W H I T E P A P E R. UBIQUe. Inhalt

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1 Inhalt Einleitung Unterstützt alle gängigen Mailserver... 3 Archiviert Originär... 3 Garantiert maximalen Datenschutz... 3 Erfüllt alle rechtliche Anfrderungen... 3 Lässt sich einfach migrieren... 4 Bietet Standardschnittstellen für DMS... 4 Erhältlich in verschiedenen Ausführungen... 4 Vrbereitete Systemabnahme und Zertifizierung... 4 Archivierungspflichten... 5 Archivierungs- und Redundanzpflichten aus KnTraG... 5 Gesetz zur Kntrlle und Transparenz im Unternehmensbereich... 5 Archivierungspflichten aus dem Handelsrecht... 6 Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsrecht... 6 Archivierungspflichten aus dem Steuerrecht... 7 Aufbewahrungsfristen aus dem Steuerrecht... 7 Neben Handels- und Steuerrecht existieren weitere Aufbewahrungspflichten:... 8 Beispielbranche Autmbilindustrie... 8 Bundesdatenschutzgesetz )BDSG) a BDSG Infrmatinspflicht bei unrechtmäßiger Kenntniserlangung vn Daten... 9 Anlage (zu 9 Satz 1 BDSG)... 9 Persnenbezgene Infrmatinen... 9 Merksätze zur digitalen Archivierung: Zusammenfassung zu beachtender Gesetze und Verrdnungen: Allgemeine Merksätze und Bestimmungen: Branchen, bei denen qualifizierte elektrnische Signaturen verlangt werden : Anmerkung zu den GBS: Anmerkungen zu den GDPdU: Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 1

2 Einleitung. Technische, wirtschaftliche und rechtliche Gründe machen es heute erfrderlich, dass Unternehmen, Organisatinen und die öffentliche Verwaltung s archivieren. Mailserver drhen durch die stetig wachsende Menge vn -Daten an ihre Leistungsgrenzen zu stßen, da sie für slch hhe Datenmengen nicht knzipiert sind. Administratren stehen vr dem Prblem, dass Zeitfenster für Backups immer größer werden, was in der Flge zu immer höheren Ksten führt. Heute beinhalten etwa dreiviertel der über geführten Unternehmenskrrespndenz geschäftsrelevante und damit archivierungswürdige Daten. Ein grßer Teil hiervn gilt im gesetzlichen Sinne als Handelsbrief und muss über einen Zeitraum zwischen 6 und 10 Jahren aufbewahrt werden. Löschen Mitarbeiter jedch s, nch bevr diese gesichert wurden, gehen diese meist unwiederbringlich verlren. Der Gesetzgeber verlangt daher digitale Handelsbriefe ( s) und finanzrechtlich relevante Daten riginär und unter Einhaltung des gesetzlichen Datenschutzes zu archivieren. Originär bedeutet dabei, dass einmal digital erfasste Daten nur nch in ihrem digitalen Ursprungsfrmat Gültigkeit besitzen. Da das Urprungsfrmat einer nach RFC822 ASCII ist, als Text, sind Frmatumwandlungen auszuschließen. Als Nachweis für die Unversehrtheit einer slchen sind vm Gesetzgeber zwei Verfahren benannt wrden. Erstens die Speicherung auf einem WORM (write nce read many) Datenträger, der der Einsatz einer Signaturlösung. Hier favrisieren wir deutlich den Einsatz einer Signaturlösung, da eine Speicherung auf WORM das System dann in Frage stellt, wenn eine Löschung erfrderlich wäre. Hat z.b. ein Mitarbeiter das -System des Unternehmens missbräuchlich verwendet, befindet sich nun unter Umständen das Unternehmen selbst im Besitz illegalen Materials und muss dieses löschen. Gleiches gilt für private Infrmatinen, das trifft insbesndere die Persnalabteilung aber auch den Betriebs- der Persnalrat. Der autmatisierten Verarbeitung im Archivierungsprzess kmmt eine besndere Bedeutung zu, da dem Vrwurf einer Filterung und damit aus Sicht der Finanzbehörden einer Manipulatin, entgegengewirkt werden muss. Weiterhin ist, insbesndere aus Sicht des Datenschutzes, zu beachten, dass einer Überwachung der Mitarbeiter über ein slches System entgegengewirkt werden muss. Was heute bei fast allen Mailserver möglich ist, muss als bereits bei der Planung der Archivierungslösung ausgeschlssen werden. Allgemein hat sich dabei die verschlüsselte Ablage der -Daten und die Rechtekntrlle am Archivsystem über ein sgenanntes 4- Augen-Prinzip durchgesetzt. Bei aktivem 4-Augen-Prinzip ist es den einzelnen Administratr nicht möglich datenschutzrelevante Tätigkeiten durchzuführen. Wird eine slche Tätigkeit ntwendig ist der Betriebsrat der der Datenschutzbeauftragte als zweite Persn hinzu zu ziehen und am System anzumelden. Erst dann werden die entsprechenden Funktinen zugänglich. Wichtig dabei ist, dass auch nach Freischaltung dieser Funktinen ein manipulierungsfreies Auditlg alle Anwenderaktinen dauerhaft festhält und dkumentiert. IntelliArchive wurde speziell für die Erfüllung dieser Anfrderungen entwickelt. Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 2

3 Unterstützt alle gängigen Mailserver Mit IntelliArchive entlasten Sie Ihren Mailserver effizient und nachhaltig. -Daten werden dabei gezielt in das Archivsystem übernmmen und können anschließend vm Mailserver gelöscht werden (die meisten Mailserver bieten Einstellungen bei denen sich s nach fest definierten Zeiträumen autmatisch aus dem Pstfachspeicher löschen lassen). Ihr Mailserver wird smit deutlich entlastet. Zeitfenster für Backups werden nicht nur wieder kleiner, sndern sie bleiben es auch in Zukunft. Die Archivierungslösung unterstützt (auch im Mischbetrieb) alle gängigen Mailserver und Einzelpstfächer. Auch die Verwendung mit anderen CludServices wie Micrsfts 365 ist möglich und wurde erflgreich getestet. Archiviert Originär Nach erflgter Installatin werden eingehende, ausgehende und interne s im Originärfrmat (nach RFC822) mit einem Zeitstempel versehen, digital signiert und verschlüsselt (AES-256) im Archivspeicher abgelegt. Archivierte s können jederzeit und auf jedem Mailserver wieder hergestellt werden. Der Nachweis der Originärität erflgt bei IntelliArchive M1 über elektrnische Zeitstempel und Signaturen. Über knfigurierbare Mitarbeiterzugänge lassen sich auch sg. Alias -Pstfächer dem jeweiligen Mitarbeiterpstfach zurdnen und Knten im Suchergebnis miteinander verschmelzen. Das ist insbesndere interessant für allgemeine Pstfächer wie und wichtig für Mitarbeiterpstfächer deren Eigentümer eventuell heiratsbedingt den Nachnamen und damit die -Adresse geändert haben. Mitarbeiter können das eigene knt über eine intuitiv bedienbare Webberfläche durchsuchen, ihre E- Mails im Viewer betrachten der diese mit nur einem Mausklick wieder herstellen. Das entlastet die IT-Abteilung und erlaubt auch den mbilen Zugriff auf das Archiv. Die Vlltextsuche schließt Dateianhänge ein und findet alle gesuchten Infrmatinen in sehr kurzer Zeit. Garantiert maximalen Datenschutz IntelliArchive ist mandantenfähig, verfügt über ein umfangreiches Rechte- und Rllenknzept und lässt sich flexibel an bestehende Datenschutz- und IT-Sicherheitsrichtlinien anpassen. Über die Rlle Vier-Augen- Benutzer kann beispielsweise verhindert werden, dass Administratren Inhalte vn s der Mitarbeiter mitlesen. Jede Veränderung der Systemeinstellung wird in einer revisins- und manipulatinssicheren Lgdatei frtlaufend prtklliert und erlaubt damit eine lückenlse Rückverflgung. Sichere und anerkannte Authentisierungs- und Verschlüsselungsverfahren gewährleisten, dass nur autrisierte Persnen Zugriff auf das Archivsystem erhalten. Ein sicher vr Manipulatinen geschütztes, hchperfrmantes Datenbanksystem, das speziell für sehr grße Datenmengen knzipiert wurde, macht die Archivierungslösung zudem beliebig skalierbar und damit überall einsetzbar. Darüber hinaus unterstützt das System die Speicherung der Archivdaten an zwei getrennten Speicherrten (z. B. in einem zweiten Rechenzentrum). Erfüllt alle rechtliche Anfrderungen IntelliArchive erfüllt alle gesetzlichen Vrschriften zur Aufbewahrung und Langzeitarchivierung vn s und bietet im höchsten Maße Datenschutz und Infrmatinssicherheit. Client-Zugriffe werden via SSL- Verschlüsselung zusätzlich geschützt. Für alle gängigen Mailserver wird eine dauerhafte und fälschungssichere Archivierung vn s in riginärer und maschinell auswertbarer Frm während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet. Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 3

4 Lässt sich einfach migrieren Das verwendete Dateifrmat bei der Archivierung ist ASCii (RFC822). Dieses Frmat bietet maximale Unabhängigkeit vm jeweils eingesetzten Mailserver und darüber hinaus die Sicherheit, dass das Archivsystem selbst bei einem Wechsel des Mailservers unterbrechungsfrei weiterbetrieben werden kann. Über die integrierte Exprtfunktin können archivierte s jederzeit auf ein anderes System der Laufwerk migriert werden, hne dabei die Originärität und Authentizität der Daten zu gefährden. Mit Hilfe der enthaltenen Imprtfunktin lassen sich s aus lkalen clients, Mailservern und sgar aus fremden -Archivierungssystemen migrieren. Bietet Standardschnittstellen für DMS Mit IntelliArchive steht ein hchgradig interperables Archivierungssystem zur Verfügung. Das System verfügt über zahlreiche standardisierte Schnittstellen. S lassen sich u. a. auch bestehende Dkumenten-Management- Systeme (DMS) um Archivierungsfunktinen erweitern, hne dabei Daten mehrfach vrhalten zu müssen. Erhältlich in verschiedenen Ausführungen IntelliArchive ist erhältlich als Hardware-Appliance, Virtuelle Appliance (VMware, HyperV, XEN), swie als Saas- / Clud-Lösung, gehstet in einem deutschen Rechenzentrum der Ubique Technlgies. IntelliArchive unterstützt in allen Varianten den Betrieb mit mehreren Mailservern, unterschiedlichen Dmänen und Einzelpstfächern. Als Archivspeicher können swhl lkale als auch externe Speicherrte genutzt werden der ein zweites Archiv an einem entfernten Standrt wird vm Erstarchiv redundant beliefert und ermöglicht damit vlle Knfrmität zu den Cmplianceanfrderungen des KntraG. Jedes IntelliArchive kann jedes beliebige andere IntelliArchive als Sekundärarchiv verwenden. Hierzu sendet das Primärarchiv die archivierten s zusätzlich als Paylad, eingebettet in eine verschlüsselte , an das Zweitarchiv. Damit steht IntelliArchive für maximale Redundanz. Eine weitere Möglichkeit besteht in dem Einsatz eines lkalen Archives und die zusätzliche Anbindung an die nline Speicherlösung IntelliVault der Ubique Technlgies. Die Ausgelagerten Daten sind nicht nur hchverfügbar bei IntelliVault abgelegt, die 256Bit AES Verschlüsselung der s garantiert maximalen Schutz der Daten vr unbefugten Zugriffen. Die Clud-Lösung kann auf Kundenwunsch auch vn einem unserer Systemhaus- der Rechenzentrumspartner gehstet werden. Vrbereitete Systemabnahme und Zertifizierung Ausgehend vn den gesetzlichen Anfrderungen an Archivsysteme und -Archivierungs-Systeme, haben wir ein Prüfprtkll erarbeitet, nach welchem eine IntelliArchive- Installatin in eine sehr einfach durchzuführende Prüfsituatin gegeben werden kann. Ein slches Prüfprtkll liegt jeder Appliance bei Auslieferung bei und versetzt unsere Kunden in die Lage Ihre eigene Installatin kritisch zu prüfen und die Prüfergebnisse durch einen Rechtsanwalt abnehmen zu lassen. Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 4

5 Archivierungspflichten Archivierungs- und Redundanzpflichten aus KnTraG Gesetz zur Kntrlle und Transparenz im Unternehmensbereich Gesetzliche Grundlagen : (Verpflichtungen und Risiken des Managements) KnTraG vn 1998 in Verbindung mit ( 91 Abs.2 AktG, 317 Abs.4 HGB, 321 Abs,4 HGB): Der Vrstand ist verpflichtet, zur Überwachung ein Risik-Management-Svstem (RMS) einzurichten, um gefährdende Entwicklungen frühzeitig zu erkennen. Auf die Ausstrahlung anderer Gesellschaftsfrmen und der Pflichtenrahmen, z.b. einer GmbH und ihrer Geschäftsführer, ist auszugehen. Die Früherkennung betrifft alle Unternehmens-Risiken. Eine Analyse nur der vergangenheitsbezgenen Daten des Rechnungswesens genügt nicht, um die stetig dynamischer werdenden Unternehmensprzesse zu steuern. Ausschlaggebend sind die perativen Erflgsfaktren des Betriebs. Z.B.: Mit welchen Prdukten, mit welchen Kundenzielgruppen, in welchen Märkten, über welche Vertriebskanäle erzielt das Unternehmen in Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft renditefähige Umsätze? Welche Ursachen hat diese Entwicklung: KnTraG setzt Umdenkungsprzesse in der Wirtschaft in Gang. Unternehmensrisiken betreffen z.b. die Bereiche: Betrug, Wirtschaftsspinage, Gebäudeschutz, Rechnerschutz, Datenschutzbeauftragte, Prduktin, Lagerbestand, Umwelt, Gewährleistungen, Währungsrisik, Marketing/Vertriebsaktivitäten, Insiderhandel, usw. O.g. Risiken müssen individuell identifiziert und durch Frühwarnindikatren festgelegt werden. Es müssen Sll-Werte und Tleranzgrenzen bestimmt werden, die vm Management permanent mit dem Ist-Zustand zu vergleichen sind. Kapital- und Kreditgeber sind verpflichtet, die Ergebnisse.g. Werkzeuge zu verlangen. Die Einführung und Umsetzung des Risik-Management-Systems nach den Bestimmungen des KnTraG ist vn unabhängigen Wirtschaftsprüfern im Rahmen der Jahresabschlussprüfung festzustellen. Banken als Kreditgeber erwarten die Ergebnisse kntinuierlich. Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 5

6 Archivierungspflichten aus dem Handelsrecht " s sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen" (Beck'scher Bilanzkmmentar 1999, 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.) "Ein Schriftstück betrifft ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vrbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung der seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bnner Handbuch der Rechnungslegung, 257, Rn 34) Jeder Kaufmann (e.k., GbR, GmbH, AG) hat nach 257 Abs. 1 HGB die Pflicht zur gerdneten Aufbewahrung vn geschäftlichen Unterlagen: Hierzu gehören Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Knzernabschlüsse, Knzernlageberichte swie die erfrderlichen Arbeitsanweisungen und snstigen Organisatinsunterlagen, empfangene und versandte Handelsbriefe, Buchungsbelege Dabei ist der Begriff des Handelsgeschäftes nach der Rechtsprechung des BGH weit definiert. Es genügt ein entfernter, lckerer Zusammenhang mit betrieblichen Interessen zum Beispiel Angebt, Annahme, Auftragsbestätigung, Mängelrüge, Arbeitsverträge, Bau vn Gebäuden usw. Nicht umfasst sind lediglich reine Privatgeschäfte des Kaufmannes Aufbewahrungsfristen aus dem Handelsrecht Handelsbriefe 6 Jahre lang, 257 Abs. 4 HGB Im übrigen (Handelsbücher, Bilanzen, Lageberichte, Buchungsbelege usw.) 10 Jahre lang, 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 HGB Fristbeginn: erst am Ende des Jahres, 257 Abs. 5 HGB Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 6

7 Archivierungspflichten aus dem Steuerrecht Die vrsätzliche Verletzung vn gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist gemäß 283 b Abs. 1 Nr. 2 StGB sfern Zahlungseinstellung der Inslvenz vrliegen mit Geldstrafe der Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren bedrht. Bei Überschuldung der Zahlungsunfähigkeit trifft eine Strafbarkeit nach 283 Abs. 1 Nr. 6 StGB zu. Des Weiteren gelten die Regelungen der GDPdU, swie der AO und weiterer, teils branchenspezifischer, Regelungen des Gesetzgebers. Generell ist dabei sicherzustellen: die Übereinstimmung mit dem Original, 146 Abs. 4 AO die jederzeitige Verfügbarkeit und Lesbarkeit, 146 Abs. 5 Satz 2 AO und 147 Abs. 5 AO Aufbewahrungsfristen aus dem Steuerrecht Die flgenden Unterlagen sind gerdnet für einen Zeitraum vn zehn Jahren aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz swie die zu ihrem Verständnis erfrderlichen Arbeitsanweisungen und snstigen Organisatinsunterlagen, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zllanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zllkdex beizufügen sind, sfern die Zllbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zllkdex auf ihre Vrlage verzichtet der sie nach erflgter Vrlage zurückgegeben haben, Die flgenden Unterlagen sind gerdnet für einen Zeitraum vn sechs Jahren aufzubewahren: Die empfangenen Handels- der Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- der Geschäftsbriefe, snstige Unterlagen, sweit sie für die Besteuerung vn Bedeutung sind. 147 Abs. 2 Satz 3 AO: Die Aufbewahrungsfrist läuft jedch nicht ab, sweit und slange die Unterlagen für Steuern vn Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist nch nicht abgelaufen ist; 169 Abs. 2 Satz 2 gilt nicht. 147 Abs. 4 AO: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss der der Lagebericht aufgestellt, der Handels- der Geschäftsbrief empfangen der abgesandt wrden der der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vrgenmmen wrden ist der die snstigen Unterlagen entstanden sind. Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 7

8 Neben Handels- und Steuerrecht existieren weitere Aufbewahrungspflichten: Alle gesetzlichen Bestimmungen, die Ansprüche auf Auskunft und Rechnungslegung gewähren s etwa 259, 666, 667 BGB und weitere Vrlegungspflichten und Beweislast im Przess Bei Verletzung, nach 444 ZPO wird hne Beweisverfahren der vm Gegner behauptete Vrtrag als bewiesen angesehen, OLG Düsseldrf Bei Verletzung vn Aufbewahrungspflichten drht Przessverlust Eine Beweisführung sllte in Herstellenden der Auftragserteilenden Betrieben insbesndere im Hinblick auf die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG in Verbindung mit dem PrdHaftG im Interesse des Auftraggebers liegen. Bei Fristsetzung des Gerichts, muss rechtzeitiger Zugriff auf Archivdaten gewährleistet sein, ansnsten drht Ausschluss des Vrtragsrechts (Präklusin) Ordentliche Geschäftsführung erfrdert die grundsätzliche Aufbewahrung- und Archivierung geschäftsrelevanter und Entscheidungsdkumentierender Vrgänge etwa die gesamte - Krrespndenz, Prtklle vn Meetings, Entwürfe und Ntizen aller Art etc. die im Streitfall gebraucht werden könnten. Beispielbranche Autmbilindustrie Die Archivierungsdauer beginnt ab dem Meilenstein End f Prductin, welcher annähernd mit dem Zeitpunkt des letzten in Verkehr Bringens des Prduktes gleichgesetzt werden kann. Archivierungsrelevante Prduktdaten (einschließlich D CAD und PDM Daten) sllten, unter Annahme eines 10 Jahre währenden Haftungsanspruchs und eines empfhlenen Sicherheitszeitraums vn 2 Jahren, mindestens 12 Jahre ab dem Meilenstein End f Prductin vrgehalten werden. (VDA ) Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 8

9 Bundesdatenschutzgesetz )BDSG) 42a BDSG Infrmatinspflicht bei unrechtmäßiger Kenntniserlangung vn Daten 1Stellt eine nichtöffentliche Stelle im Sinne des 2 Absatz 4 der eine öffentliche Stelle nach 27 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 fest, dass bei ihr gespeicherte 1. besndere Arten persnenbezgener Daten ( 3 Absatz 9), 2. persnenbezgene Daten, die einem Berufsgeheimnis unterliegen, 3. persnenbezgene Daten, die sich auf strafbare Handlungen der Ordnungswidrigkeiten der den Verdacht strafbarer Handlungen der Ordnungswidrigkeiten beziehen, der 4. persnenbezgene Daten zu Bank- der Kreditkartenknten unrechtmäßig übermittelt der auf snstige Weise Dritten unrechtmäßig zur Kenntnis gelangt sind, und drhen schwerwiegende Beeinträchtigungen für die Rechte der schutzwürdigen Interessen der Betrffenen, hat sie dies nach den Sätzen 2 bis 5 unverzüglich der zuständigen Aufsichtsbehörde swie den Betrffenen mitzuteilen. Anlage (zu 9 Satz 1 BDSG) 1Werden persnenbezgene Daten autmatisiert verarbeitet der genutzt, ist die innerbehördliche der innerbetriebliche Organisatin s zu gestalten, dass sie den besnderen Anfrderungen des Datenschutzes gerecht wird. 2Dabei sind insbesndere Maßnahmen zu treffen, die je nach der Art der zu schützenden persnenbezgenen Daten der Datenkategrien geeignet sind, 4. zu gewährleisten, dass persnenbezgene Daten bei der elektrnischen Übertragung der während ihres Transprts der ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kpiert, verändert der entfernt werden können, und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung persnenbezgener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vrgesehen ist (Weitergabekntrlle), 5. zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, b und vn wem persnenbezgenen Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert der entfernt wrden sind (Eingabekntrlle), 3Eine Maßnahme nach Satz 2 Nummer 2 bis 4 ist insbesndere die Verwendung vn dem Stand der Technik entsprechenden Verschlüsselungsverfahren. Persnenbezgene Infrmatinen Private persnenbezgene Infrmatinen sind maximal 3 Mnate Archivierungsfähig und im Anschluß zu löschen. Insbesndere Persnalabteilungen stehen damit vr dem Dilemma, dass per eingegangene Bewerbungsunterlagen spätestens nach drei Mnaten zu löschen sind. Insfern der Bewerber nicht zum Mitarbeiter des Unternehmens wird. Das betriebliche Wiedereingliederungsmanagement ist dagegen vllständig vn der Archivierung auszuschließen. Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 9

10 Merksätze zur digitalen Archivierung: Ein Dkument muss unveränderbar archiviert werden Kein Dkument darf auf dem Weg in das Archiv der im Archiv selbst verlren gehen Ein Dkument muss wieder auffindbar sein Genau das Dkument muss wieder gefunden werden, das gesucht wrden ist Kein Dkument darf während seiner vrgesehenen Lebenszeit zerstört werden können Ein Dkument muss in der Frm, in der es erfasst wurde, wieder angezeigt werden können Das System muss die gesetzlichen Bestimmungen (BDSG, HGB, AO etc.) swie die betrieblichen Bestimmungen des Anwenders hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherstellen. Zusammenfassung zu beachtender Gesetze und Verrdnungen: Umsatzsteuer Gesetz 14 b Umsatzsteuer Richtlinien 190 b, Abs. 2, 5, 6, 7, 8, 9, 10 Abgabenrdnung ( AO ) 146, 147, Abs. 2 und 3, 200 Schreiben Bundesfinanzministerium ( BMF ) vm BStBl. IS. 155 ( 1 ) einschließlich der Micrfilm Grundsätze swie den Grundsätzen rdnungsmäßiger, DV gestützter Buchführungs- Systeme GBS. Anlage zum BMF Schreiben vm Bundessteuerblatt ( BStBL. IS. 738 ( 1 ) BMF Schreiben vm Grundsätze für die Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen ( GDPdU ) BStBl. IS. 415 ( 2 ) Bürgerliches Gesetzbuch ( BGB ) 126 ff, 127, 128, 311 b Signatur Gesetz Bundesdatenschutz Gesetz ( BDSG ) Gesetz über den Datenschutz bei Telediensten ( TDDSG ) Gesetz über die Nutzung vn Telediensten ( TDG ) KnTra Gesetz 257 Abs. 1 HGB Strafgesetzbuch 149, 202 a, 203, 204, 206, 243, 263 a, 298, 303 a/b Basel II ( Verrdnung der Banken zur Kreditbeschaffung ) Eur-SOX Allgemeine Merksätze und Bestimmungen: Nachträgliche Änderungen vn Buchungsbelegen sind nicht zulässig. Online Rechnungen sind qualifiziert elektrnisch zu signieren. Bei anderen Online Belegen können durch die Kmmunikatins Partner einfache der frtgeschrittene Signaturen entschieden werden. Aufbewahrungsfristen ( 10 der 6 Jahre, jedch in Teilbereichen bis zu 30 Jahren) Aufbewahrungsrte vn Buchungsbelegen werden mit Inland bestimmt. Sie sind dem Finanzamt unaufgefrdert schriftlich mitzuteilen. Vrsicht : Der Aufbewahrungsrt Inland wird nicht in der AO, sndern nur in der Steuergesetzgebung geregelt. Nachweis über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten ist erfrderlich. Das bedeutet auch, dass steuerrelevante E Mail nicht gelöscht werden dürfen. Papierrechnungen auf Thermpapier sind als Kpie zu knservieren. Anrdnungen bei Speicherungen auf Datenträger ( z. B. unverzügliches zur Verfügung stellen vn lesbaren Belegen an das Finanzamt. Die Ksten sind vm Steuerpflichtigen zu tragen ). Das Kryptgraphieren vn Daten ist gesetzlich nicht angerdnet. Ist sgar in einigen Ländern unter Andrhung vn Strafe verbten. Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 10

11 Branchen, bei denen qualifizierte elektrnische Signaturen verlangt werden : Branchen unabhängig : Online Rechnungen Gerichte, Ntare, Rechtsanwälte: ( siehe Justiz Gesetzgebung ) Kliniken, Ärzte, Aptheken, Krankenkassen u.s.w.: ( siehe Szial Gesetzbuch ) Baufirmen, Handwerker, Handel ( siehe VOB / VOL u.s.w.) Anmerkung zu den GBS: In den GBS wird die Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektrnischen Buchführungssystemen swie in revisinssicheren Dkumentenmanagement- und Archivsystemen geregelt. Die GBS behandeln dabei auch Verfahrenstechniken wie Scannen und Datenübernahme. Ein wesentlicher Kernpunkt ist das s genannte Interne Kntrllsystem (IKS). Die GBS beinhalten die Vrgaben für die Verfahrensdkumentatin, die zum Nachweis des rdnungsmäßigen Betriebes des Systemes erfrderlich ist. Unmittelbar haben sie nur für steuerliche Buchführung Geltung. Da jedch zahlreiche gerade kleine und mittlere (KMU) Unternehmen eine Einheitsbilanz erstellen, wirken sie sich auch auf die handelsrechtliche Buchführung aus. Denn da s eine grße Zahl vn Kaufleuten diesen Regeln flgt, werden sie zum Handelsbrauch und smit zu handelsrechtlichen Grundsätzen rdnungsmäßiger Buchführung (GB). Anmerkungen zu den GDPdU: In den GDPdU wird definiert wie ein Finanzprüfer auf welche Daten zugreifen darf und welche Archivzeiträume und Archivfrmate zu berücksichtigen sind. Des Weiteren wird auf das Dkument GDPdU FAQ - Fragen und Antwrten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung des BMF, Referat IV A 7, vm 15. Januar 2007 verwiesen. Ubique Technlgies GmbH Kntakt Bankverbindung Steuernummer Thedr-Bergmann-Str. 6 Tel / Sparkasse Aschaffenburg 9204/133/ Sailauf Fax / Knt Amtsgericht Aschaffenburg inf@ubique-technlgies.de BLZ HRB Seite 11