Interne Revision im Sozial- und Gesundheitswesen

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1 Interne Revision im Sozial- und Gesundheitswesen Heike von der Linden veröffentlicht unter den socialnet Materialien Publikationsdatum: URL:

2 Interne Revision im Sozial- und Gesundheitswesen Ziele und Aufgaben einer Internen Revision Rechtlich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung zur Unterhaltung einer Internen Revision in der Sozialwirtschaft, allerdings wurden im Bereich der Wohlfahrtspflege z. B. Diakonie und Caritas inzwischen verpflichtende Vorgaben für die angeschlossenen Einrichtungen erlassen, um die Sicherheit zu erhöhen. Die Interne Revision ist ein wesentliches Instrument der Geschäftsführung zur Unterstützung ihrer Überwachungsfunktion. Von vielen wird die Interne Revision noch als reine interne Prüfinstanz gesehen, die den fehlenden Cent in der Kasse sucht. Die Aufgabe einer modernen Internen Revision ist wesentlich vielfältiger. Sie erbringt unabhängige und objektive Prüfungsleistungen. Wesentliche Aufgabe ist es, die vielfältigen Arbeitsprozesse zu überprüfen und die Angemessenheit sowie die Funktionalität der vorhandenen Kontrollsysteme sicherzustellen Klassisch gehören Ordnungsmäßigkeitsprüfungen im Finanz- und Rechnungswesen zu den Aufgaben einer Internen Revision. Dieser traditionelle Prüfbereich hat auch heute noch ein großes Gewicht, da die meisten betrieblichen Vorgänge im Rechnungswesen dargestellt werden. Durch die Interne Revision werden aber auch Prüfungen im operativen Bereich vorgenommen. Diese sind besonders im Sozial- und Gesundheitswesen wichtig, da viele Prozesse nicht im zentralen Rechnungswesen dargestellt oder bearbeitet werden. Beispiele hierzu sind Fremdgeldverwaltung, Meldesysteme zum Kostenträger, Abrechnung der Fachleistungsstunden, etc. Es muss sichergestellt sein, dass die Prozesse und der Informationsfluss ordnungsgemäß und reibungslos funktionieren und durch ein wirksames Kontrollsystem sichergestellt sind, dass Leistungen zeitnah und vollständig in Rechnung gestellt, Personalkosten richtig berechnet und ausbezahlt sowie Fristen und Auflagen eingehalten werden. Genauso wichtig ist, dass die dazu notwendigen Informationen vollständig, zeitnah und richtig fließen. So stellt beispielsweise eine regelmäßige Umsatzverprobung ein einfaches aber wirksames Kontrollinstrument dar, um die Vollständigkeit der Erlösverbuchungen zu kontrollieren. Fehlerhafter Umgang mit Spenden kann unter Umständen die Gemeinnützigkeit gefährden und einen großen Imageschaden mit sich bringen. Durch einen regelmäßigen summerischen Abgleich zwischen den ausgestellten Zuwendungsbestätigungen und Verbuchungen kann überprüft werden, ob die Spenden von der Höhe her richtig bestätigt wurden. Durch einen guten und dokumentierten Informationsprozess zwischen der Steuerabteilung oder dem Steuerberater und der Abteilung Fundraising und Stichprobenkontrollen wird sichergestellt, das auch die formalen Anforderungen beachtet werden.

3 Daher ist es notwendig auch die Prozesse der Organisationseinheiten näher zu untersuchen die Kontrollprozesse und die Informationssysteme zu analysieren, um frühzeitig Fehlentwicklungen zu bemerken und zu beheben. Arbeitsweise einer modernen Internen Revision Die Ausrichtung einer Internen Revision sollte anhand der Kriterien des Deutschen Instituts für Interne Revision (DIIR) erfolgen, auch um den Anforderungen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) zu entsprechen. Voraussetzung für eine moderne Revision ist eine eindeutige und schriftliche Regelung bezüglich der Kompetenzen, der Einbindung ins Unternehmen und der Aufgaben. Auch eine risikoorientierte Prüfplanung (Audit Universe), die jährlich durch die Interne Revision erstellt und mit der Geschäftsführung besprochen und abgestimmt wird, ist ein wesentlicher Baustein. Ziel dieser risikoorientierten Planung ist, dass Bereiche mit einem erhöhten Risiko wie beispielsweise die Leistungsabrechnung öfters, Bereiche mit einem nicht so hohem Risiko (z. B. Personalaktenführung) spätestens nach fünf Jahren routinemäßig geprüft werden. Fanden in einzelnen Bereichen größere Veränderungen statt, sollte dies ebenfalls bei der risikoorientierten Planung berücksichtigt werden, da solche Veränderungen meist auch Einfluss auf das Kontrollumfeld haben und daher die Prozesse nochmals genauer untersucht werden sollten. Die Revision sollte im Umgang mit dem geprüften Bereich immer sehr transparent und kommunikativ durchgeführt werden. Kontrollmängel sollten nicht nur aufgedeckt, sondern es sollte direkt mit dem geprüften Bereich nach praktikablen Lösungsansätzen gesucht werden. Bevor der Bericht an die Geschäftsführung weitergegeben wird, sollte das Ergebnis mit dem geprüften Bereich besprochen werden. Dies erfolgt in der Regel anhand eines Berichtsentwurfs. In dem Schlussgespräch sollte der geprüfte Bereich die Möglichkeit haben, die aus seiner Sicht unzutreffenden oder falsch verstandenen Feststellungen der Internen Revision zu reflektieren. Unterschiedliche Meinungen zu einem Sachverhalt, die während des Schlussgesprächs nicht gelöst werden konnten, sind in dem Bericht aufzunehmen. Vorgefundene Mängel münden in eine Handlungsempfehlung. Diese Handlungsempfehlungen werden im Schlussgespräch vereinbart und im Bericht als Maßnahmenvereinbarung aufgenommen. Eine Überwachung zur Umsetzung der Maßnahmenvereinbarung kann durch die Interne Revision erfolgen. Unabhängigkeit der Internen Revision Eine Interne Revision sollte immer direkt der Geschäftsführung oder dem Vorstand zugeordnet sein, um Interessenkonflikte zu vermeiden. Eine gute Interne Revision sollte unabhängig und vorurteilsfrei die Prozesse überprüfen. Wichtig ist, dass der Internen Revision keine operativen Tätigkeiten unterliegen. Dies wäre der Fall, wenn die Interne Revision von Abteilungen, die eng mit dem operativen Geschäft

4 verbunden sind (z. B. Controlling oder Qualitätsmanagement), geführt werden. Das Qualitätsmanagement (QM) und auch das Controlling greifen selbst in die Unternehmensabläufe ein und geben Richtlinien oder Verfahren vor. Sind die Mitarbeiter der Internen Revision organisatorisch diesen Abteilungen zugeordnet, müssten sie sich daher selber prüfen oder mit ihren unmittelbaren Vorgesetzten auseinandersetzen. Eine Unabhängigkeit wäre daher nicht mehr gegeben. Zudem untersucht die Interne Revision die Prozesse aus einer spezielleren Blickrichtung. Zielrichtung einer Internen Revision ist die Überprüfung der Geschäftsprozesse hinsichtlich einer angemessenen und wirksamen Kontrollumgebung, damit systematische Fehler oder Manipulationen rechtzeitig bemerkt werden. Interne Revision versus externe Revision Wirtschaftlich sinnvoll ist die Einrichtung einer Internen Revision erst bei einer Organisation ab ca. 400 Mitarbeitenden. In kleineren Organisationen kann es zu Problemen mit der Unabhängigkeit, der Objektivität und der Auslastung des eigenen Revisors kommen. Erst für große Sozialunternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von mehr als Mitarbeitern ist eine eigene Revisionsabteilung lohnend. Die Probleme einer kleinen Revisionsabteilung sind vielfältig. So kann das 4-Augen-Prinzip bei einer Internen Revision mit nur einem Revisor nicht eingehalten werden. Auch die Fachlichkeit des Revisors ist begrenzt. Naturgemäß prüft er in erster Linie die Prüffelder in denen er sich auskennt. Für fachspezifische Revisionen (z. B. Bau- oder IT-Revisionen) sind in der Regel kostenintensive Fortbildungen notwendig, wenn dies durch den eigenen Revisor abgedeckt werden muss. Das bedeutet, dass neben den regelmäßigen Personalkosten, die auch im Urlaubs- und Krankheitsfall, gezahlt werden müssen, noch zusätzlich hohe Fortbildungskosten anfallen. Ein eleganter Ausweg ist daher eine externe Interne Revision. Diese stellt sicher, dass für alle Prüffelder ein Spezialist vorhanden ist. Personalkosten und Kosten für Fortbildungen werden durch den Dienstleister getragen. Durch klare vertragliche Regelungen werden Umfang und Kosten der Internen Revision transparent und übersichtlich. Weiterer Vorteil ist, dass der externe Revisor im Unternehmen eher akzeptiert wird. Er ist neutral und hat auch keine Vorgeschichte.

5 Qualität der Internen Revision Bei der Einführung einer Internen Revision, unabhängig ob sie einen eigenen Revisor einstellen oder einen Dienstleister beauftragen, sollte eine umfassende Branchen- und Prozesskompetenz Voraussetzung sein. Die Interne Revision sollte nach den Qualitätsstandards des DIIR arbeiten. Durch eine eigene Qualitätssicherung sollte eine eigene Kontrollstruktur eingerichtet werden. Die interne Qualitätssicherung erfolgt durch die Leitung der Internen Revision und umfasst eine laufende Überwachung aller Revisionsaktivitäten, angefangen bei der risikoorientierten Jahresplanung, der Revisionsplanung- und durchführung, bis hin zur Nachschau der Revision und der Prüfung der Arbeitspapiere und der Revisionsdokumentation. Unterstützend können auch Feedback-Gespräche oder Kundenbefragungen zur Qualitätssicherung genutzt werden. Eine moderne Interne Revision arbeitet nicht mehr nur vergangenheitsorientiert, sondern hat eine präventive Ausrichtung. Sie ist als Stabstelle der Geschäftsführung unterstellt und steht ihr beratend zur Seite. Durch die Prozess- und Organisationsoptimierung sowie die verbesserten Sicherheitsstrukturen erarbeitet die Interne Revision einen echten Mehrwert für das Unternehmen, so dass sich die Einrichtung einer Stabsstelle Interne Revision auch wirtschaftlich lohnt. Autor: Heike von der Linden, Geschäftsführerin der Kanzlei Siebel Audit GmbH