Abrechnungshinweise 2012

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1 Abrechnungshinweise 2012

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3 INHALTSVERZEICHNIS ALLGEMEINE ABRECHNUNGSHINWEISE... 1 Kein Anspruch des Patienten auf Original-Behandlungsunterlagen... 1 Leistungsbeschränkung bei Selbstverschulden... 1 Zahnärztliche Versorgung von Berufserkrankten und Unfallverletzten... 1 Neuer Punktwert und neues Gebührenverzeichnis für Zahnersatz ab dem Aktualisiertes Merkblatt zur vertragszahnärztlichen Versorgung von Personen, die im Ausland versichert sind... 2 Ausfüllen von Verordnungen... 3 Verordnungen von fiktiv zugelassenen Arzneimitteln... 4 Praxisgebühr... 4 Erlass durch einzelne Krankenkassen... 4 KCH... 5 Abrechnung der Bema Nr. 34 (medikamentöse Einlage)... 5 Änderungsvereinbarung zu den HR1-HR4 Füllungen bei den Heilfürsorgeberechtigten der Bundeswehr... 5 Abrechnung der Füllungspositionen HR1-HR4 bei Anspruchsberechtigten der Bundeswehr und der Bundespolizei... 5 Kennzeichnung 4 der Geb.-Nr. 40/41a bei einer PAR-Behandlung und Kennzeichnung 5 der Geb.-Nr. 40/41a bei einer ZE-Behandlung... 6 Krankenversichertenkarte/eGK... 6 Ersatzverfahren... 6 ZE... 8 Kostenübernahme bei Härtefällen... 8 Ausfüllhinweise zum HKP... 8 Neue Anlage 3 zum BMV-Z/Anlage 4 zum EKV-Z... 8 Abrechnung von NEM bei gleichartigen Versorgungen... 8 Verlängerung eines Heil- und Kostenplanes... 9 Auswirkung der papierlosen Abrechnung im Hinblick auf die Begutachtung von Zahnersatz... 9 Berechnung der Geb.-Nr. 98a neben den Geb.-Nrn. 98b/c bei der Herstellung einer Totalprothese... 9 Onlineerfassungsmaske Abrechnung von verlängerten Heil- und Kostenplänen... 10

4 Festzuschussbeträge ab KFO...12 KCH-Begleitleistungen bei manueller KFO-Abrechnung KCH-Begleitleistungen bei manueller KFO-Abrechnung KIG-Gruppe P im Rahmen einer KFO-Frühbehandlung Praxisgebühr bei KFO: Einzug bei Vollendung des 18. Lebensjahres im Laufe eines Behandlungsquartals Individual-Prophylaxe-Leistungen im Rahmen einer KFO-Behandlung Nicht eingelesene egk/kvk KBR...15 Vorverlegung der KBR-Einreichung vom 30. auf den KBR DTA...16 ZE/PAR-Einreichung am Probleme mit Laboren bei der Übernahme der Auftragsnummer Verlängerung der Papier-Einreichung für ZE, PAR und KBR bis März Verlängerung der Papier-Einreichung für ZE, PAR und KBR Aufschlüsselung von BEB-Positionen bei der Abrechnung von Zahnersatzleistungen 18 Online-Erfassungsmasken M+L-Rechnungen Datumsangaben: Fehlermeldung des ZE-Abrechnungsmoduls Datenträgeraustausch (DTA) Datenträgeraustausch (DTA) Updates der Praxissoftwarehersteller Vorherige Prüfung der zur Abrechnung eingereichten Fälle unbedingt erforderlich KFO-Online-Abrechnung Angaben zu BEB-Leistungen Hinweise zur Vermeidung von Fehlern Zusätzliche Übersendung von Papier Keine zusätzliche Papier-Einreichung mehr erforderlich KBR KBR/ZE Kategorienummern für ZE und KBR Materialien Kategorienummern für KBR- und ZE-Materialien... 24

5 Übermittlung des Ausstellungsdatums eines HKP / Behandlungsplanes Papierlose Abrechnung ANSPRECHPARTNER...26

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7 ALLGEMEINE ABRECHNUNGSHINWEISE Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 1/12 vom Kein Anspruch des Patienten auf Original-Behandlungsunterlagen Lt. Mitteilung der Deutschen Presse-Agentur hat das Oberlandesgericht Frankfurt die bisherige Rechtsprechung bekräftigt, dass ein Patient keinen Anspruch darauf hat, dass sein Arzt oder Zahnarzt ihm das Original seiner Krankenakte aushändigt oder zuschickt (Az.: 8 W 20/11). Der Patient kann entweder vor Ort in der Praxis Einsicht in die Unterlagen nehmen oder sich Kopien aushändigen bzw. schicken lassen. Er muss dabei die Kopier- bzw. Versandkosten tragen. Weigert sich der Patient, diese Kosten zu übernehmen, dann müssen die Unterlagen nicht herausgegeben werden. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 2/12 vom Leistungsbeschränkung bei Selbstverschulden Die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung weist darauf hin, dass für Versicherte bei selbstverschuldeten Krankheiten der Leistungsumfang beschränkt werden kann. Der Behandler ist gemäß 294a Abs. 2 i.v. mit 52 Abs. 2 SGB V verpflichtet, die Ursachen für eine selbstverschuldete Krankheit in Folge einer nicht indizierten ästhetischen Operation einer Tätowierung eines Piercings der Krankenkasse mitzuteilen. Ergänzend ist auch der Versicherte über diese Mitteilung an die Krankenkasse zu informieren. Wir bitten um Beachtung des beigefügten Informationsschreibens. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 3/12 vom Zahnärztliche Versorgung von Berufserkrankten und Unfallverletzten Neuer Punktwert und neues Gebührenverzeichnis für Zahnersatz ab dem Mit Schreiben vom informierte uns die KZBV über den Abschluss der Verhandlungen mit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und dem Spitzenverband der Landwirtschaftlichen Sozialversicherung (LSV-SpV). Ab dem beträgt der neue Punktwert bei den Unfallversicherungsträgern 1,107. Alle Leistungen, die ab dem erbracht werden, werden bis zum mit dem neuen Punktwert in Höhe von 1,107 vergütet. Auch das Gebührenverzeichnis für Zahnersatz und Zahnkronen wird ab diesem Zeitpunkt angepasst. Ergänzend wird hier auf folgendes hingewiesen: 1

8 Die in dem Gebührenverzeichnis für Zahnersatz und Zahnkronen unter den Ziffern 4 und 10 definierten prothetischen Leistungen (Brücken und Kronen) erfassen auch: vollverblendete Brücken und Kronen, Vollkeramikkronen und alle Brücken und Kronen auf Implantaten, so dass eine Abrechnung nach den entsprechenden Gebührenpositionen der GOZ mit dem Unfallversicherungsträger ausgeschlossen ist. Eine Mehrkostenabrechnung für diese zahnärztlichen Leistungen mit dem Patienten ist ebenfalls nicht möglich. Dies entspricht der Auslegung der Gebührenpositionen, wie sie die Vertragspartner beider Seiten ü- bereinstimmend schon in der Vergangenheit vorgenommen haben. Die Vertragspartner werden die Auswirkungen der neuen GOZ auf das Gebührenverzeichnis für Zahnersatz und Zahnkronen im Laufe des Jahres 2012 prüfen. Wir bitten freundlich um Kenntnisnahme und Austausch des Abkommens über die Durchführung der zahnärztlichen Versorgung von Unfallverletzten und Berufserkrankten in Fach 13 Ihrer KZV- Abrechnungsmappe. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 4/12 vom Aktualisiertes Merkblatt zur vertragszahnärztlichen Versorgung von Personen, die im Ausland versichert sind Von der KZBV erhielten wir das aktualisierte Merkblatt über die vertragszahnärztliche Versorgung von Personen, die nach über- oder zwischenstaatlichem Krankenversicherungsrecht Anspruch auf Leistungen aus der Krankenversicherung haben. Mit Inkrafttreten zum hat die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung-Ausland (DVKA) mit der serbischen Verbindungsstelle folgende Anspruchsbescheinigungen vereinbart: 1. DE 111 SRB Bescheinigung über Anspruch auf Sachleistung bei vorübergehendem Aufenthalt in Deutschland. 2. DE 112 SRB Zustimmung zur Verlegung des Aufenthaltes nach Deutschland nach Eintritt des Versicherungsfalles. Das Merkblatt über die vertragszahnärztliche Versorgung von Personen, die im Ausland krankenversichert sind, wurde unter Punkt 3.1 sowie entsprechend ergänzt. Als Anlage erhalten Sie das komplette Merkblatt Stand mit der freundlichen Bitte um Kenntnisnahme. Für eine zügige und reibungslose Betreuung dieses Personenkreises in der Praxis erhalten Sie das Merkblatt in Form von Übersichten zum Verfahrensablauf ( Hinweise ). Das Merkblatt sowie die Übersichten zum Verfahrensablauf stehen Ihnen ebenfalls online im geschützten Bereich unserer Homepage zur Verfügung unter (Register 20) 2

9 Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 6/12 vom Ausfüllen von Verordnungen Es werden vermehrt Anfragen aus Praxen gestellt, ob die Telefonnummer der Zahnarztpraxis auf einer Verordnung erforderlich ist. Einige Apotheken wollten keine Verordnungen ohne Telefonnummer annehmen. 2 der Arzneimittelverschreibungsverordnung von 2005, zuletzt geändert am , gibt folgendes vor: (1) Die Verschreibung muss enthalten: 1. Name, Berufsbezeichnung und Anschrift der verschreibenden ärztlichen, tierärztlichen oder zahnärztlichen Person (verschreibende Person), 2. Datum der Ausfertigung, 3. Name und Geburtsdatum der Person, für die das Arzneimittel bestimmt ist, 4. Bezeichnung des Fertigarzneimittels oder des Wirkstoffes einschließlich der Stärke, 4a. bei einem Arzneimittel, das in der Apotheke hergestellt werden soll, die Zusammensetzung nach Art und Menge oder die Bezeichnung des Fertigarzneimittels, von dem Teilmengen abgegeben werden sollen, 5. Darreichungsform, sofern dazu die Bezeichnung nach Nummer 4 oder Nummer 4a nicht eindeutig ist, 6. abzugebende Menge des verschriebenen Arzneimittels, 7. Gebrauchsanweisung bei Arzneimitteln, die in der Apotheke hergestellt werden sollen, 8. Gültigkeitsdauer der Verschreibung, 9. bei tierärztlichen Verschreibungen zusätzlich die eigenhändige Unterschrift der verschreibenden Person oder, bei Verschreibungen in elektronischer Form, deren qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz. (2) Ist die Verschreibung für den Praxisbedarf einer verschreibenden Person, für ein Krankenhaus, für Einrichtungen oder Teileinheiten von Einrichtungen des Rettungsdienstes, für Bordapotheken von Luftfahrzeugen gemäß 1 Abs. 2 Nr. 1 und 2 der Betriebsordnung für Luftfahrtgerät vom 4. März 1970 (BGBl. I S. 262), die zuletzt durch Artikel 449 der Verordnung vom 29. Oktober 2001 (BGBl. I S. 2785) geändert worden ist, für eine Tierklinik oder einen Zoo bestimmt, so genügt an Stelle der Angaben nach Absatz 1 Nr. 3, 7 und 9 ein entsprechender Vermerk. (3) In die Verschreibung eines Arzneimittels, das zur Vornahme eines Schwangerschaftsabbruchs zugelassen ist... (4) Fehlt bei Arzneimitteln in abgabefertigen Packungen die Angabe der Menge des verschriebenen Arzneimittels, so gilt die kleinste Packung als verschrieben. (5) Fehlt die Angabe der Gültigkeitsdauer, so gilt die Verschreibung drei Monate. (6) Fehlt das Geburtsdatum der Person, für die das Arzneimittel bestimmt ist, oder fehlen Angaben nach Absatz 1 Nr. 2, 5 oder 7 oder sind sie unvollständig, so kann der Apotheker, wenn ein dringender Fall vorliegt und eine Rücksprache mit der verschreibenden Person nicht möglich ist, die Verschreibung insoweit ergänzen. (7) Ist die Verschreibung eines Arzneimittels für ein Krankenhaus bestimmt, in dem zur Übermittlung derselben ein System zur Datenübertragung vorhanden ist, das die Verschreibung durch eine befugte verschreibende Person sicherstellt, so genügt an Stelle der eigenhändigen Unterschrift 3

10 nach Absatz 1 Nr. 10 die Namenswiedergabe der verschreibenden Person oder, bei Verschreibungen in elektronischer Form, ein geeignetes elektronisches Identifikationsverfahren. (8) Ist die Verschreibung für ein Krankenhaus bestimmt, kann sie auch ausschließlich mit Hilfe eines Telefaxgerätes übermittelt werden. Die Angabe einer Telefonnummer, wie von einigen Apotheken gefordert, ist hingegen nicht erforderlich. Erforderlich ist jedoch auf jeder Verordnung die Berufsbezeichnung und die Darreichungsform (z.b. Tablette, Salbe). Eine Verordnung auf der z.b. nur Dolomo N1 steht ist nicht ausreichend. Es muss dort Dolomo Tabl. N1 stehen. Wir bitten Sie, die vorgenannten Hinweise zu beachten. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 7/12 vom Verordnungen von fiktiv zugelassenen Arzneimitteln Unter einem fiktiv zugelassenen Arzneimittel versteht man ein Fertigarzneimittel, welches schon vor 1978 auf dem Markt war und bei dem das Nachzulassungsverfahren aufgrund noch laufender Klageverfahren nicht endgültig abgeschlossen ist. Hierunter fallen unter anderem die Arzneimittel AHP 200, Aureomycin Augensalbe und Aureomycin Salbe. Eine Verordnung dieser fiktiv zugelassenen Arzneimitteln kann nicht zu Lasten der gesetzlichen Krankenkassen erfolgen. Fiktiv zugelassene Arzneimittel sind nur an der fehlenden Zulassungs- bzw. Registriernummer zu erkennen. Wir bitten die vorgenannten Hinweise bei zukünftigen Verordnungen zu beachten. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 10/12 vom Praxisgebühr Erlass durch einzelne Krankenkassen Einige Krankenkassen wie z.b. die HEK oder die IKK Nord werben damit, dass ihre Versicherten von der Praxisgebühr befreit seien. Tatsächlich handelt es sich aber nicht um einen Erlass, sondern um eine nachträgliche Erstattung der Gebühr durch die Krankenkasse an den Versicherten, die u.a. an die Teilnahme der Versicherten an Programme der Krankenkasse gebunden ist. Bei der Erhebung der Gebühr vor Ort in Ihrer Praxis sind derartige Erstattungs-Regelungen von Krankenkassen ohne Belang. Die Praxisgebühr ist unverändert gemäß den Vorgaben nach 28 Abs. 4 SGB V zu erheben. 4

11 KCH Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 2/12 vom Abrechnung der Bema Nr. 34 (medikamentöse Einlage) Bei Prüfung der KCH-Abrechnung wurde festegestellt, dass bei endodontischen Behandlungen neben der Geb.-Nr. 34 in der gleichen Sitzung auch Füllungen nach der Geb.-Nr. 13a,b,c und d abgerechnet werden. Gemäß den Abrechnungsbestimmungen ist die Abrechnung von Füllungen oder Aufbaufüllungen neben der medikamentösen Einlage nicht möglich. Die definitive Füllung kann erst nach Abschluss der Wurzelkanalbehandlung abgerechnet werden. Wir bitten um Beachtung. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 10/12 vom Änderungsvereinbarung zu den HR1-HR4 Füllungen bei den Heilfürsorgeberechtigten der Bundeswehr In der Anlage erhalten sie die Änderungsvereinbarung zwischen der KZBV und dem Bundesministerium für Verteidigung zur zahnärztlichen Versorgung von Heilfürsorgeberechtigten mit plastischen Füllungsmaterialien (SDA). In der am in Kraft getretenen Änderungsvereinbarung werden die Positionen HR 1 HR 4 modifiziert. Vor dem Hintergrund der Novellierung der GOZ ist das Bundesministerium der Verteidigung auf die KZBV zugekommen und bat um Aufnahme von Verhandlungen zur Anpassung der SDA- Vereinbarung. Zur Vermeidung einer Kündigung, wie diese seitens des Bundesministeriums des Innern (Bundespolizei) erfolgt ist, hat die KZBV die Verhandlungen mit dem Ziel geführt, eine Vergütung der HR- Positionen, die dem 3,0 fachen Vergütungssatz entspricht, zu erreichen. Dies ist in den Verhandlungen auch gelungen. Die Ihnen in der Änderungsvereinbarung mitgeteilten Punktzahlen sind mit dem jeweils für die heilfürsorgeberechtigten Soldatinnen/Soldaten der Bundeswehr gültigen Punktwert zu vergüten (seit = 0,9914 Euro). Den vollständigen Wortlaut der Änderungsvereinbarung entnehmen Sie bitte der beigefügten Anlage. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 11/12 vom Abrechnung der Füllungspositionen HR1-HR4 bei Anspruchsberechtigten der Bundeswehr und der Bundespolizei Aus gegebenen Anlass weisen wir auf die Berechnung der HR1 bis HR4 Füllungen bei der Bundeswehr und Bundespolizei hin. Wie mit dem Rundschreiben Nr. 10/2012 bereits berichtet, wurde mit der Bundeswehr eine Änderungsvereinbarung zur Abrechnung der HR1 bis HR4 geschlossen. 5

12 Zwischenzeitlich wurde die SDA-Vereinbarung mit der Bundespolizei zum einvernehmlich mit der KZBV aufgehoben. Damit entfällt der bisherige Vorbehalt für die Zahlungen der KZV Bremen für HR1-HR4-Füllungen für Anspruchsberechtigte der Bundespolizei. Für Anspruchsberechtigte der Bundeswehr gilt: Abrechnung der Positionen HR1 bis HR4 für definitive Füllungen in Schmelz-Dentin- Adhäsivtechnik im Seitenzahnbereich (Zähne 4-8) Im Frontzahnbereich sind Füllungen in Schmelz-Ätztechnik nach den Bema Nrn. 13 a bis d abzurechnen Sofern der Soldat eine aufwendigere Füllung wünscht, ist diese im Rahmen einer Mehrkostenvereinbarung zu berechnen. Für Anspruchsberechtigte der Bundespolizei gilt: HR1 bis HR4 Füllungen können im Front- und Seitenzahnbereich für Füllungen in Schmelz- Dentin-Adhäsivtechnik inkl. Mehrschichttechnik noch bis zum erbracht werden. Ab dem erfolgt die Abrechnung nach den Bema Nr. 13 a bis d mit ggf. entsprechender Mehrkostenvereinbarung mit dem Patienten. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 11/12 vom Kennzeichnung 4 der Geb.-Nr. 40/41a bei einer PAR-Behandlung und Kennzeichnung 5 der Geb.-Nr. 40/41a bei einer ZE-Behandlung Wir erinnern daran, dass bei prothetischen Behandlungen die Geb.-Nr. 40/41a (I, L1) bei der KCH- Abrechnung mit der Kennziffer 5 (ZE) zu versehen sind. Bei einer PAR-Behandlung sind die Geb.-Nrn. 40/41a mit der Kennziffer 4 zu versehen. Wir bitten um Beachtung, um Regressanträge seitens der Krankenkassen zu vermeiden. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 14/12 vom Krankenversichertenkarte/eGK Ersatzverfahren Aus gegebenem Anlass weisen wir auf die Handhabung des Ersatzverfahrens bei Nicht-Vorlage der Krankenversichertenkarte bzw. elektronischen Gesundheitskarte (egk) hin (gemäß Anlage 6 der Vereinbarung zur Gestaltung und bundesweiten Einführung der Krankenversicherung): Der Versicherte ist verpflichtet, bei jedem Zahnarztbesuch die Krankenversichertenkarte/eGK vorzulegen. Der Zahnarzt ist verpflichtet, die Daten der Krankenversichertenkarte/eGK mindestens einmal im Quartal einzulesen. Nur wenn die Krankenversichertenkarte/eGK nicht eingelesen werden kann (z.b. defekte KV-Karte/eGK, defektes Lesegerät), ist das Ersatzverfahren anzuwenden. In diesem Fall sind die auf der Karte erkennbaren Daten auf dem Erfassungsschein zu übertragen. Die Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse wird von dem Versicherten durch seine Unterschrift auf dem Erfassungsschein bestätigt. Der Erfassungsschein verbleibt in der Praxis. Der Zahnarzt kann eine Privatgebühr für die Behandlung verlangen, wenn ihm bei der ersten Inanspruchnahme keine gültige Krankenversichertenkarte vorge- 6

13 legt wird. Diese ist zurückzuzahlen, wenn dem Zahnarzt eine zum Zeitpunkt der Behandlung gültige Krankenversichertenkarte innerhalb von 10 Tagen nach der ersten Inanspruchnahme vorgelegt wird oder ihm die zuständige Krankenkasse einen Abrechnungsschein übersendet. Die vertraglichen Regelungen und auch zum Teil häufige Kassenwechsel der Versicherten erfordern, dass die Krankenversichertenkarten in jedem Quartal neu eingelesen werden. Dies ist zwingend notdamit Regressanträge der Krankenkassen (fehlende Mitgliedschaften) wendig, damit die Stammdaten immer aktuell sind. Wir bitten um Beachtung, vermieden werden können. 7

14 ZE Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 4/12 vom Kostenübernahme bei Härtefällen Gemäß 55 Abs. 2 SGB V haben Härtefälle bei Regelversorgungen Anspruch auf Übernahme der tatsächlichen Kosten durch die Krankenkasse. Bei gleich- und andersartigen Versorgungen besteht ein Anspruch auf den doppelten Festzuschuss. Immer wieder gehen bei uns Anfragen aus Praxen ein, wenn Härtefall-Patienten diese volle Kostenübernahme bzw. der doppelte Festzuschuss von der Krankenkasse nicht gewährt wird. Bei den Festzuschüssen handelt es sich um den Anspruch des Versicherten gegenüber seiner Krankenkasse, unabhängig davon, dass die Festzuschüsse für Regel- und gleichartige Versorgungen über die KZV abgerechnet werden. Dies hat zur Folge, dass nur der Patient diesen Anspruch auch geltend machen kann. Genehmigt eine Krankenkasse einen Heil- und Kostenplan zwar, stuft den Patienten aber nicht als Härtefall ein, dann kann dies nur der Patient selbst mit seiner Krankenkasse klären. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 10/12 vom Ausfüllhinweise zum HKP Neue Anlage 3 zum BMV-Z/Anlage 4 zum EKV-Z Im Zuge der Einführung der papierlosen Abrechnung sind die Anlage 3 zum BMV-Z/Anlage 4 zum EKV-Z sowie die Ausfüllhinweise zum HKP im Hinblick auf die Rechnungslegung an die Regelungen zum elektronischen Datenaustausch zum angepasst worden. Den kompletten Wortlaut entnehmen Sie bitte den beigefügten Anlagen. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 10/12 vom Abrechnung von NEM bei gleichartigen Versorgungen Aus gegebenem Anlass möchten wir Ihnen Hinweise zur Berechnung von NEM-Einheiten bei gleichartigen Versorgungen geben. Wird z.b. eine vollverblendete Krone unter Verwendung von NEM gefertigt, sind nur die Krone und die Vollverblendung gleichartig und somit auf Basis der GOZ und BEB zu berechnen. Die NEM- Einheit wird jedoch nach der BEL-Nr vom Labor berechnet, da das NEM in den Regelleistungen hinterlegt ist. Dies ergibt sich aus der Vereinbarung zwischen der KZBV und dem GKV-Spitzenverband zum Heilund Kostenplan für prothetische Leistungen (Ausfüllhinweise). Die Vereinbarung besagt: Gleichartiger Zahnersatz liegt vor, wenn dieser die Regelleistung beinhaltet und zusätzliche Zahnersatzleistungen hinzukommen. Wählen Versicherte einen über die Regelversorgung hinausgehenden gleichartigen Zahnersatz, haben sie die Mehrkosten gegenüber den in 56 Abs. 2 Satz 10 SGB V aufgelisteten Leistungen selbst zu tragen. (Siehe KZV-Abrechnungsmappe Fach 7.1). 8

15 Da das NEM als zahntechnische Leistung bei den zugeordneten Regelversorgungen der jeweiligen Befunde hinterlegt ist, ist bei einer gleichartigen Versorgung die BEL-Nr (NEM) in Ansatz zu bringen. Dennoch wird von Praxislaboren als auch von Fremdlaboren das NEM als BEB-Position oder mit einem Zuschlag berechnet. Aus Sicht der KZV ist dies nicht zulässig. Wir bitten um genaue Überprüfung und ggf. Korrektur der Laborrechnungen, da NEM als Zuschlag oder nach BEB in der KZV EDV-technisch nicht umgesetzt werden kann. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 10/12 vom Verlängerung eines Heil- und Kostenplanes Aus gegebenem Anlass erinnern wir daran, unbedingt die Gültigkeitsdauer genehmigter Heil- und Kostenpläne zu beachten. Bei der Versorgung mit Zahnersatz und Zahnkronen obliegt den Krankenkassen die Zahlungspflicht nur unter der Vorraussetzung, dass der Zahnersatz innerhalb von 6 Monaten nach Feststellung der Anspruchsberechtigung durch die Krankenkasse (Genehmigungsdatum) in der vorgesehenen Weise eingegliedert wird. Im Einzelfall kann die Krankenkasse diese Frist verlängern, eine Verpflichtung besteht jedoch nicht. Die Überschreitung der 6-monatigen Gültigkeitsdauer kann zur Konsequenz haben, dass der Behandler seinen Vergütungsanspruch verliert. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 10/12 vom Auswirkung der papierlosen Abrechnung im Hinblick auf die Begutachtung von Zahnersatz Seit der Einführung der papierlosen Abrechnung ist der mit dem Genehmigungsvermerk versehene Heil- und Kostenplan in der Vertragszahnarztpraxis zu archivieren. Wird eine Mängelbegutachtung durchgeführt, so ist dem Gutachter durch den Vertragszahnarzt neben den bisher üblichen Unterlagen eine unterschriebene Kopie des genehmigten Heil- und Kostenplanes mit Angabe des Eingliederungsdatums zu überlassen. Als Anlage ist eine aktualisierte Übersicht über die Aufbewahrungsfristen für vertragszahnärztliche Aufzeichnungen und Behandlungsunterlagen beigefügt. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 12/12 vom Berechnung der Geb.-Nr. 98a neben den Geb.-Nrn. 98b/c bei der Herstellung einer Totalprothese Bei der Prüfung der ZE-Abrechnung ist aufgefallen, dass die Geb.-Nr. 98a (Abformung mit individuellem oder individualisiertem Löffel) häufig neben den Geb.-Nr. 98b/c (Funktionsabdruck) in Verbindung mit einer Totalprothese nach der Geb.-Nr. 97a/b abgerechnet wird. Dies ist gemäß der Abrechnungsbestimmung Nr. 3 zur 98a nicht möglich: Eine Leistung nach der Nr. 98a kann neben den Nrn. 98b oder 98c für denselben Kiefer nur in den Fällen abgerechnet werden, in denen für die prothetische Versorgung eines zahnarmen 9

16 Kiefers neben dem Funktionsabdruck für die Versorgung der noch stehenden Zähne durch Kronen eine Abformung mit individuellem Löffel vorgenommen werden muss. Wird jedoch bei der Herstellung einer Cover-Denture Prothese die zweimalige Abformung des Kiefers erforderlich, um zuerst den festsitzenden Teil (Innenteleskopkronen, Wurzelstiftkappen) und danach den herausnehmbaren Teil (Prothese) herstellen zu können, ist die Abrechnung der Nr. 98a neben den Nrn. 98b oder c für die Funktionsabformung möglich. Wir bitten freundlich um Kenntnisnahme und Beachtung. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 14/12 vom Onlineerfassungsmaske Seit Anfang des Jahres bieten wir Ihnen die Möglichkeit, mit der ZE-Onlineerfassungsmaske M+L- Rechnungen, die Ihnen nur in Papierform vorliegen, zu erfassen und dadurch den niedrigeren Online- Beitragssatz zu nutzen. Solange noch nicht alle Labore in der Lage waren, XML-Dateien zu liefern bzw. die gelieferten XML- Dateien zum Teil in den Praxen nicht verarbeitet werden konnten, wurde diese Erfassungsmaske von zahlreichen Praxen genutzt. Mittlerweile werden uns nur noch wenige M+L-Rechnungen pro Monat auf diesem Wege übermittelt. Da die Zusammenführung von M+L- und Honorardaten mit einigem Aufwand verbunden ist, bitten wir Sie, uns ab sofort über die Erfassungsmaske nur noch vollständige ZE-Fälle d.h. Honorarpositionen und M+L-Leistungen zu übermitteln. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 14/12 vom Abrechnung von verlängerten Heil- und Kostenplänen Wie die KZBV mitteilte, wurde mit der Austauschversion des ZE-Moduls 2.6c, die am an alle Softwarehersteller ausgeliefert worden ist, eine Möglichkeit geschaffen Fälle abzurechnen, in denen zwischen Zuschussfestsetzung- und Eingliederungsdatum mehr als sechs Monate vergangen sind, ohne das ursprüngliche Ausstellungsdatum zu verändern. Vorraussetzung hierfür ist, dass in dem Feld KZV-intern seitens der Praxis ein entsprechender Eintrag in Textform wie zum Beispiel von der Krankenkasse verlängert bis zum... erfolgt. Auf Grund dieser Änderung wurde der Fehlercode 590 textlich ergänzt und lautet nun: Zwischen der Zuschussfestsetzung und der Eingliederung sind mehr als 6 Monate vergangen und es ist keine Erläuterung im Feld KZV-intern vorhanden. Der Fehlercode 559 wurde neu aufgenommen und lautet: Zwischen der Zuschussfestsetzung und der Eingliederung sind mehr als 6 Monate vergangen siehe Erläuterung im Feld KZV-intern. 10

17 Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 17/12 vom Festzuschussbeträge ab Wie uns die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) mitteilte, treten ab dem neue Festzuschussbeträge mit den neuen zahntechnischen Beträgen in Kraft. Eine aktualisierte Abrechnungshilfe der KZBV ist als Anlage beigefügt und steht Ihnen auch auf unserer Homepage zur Einsichtnahme zur Verfügung unter Diese Festzuschussbeträge basieren derzeit noch auf dem bundeseinheitlichen ZE-Punktwert 2012, da bisher noch keine Einigung mit dem GKV-Spitzenverband über die Höhe des Punktwertes für 2013 erzielt werden konnte. Die KZBV geht davon aus, dass sich die Verhandlungen bis ins nächste Jahr erstrecken werden. Sobald eine Vereinbarung getroffen wurde, werden wir Sie umgehend informieren. 11

18 KFO Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 1/12 vom KCH-Begleitleistungen bei manueller KFO-Abrechnung Mit der Umsetzung des DTA-Vertrages zum ergeben sich für allgemein tätige Zahnärzte, die vereinzelt KFO Leistungen erbringen, signifikante Veränderungen. Bisher wurden sowohl die KFO-Leistungen als auch die KCH-Begleitleistungen manuell auf dem KFO-Abrechnungsformular (3-fach Vordruck) abgerechnet. Dies ist für die KCH-Begleitleistungen ab dem nicht mehr möglich. Der DTA-Vertrag sieht für KCH-Leistungen einschließlich FU/IP und GOÄ-Leistungen die Angabe des Tages der Behandlung sowie ggf. des Zahnbezuges und bei Füllungen die Angabe der Füllungslage vor. Auf dem KFO Abrechnungsformular können jedoch die geforderten Angaben nicht eingetragen werden. Eine Anpassung des KFO-Abrechnungsscheines ist bisher nicht vorgesehen. Sofern Sie KCH-Begleitleistungen erbringen, z.b. die Geb.-Nr. 13a, ist der Tag der Behandlung, die Zahnangabe sowie die Füllungslage zu übermitteln. Bei Röntgenaufnahmen muss die Begründungsziffer 3 für KFO-Behandlung angegeben werden. Um die Vorgaben des DTA-Vertrages ab dem umsetzen zu können, muss dem KFO- Abrechnungsformular ein KCH-Erfassungsschein, auf dem die erbrachten KCH-Leistungen mit den geforderten Angaben eingetragen sind, beigefügt werden. Alternativ zur manuellen Abrechnung bieten wir Ihnen die Nutzung der Online-Erfassungsmaske KFO auf unserer Homepage an. Der Vorteil für Sie besteht darin, dass hier KCH-Begleitleistungen neben KFO-Leistungen sowie Material- und Laborkosten zusammen in einer Erfassungsmaske online an die KZV übermittelt werden können. Es handelt sich hierbei um eine reine Erfassungsmaske ohne weitere Funktionalitäten, die selbsterklärend aufgebaut ist. Die BEMA-Prüfung erfolgt erst in der KZV. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 4/12 vom KCH-Begleitleistungen bei manueller KFO-Abrechnung Mit Rundschreiben Nr. 1 vom haben wir Sie über die Einreichung von KCH- Begleitleistungen bei manueller KFO-Abrechnung informiert. Da sich die Einreichungsweise mit Inkrafttreten des DTA ab dem Quartal I/2012 im Vergleich zu IV/2011 erheblich verändert hat, geben wir Ihnen unsere Hinweise nachfolgend nochmals zur Kenntnis: Mit der Umsetzung des DTA-Vertrages zum ergeben sich für allgemein tätige Zahnärzte, die vereinzelt KFO- Leistungen erbringen, signifikante Veränderungen. Bisher wurden sowohl die KFO-Leistungen als auch die KCH-Begleitleistungen manuell auf dem KFO-Abrechnungsformular (3-fach Vordruck) berechnet. Dies ist für die KCH-Begleitleistungen ab dem nicht mehr möglich. Der DTA-Vertrag sieht für konservierend-chirurgische Leistungen des Bema einschließlich FU/IP und der GOÄ den Tag der Behandlung sowie ggf. den Zahnbezug und bei Füllungen die Angabe der 12

19 Füllungslage vor. Auf dem KFO-Abrechnungsformular können jedoch die geforderten Angaben nicht eingetragen werden. Eine Anpassung des KFO-Abrechnungsscheines ist bisher nicht vorgesehen. Sofern Sie KCH-Begleitleistungen erbringen, z.b. die Geb.-Nr. 13a, ist der Tag der Behandlung, die Zahnangabe sowie die Füllungslage zu übermitteln. Bei Röntgenaufnahmen muss die Begründungsziffer 3 für KFO-Behandlung angegeben werden. Um die Vorgaben des DTA-Vertrages ab dem umsetzen zu können, muss dem KFO- Abrechnungsformular ein KCH-Erfassungsschein, auf dem die erbrachten KCH-Leistungen mit den geforderten Angaben eingetragen sind, beigefügt werden. Alternativ zur manuellen Abrechnung bieten wir Ihnen die Nutzung der KFO-Onlinemaske auf unserer Homepage an. Der Vorteil für Sie besteht darin, dass hier KCH-Begleitleistungen neben KFO- Leistungen sowie Material- und Laborkosten zusammen in einer Erfassungsmaske online an die KZV übermittelt werden können. Es handelt sich hierbei um eine reine Erfassungsmaske, die selbsterklärend aufgebaut ist. Die Bema-Prüfung erfolgt erst in der KZV. Bitte beachten Sie, dass in der KFO-Onlinemaske stets vollständige Fälle eingegeben werden müssen. Die Eingabe z.b. nur der Begleitleistungen oder nur der M+L-Daten ist nicht möglich. Bitte übersenden Sie Ihre per Onlinemaske erfassten KFO-Fälle erst mit der Quartalsabrechnung. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 4/12 vom KIG-Gruppe P im Rahmen einer KFO-Frühbehandlung Wie uns die KZBV mitteilt, kann der in den KFO-Richtlinien genannte Behandlungsbedarfsgrad P3 zum Offenhalten von Lücken bei der Beantragung einer kieferorthopädischen Frühbehandlung zu Auslegungsschwierigkeiten führen. Gemäß Mitteilung der KZBV gilt auch in den Frühbehandlungsfällen, dass ein Fall nur dann in die KIG-Gruppe P eingeordnet werden kann, wenn es sich um einen Platzmangel distal der seitlichen Schneidezähne, also der Stützzonen handelt. Ein Frontengstand löst hingegen keine Einstufung der KIG-Gruppe P aus und kann dem entsprechend auch nicht im Rahmen einer Frühbehandlung zu Lasten der GKV beantragt werden. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 7/12 vom Praxisgebühr bei KFO: Einzug bei Vollendung des 18. Lebensjahres im Laufe eines Behandlungsquartals Bitte beachten Sie, dass mit Inkrafttreten des DTA-Vertrages ab dem 1. Quartal 2012 ein Patient die Praxisgebühr zu entrichten hat, wenn Leistungen nach Vollendung des 18. Lebensjahres erbracht und abgerechnet werden. Grund hierfür ist, dass ab dem 1. Quartal 2012 zu jeder konservierend-chirurgischen Leistung das Sitzungsdatum anzugeben ist. Somit sind die gleichen Vorraussetzungen wie bei der KCH- Abrechnung geschaffen worden. Der Tag der Leistungserbringung ist entscheidend für die Entrichtung der Praxisgebühr. Abweichend von der KCH-Abrechnung blieben bisher Patienten, die während eines Leistungsquartals das 18. Lebensjahr vollendet haben, von der Zuzahlung gemäß 28 SGB V befreit. 13

20 Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 10/12 vom Individual-Prophylaxe-Leistungen im Rahmen einer KFO-Behandlung Anlässlich zahlreicher Berichtigungsanträge der DAK bezüglich der Abrechnung von IP-Leistungen im Rahmen einer KFO-Behandlung möchten wir Ihnen einige Informationen zu diesem Thema geben. Die DAK beanstandet IP-Leistungen, wenn diese gleichzeitig von Zahnarzt und Kieferorthopäde erbracht werden. Häufig überweist der Hauszahnarzt den Patienten zur Durchführung einer kieferorthopädischen Behandlung zu einem Fachzahnarzt für Kieferorthopädie. Der Hauszahnarzt erteilt somit den Auftrag zu einer kieferorthopädischen Behandlung, jedoch damit nicht auch den Auftrag zur Durchführung eines IP-Programms. Grundsätzlich ist zwar der Kieferorthopäde berechtigt, ein IP-Programm durchzuführen. Er sollte sich aber immer mit dem Hauszahnarzt absprechen, ob bereits dort ein IP-Programm begonnen wurde. Ist dies der Fall, sollte die IP-Behandlung beim Hauszahnarzt weitergeführt werden. In jedem Fall muss sichergestellt werden, dass nicht mehrere IP-Programme parallel durchgeführt werden. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 14/12 vom Nicht eingelesene egk/kvk Während der Erstellung der KFO-Quartalsabrechnung gibt es immer wieder Probleme mit Behandlungsfällen, bei denen die egk/kvk nicht eingelesen wurden. Hierzu gibt die KZBV folgende Informationen: Die Bestimmungen zur Anwendung der egk/kvk legen auch für den Bereich KFO fest, dass die egk/kvk in dem Quartal, in dem eine Inanspruchnahme durch den Patienten stattgefunden hat, einmal vorzulegen ist. Nun wurde in der letzten Woche von kieferorthopädischer Seite darauf hingewiesen, dass die in Behandlung befindlichen Patienten obwohl sie darauf aufmerksam gemacht wurden ihre egk/kvk nicht immer dabei haben. Es wurde die Befürchtung geäußert, dass dadurch ein hoher bürokratischer Aufwand aufgrund von zu erstellenden Privatrechnungen entsteht. Mit der Austauschversion 2.3b des KFO-Abrechnungsmoduls wird nunmehr eine Ausnahmemöglichkeit realisiert, die darauf basiert, dass eine Kostenübernahmeerklärung der Krankenkasse auf dem KFO-Behandlungsplan existiert. In den Ausnahmefällen, in denen die egk/kvk im aktuellen Leistungsquartal nicht vom Patienten vorgelegt wurde, können auch die vormals eingelesenen vollständigen Daten vom Chip der Karte, einschließlich des Einlesedatums, dem KFO-Abrechnungsmodul übergeben werden. Diese Ausnahme gilt nicht, wenn KCH-Begleitleistungen zur Abrechnung kommen, die nicht in der KFO- Planung enthalten sind. Aus dieser Ausnahmeregelung darf jedoch nicht gefolgert werden, dass auf das quartalsweise, wiederholte Einlesen der Krankenversichertenkarte generell verzichtet werden kann! Das Ersatzverfahren darf nur angewendet werden, wenn die vorgelegte egk/kvk aufgrund eines technischen Defekts der Karte/des Lesegerätes nicht eingelesen werden konnte. 14

21 KBR Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 6/12 vom Vorverlegung der KBR-Einreichung vom 30. auf den 15. Aus organisatorischen Gründen wird die KBR-Einreichung, die bisher jeweils am Monatsende erfolgte, ab Mai auf die Monatsmitte vorverlegt. Bitte reichen Sie Ihre KBR-Abrechnung Mai bereits am ein. Diese Änderung entspricht dem vielfach aus Praxen geäußerten Wunsch eines einheitlichen Einreichungstermins für alle Monats-Abrechnungen. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 12/12 vom KBR Mit Rundschreiben Nr. 11 vom haben wir Ihnen eine Materialliste für KBR zur Verfügung gestellt. Wir erinnern in diesem Zusammenhang daran, dass für KBR-Abformmaterialien die tatsächlichen Euro-Beträge anzusetzen sind. Für die Abrechnung von Praxismaterialkosten gilt das Gebot der Wirtschaftlichkeit. Die Materialkosten dürfen nur in der tatsächlich entstandenen Höhe abgerechnet werden. Wir bitten um regelmäßige Überprüfung, ob bei der GKV-Abrechnung die Materialkostenberechnung in Form von Einkaufspreis zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer noch aktuell ist. Erhalten Sie vom Dentaldepot ggf. Rabatte oder einen sonstigen geldwerten Vorteil, sind diese Nachlässe an die Krankenkasse bzw. an den Patienten weiterzugeben. Eingeräumte Skonti von bis zu 3% können beim Zahnarzt verbleiben. 15

22 DTA Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 1/12 vom ZE/PAR-Einreichung am Am erfolgt für ZE und PAR die erste Einreichung nach den neuen DTA-Regelungen. Zwar haben Sie unverändert die Möglichkeit, Ihre Abrechnungen ausschließlich auf Papier einzureichen. Da jedoch die KZV zur elektronischen Abrechnung gegenüber den Krankenkassen verpflichtet ist, führen auf Papier eingereichte Abrechnungen zu einem deutlich höheren Erfassungsaufwand in der KZV. Höhere Beitragssätze für Papier-Einreichungen sind deshalb leider unvermeidlich. Unabhängig davon bitten wir Sie, Ihre ZE- und PAR-Abrechnung am auch bei voll umfänglicher Nutzung der elektronischen Abrechnung zusätzlich wie bisher vollständig auf Papier (ZE incl. M+L-Rechnungen) einzureichen. In der KZV wird dann ein Abgleich Ihrer DTA- mit Ihrer Papier-Abrechnung vorgenommen und damit sicher gestellt, dass bei der erstmaligen Anwendung des neuen Abrechnungsverfahrens keine Fälle verloren gehen. Sofern sich aus diesem Abgleich kein zusätzlicher Erfassungsaufwand zu Ihrer DTA-Einreichung ergibt, ist die zusätzliche Papier-Einreichung für Sie beitragsunschädlich. Altfälle (Behandlungsabschluss bis ) und Fälle für Sonstige Kostenträger müssen in jedem Fall weiterhin zusätzlich auf Papier eingereicht werden. Sofern diese Fälle bereits in Ihrer DTA-Abrechnung enthalten sind, ist auch hier das Papier beitragsunschädlich. Ergänzend verweisen wir auf die beigefügten Hinweise zur ZE- bzw. PAR-Einreichung am Wie bereits mehrfach mitgeteilt, kann der Disketten-/Online-Beitragssatz bei ZE (1,4 % / 1,3 %) nur noch dann gewährt werden, wenn auch die M+L-Daten elektronisch übermittelt werden. Hierfür benötigen Sie von Ihrem Labor zusätzlich zu den M+L-Rechnungen auf Papier eine sog. XML- Datei, aus der Ihr Praxisverwaltungsprogramm automatisch die M+L-Daten den einzelnen Behandlungsfällen zuordnet. Sollten Sie noch nicht über die erforderlichen DTA-Module für Ihr Praxisverwaltungsprogramm verfügen oder ist Ihr Labor noch nicht dazu in der Lage, Ihnen die M+L-Daten elektronisch zur Verfügung zu stellen, haben Sie mit den Online-Erfassungsmasken der KZV Bremen auf unserer Homepage in der Rubrik Abrechnung / Papierlose Abrechnung 2012 bzw. unter seit dem 04. Januar die Möglichkeit, Ihre Abrechnungsdaten für ZE-M+L, PAR, KBR und KFO selbst zu erfassen und auf diesem Wege elektronisch an die KZV zu übermitteln. Zur Nutzung dieser Online-Erfassungsmasken muss keine Software installiert werden. Es ist lediglich ein Online-Zugang sowie ein Internet-Browser erforderlich. Allerdings beinhalten diese Masken keine BEMA-Prüfroutinen. Auch eine direkte Übernahme z.b. von Stammdaten aus Ihrer Praxissoftware ist nicht möglich. Die Erfassung von Fällen mit den Online-Erfassungsmasken in Ihrer Praxis muss nicht zwingend am Stück erfolgen. Es ist möglich, Fälle zwischendurch zu erfassen, zu speichern und schließlich spätestens zum Einreichungstermin gesammelt an die KZV zu übermitteln. Die Praxen, die auf diesem Weg Ihre Abrechnung vollständig papierlos übermitteln, werden beitragsmäßig wie Disketten- bzw. Online-Abrechner eingestuft. 16

23 Bei Bedarf steht Ihnen auf unserer Homepage zu den Onlineerfassungsmasken auch eine erläuternde Präsentation zur Verfügung: Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 1/12 vom Probleme mit Laboren bei der Übernahme der Auftragsnummer Wie uns die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung (KZBV) mitteilte, treten in einigen Laboren Schwierigkeiten bei der Übernahme der Auftragsnummer auf, die durch die Praxis-Software erzeugt wurde. Ursache dieser Schwierigkeiten ist, dass mit der Software einiger Labore Auftragsnummern nur in einer ganz bestimmten Form verarbeitet werden können, obwohl die Labor-Softwarehersteller darauf hingewiesen wurden, dass jede von der Zahnarztpraxis übermittelte Auftragsnummer im Labor unverändert übernommen werden können muss. Zum Teil haben die Labor-Softwarehersteller bereits entsprechende Updates herausgegeben, so dass dieses Problem kurzfristig gelöst sein sollte. Ergänzend rät die KZBV dringend davon ab, dass sich eine Praxis zum Zwecke der Datenübermittlung mit einem Zentralrechner verbinden lässt, weil das Labor dies so vorgibt. Für reine Privatpatienten wird keine XML-Datei benötigt. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 2/12 vom Verlängerung der Papier-Einreichung für ZE, PAR und KBR bis März Die ersten DTA-Einreichungen für ZE, PAR und KBR haben gezeigt, dass das neue Abrechnungs- Verfahren noch mit einigen praktischen Problemen einhergeht. Diese Probleme resultieren zum Teil daraus, dass an der Umsetzung drei Player beteiligt sind: die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung, die Praxissoftware-Hersteller und die Hersteller von Labor- Software (zur Erzeugung der XML-Dateien). Einige Probleme zeigen sich bereits bei Ihnen in der Praxis anhand von Fehlermeldungen bei der Erstellung der jeweiligen Monats-Abrechnungen. Andere Fehler werden erst sichtbar bei der Verarbeitung der von Ihnen übersandten Dateien in der KZV. Selbstverständlich werden alle von uns erkannten Fehler, die nicht durch die KZV Bremen direkt behoben werden können, umgehend an die KZBV zurück gemeldet. Diese übernimmt dann die Abstimmung mit den Praxissoftware- bzw. den Laborsoftware-Herstellern. Die Ergebnisse erhalten Sie dann in Form von Updates Ihres Praxissoftware-Herstellers. Leider ist die Beseitigung von noch bestehenden Problemen in den Abrechnungs-Programmen zum Teil mit einigem Zeitaufwand verbunden. Auch kann nicht ausgeschlossen werden, dass mit den Updates zwar alte Fehler beseitigt werden, gleichzeitig aber wieder neue auftreten. Damit die KZV Bremen dafür Sorge tragen kann, dass keine Fälle aus Ihren Abrechnungen verloren gehen bitten wir Sie, in jedem Fall zu Ihren Monatsabrechnungen im Februar und März noch wie bisher die vollständigen Abrechnungsunterlagen (HKP + M+L-Rechnung) auf Papier beizufügen. Sofern Sie aufgrund der Umsetzung des DTA in Ihrer Praxis nur noch über ein Original-Exemplar der M+L-Rechnung verfügen, können auch Kopien eingereicht werden. 17

24 Bitte reichen Sie die Papierunterlagen für Altfälle (Eingliederung bis ) und Neufälle getrennt sortiert ein. In Bezug auf die Anwendung der Beitragsordnung werden wir technisch bedingten Problemen bei der Einreichung angemessen Rechnung tragen. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 3/12 vom Verlängerung der Papier-Einreichung für ZE, PAR und KBR Aufgrund der leider noch bestehenden Software-Probleme im DTA wiederholen wir unsere Bitte an Sie, auch bei elektronischer Einreichung weiterhin das vollständige Papier (HKP + M+L-Rechnung) parallel einzureichen. Nur so kann die KZV in der Bearbeitung Ihrer Abrechnung sicher stellen, dass keine Fälle verloren gehen. Sofern Sie aufgrund der Umsetzung des DTA in Ihrer Praxis nur noch über ein Original-Exemplar der M+L-Rechnung verfügen, können auch Kopien eingereicht werden. Unabhängig davon, ob HKPs zur Abrechnung an die KZV weitergeleitet werden, müssen diese aus Dokumentationsgründen stets unterschrieben werden. Bitte reichen Sie die Papierunterlagen für Altfälle (Eingliederung bis ) und Neufälle getrennt sortiert ein. In Bezug auf die Anwendung der Beitragsordnung werden wir technisch bedingten Problemen bei der Einreichung angemessen Rechnung tragen. Der Vorstand wird dazu einen Antrag an die Vertreterversammlung stellen, das Inkrafttreten der DTA-bezogenen Änderungen in der Beitragsordnung 2012 auf das Quartal II/2012 zu verschieben. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 2/12 vom Aufschlüsselung von BEB-Positionen bei der Abrechnung von Zahnersatzleistungen Auf Grund der Einführung der papierlosen Abrechnung müssen die M+L-Daten von der KZV elektronisch an die Krankenkassen übersendet werden. Voraussetzung hierfür ist die Übermittlung der einzelnen Laborpositionen vom Fremdlabor in einer XML-Datei an die Praxis. Die Aufschlüsselung nach Leistung und Einzelbetrag betrifft nicht nur die BEL-Leistungen, sondern auch, z.b. bei der Abrechnung von gleichartigen Zahnersatzleistungen, die BEB-Leistungen, die mit dem Kürzel NBL (Nicht BEL-Leistung) versehen werden müssen. Die BEB-Leistungen müssen mit aussagekräftigen Leistungsbeschreibungen versehen werden (Text + Preisangabe). Beispiel: NBL-Modell für Sägesegmente 6,50 Euro Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 3/12 vom Online-Erfassungsmasken Aufgrund einiger Nachfragen weisen wir darauf hin, dass bei Verwendung der Online-Erfassungsmasken für KBR und KFO die Fälle vollständig d.h. Honorar und M+L erfasst werden müssen. Eine Erfassung nur der M+L-Daten ist ausschließlich in der ZE-Maske vorgesehen. 18

25 Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 3/12 vom M+L-Rechnungen Einige PVS-Hersteller haben ihren Kunden mitgeteilt, dass aufgrund von im DTA noch bestehenden Problemen die Übersendung von M+L-Daten im XML-Format derzeit nicht erforderlich sei. Diese Information ist nicht zutreffend! Zwar bietet die KZV Bremen unverändert die Möglichkeit der ausschließlichen Papiereinreichung. Da daraus aber dann ein zusätzlicher Erfassungsaufwand in der KZV entsteht, haben Papiereinreichungen höhere Verwaltungskostenbeiträge zur Folge. Wir bitten Sie deshalb unverändert, zusätzlich zu Ihrer Papiereinreichung Ihre Abrechnungen möglichst vollständig (incl. M+L) elektronisch einzureichen. In diesem Zusammenhang weisen wir ergänzend darauf hin, dass die aus dem Labor gelieferten M+L-Daten im XML-Format nicht die Original-Rechnungen auf Papier ersetzen. Die gedruckte Rechnung ist und bleibt die relevante Original-Rechnung für den Zahnarzt und den Patienten und muss aus steuerlichen Gründen sogar 10 Jahre in der Praxis aufbewahrt werden. Die vom Labor ü- bermittelten Rechnungsdaten entsprechen nicht einer "elektronischen Rechnung" im juristischen Sinn (siehe auch FAQ-Liste auf unserer Homepage in der Rubrik Abrechnung / Papierlose Abrechnung 2012 ). Für die Übersendung der Abrechnung an die KZV ist hingegen eine Kopie der Original-Rechnung ausreichend. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 3/12 vom Datumsangaben: Fehlermeldung des ZE-Abrechnungsmoduls Das ZE-Abrechnungsmodul meldet einen Fehler, wenn z.b. bei Wiederherstellungsmaßnahmen das Ausstellungsdatum des Heil- und Kostenplanes nach dem Eingliederungsdatum liegt. Da ein neues Update erst spätestens Ende März 2012 zu erwarten ist, empfiehlt die KZBV bis dahin, das Eingliederungsdatum dem Ausstellungsdatum gleichzusetzen. Für eventuelle Nachfragen kann der tatsächliche Behandlungsverlauf in der Leistungserfassung nachgewiesen werden. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 4/12 vom Datenträgeraustausch (DTA) Bei der elektronischen Zahnersatz-Abrechnung sind auch im Februar bundesweit noch eine Reihe von Problemen aufgetreten. Zum Teil konnten Labordaten nicht in die Praxissoftware integriert werden, oder nicht behebbare Fehlermeldungen haben eine Online-Datenübertragung verhindert. Erschwerend hinzu kam wie bereits mit dem Rundschreiben Nr. 3 berichtet die unzutreffende Mitteilung von Software-Anbietern, dass eine elektronische Übermittlung der M+L-Daten zunächst nicht erforderlich sei. Diese Mitteilung ist nicht zutreffend. Für ZE Februar haben wir bereits 84 % der Abrechnungen von Ihnen online und 11 % auf Diskette erhalten. Die DTA-Quote lag damit bei beeindruckenden 95 %, allerdings konnten zum Teil die M+L-Daten aufgrund technischer Probleme nur auf Papier eingereicht werden. Trotz einer Vielzahl 19

26 von Fehlermeldungen in den Praxen und bei den Prüfläufen in der KZV konnten wir mit Ihnen gemeinsam die bestehen Probleme soweit reduzieren, dass eine elektronische Abrechnung i.d.r. möglich war. Die Praxissoftware-Hersteller haben zugesagt, zwischen dem 21. und Updates auszuliefern, mit denen die bisher aufgetretenen Probleme z.b. bei der Einbindung von XML-Dateien beseitigt werden sollen. Bitte installieren Sie das Update unbedingt vor Ihrer ZE-Einreichung für April und beachten Sie unbedingt die mitgelieferte Update-Beschreibung Ihres PVS-Herstellers. Sollten Sie Ihr Update bis zum noch nicht erhalten haben, nehmen Sie umgehend Kontakt mit Ihrem Software-Hersteller auf. Mit diesen Updates werden die ZE-Module unscharf gestellt. D.h. eine DTA-Abrechnung ist auch dann möglich, wenn für einzelne Fälle z.b. wegen Problemen mit einer XML-Datei noch Fehler angezeigt werden. Wir hatten Sie bisher gebeten, auch bei vollständig elektronischer Einreichung (Honorar und M+L- Daten) unbedingt zusätzlich die Abrechnung vollständig in Papier einzureichen, damit die KZV sicherstellen kann, dass keine Pläne verloren gehen. Ab der April-Abrechnung ist die zusätzliche Einreichung von Papier parallel zur Online- bzw. Disketten-Einreichung nur noch optional. Sofern Sie Ihre Abrechnung dann nur noch elektronisch einreichen, kontrollieren Sie die an die KZV zu übersendenden Daten bitte unbedingt bereits vorab auf Vollständigkeit. Wenn Sie Ihre Abrechnung online einreichen, erhalten Sie automatisch ein Übertragungs-Protokoll. Sollten sich hier Abweichungen zu den Daten in Ihrer Praxissoftware ergeben, setzen Sie sich möglichst kurzfristig mit uns in Verbindung, um die Ursache einer möglichen Differenz zu klären. Unverändert ist auch eine Einreichung ausschließlich auf Papier möglich. Aufgrund des zusätzlichen Erfassungsaufwandes hat die Papier-Einreichung aber einen Verwaltungskostenbeitrag von 2,6 % zur Folge, statt 1,4 % bei DTA-Einreichnung bzw. 1,3 % bei Online-Einreichung. Ab April gilt zudem in jedem Fall, dass einzelne Pläne bzw. M+L-Rechnungen auf Papier die gesamte Abrechnung infizieren. D.h. der geringere DTA- bzw. Online-Beitragssatz gilt nur dann, wenn die Abrechnung vollständig elektronisch erfolgt. Sollte für einzelne ZE-Fälle eine papierlose Übermittlung der M+L-Daten nicht möglich sein, steht Ihnen als Alternative die ZE-Erfassungsmaske auf unserer Homepage zur Verfügung. Ausschließlich für Sonstige Kostenträger und Altfälle (Eingliederung bis zum ) ist für alle Leistungsarten weiterhin eine zusätzliche Papier-Einreichung erforderlich. Für Sonstige Kostenträger ist die Papier-Einreichung in jedem Fall Beitragssatz-unschädlich. Für Altfälle gilt dies nur, wenn sie zusätzlich elektronisch übermittelt werden. Aus einigen Praxen wird zusätzlich zur Online-Einreichung noch eine Diskette eingereicht. Diese Form der elektronischen Doppel-Einreichung ist nicht erforderlich. Auszug aus KZV Rundschreiben Nr. 5/12 vom Datenträgeraustausch (DTA) Updates der Praxissoftwarehersteller Die Praxissoftwarehersteller hatten zugesagt, bis zum neue Updates zur Verfügung zu stellen, mit denen die bisher zum Teil aufgetretenen Fehler im DTA beseitigt werden sollen. 20