Capturing & Distribution Office Solutions Portfolio. Lösungen nach Mass

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3 1 Capturing & Distribution Optimieren Sie jetzt Ihre Geschäftsprozesse mit einer Capturing & Distribution - Lösung. Digitale Systeme unterstützen Unternehmen in den verschiedensten Bereichen. Im Austausch mit Kunden oder Lieferanten werden aber häufi g noch physische Dokumente verwendet. Rechnungen, Lieferscheine, Angebote oder andere Vertragsdokumente sind heute in einer Kundenbeziehung zwar nach wie vor üblich, für die weitere Verarbeitung in den nachgelagerten digitalen Systemen aber alles andere als praktikabel. Wir zeigen Ihnen in dieser Broschüre verschiedene Ansätze, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse oder persönlichen Arbeitsabläufe mit Hilfe einer Capturing & Distribution - Lösung optimieren können. Unsere Lösungen erleichtern dabei die Erfassung von Informationen aus physischen Dokumenten, vereinfachen deren Verarbeitung und Ablage oder automatisieren ganze Geschäftsprozesse. Dies spart eine Menge Zeit und Kosten. Überzeugen Sie sich selbst von den Vorteilen unserer Lösungen. Unsere Spezialisten beraten Sie gerne! Integration Funktionen Erfassung Verarbeitung Ablage Anwendungsfälle Digitale Ablage Scan to Word/Excel Scan to Anywhere Digitale Postverteilung

4 2 Anwendungsbeispiele Digitale Ablage Ausgangssituation Ablage von Dokumenten im Bundesordner Lösungsansatz Einfaches Wiederfi nden in digitaler Ablage Mit zunehmender Geschäftstätigkeit erhöht sich die Anzahl von gedruckten Dokumenten wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen oder Rechnungen. Die Kosten zur Aufbewahrung der Dokumente nehmen explosiv zu. Zudem führt der administrative Aufwand, die Dokumente sauber abzulegen und schnell wiederzufi nden, zu verminderter Effi zienz im Büro. Eingegangene physische Dokumente werden fortan digitalisiert. Dadurch können Dokumente dank Texterkennung einfach wieder gefunden und ortsunabhängig betrachtet werden. Das Hinzufügen von kundenspezifi schen Metadaten (wie Kreditorennummer oder Rechnungsbetrag) beschleunigt diesen Vorgang um ein Vielfaches. Scan to Word/Excel Ausgangssituation Manuelle Verarbeitung physischer Dokumente Lösungsansatz Direkte Verarbeitung mit Scan to Word/Excel Branchenspezifi sche Informationen, Berichte in Fachzeitschriften oder Marktanalysen liegen meist nur in physischer Form vor. Um eigene Dokumente wie Präsentationen oder Berichte aufzuwerten, werden diese Informationen aber gerne in eigenen Dokumenten integriert. Die manuelle Erfassung durch einen Sachbearbeiter ist jedoch zeitaufwändig und kostenintensiv. Physische Dokumente werden direkt am Multifunktionsgerät eingescannt und direkt im gewünschten Format abgelegt. Die so erfassten Dokumente können anschliessend mit Standard Text-, Tabellenkalkulations- oder aber Präsentationsprogrammen bearbeitet werden.

5 Anwendungsbeispiele 3 Scan to Anywhere Ausgangssituation Bestellungen mittels Formular Lösungsansatz Direkte Erfassung mit Scan to Anywhere Kundenbestellungen werden heutzutage noch oft per Bestellformular abgewickelt. Die Weiterverarbeitung aber über ein digitales ERP abgewickelt. Die manuelle Erfassung dieser Bestellungen ist zeitaufwändig und kostenintensiv. Die Archivierung erfordert zudem weitere wertvolle Ressourcen. Bestellformulare werden digital erfasst und Einzelpositionen automatisch ausgelesen. Die Sachbearbeitung kontrolliert die Erfassung und gibt diese zur Zahlung frei. Gleichzeitig wird das im System erfasste Bestellformular im Format PDF/A (PDF Format für Langzeitarchivierung) abgelegt. Digitale Postverteilung Ausgangssituation Manuelle Verteilung des zentralen Posteingangs Lösungsansatz Digitale Verteilung mittels Barcodes & Scan to Viele Unternehmen erhalten Briefpost zentral am Hauptsitz. Dies führt dazu, dass dezentral tätige Kundenbetreuer ihre Korrespondenz meist erst nach einigen Tagen erhalten. Zeitkritische Informationen trifft somit verspätet ein und Antwortzeiten können nicht eingehalten werden. Die Kundenkorrespondenz wird am Hauptsitz mittels Barcodes eingelesen und automatisiert per an die betroffenen Kundenbetreuer weitergeleitet. Das Unternehmen spart Versandspesen und die Kundenbetreuer können zeitnah auf die Anliegen ihrer Kunden eingehen.

6 4 Erfassung Erfassung von Dokumenten Unsere Lösungen ermöglichen die Erfassung der Daten von diversen Quellen. Multifunktionsgeräte Scanner Desktop Eingang Datei Ordner Bedienung Der Kunde hat die Möglichkeit, die Erfassungsprozesse wahlweise direkt über den Display am Multifunktionsgerät oder von seinem eigenen Computer zu steuern. Verarbeitung A Ihre Vorteile: Die Vielzahl von Erfassungsquellen garantieren, dass Dokumente ohne grossen Aufwand weiter verarbeitet werden können. Beispielsweise können bereits gescannte Dokumente mit wenig Aufwand direkt aus einem Ordner neu verarbeitet oder abgelegt werden. Die verschiedenen Bedienungsmöglichkeiten erleichtern zudem das Arbeiten und geben dem Kunden die Möglichkeit das System den bestehenden Arbeitsprozessen anzupassen. Erkennung von Text & Layout Weitere Funktionen Unsere Lösungen sind dank OCRTechnik fähig, Buchstaben und Texte in gescannten Dokumenten zu erkennen. Der Text kann mit (Fach-) Wörterbüchern verglichen, präzisiert und korrigiert werden. Damit erreichen die Lösungen eine Erkennungsrate von über 99%. Mittels Zonaler-OCR kann zudem spezifische Information gezielt erkannt und weiterverarbeitet werden. Entfernung von Leerseiten, Lochung oder Ränder Text hervorheben/ausblenden Stempel: beim Scanvorgang lassen sich automatisch fortlaufende Nummern oder das Eingangsdatum auf dem gescannten Dokument anbringen Bildverbesserungen wie Begradigungen oder Entzerrungen. Automatisierungen Barcodes sind für Maschinen sehr gut lesbar und reduzieren die Fehlerquote beim Einlesen von Daten. Durch ihren Einsatz können fehleranfällige Routineaufgaben (z.b. Benennung, Aufteilung, Archivierung und Indizierung gescannter Dokumente) leicht automatisiert werden. Ihre Vorteile: OCR-Programme ermöglichen Text zu durchsuchen oder in anderen Programmen weiterzuverwenden. OCR gescannte Dokumente brauchen zumeist weniger Speicherplatz. Mit Hilfe von Barcodes können zudem fehleranfällige Routineaufgaben automatisiert werden.

7 5 Routing und Ablage Informationsverteilung und Archivierung Mit einer unseren Lösungen können Sie Dokumente einfach an verschiedene Ziele (gleichzeitig) senden: Scan to Scan to Folder Scan to DMS/ERP Dateinamen und Dateiformate Speicherung in diversen Formaten (Word, Excel, PDF etc.) Freie Wahl von Dateinamen Dynamische Wahl (oder Anpassung) der Dateinamen Durch Vorgaben (Liste) Durch Barcodes Durch Zonale OCR Integration An: Integration Microsoft Exchange Integration Authentifizierungslösungen Ein kann mit Anhang direkt vom MFP-Display versendet werden, als wäre das direkt vom -Client versendet worden. Unsere Lösungen können mit Ihrer bestehenden AuthentifizierungsLösung verknüpft werden. Cc: Subject: Text: Ihre Vorteile: Die Schnittstellen zu diversen Applikationen und Ablagesystemen garantieren eine auf Ihre spezifischen Kundenbedürfnisse zugeschnittene Lösung. Das Speichern in den diversen Formaten ermöglicht Ihnen zudem, das Dokument direkt in der gewünschten Applikation zu bearbeiten. Nach erfolgreichem Scan- und Mail-Vorgang erscheint das in dem Verzeichnis Gesendete Objekte des Senders. Der Empfänger erhält eine mit personalisierter Absendererkennung. Dies ermöglicht: benutzerspezifische Scan-Ziele benutzerspezifische Adressbücher benutzerspezifische Workflows benutzerspezifische Rechtevergabe Die Antwortadresse entspricht der des Senders. Ihr Vorteil: s versenden vom MFP-Display ist, als würde man s vom eigenen Desktop aus versenden. Ihr Vorteil: Die Capturing & Distribution Funktionen können nach den individuellen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden.

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