Zeitmanagement. Polaritäten! Martin Krengel! besser denken schneller handeln. Viele Dinge, die wir beachten müssen! Inhalt!

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Katja Monica Krause
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1 Zeitmanagement Polaritäten! Anspannung Entspannung Goldene Regeln für Produktivität & Energie! Leistung! Disziplin! Planung! Kontrolle! Wohlbefinden! Zufriedenheit! Kreativität Martin Krengel! besser denken schneller handeln Siemens Nürnberg, 9. Mai 2011 Viele Dinge, die wir beachten müssen! Inhalt! Prioritäten Deadlines Konzentration Produktivität, Aufmerksamkeit Energie, Wohlbefinden, Kreativität Kollegen, Teamwork, Abhängigkeit von anderen Kontrolle Produktivität Flexibelität Stress Motivation Entspannung Energielevel Planung Kreativität! Bestandsaufnahme! Prioritäten setzen! Prioritäten (um)setzen! Monotasking Kopf! Biorhythmus! Stressmanagement! Kreative Planung! To-Do-Liste Körper 1 2

2 BESTANDSAUFNAHME! 22 Kanadische Studie Es ist nicht immer leicht, " den Verlockungen zu entkommen...! s Tee machen Absprache Telefonat beantworten Plausch Schreibtisch aufräumen Facebook Internet Recherche Informationen Lesen einholen Schildkröte streicheln Computerproblem beheben Folien basteln Was ist mit den wirklich WICHTIGEN Dingen? 45/17unproduktiv =63%netto Microsoft 2005, n = , 200 Länder 3 4

3 Der Unterschied zwischen " Wichtigkeit und Dringlichkeit! 3von5 Fokus/ Handlung Verhalten Gefühl Wichtigkeit Persönliche Ziele, Eigentliche Aufgaben Selbstgesteuert Freude, Spaß! Sinn-Gefühl Dringlichkeit Fremdgesetzte To Dos Aufgaben niedriger Wertigkeit Aktuelles/ Tagesgeschehen Störungen Fremdgesteuert Stress/Frust! Hetz-Gefühl Ergebnis " Zielerreichung " Aktionismus Viel gemacht, nichts geschafft AOL, salary.com Die Zeitmanagement-Matrix! Wichtigkeit Dimension II: Dimension I: Wichtig Der Visionär A-Projekte Langfristiges Investitionen/ Verbesserungen Der Feuerwehrmann Krisen Probleme Deadlines Dimension IV: Dimension III: Nicht wichtig Die Zeitfresser Verquatschen Verzetteln Tätigkeiten ohne Impact Aufregen über Unwichtiges Die Sekretärin Support, Organisatorisches Routine, Kleinere Projekte Anliegen von anderen Streikende Technik Hilfreich Nicht für Einordnung: Für was Dringend/ werde ich bezahlt? Was dringend steht in der Stellenbeschreibung? Aktuell Dringlichkeit DER ISH:! Keine Zeit, keine Lust, kein Interesse,! keine Energie, kein Mut,! haben wir schon immer so gemacht! 5 6

4 EAT THAT FROG! " ( UND ALLES ANDERE SCHMECKT VIEL BESSER!) Das Reiz-Reaktions- Prinzip Die Matrix optimieren! Wichtigkeit Wichtige Projekte Feuerprävention Wichtig Ausdehnen! First things first Salami-Technik Meilensteine/ Deadlines Früherkennung Probleme gleich klären Zwischenschritte Puffer einplanen PRIORITÄTEN SETZEN! Zeitfresser: Eliminieren Zeit begrenzen Belohnung/ Pause Support Notwendig? Delegieren Bündeln Synergien In Pausen In Energietiefs 20/80-Regel Nicht wichtig Selektiver werden Ablage P : Was ist wirklich relevant? Zeitlich verschieben, Delegieren, Verstecken Projekt-Darwinismus Dringlichkeit 7 8

5 Auf Reisen: Eine Beobachtung...! Prioritäten umsetzen DIE ZEIT BEGRENZEN" ( UND MAN HAT MEHR DAVON!) Die Macht der Deadlines! Die Zeit ist dehnbar!! Deadlines Die Zeit reicht nie aus, um alles zu tun, sie reicht aber immer für das Wesentliche! A. Aufschieber D. Aufschieber Deadlines Die Zeit dehnt sich immer so lange wie der vorgegebene Rahmen. Priority! An: Prinzip der erzwungenen Effizienz! 01:00 h Quelle: Arelly/Wertenbroch 9 10

6 Arbeiten Sie in Blöcken / Sessions! Wie arbeiten wir effizient innerhalb einer Session? Auch für Meetings gilt: Kürzer = effizienter!! Stoppuhr stellen! Zeitwächter benennen! Klare Agenda + Disziplin! Donnerstags! Mittags! Im Stehen abhalten! Kurz vorm Feierabend Prioritäten umsetzen Konzentration " ( EINS NACH DEM ANDEREN!) 11 12

7 4 11min kann sich ein Büroarbeiter einer Aufgabe widmen, bevor er abgelenkt wird. Danach dauert es 25min bis er den Faden wieder aufgenommen hat. Mental Capacity Limits! Die Fallen des Internets! Mental load, 3 Letters Mental load, 6 Letters! Mit jeder Störung sinkt die Konzentration! Wir müssen immer wieder neu Anlauf nehmen (Zeit weg)! Auch langfristig Schwierigkeiten, größere Projekte abzuarbeiten Source: Conan (2001), Rypma/Gabriell (2001) 13 14

8 Was also tun?!! Telefon aus! Internet aus! Nicht stören -Schild! Fähnchen! Flucht Es ist ja nur für eine Session! Wie arbeiten wir effizient innerhalb einer Session? 15

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