfl icht kann daher nicht in allen Fällen von Ihnen selbst defi niert werden. 3.3 Dienstnehmerstammdaten Über die Multifunktionsleiste Laufend, Stammdaten erfassen Sie die Stammdaten Ihrer Dienstnehmer. Arbeiten Sie die Felder der Reihe nach durch und geben Sie die Daten bitte vollständig ein. Die Stammdaten sind sozusagen das Herzstück der rza lohn.easy alle weiteren Arbeiten, angefangen von der Anmeldung des Dienstnehmers, dessen Abrechnungen sowie gewisse Auswertungen, werden von den Stammdaten beeinfl usst. Achten Sie daher bitte unbedingt auf richtige und vollständige Stammdaten! Unter welcher SV-Gruppe ein Dienstnehmer abgerechnet wird, bestimmen Sie über die Beschäftigungsart. rza lohn.easy bietet eine Reihe von Beschäftigungsarten, aus denen Sie wählen können. Doppelklicken Sie in der Scroll-Liste auf die gewünschte Zeile, um diese Beschäftigungsart zu übernehmen. Die Stammdaten sind in Form einer Baumstruktur übersichtlich aufgebaut. Über die Punkte SV, Lohnsteuer, Bezug/Lohnarten, SZ/Vorbezüge etc. legen Sie die weiteren Stammdaten des Dienstnehmers fest. Hervorzuheben ist der Punkt ELDA-Meldungen, über den Sie jegliche Meldungen im Zusammenhang mit dem Dienstnehmer (An-/Ab-/ Änderungsmeldungen etc.) ausgeben können. 3.4 Lohnabrechnungen Über die Multifunktionsleiste Laufend, den Punkt Abrechnen können Sie nun, wenn Sie die Firmen- und Dienstnehmerstammdaten übernommen bzw. eingegeben, sowie Ihre Lohnarten übernommen bzw. festgelegt haben, Abrechnungen durchführen. Wählen Sie den gewünschten Dienstnehmer. Sämtliche in den Dienstnehmer-Stammdaten hinterlegten Lohnarten werden in der Abrechnung angezeigt. Haben Sie noch weitere Bezugsarten, wie z.b. Überstunden etc. abzurechnen, so können Sie diese direkt in der Abrechnung ergänzen. Wenn Sie alle Abrechnungsdaten eingegeben haben, klicken Sie auf Abrechnung, worauf Ihnen rza lohn.easy die ermittelte Abrechnung anzeigt. Sehen Sie diese durch und speichern bzw. drucken Sie diese, wenn die Abrechnung in Ordnung ist. Haben Sie an der Abrechnung jedoch noch etwas zu ändern bzw. zu ergänzen, so ist dies Seite 11

12 überhaupt kein Problem. Sie klicken einfach wieder auf Lohnarten und nehmen die erforderlichen Eingaben vor. Danach kehren Sie zurück zu Abrechnung. Möchten Sie später die Abrechnung eines Vormonats verändern, so klicken Sie vor Abrechnung des aktuellen Monats auf Rollungsreihe beginnen. Nun können Sie auswählen, welche Abrechnung Sie aufrollen möchten bzw. ob und welche Abrechnungen außerdem noch aufgerollt werden sollen. Anschließend können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen und die neuen Abrechnungen drucken bzw. speichern. Sie haben nun bereits die Firmenstammdaten, die Lohnarten, die Dienstnehmerstammdaten sowie die Abrechnung kennengelernt. Das sind die wichtigsten und umfangreichsten Programmteile. Alle weiteren Programme sind größtenteils Auswertungen bzw. bedürfen nur weniger Eingaben Ihrerseits. Das gilt auch für den Monatsabschluss (z.b. Beitragsnachweisung, Finanzamt- bzw. Gemeindeabgaben) sowie für den Jahresabschluss (Lohnzettel Finanz, Beitragsgrundlagennachweis, Kommunalsteuererklärung etc). 3.5 ELDA-Meldungen Die ELDA-Meldungen in der Multifunktionsleiste Laufend, Monatsabschluss bzw. Jahresabschluss nehmen jede im Programm für die Krankenkasse vorgemerkte Meldung (z.b. Anmeldung, Abmeldung, Beitragsnachweisung, Lohnzettel Finanz, Beitragsgrundlagennachweis) auf und dienen der Weiterleitung dieser Daten. Wählen Sie daher diesen Punkt, wenn Sie die vorgemerkten Meldungen erstellen und versenden möchten. Vor der Übermittlung an die Krankenkasse können Sie zuerst den Inhalt der Meldungen drucken, ein Ausdruck ist jedoch auch im Nachhinein möglich. 3.6 Monatswechsel (Monatssperre) Um in einen noch nicht aufgerufenen Monat zu wechseln, öffnen Sie unter Monatsabschluss die Monatssperre. Über die Schaltfl äche Monat XY sperren kann das Monat gesperrt werden und der Wechsel in den nächsten Monat erfolgt automatisch. Die Monatssperre ist nur möglich, wenn alle Module geschlossen sind. Bitte beachten Sie, dass nach bestätigen der Monatssperre, keine Abrechnungen vom Vormonat durchgeführt oder verändert werden können. Änderungen der Abrechnungen sind dann nur mit Hilfe von Rollungen möglich. 3.7 Datensicherung Eine regelmäßige Datensicherung ist unerlässlich. Werden Ihre Daten nicht automatisch (beispielsweise über den Server) gesichert, gehen Sie bitte wie folgt vor: Öffnen Sie über das Lohnmenü, den Punkt Datenbank, Sichern/Wiederherstellen, um die Daten entsprechend zu sichern. Automatische Datensicherung: Im Lohnmenü, Zeile Admin wurde der Punkt Automatische Sicherung ergänzt. Die automatische Datenbank-Sicherung ist standardmäßig aktiviert. Bei jedem Wechsel der Datenbank und beim Beenden des Lohnprogrammes wird somit automatisch eine Sicherung der jeweils geöffneten Datenbank durchgeführt. Individuelle Änderungen der automatischen Datenbanksicherung können nur als Administrator vorgenommen werden. Die Datenbank- Sicherung wird im angegebenen Backup-Verzeichnis gespeichert. Um eine optimale Datensicherung zu gewährleisten, sollten diese Sicherungen zusätzlich auf externe Datenträger übertragen werden. Beachten Sie hierzu bitte die Hinweise auf Seite 6. Seite 12

13 Features rza lohn.easy Modernes Design im Windows look and feel mit enorm leistungsfähiger und besonders übersichtlicher Multifunktionsleiste. Bedienerfreundlich durch intuitive Menüführung, leicht verständliche Baumstruktur sowie schnelle und einfache Benutzerführung. Ein Klick und schon werden gleichzeitig Aktionen in den unterschiedlichsten Programmteilen gestartet. Logischer Aufbau führt Schritt für Schritt bzw. Klick für Klick zur vollständigen Abrechnung. Besonders flexibel da die Anzahl der abzurechnenden Lohnarten selbst bestimmt werden kann. Vorgaben helfen bei der Anlage. Assistenten übernehmen Standardabläufe, die immer wieder auf Knopfdruck wiederholt werden können. RZA Rechenzentrum Amaliendorf GmbH rza software & business solutions Langestraße 364, A-3872 Amaliendorf

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