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1 i3 Software GmbH Handbuch i3 System Dokumente scannen Anwenderhandbuch Elisabeth Holzmann 02. September 2009

2 Vorwort Herzlich willkommen im i3 System 1 Benutzerhandbuch. Sie haben sich mit i3 System 1 für ein integriertes Softwarepaket für alle Bereiche der Büroorganisation und Warenwirtschaft entschieden. Einfache Handhabung und vielseitige Verwendbarkeit machen i3 System 1 zum Allroundtalent unter den kaufmännischen Gesamtlösungen und wird durch die einfachen Benutzung der verschiedenen Orientierungsmasken auch Sie überzeugen. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Benutzerhandbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Die in diesem Benutzerhandbuch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die i3 System 1 Benutzerhandbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Die i3 Software GmbH haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Benutzerhandbuch. Die Beschreibungen in diesem Benutzerhandbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Benutzerhandbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die -Adresse: Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von i3 Software GmbH finden Sie im Internet unter Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: 0662/ Fax: 0662/ Mittwoch, 02. September 2009 Seite 2 von 9

3 Inhaltsverzeichnis 2.1. Dokumente scannen... 4 Beschreibung des Fensters: Original/Vorlage scannen... 5 Der Einstellungsbereich... 6 Scanner:... 6 Auflösung/Quelle:... 6 Farbformat:... 6 Seitenformat:... 7 Der Anzeigebereich... 7 Der Arbeitsbereich... 8 OCR... 8 Neues Dokument... 8 Scannen (Platte)... 8 Scannen (Einzug)... 9 Scannen (Einzug, Duplex)... 9 Weiter... 9 Mittwoch, 02. September 2009 Seite 3 von 9

4 2.1. Dokumente scannen Um mit neuen Dokumenten, Unterlagen, Kassabelege, Rechnungen, Fotos etc. im DMS-System des i3 System 1 arbeiten zu können, müssen Sie diese zuerst scannen. Dadurch werden sie automatisch ins i3 System 1 importiert und als TIF-Datei in der persönlichen Postbox abgelegt. Weiteres Arbeiten mit den gescannten Unterlagen siehe Handbuch 2.2 Postbox bzw Archivablage Sie gehen in der Multifunktionsleiste in der Registerkarte CRM & Organisation in den Befehlsabschnitt Neuanlage, dort auf den kleinen Pfeil im Befehlssymbol Neu und aus der Auswahlliste wählen Sie das Befehlssymbol Dokumente scannen aus. Wenn Sie auf dieses Befehlssymbol klicken, gelangen Sie in das Fenster Original/Vorlage scannen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 4 von 9

5 Beschreibung des Fensters: Original/Vorlage scannen Dieses Fenster unterteilt sich in drei Abschnitte: Der Einstellungsbereich Der Anzeigebereich Der Arbeitsbereich Mittwoch, 02. September 2009 Seite 5 von 9

6 Der Einstellungsbereich Der Einstellungsbereich unterteilt sich in vier Bereiche: Scanner Auflösung/Quelle Farbformat Seitenformat Scanner: Hier können Sie den gewünschten Scanner auswählen. Der zu verwendete Scanner muss im Betriebssystem eingerichtet und eingeschalten sein. Wenn Sie mehrere Scanner im Betriebssystem eingerichtet haben, dann sind diese in der Auswahlliste hinterlegt und Sie können sich den gewünschten Scanner auswählen Auflösung/Quelle: In diesem Bereich können Sie sowohl die Quelle der zu importierenden Daten auswählen, als auch die Auflösung einstellen. Wenn Sie das Feld Scanner aktivieren, können Sie auch die Dokumentenauflösung einstellen, indem Sie auf den schwarzen Pfeil gehen, und die Pixelanzahl auswählen. Aktivieren Sie das Feld Digitale Kamera, können Sie von Ihrer Kamera Bilder herunterladen und speichern (diese muss im Betriebssystem eingerichtet, mit dem Rechner verbunden und eingeschalten sein) Farbformat: Hier können Sie das Farbformat Ihres Dokuments festlegen. Die Funktionalität der Einstellungen hängt vom Typ Ihres Scanners ab. z.b. wenn Sie einen Farbscanner verwenden, sind die Punkte Palette Farben und RGB Farben funktionsfähig. Die Bit pro Pixel werden in der Konfiguration für jedes einzelne Format hinterlegt. Nicht jedes Format ist auf jedem Scanner möglich. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 6 von 9

7 Seitenformat: Hier geben Sie das Seitenformat ihrer zu scannenden Vorlage ein. Wenn Sie ein Format wählen wollen, was nicht den DIN-Angaben entspricht (= Freies Format) dann muss dieses in der Konfiguration eingetragen sein. Dann ist auch die Funktion Freies Format aktiv und Sie können aus der Auswahlliste das gewünschte Format auswählen. Der Anzeigebereich Im Anzeigebereich sehen Sie die bereits gescannten Seiten angezeigt und hinter dem Feld Anzahl der gescannten Seiten werden die gescannten Seiten mitgezählt. Wenn Sie mehr als fünf Seiten gescannt haben, erscheint ein Schieberegler (Scrollbar) damit Sie sich alle gescannten Seiten im Anzeigefenster ansehen können. Wenn Sie sich die gescannten Seiten genau ansehen und eventuell nachbearbeiten wollen, öffnen Sie diese mittels eines Doppelklick. Egal auf welche der angezeigten Seiten Sie klicken, Sie gelangen in das Fenster der Anwendung zur Bildanzeige (Windows Standardanwendung für TIF-Dokumente) in welchem immer die erste Seite der gescannten Seiten angezeigt wird. Dort können Sie Ihre gescannten Seiten bearbeiten oder auch wieder löschen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 7 von 9

8 Der Arbeitsbereich OCR Wenn Sie diesen Befehl aktivieren, wird die OCR-Erkennung (Texterkennungsprogramm) beim Speichern der Seiten durchgeführt Neues Dokument Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, werden die gescannten Seiten gespeichert, in der persönlichen Postbox abgelegt und der Scanner ist frei für den nächsten Scanvorgang. Scannen (Platte) Auf diesen Befehl gehen Sie, wenn Sie einen Flachbettscanner in Verwendung haben, und Sie die Scanvorlage auf einer Platte einscannen wollen. Klicken Sie auf diesen Befehl, und der Scanvorgang wird gestartet. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 8 von 9

9 Scannen (Einzug) Wenn Sie einen Scanner mit Papiereinzugsfunktion haben, wählen Sie diesen Befehl. Wenn Sie auf das Befehlssymbol klicken, starten Sie den Scanvorgang. Scannen (Einzug, Duplex) Wenn Sie einen Scanner mit Papiereinzugsfunktion verwenden und beidseitig beschriebenen Unterlagen zum scannen haben, dann verwenden Sie diesen Befehl. Wenn Sie auf das Befehlssymbol klicken, starten Sie den beidseitigen Scanvorgang. Weiter Wenn Sie auf diesen Befehl gehen, werden die gescannten Seiten gespeichert, in Ihrer persönlichen Postbox abgelegt und das Fenster Original/Scanvorlage schließt sich. Wenn Sie einen Scanvorgang beendet und noch nicht gespeichert haben, dann können Sie noch Seiten zu dieser Datei dazu scannen, indem Sie nochmals auf eines der Befehlssymbole für Scannen gehen und die neuen Seiten werden an die vorhandenen angereiht. Wenn Sie schon gespeichert haben scannen Sie die neuen Seiten in eine eigene Datei und haben dann in Ihrer Postbox die Möglichkeit, aus zwei oder mehreren TIF-Dateien eine PDF- Datei zu erstellen (näheres siehe Handbuch 2.2. Postbox) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 9 von 9

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