Inhaltsverzeichnis 1. ALLGEMEINES Posteingang Tägliche Kontrolle Postausgang AKTEN... 3

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1 Inhaltsverzeichnis Seite 1. ALLGEMEINES Posteingang Tägliche Kontrolle Postausgang AKTEN Aktenführung Status des Dokumentes Dokument einfügen, anzeigen und bearbeiten Telefonnotiz

2 1. ALLGEMEIN Zu den bestehenden Leitfäden Posteingang und sind nachfolgend praktische Handhabungen im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem aufgezeichnet. 1.1 Posteingang - Anschreiben werden gescannt und dem SB zugeordnet; Berater zur Kenntnis - Bescheide werden erfasst in F+B und dem SB in roter Mappe direkt ins Fach gelegt - Einzelne Belege für JA/StE/Fibu/Lohn werden in Fächer verteilt - RA-Post wird gescannt, das Original trotzdem dem entsprechenden Rechtsanwalt ins Fach verteilen - Belegeingang für Fibu/StE/JA wird erfasst selbst oder durch Sekretariat - Alle eingegangenen Telefaxe, außer Belege, ins Sekretariat zum Posteingang weiterleiten - Jeder Berater erhält seine restliche Post in gelber Mappe 1.2 Tägliche Kontrolle - Posteingang (PE) in DMS enthält eigene Post - Fach befinden sich Steuerbescheide und Belege - F + B nach Prüfung der Bescheide - Kenntnis Infos zur Kenntnis erhalten und mit Kenntnis genommen bestätigen 1.3 Postausgang - Sämtliche Anlagen zu Word Dokumenten sind zu scannen und dem Worddokument anzuhängen, das Worddokument wird über den Status versendet unveränderbar gespeichert - Speicherung mit kurzer Inhaltsangabe, z. B. ESt-Bescheid, Fibu-Auswertung an Bank, ESt-Rückfrage an Mandant, VJ - Schriftverkehr im Entwurf erstellen Status zu Postausgang (Änderungen in Word sind möglich) - Brief einkuvertieren VersandPost im Postausgang bestätigen (Dokument schreibgeschützt) - Unterlagen können abgeholt werden Status somit Zur Abholung Dokumentenmanagementsystem/Leitfaden DMS Seite 2/5

3 2. AKTEN 2.1 Aktenführung - Dauerakten sind in DMS abgebildet - Arbeitsakten werden nur noch elektronisch geführt - ESt-Akten werden nur noch elektronisch geführt 2.2 Status des Dokumentes - Offen - Erledigt - Zu Postausgang - Zur Abholung - Versendet - Löschen 2.3 Dokumente einfügen, anzeigen und bearbeiten - Übernahme von Word-Dokumenten ins nächste Jahr (z. B. Bilanzbericht) erfolgt über den Link Doku kopieren ; somit befindet sich eine Kopie im Ordner Dokumente. Dieses ist dann mit den aktualisierten Angaben zu speichern - Dokumente die nicht mehr benötigt werden, z. B. doppelte oder fehlerhafte Ablage unbedingt auf Löschen setzen und im Betreff mit dem Wort löschen kennzeichnen - Sollen Änderungen in Word vorgenommen werden, müssen alle weiteren Seiten des Dokumentes geschlossen werden, ansonsten ist der Schreibschutz aktiv - Speichern von Dokumenten aus dem Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf das Dokument Ablegen in DATEV-DMS Dokumentenkorb - Dokumente formatübergreifend anzeigen über Anzeigen. Keine Bearbeitung möglich. 2.4 Dokumenten suche Eine Suche von bereits abgelegten Dokumenten kann über jedes Kriterium erfolgen. Sehr gut kann auch über das Betreff-Feld oder die Volltextsuche ein abgelegtes Dokument aufgefunden werden. Dabei ist folgendes zu beachten: - Wird nach mehreren Begriffen im Betreff gesucht, dann sind diese Worte mit einem + zu verbinden - Begriffe die bei der Suche ausgeschlossen werden sollen. Dokumentenmanagementsystem/Leitfaden DMS Seite 3/5

4 2.4 Telefonnotizen Die Dokumentation von Telefonaten zählt ebenso zu einer lückenlosen Aktenführung wie das Ablegen von Dokumenten, daher ist eine schriftliche Telefonnotiz immer dann zu verfassen, wenn nur mündliche Vereinbarungen bzw. Absprachen erfolgen. - Einfügen einer Telefonnotiz über das gelbe Symbol Notiz - Zur Dokumentation von Telefongesprächen eine Telefonnotiz erstellen und entsprechend ablegen, zur Kenntnis setzen, etc. Dokumentenmanagementsystem/Leitfaden DMS Seite 4/5

5 3. - Eingang von Bescheiden und sonstige Verwaltungsakten per Mail weiterleiten an das Sekretariat zum Posteingang - Ablage von s zur rechtssicheren Archivierung - mit Belegen => Ausdruck und Ablage nach Erledigung - mit fachlichem Bezug und einer Antwort per Mail => Ablage der Antwort inkl. Anlagen in DMS - mit fachlichem Bezug und Antwort nicht per Mail => Ablage der Eingangs- - Anlagen die nicht archiviert werden müssen, können in L:\SCAN eingescannt und der entsprechenden Mail angehängt werden - Datenformat in L:\SCAN kann sowohl tiff als auch pdf sein - Dokumente auf L:\SCAN werden regelmäßig gelöscht, dies ist keine endgültiger Ablageordner sondern nur ein Zwischenspeicher - Anlagen im pdf-format mailen über rechte Maustaste. Folgende Auswahl steht zur Verfügung: Mit dieser pdf-konvertierung besteht keine Möglichkeit ein Passwort für die Datei zu vergeben. Somit muss eine nochmalige pfd-erstellung durch den Drucker Skypdf Pro Driver erfolgen. In den Eigenschaften zur Erstellung kann ein Passwort für die Verschlüsselung der Datei vergeben werden. Dokumentenmanagementsystem/Leitfaden DMS Seite 5/5