OS Anwendungsbeschreibung

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1 Inhalt Einleitung... 2 Start des Programms... 2 Scannen einer neuen Zeitungsseite... 4 Presse-Clipping... 8 Artikel ausschneiden und bearbeiten Übernahme aus der Zwischenablage Ausdruck in Word Konfigurationsmenü Programmende... 22

2 Einleitung Das Pressetool dient dazu, einzelne Artikel aus gescannten Zeitungsseiten auszuschneiden und diese mittels Texterkennung und Volltextindizierung im OS Client abzulegen. Dem Anwender werden verschiedene Möglichkeiten zur Bearbeitung der Verschlagwortung geboten. Start des Programms Auf dem Desktop des Anwenders wurde eine Verknüpfung zu dieser Komponente angelegt. Des Weiteren befindet sich auch eine Verknüpfung innerhalb des OS ECM Clients. Sollte die Komponente über den Desktop gestartet werden, wird der OS ECM Client ebenfalls gestartet:

3 Im OS ECM gefindet sich ebenfalls eine Verknüpfung zum Presse-Clipping

4 Scannen einer neuen Zeitungsseite Zunächst legen Sie einen entsprechenden Artikel auf Ihren Scanner und fügen innerhalb des OSECM Clients im Bereich Pressearchiv einen Artikel hinzu:

5 Folgende Maske erscheint: Vervollständigen Sie die Verschlagwortung. Diese wird im weiteren Verlauf auch für die erstellen Artikel verwendet.

6 Wählen Sie Scanne mit. und das einscannen der Seite von Ihrem angebundenen Scanner beginnt, insofern das Gerät vor dem Start des OSECM Client gestartet worden ist. Die Seite wird anschließend am Bildschirm angezeigt:

7 Nachdem alle Seiten gescannt wurden, schließen Sie bitte das Seiten-Dokument und starten das Presse-Tool über die Desktop-Verknüpfung oder die Verknüpfung im OS Client.

8 Presse-Clipping Das Fenster des Presseclippings gliedert sich in drei Teile: 1. Die obere Zeile enthält die einzelnen Befehle, die im Programm ausgewählt werden können und die weiter unten in dieser Dokumentation beschrieben werden: 2. Im mittleren Bereich befindet sich die Verschlagwortung, die aus der gescannten Seite übernommen und später auf den Artikel gespeichert wird.

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10 3. Im unteren Bereich erscheinen die Artikelausschnitte sowie der erkannte Text für die Volltextindizierung:

11 Artikel ausschneiden und bearbeiten Um die Verarbeitung der gescannten Seite zu beginnen, klicken Sie bitte auf das Scherensymbol. Es öffnet sich der folgende Dialog: In diesem Dialog können Sie auswählen, ob das gerade markierte Artikeldokument (die gescannten Artikelseiten) oder ein Screenshot für die weitere Verarbeitung genutzt werden soll. Die Option Markiertes Artikeldokument ist bei der Arbeit mit gescannten Seiten im OS ECM zu bevorzugen. Die Option Screenshot ist aus Kompatiblitätsgründen mit früheren Versionen enthalten und stellt nicht mehr die optimale Arbeitsweise dar.

12 Nach dem Bestätigten dieses Dialoges mit OK werden die Seiten des gescannten Artikeldokumentes abgerufen und in einem neuen Fenster zur Bearbeitung dargestellt. An der rechten Seite des Fensters befinden sich untereinander die einzelnen Seiten des Dokumentes aus dem OS ECM. In diesem Fall hat das Dokument lediglich eine Seite. Klicken Sie das Dokument in der Auswahl auf der rechten Seite an.

13 Die Seite wird nun im Bearbeitungsfenster angezeigt. Sie können nun wie in anderen Grafikprogrammen gewohnt mit der Maus die Bereiche markieren, die die für Sie wichtigen Artikel enthalten. Der Bereich, den Sie markieren wird mit einem grünen Rechteck umrandet. Sobald Sie die linke Maustaste loslassen wird der markierte Bereich in die Auswahlleiste im unten Bereich des Fensters übernommen.

14 Sie können auf diese Weise mehrere Bereiche (Artikel) aus mehreren Seiten auswählen. Nachdem Sie alle Artikel aufgenommen haben, können Sie die Bearbeitung mit einem Klick auf OK beenden. Anschließend wird die OCR-Erkennung durchgeführt, die den Text für den Volltext vorbereitet.

15 Die Verarbeitung dauert einen Moment. Im Anschluss werden die Artikelausschnitte zusammen mit den erkannten Textinhalten im Tool angezeigt:

16 Die ausgeschnittenen Artikelbestandteile werden in diesem Fenster auf der rechten Seite aufgelistet. Sobald Sie einen der Einträge anklicken wird dieser im mittleren Bereich angezeigt. Zusätzlich erscheint im rechten Textfeld der erkannte Text, der später für den Volltext herangezogen wird. In diesem Bereich können Sie noch Änderungen oder Korrekturen am erkannten Text durchführen. Sie können in diesem Fenster auch einzelne Ausschnitte wieder aus der Liste entfernen. Hierzu klicken Sie den zu entfernenden Ausschnitt in der linken Auflistung an und klicken Anschließend auf den Button mit dem Symbol Mülleimer. Wenn alle Artikel ausgeschnitten und aufgelistet sind können Sie ein neues Artikeldokument anlegen. Klicken Sie anschließend auf das Diskettensymbol zum Speichern:

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18 Es erscheint der folgende Dialog: In diesem Fenster legen Sie fest, an welchen Standorten der Artikel abgelegt werden soll. Standardmäßig handelt es sich hierbei erstmal um das Pressearchiv.

19 Der Artikel kann allerdings auch an anderen Standorten abgelegt werden. Diese müssen vor dem Öffnen dieses Dialoges im OS ECM geöffnet sein. Ist in diesen geöffneten Standorten auch ein Dokumententyp mit dem Namen Artikel vorhanden, werden diese Standorte in der oberen Liste angezeigt. Wenn Sie auf einen dieser Einträge klicken erscheint in der Liste darunter die Verschlagwortung des Objektes. So ist es möglich, den richtigen Standort zu ermitteln. Des Weiteren ist es möglich, das Format des Bilddokumentes zu bearbeiten und auszuwählen, ob die Verschlagwortung im OS ECM noch bearbeitet werden soll. Übernahme aus der Zwischenablage Wenn Sie ein Bilddokument in der Zwischenablage haben (beispielsweise in dem Sie es in einem Bildbearbeitungsprogramm ausgeschnitten haben), können Sie dieses Dokument in das Presse-Clipping laden. Klicken Sie dazu auf diesen Button: Das Bild wird in das Presse-Clipping geladen und eine OCR-Erkennung durchgeführt. Die Ablage des Dokumentes im OS ECM entspricht der gleichen Vorgehensweise wie bei der Übernahme eines Dokumentes aus dem OS ECM. Es lassen sich Bilder aus der Zwischenablage und Dokumente aus dem OS ECM für das Clipping kombinieren.

20 Ausdruck in Word Sie können bereits im OS ECM archivierte Artikel in einem Word-Dokument zusammen stellen. Klicken Sie dazu auf diesen Button im Presse-Clipping-Tool: Es erscheint ein Dialog, der Ihnen die Quelloptionen anzeigt: Sofern Sie bereits Clippings im Presse-Clipping haben (durch die Zwischenablage oder Übernahme aus dem OS ECM) können Sie auch den Punkt Aktuelle Clippings auswählen. Normalerweise führen Sie diesen Schritt aber bereits mit einem archivierten Dokument durch. Des weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, das erstellte Word-Dokument wieder ins OS ECM zu archivieren. Bestätigen Sie diesen Dialog mit OK. Es wird nun automatisch Microsoft Word im Hintergrund gestartet und das Dokument vorbereitet. Sobald die Vorbereitung abgeschlossen ist, wird Word angezeigt.

21 Der Betreff dieses Dokumentes wird dabei aus der Verschlagwortung des markierten Artikeldokumentes übernommen. Konfigurationsmenü Über den folgenden Button ist das Konfigurationsmenü des Presse-Clippings zu erreichen:

22 Die Einstellungen in diesem Fenster sollten nur von einem Administrator bearbeitet werden und sind somit nicht Teil dieser Dokumentation. Programmende Mit diesem Button können Sie das Programm beenden: Alternativ lässt sich das Programm auch über die gewohnten Windows-Fensterschaltflächen in der oberen rechten Ecke steuern.

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