1. Funktion. 2. Zuordnung. 3. Weisungsbefugnis. 4. Informationsrechte. Statut für die Interne Revision. Version

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1 1. Funktion Die Interne Revision erbringt unabhängige und objektive Prüfungs- und Beratungsdienstleistungen, welche darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und die Geschäftsprozesse zu verbessern. Sie berät und unterstützt den Klinikumsvorstand und übt in seinem Auftrag eine unabhängige Überwachungsfunktion aus. Zur Wahrnehmung ihrer Funktion nimmt die Interne Revision Prüfungen aller Bereiche und Aktivitäten des Universitätsklinikums Tübingen (UKT) sowie seiner Beteiligungsunternehmen, mit Ausnahme des Klinikumsvorstands vor. Obwohl die Interne Revision das Recht besitzt, alle Vorgaben, Pläne, Regelungen, Aufzeichnungen sowie Dateien zu prüfen, entlastet ihre Arbeit niemanden von seiner Verantwortlichkeit für die Überwachung der Betriebsabläufe in seinem eigenen Zuständigkeitsbereich. 2. Zuordnung Die Interne Revision ist als Stabsstelle dem Klinikumsvorstand direkt zugeordnet. Sie besteht aus dem Leiter/Leiterin der Internen Revision und weiteren Mitarbeitern/innen. Die Revisoren vertreten sich gegenseitig. Die Revisoren sind disziplinarisch dem Kaufmännischen Vorstand unterstellt. Die Interne Revision erledigt federführend die Prüfungsaufgaben. Sie berichtet dem jeweils fachnahen Vorstandsmitglied, das seinerseits bedeutsame Vorgänge dem Klinikumsvorstand vorlegt. Aufgaben, Pflichten und Rechte der Internen Revision sind im Statut für die Interne Revision zu dokumentieren; das Statut ist vom Klinikumsvorstand zu verabschieden und im Klinikum bekannt zu machen. 3. Weisungsbefugnis Die Interne Revision besitzt keine Weisungsbefugnis. Die Weisungsbefugnis aufgrund der von der Internen Revision getroffenen Feststellungen und Empfehlungen bleibt dem Klinikumsvorstand vorbehalten. 4. Informationsrechte Alle Einrichtungen des UKT haben ihre Unterlagen, Räume und alle relevanten Informationen der Internen Revision zur Verfügung zu stellen und die gewünschten Auskünfte zu erteilen. Dies gilt auch für laufende Vorgänge. Zur Erfüllung ihrer Aufgaben hat die Interne Revision im Rahmen ihrer Prüfungshandlungen ein uneingeschränktes aktives Informationsrecht. Die Interne Revision ist über die wesentlichen Vorgänge im UKT zu unterrichten (passives Informationsrecht). Sie ist außerdem in die Verteilung der Regelinformationen und Rundschreiben einzubeziehen. Die Funktions- und Bereichsleiter haben sie in jeder Weise bei ihrer Tätigkeit zu unterstützen. 1

2 5. Aufgaben Die Aufgaben der Internen Revision ergeben sich aus Prüfungen nach dem Prüfungsplan, Sonderprüfungen und Einzelfallprüfungen. Die Hauptaufgaben bestehen in der: a. Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie interner Dienst- und Arbeitsanweisungen b. Überprüfung der internen Informations- und Kontrollsysteme c. Revision der Wirtschaftlichkeit, Funktionsfähigkeit und Zweckmäßigkeit der Organisation (Systemprüfung) sowie der Arbeitsabläufe. Die Interne Revision erhält Sonderprüfungsaufträge grundsätzlich vom Vorsitzenden des Klinikumsvorstands oder vom Kaufmännischen Vorstand. Die Interne Revision ist berechtigt, in begründeten Fällen auch außerhalb ihres Prüfungsplanes Ad-hoc-Prüfungen (Einzelfallprüfungen) durchzuführen. Werden dabei medizinische oder pflegerische Aufgaben tangiert, benötigt sie dafür die Zustimmung des Leitenden Ärztlichen Direktors. Die Interne Revision hat, aufgrund der von ihr getroffenen Feststellungen, Empfehlungen zur Behebung der festgestellten Mängel zu unterbreiten. Sie darf bei allen Handlungen keine vollziehenden Aufgaben übernehmen, soll aber aufgrund ihrer Erfahrungen im Prüfungsfeld die Funktions- und Bereichsleiter bei der Umsetzung beraten und unterstützen. Die Interne Revision ist Teil des Risikomanagements des Klinikums und überprüft stichprobenweise die Felder mit Risikopotential. Die Interne Revision führt eine laufende Dokumentation aller ihrer Prüfungstätigkeiten und hat grundsätzlich mindestens jährlich eine Zusammenstellung über ihre Tätigkeiten (Tätigkeitsbericht) für den Klinikumsvorstand anzufertigen. 6. Prüfungsplanung Die Interne Revision legt jeweils vor Beginn eines Geschäftsjahres dem Klinikumsvorstand den Prüfungsplan für das kommende Jahr vor. Dieser kann Ergänzungen vornehmen oder Prioritäten festlegen und beschließt den Prüfungsplan. Der Prüfungsplan lässt der Internen Revision einen zeitlichen Spielraum für unvorhersehbare Sonderprüfungen. Ermittlungen beim Verdacht auf dolose Handlungen (Veruntreuungen, Unterschlagungen usw.) sind selbständig durch die Interne Revision oder mit Beteiligung der Internen Revision durchzuführen. Die Detailplanung der einzelnen Revisionsaufträge obliegt der Internen Revision. 2

3 7. Fachliche Arbeit: Durchführung der Prüfungen Eine Prüfung vollzieht sich in den Phasen: Planung: Auf Basis des Prüfungsauftrages bzw. Schwerpunktes der Prüfung werden Ressourcen, zeitlicher Rahmen und die Abfolge der einzelnen Prüfungsschritte entwickelt. Über Einzelfallprüfungen ist der Klinikumsvorstand zu informieren. Informationsbeschaffung: Analyse des Prüfungsobjektes und des vorhandenen Datenmaterials, Einarbeitung in die Prüfungsmaterie, Detailplanung des Prüfungsablaufes, Beschaffung weiterer Informationen. Dem Leiter des zu prüfenden Bereiches werden rechtzeitig der Beginn, Umfang und das Revisionsfeld angekündigt, sofern dadurch nicht der Prüfungszweck vereitelt wird oder es sich nicht lediglich um erste Informationseinholungen handelt. Prüfungsdurchführung: Jede Prüfung ist sachgerecht und zeitlich geordnet zu dokumentieren. Die Dokumentation dient dem Nachweis für die ordnungsgemäße Durchführung der Prüfung und ist Grundlage für die Berichterstattung. Erstellung des Prüfberichtes als Entwurf mit Empfehlungen und Maßnahmenkatalog Schlussbesprechung Berichterstattung Gegebenenfalls Follow-up-Prüfung. 7.1 Schlussbesprechung Die Prüfungsfeststellungen sind mit dem Leiter des geprüften Bereiches anhand eines Entwurfs des Prüfberichts zu besprechen. Über das Ergebnis der Schlussbesprechung und über die vereinbarten Maßnahmen fertigt die Interne Revision ein von den Beteiligten zu unterzeichnendes Protokoll an. Eine Zusammenfassung des Protokolls wird in den endgültigen Prüfbericht aufgenommen. 7.2 Berichterstattung Über die Prüfungsfeststellungen hat die Interne Revision zeitnah einen Prüfbericht zu erstellen: Der Inhalt und die Sprache müssen den Grundsätzen der Vollständigkeit, der Wahrheit und der Klarheit entsprechen. In dem Begriff Wahrheit ist die Objektivität enthalten. Bestandteile des Prüfberichtes a. Auftrag (Auftraggeber, Prüfungsziel und umfang) b. Vorgehensweise bei der Auftragsdurchführung c. Beteiligte Revisoren d. Verwendete Informationsquellen 3

4 e. Prüfungsergebnis/Feststellungen f. Maßnahmen/Empfehlungen (inklusive Verantwortlichkeiten, Realisierungsdatum und Priorisierung), Ergebnis der Schlussbesprechung g. Anlagen. Soweit während der Prüfung zu Prüfungsfeststellungen bereits Stellungnahmen des geprüften Bereiches abgegeben wurden, sind diese im Prüfbericht zu erwähnen und als Anlage zum Prüfbericht aufzunehmen. Beseitigungen von Mängeln, die bereits während der Prüfung erfolgten, sind als solche darzustellen. Prüfungsfeststellungen von besonderer Wichtigkeit hat die Interne Revision dem Klinikumsvorstand über das fachnahe Vorstandsmitglied unverzüglich vorzulegen. Der Prüfbericht in seiner endgültigen Form wird von der Leitung der Revision und dem zuständigen Prüfungsleiter unterzeichnet und an den geprüften Bereich, den Klinikumsvorstand sowie bei Bedarf an weitere Stellen (zur Kenntnisnahme) versendet. 7.3 Follow-up Nach angemessener Zeit ist durch die Interne Revision zu prüfen, ob die im Schlussgespräch als notwendig vereinbarten und damit verbindlichen Maßnahmen getroffen worden sind. Über nicht umgesetzte Maßnahmen hat die Interne Revision an den Vorstand zu berichten. 8. Zusammenarbeit mit externen Prüfern Über die Beauftragung externer Prüfer, den Auftragsinhalt und die Ergebnisse externer Prüfungen ist die Interne Revision unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Die Interne Revision hat die Prüfungshandlungen externer Prüfer zu ergänzen und zu unterstützen. Sie hat im Zusammenhang mit externen Prüfern zu gewährleisten, dass Doppelprüfungen nach Möglichkeit vermieden werden. Sie koordiniert die Stellungnahmen und Rückmeldungen zu externen Prüfberichten und verfolgt die Beseitigung der darin aufgezeigten Mängel. Wird für einzelne Prüfungen der Internen Revision Expertenwissen benötigt, welches intern nicht zur Verfügung steht, kann die Interne Revision in Absprache mit dem Vorstandsvorsitzenden bzw. dem Kaufmännischen Vorstand ihrerseits externe Prüfer beauftragen. 9. Schweigepflicht Die Interne Revision ist verpflichtet, über alle im Rahmen von Prüfungshandlungen bekannt gewordenen Sachverhalte Verschwiegenheit zu bewahren. 4

5 10. Weiterbildung der Revisoren Die Revisoren sind verpflichtet, ihr Wissen und ihre Fähigkeiten auf dem Laufenden zu halten. Sie nehmen an geeigneten Weiterbildungen teil und wirken mit an der Weiterentwicklung der Revisionsgrundsätze, Revisionsverfahren und Revisionstechniken. Tübingen, den Prof. Dr. Michael Bamberg Vorstandsvorsitzender Gabriele Sonntag Kaufmännischer Vorstand 5