Zeit- und Selbstmanagement

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1 Zeit- und Selbstmanagement Dr. Daniela De Ridder Workshop Hochschulmanagement für Gleichstellungsbeauftragte im CHE-Hochschulkurs

2 Inhalt Selbstmanagement Teamplanung Zeitplanung 2

3 Inhalt Selbstmanagement Teamplanung Zeitplanung 3

4 Selbstmanagement Prozess Ziele definieren: individuelle Ziele Ziele der Hochschule Prioritäten setzen Organisationsdiagnostik betreiben die eigenen Stärken, Kompetenzen, Schwächen (er)kennen Feinplanung und Formulierung von Arbeitspaketen 4

5 Selbstmanagement Was wird von mir erwartet? Wo will ich in zwei bis drei Jahren, am Ende meiner Amtszeit stehen? (Zukunftsszenarien) Prüffragen Welche Anforderungsprofil erfülle ich? Wie will ich mich weiterentwickeln? Wie realistisch sind die Anforderungen? Wie zutreffend ist meine Selbsteinschätzung? Wie gehe ich mit Stress um? 5

6 Inhalt Selbstmanagement Teamplanung Zeitplanung 6

7 Teamplanung Prozess Grobplanung der Personalressourcen Detaillierung der Phasen Feinplanung und Formulierung von Arbeitspaketen 7

8 Verfügbare Projektarbeitszeit Jahrestage 365 Sa., So., Feiertage Urlaub/Krankheit Weiterbildung Projektarbeitstage Bei einem 7-Std.-Arbeitstag abzgl. Overhead- Tätigkeiten verfügbare Projektarbeitszeit/ anno verfügbare Projektarbeitszeit/ Monat XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX XXX 8

9 Teamplanung geeignet für 1 alle Projekte Ziel 2 Mitarbeiter(innen) mit passender Qualifikation zu passender Zeiten einplanen Hilfsmittel 3 Projektplanungstools Zeitaufwand Vor-/Nachteile abhängig von der Projektgröße notwendige Voraussetzung um Termine bestimmen zu können, Kontrolle der Aufwandsplanung, Ressourcenplanung keine 9

10 Verantwortlichkeitsmatrix Prozess Auswahl des Organisationsausschnitts Definition von Rollen und Aufgaben Festlegung und Definition von Verantwortlichkeitsmerkmalen Kommunikation der Verantwortlichkeitsmatrix 10

11 Beispiel für Verantwortlichkeitsmatrix Erstellung Projektplan Ermittlung Best Practice Anforderungen darstellen Konzept erstellen Pflichten -heft erstellen A, B, C, D, E Projektleitung A C Lenkungsausschuss System- Analyse Design Qualitätssicherung Betriebsrat/ GBA B D, E 11

12 Verantwortlichkeitsmatrix Geeignet für Ziel mittlere Projekte Großprojekte Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten Hilfsmittel 5 Textverarbeitung, Planungstool Zeitaufwand 6 abhängig von Projektgröße (2-8 Stunden) Vor-/Nachteile 7 8 diff. Darstellung der Verantwortungen, Zeitersparnis (Formalisierung) Gefahr der Unübersichtlichkeit 12

13 Inhalt Selbstmanagement Teamplanung Zeitplanung 13

14 Terminierung Prozess Vorwärts- und Rückwärtsterminierung o frühester u. spätester Anfangstermin o frühester u. spätester Endtermin Ermittlung der Zeitpuffer und des kritischen Pfads o Arbeitspaketebeschreibung (Aufwand, Vorgangsdauer) o Ressourcenanalyse Ressourcen abgleich 14

15 Beispiel für Terminierung 15

16 Terminierung Geeignet für Ziel Hilfsmittel mittlere Projekte Großprojekte Festlegung von Zeitplänen und -puffern Aufzeigen von kritischen Pfaden (Risikoabwägung) Planungstool Zeitaufwand 6 abhängig von Projektgröße Vor-/Nachteile 7 8 systematisch, normierte und standardisierte Methode z. T. hochkomplex 16

17 Meilensteintrendanalyse Prozess Aufstellen eines Meilensteinplans periodische Überprüfung der Termine ggf. Aktualisierung Verfolgung der Änderungen der Schätztermine Interpretation des Verlaufs der Schätzungen 17

18 Beispiel für Meilenstein-Trendanalyse 18

19 Meilensteintrendanalyse geeignet für Ziel Hilfsmittel Zeitaufwand alle Projekte mit Meilensteinplanung Darstellung von Trends; Exploration in die nähere Zukunft Darstellung des Projektfortschritts Projektplan mit definierten Meilensteinplanung/-terminen genaue Planung von Inhalten, Ergebnissen und Zielen eher geringer Vor-/Nachteile 7 8 einfache Darstellbarkeit, übersichtliche Visualisierung, schnelle Erfassung von Erkenntnissen Retrospektive, nur Trendabschätzung mit geringer Aussagekraft, keine Detailinformationen 19

20 Netzplantechnik Prozess Hierarchiestufen darstellen (Prioritäten) Eingabe der Arbeitspakete (Projektstrukturplanung) Meilensteinplanung Verbindung mit Arbeitspaketen kritische Überprüfung/ Controlling 20

21 Beispiel für Netzplantechnik 21

22 Netzplantechnik geeignet für Ziel mittlere und größere Projekte Darstellung des Projektablaufs Hilfsmittel 4 Projektplanungstools Zeitaufwand 5 abhängig vom Projektumfang Vor-/Nachteile 6 7 übersichtliche Terminplanung, Optimierungsmöglichkeiten hoher Aufwand (Detaillierung, Erstellung u. Pflege) 22

23 Und abschließend: Weitere Infos und Links Tel.: (05241)

24 Und abschließend: Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 24

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