Projekte effizient und effektiv managen. Denkanstösse für Projektverantwortliche

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1 Projekte effizient und effektiv managen Denkanstösse für Projektverantwortliche

2 2Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche Projekte werden in Unternehmen oft feilgeboten wie heisse Kartoffeln, und genauso schnell verbrennt man sich auch die Finger daran.

3 3Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche Merkmale von Projekten 1. Projekte sind komplex, ihr Ausgang ist häufig ungewiss. 2. Die Bearbeitung erfolgt im Team. 3. Der Lösungsweg ist häufig nicht vollständig klar und daher auch nur bedingt planbar. 4. Projekte sind meist kostenintensiv. 5. Projekte liegen ausserhalb der Routinetätigkeit - aber nicht alles, was von der Routine abweicht, ist auch ein Projekt.

4 4Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche So bringen Sie jedes Projekt zum Scheitern Definieren Sie etwas als Projekt, was eigentlich ein Prozess ist. Besetzen Sie das Projektteam mit unfähigen Mitarbeitern oder mit solchen, die sich nicht vertragen und die sich nie für das Projekt beworben hätten. Übertragen Sie das Projekt an einen inkompetenten Projektleiter (z.b. einem, dem man die Leitung einer Abteilung nicht zutraut, dem man aber auch einmal eine Beförderung zukommen lassen muss). Stellen Sie die notwendigen Ressourcen nicht (oder zu spät) zur Verfügung. Definieren Sie unklare Ziele und ändern Sie diese laufend (am besten mündlich, in einem Protokoll formuliert und unauffindbar abgelegt oder durch Zuruf zwischen Tür und Angel). Greifen Sie ins Projekt ein, ohne dass Sie wissen, was sich intern abspielt.

5 5Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche Tappen Sie nicht in diese Fallen (1/2) Die Optimismus-Falle Je ehrgeiziger ein Projekt, desto blauäugiger sind viele Beteiligte was Zeit, Budget und Nutzen anbelangt. Lassen Sie sich nicht anstecken. Engagement ja, Optimismus nein. Die Entscheidungs-Arthrose Viele Projekte gehen deshalb schief, weil sie ganz einfach an oberster Stelle vertrödelt werden. Je besser die Entscheidungsvorbereitung, desto weniger bremsen die Bremser. Die Tyrannosaurus-Falle Einige Projekte werden buchstäblich totgeritten. Irgendein Topmanager will mitten im Projekt eine Extrawurst. Oder es werden ohne Rücksicht aufs Projekt Leute abgezogen. Die Sozialkompetenz-Falle Projekte werden nicht durch Sachprobleme aufgehalten, sondern durch zwischenmenschliche Probleme. Vereinbaren Sie Regeln, Rollen und Arbeitsweisen bevor es zu bösen Fouls kommt. Die Sitzungs-Falle Viele gehen rein, wenig kommt raus. Quelle: Tumuscheit, Überleben im Projekt, ISBN

6 6Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche Tappen Sie nicht in diese Fallen (2/2) Die Parkplatz-Falle Nicht die besten Mitarbeiter werden für ein Projekt abgestellt, sondern die verfügbaren. Die Fachexperten-Falle In der Regel werden die besten Fachexperten zum Projektleiter ernannt. Das sind die, die wissen, wo s langgeht und das sagen sie ihrem Team auch. Das Team fragt sich: Wozu braucht es uns, wenn er alles besser kann? Das Projekt versinkt in allgemeiner Demotivation. Die Hierarchen-Falle Ein Bereichsleiter hält natürlich nicht in böser Absicht ein Projekt auf. Ihm ist nur die Jacke näher als die Hose. Für den Bereichsleiter hat das Tagesgeschäft Priorität vor dem Projekt. Die Werkzeug-Falle Tools können nur helfen die Probleme zu lösen, die man auch wirklich lösen will. Die Ressourcen-Falle Sie haben viel zu wenig Ressourcen. Rennen Sie nicht los, sonden planen Sie mit den realen Gegebenheiten und zeigen Sie die Konsequenzen auf für Ziele, Termine und Kosten.

7 7Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche Schlüsselfaktoren für den Erfolg von Projekten Die Entscheider übernehmen Verantwortung für das Projekt. Ein vernünftiger Nutzen für das Geschäft kann realisiert werden. Arbeitsaufwand und Zeitplan sind von Anfang an transparent. Der Projektumfang ist realistisch geschätzt und jederzeit unter Kontrolle. Die notwendigen Ressourcen sind während der ganzen Projektlaufzeit verfügbar. Die Zusammenarbeit klappt: Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an Menschen. Die Risiken sind bekannt und sie werden überwacht. Quelle: Studie von PricewaterhouseCoopers, in welcher Projeke untersucht wurden, die in ihrer Grösse, Art und Geografie sehr unterschiedlich waren.

8 8Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche Ich bin Projektleiter was nun? 1. Teilen Sie das Projektziel in Einzelaufgaben auf und belegen Sie diese Vorgänge mit einer Dauer und den benötigten Ressourcen. 2. Definieren Sie Meilensteine (Zwischenergebnisse) und kontrollieren Sie das Erreichte. 3. Planen Sie ressourcen- und nicht terminorientiert, weil ohne Ressourcen jeder Endtermin ein Wunschtraum bleibt. Nach der Planung werden Sie zum Steuermann. 4. Seien Sie sich bewusst, dass der Erfolg mehr von der guten Zusammenarbeit im Team abhängt, als von den Leistungen genialer Einzelkämpfer. 5. Achten Sie darauf, dass alle jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen haben. 6. Informieren Sie die Betroffenen und stimmen Sie sich mit den Vorgesetzten ab. 7. Agieren Sie im und ausserhalb des Projektes, hinterfragen Sie die üblichen Aufgaben- und Problemlösungsprozesse und vertreten Sie das Projekt auch gegen Widerstände.

9 9Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche Wie ein Projekt anfängt, so hört es auch auf

10 10 Das richtige Zeitmanagement eines Projektleiters Um Ihre Aufgaben als Projektleiter gut erfüllen zu können, brauchen Sie nicht nur Kompetenzen und Unterstützung, sondern auch Zeit. Und so sollte Ihr Zeitmanagement in etwa aussehen: 30% für Projektplanung und Überwachung 25% für Koordination des Projektteams 20% für Koordination der beteiligten Fachbereiche 10% für die Kommunikation mit den Vorgesetzten 15% für Administration Aber denken Sie daran, dass mit wachsender Teamgrösse Kommunikation und Koordination überproportional zunehmen! Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche

11 11 Kick-off: Der Erfolg ist planbar Klären Sie wichtige Punkte im Vorfeld. Planen Sie für den Start-Workshop genügend Zeit ein, damit: allen das Ziel des Projektes klar wird jeder die Projektplanung zweifelsfrei versteht jeder weiss, welche Bedeutung seine Arbeit für den Nachfolger im Projekt hat man vereinbaren kann, wie man im Team zusammenarbeiten will Laden Sie auch den Auftraggeber ein! Kümmern Sie sich rechtzeitig um die Kleinigkeiten : Raum Arbeitsmittel Unterlagen Verfügbarkeit Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche

12 Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche Projektarbeit ist Teamarbeit 12

13 13 Projekte können aber auch frustierend sein Planung - gut geplant ist halb gewonnen. Schwierig wird es: bei unklaren Zielen bei knappen Terminen wenn es nichts kosten darf wenn die Zusammenarbeit nicht klappt Transparenz ist lästig, oft ist sie vom Management gar unerwünscht. Die Linie weiss nicht, was sie will. Topmanager sind Optimisten und Mittelmanager sind Pessimisten. Operative Hektik, alle wollen das Problem lösen und greifen in das Projekt ein. Projekte effizient und effektiv managen - Denkanstösse für Projektverantwortliche

14 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 14