Excel-Kurs Die ersten Schritte Seite - 1 -

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1 Excel-Kurs Die ersten Schritte Seite Aufbau einer Excel-Tabelle planen Bevor Sie mit dem Anlegen einer neuen Tabelle beginnen, sollten Sie sich erst einmal Gedanken darüber machen, wie die Tabelle aufgebaut sein soll. Tabelle anlegen Wenn Sie eine neue Tabelle erstellen wollen, müssen Sie zunächst dafür sorgen, dass eine leere Tabelle angezeigt. Dies geschieht automatisch nach dem Start von Excel. Texte eingeben Zunächst geben Sie eine Überschrift und Leittexte für Ihre Daten ein, die Auskunft darüber geben, was die Zahlen in der Tabelle bedeuten. Damit die Tabelle bei unvorhergesehenen Zwischenfällen nicht verloren geht, speichern Sie die Arbeitsmappe spätestens nach der Eingabe der Leittexte. Wenn Sie eine sehr große Tabelle erstellen, also sehr umfangreiche Texte einzugeben haben, empfiehlt es sich natürlich, die Arbeitsmappe bereits während der Eingabe zu speichern. Speichern Sie so oft wie möglich! Denn nur so sind Sie sicher, dass im Ernstfall keine mühevolle Arbeit verloren geht. Zahlen eingeben Nachdem durch die Leittexte eindeutig festgelegt ist, wo die Werte stehen müssen, werden sie nun eingegeben. Sind alle Zahlen eingetippt, speichern Sie die neue Version der Arbeitsmappe wieder ab. Die ursprüngliche Version wird dadurch überschrieben. Formeln eingeben Natürlich können Sie in Excel auch Texte und Zahlen tabellarisch erfassen, ohne eine Berechnung durchzuführen. In der Regel werden Sie mit den eingegebenen Zahlen aber sicher rechnen wollen. Dazu geben Sie in diesem Schritt die Formeln für die Berechnungen ein. Wie üblich wird die Arbeitsmappe anschließend gespeichert. Tabelle überprüfen Im Großen und Ganzen ist Ihre Tabelle nun fertig. Aber: Haben Sie auch alle Formeln richtig eingegeben? Haben sich in die Texte Tippfehler eingeschlichen? Damit alles seine Richtigkeit hat, überprüfen Sie die Tabelle, korrigieren eventuelle Fehler und speichern schließlich die neue Fassung wieder ab. TIPP:Das lästige Überprüfen der Formeln können Sie sich sparen, wenn Sie zunächst nur Testzahlen eingeben. So sehen Sie auf den ersten Blick, ob das Ergebnis richtig ist. Beispiel: Sie erstellen eine Tabelle, in der Sie die Monatsumsätze eines Jahres erfassen. Geben Sie als Testzahlen bei jedem Monat die Zahl 1 ein. Ist das Ergebnis 12, stimmt die Formel, und Sie können die Testzahlen mit den Echtzahlen überschreiben. Da die Formel nicht mehr geändert wird, können Sie sicher sein, dass das Ergebnis richtig errechnet ist. Meist ist es damit nicht getan, dass die Zahlen eingegeben und wie gewünscht berechnet werden. Es geht also weiter: Tabelle gestalten Nun geht's an die Gestaltung der Tabelle. In der EDV-Sprache heißt dies formatieren. Excel bietet Ihnen eine enorme Vielfalt an Gestaltungsmöglichkeiten. So können Sie z. B. die Texte und Zahlen in einer anderen Schriftart oder größe darstellen oder die Ausrichtungsart der Feldeinträge festlegen. Wie üblich wird abschließend gespeichert. Tabelle dokumentieren Zum Schluss fehlt noch ein ganz wichtiger Punkt, der leider immer wieder vergessen wird: Umfangreiche Tabellen sollten unbedingt dokumentiert werden. Mit den meisten Tabellen werden Sie sicher über einen längeren Zeitraum hinweg arbeiten. Wenn dann später Fragen zur Tabelle auftauchen, können diese nur mit großen Schwierigkeiten beantwortet werden. Häufig ist z. B. nicht mehr bekannt, woher die Zahlen in der Tabelle stammen. Von einem bestimmten Dokument? Oder telefonisch von einem Kollegen durchgegeben? Solche und ähnliche Informationen sollten z. B. in die Dokumentation eingehen. Zur Dokumentation gehört auch ein Ausdruck der Tabelle mit den Zeilen- /Spaltenköpfen und den Formeln. Falls Sie dann einmal versehentlich eine Formel löschen, kein Problem! Sie holen die Dokumentation hervor und tippen die Formel einfach ab.

2 Excel-Kurs Die ersten Schritte Seite Zelle auswählen Bevor Sie Daten in eine Zelle schreiben, müssen Sie die entsprechende Zelle auswählen. Dazu bewegen Sie den Zellzeiger mit Hilfe der Cursortasten oder klicken die gewünschte Zelle mit der Maus an. Text eingeben Steht der Zellzeiger auf der richtigen Zelle, geben Sie den Text einfach über die Tastatur ein. Achten Sie bei der Eingabe auf die Bearbeitungszeile. Die Zeichen, die Sie eintippen, werden dort angezeigt. Außerdem stehen bei der Eingabe zwei Symbole in der Bearbeitungszeile, deren Bedeutung Sie gleich kennen lernen sollen. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie die Taste ENTER oder klicken das Häkchen in der Bearbeitungszeile (= EINGABEFELD) an. Falls Sie es sich doch anders überlegt haben und keine Daten eingeben wollen, brechen Sie die Aktion mit ESC ab oder klicken in der Bearbeitungszeile das Zeichen x (es heißt STORNIERFELD) an. Falls Sie sich verschrieben haben: Mit der RÜCKTASTE (= BACKSPACE) können Sie die Eingabe zeichenweise löschen. Die Umsatz-Tabelle Erstellen Sie nun die Umsatztabelle. Geben Sie zunächst die Überschrift und die Leittexte wie in der folgenden Abbildung ein: Der alternative Aufbau der Tabelle könnte so aussehen! Welcher Aufbau ist günstiger? Wie könnten die Tabellen weiter ausgebaut werden?

3 Excel-Kurs Die ersten Schritte Seite Das Speichern von Excel-Mappen Der Befehl SPEICHERN UNTER Excel kennt gleich zwei Befehle zum Speichern einer Arbeitsmappe. Den Befehl SPEICHERN UNTER verwenden Sie, wenn Sie eine Arbeitsmappe zum ersten Mal speichern. Er bietet Ihnen im Gegensatz zum Befehl SPEICHERN - die Gelegenheit, einen Namen für die Arbeitsmappe zu vergeben und zu bestimmen, wo die Arbeitsmappe abgelegt werden soll. 1. Rufen Sie den Befehl DATEI: SPEICHERN UNTER auf. 2. Wählen Sie im Feld SPEICHERN IN das Laufwerk bzw. den Ordner aus, in dem die Arbeitsmappe gespeichert werden soll. 3. Tragen Sie in das Feld DATEINAME den Namen ein, unter dem die Datei gespeichert werden soll. Excel fügt automatisch die Dateikennung.XLS hinzu. 4. Mit einem Klick auf die Schaltfläche SPEICHERN wird die Arbeitsmappe gespeichert. Sie kehren zur Tabelle zurück. Der Befehl SPEICHERN Den Befehl DATEI: SPEICHERN rufen Sie immer dann auf, wenn Sie eine bereits gespeicherte Arbeitsmappe geändert haben und die alte Version nicht mehr benötigen. Dieser Befehl überschreibt die alte Version ohne Rückfrage. Alternativ zum Befehl DATEI: SPEICHERN können Sie natürlich auch das Symbol in der Standard- Symbolleiste anklicken:

4 Excel-Kurs Die ersten Schritte Seite Formeln eingeben Mit Formeln berechnen Sie die Werte in Ihrer Tabelle. Sie werden sehen: Die Formeleingabe ist in Excel kinderleicht. Formelaufbau Wie bei der herkömmlichen Rechenmethode besteht auch in Excel eine Formel aus einzelnen Elementen, die durch Operatoren getrennt sind. Beispiel: 5+3 Damit das Rechenergebnis immer den aktuellen Zahlen angepasst ist, geben Sie im Unterschied zur herkömmlichen Rechenmethode aber nicht die einzelnen Zahlen ein, sondern die Adresse der Zellen, in der die Zahlen stehen. Beispiel: A2+B2 Zelle auswählen Bevor Sie eine Formel eingeben, klicken Sie die Zelle an, in der das Ergebnis der Formel stehen soll, z.b. in der Zelle C2 Formel aufbauen Alle Formeln und Funktionen beginnen in Excel mit einem Gleichheitszeichen. Am einfachsten geht die Formeleingabe, wenn Sie die Zellen, deren Inhalt in die Formel einfließen soll, mit der Maus anklicken oder mit den Cursortasten ansteuern. Die Operatoren tippen Sie mit der Tastatur ein. Natürlich können Sie die Zelladressen auch eintippen. Ob Sie dabei Klein- oder Großbuchstaben verwenden, ist ganz egal. Wichtig ist nur, dass Sie keine Leerstelle zwischen die Spalten- und die Zeilenangabe schreiben. Mit der Taste ENTER beenden Sie die Formeleingabe. Ein Beispiel: Sie wollen die Zahlen in den Zellen A2 und B2 addieren. Das Ergebnis soll in Zelle C2 stehen. 1. Setzen Sie den Cursor auf die Zelle C2. 2. Geben Sie das Gleichheitszeichen zum Start der Formel ein. 3. Klicken Sie die Zelle A2 an. 4. Geben Sie ein Pluszeichen (+) ein. 5. Klicken Sie die Zelle B2 an. 6. Beenden Sie die Formeleingabe mit ENTER. Bildschirmanzeige In der Zelle wird nur das Ergebnis der Formel angezeigt. Die Formel selbst bleibt im Hintergrund. Damit Sie wissen, welche Formel sich hinter dem Ergebnis verbirgt, wird diese in der Bearbeitungszeile das ist die Zeile gleich über den Spaltenbeschriftungen angezeigt, wenn der Cursor auf der Zelle mit der Formel steht.

5 Excel-Kurs Die ersten Schritte Seite Tabelle gestalten Excel bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre Tabellen zu gestalten. Die Palette reicht von der simplen Gestaltung der Zahlen bis hin zu Farben, Rahmen und Mustern. Zahlen markieren Normalerweise markiert der Cursor immer nur eine einzige Zelle. Falls Sie gleich mehrere Zellen in einem Arbeitsgang ansprechen wollen, müssen Sie die Zellen markieren. Dazu klicken Sie die Zelle an, die oben links in dem bereich steht, den Sie markieren wollen. Drücken Sie nun die linke Maustaste und halten Sie die Taste gedrückt, während Sie die Markierung zur rechten unteren Ecke des Bereichs ziehen. Alternativ dazu können Sie auch die Taste UMSCHALT drücken und den Cursor mit Hilfe der Cursortasten bewegen. Zahlenformat einstellen Damit die Zahlen im Währungsformat (DM oder ) dargestellt werden, klicken Sie das Symbol WÄHRUNG in der Format-Symbolleiste an. Bei älteren Office-Versionen kann das -Symbol nur im Format-Menü als benutzerdefiniertes Format dargestellt werden, indem man die DM-Bezeichnung durch das Euro-Zeichen ersetzt. In der deutschen Version von Excel werden die Zahlen dann mit Tausenderpunkt, zwei Nachkommastellen und dem Währungssymbol DM dargestellt. Falls Sie die Zahlen ohne Währungssymbol darstellen wollen, verwenden Sie die Symbole DEZIMALSTELLE HINZUFÜGEN und DEZIMALSTELLE LÖSCHEN. Sollte die Zahl nun nicht mehr in die Zelle passen, sehen Sie statt der Zahl lauter Nummernzeichen (####). Wenn Sie die Spalte verbreitern, wird die Zahl wieder angezeigt. Spaltenbreite ändern In einer neuen Excel-Tabelle sind alle Spalten gleich groß. Aber natürlich haben Sie die Möglichkeit, die Spaltenbreite beliebig zu ändern. Am schnellsten geht das mit der Maus. Führen Sie den Mauszeiger auf die Trennlinie, die im Spaltenkopf (das ist die Zeile mit den Spaltennamen A, B, C...) nach der Spalte steht, die Sie ändern wollen. Halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie die Trennlinie nach rechts (zum Verbreitern der Spalte) bzw. nach links (zum Verkleinern) ziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird die Spalte angepasst. Überschrift gestalten Die Überschrift in Ihrer Tabelle sollte noch hervorgehoben werden. Setzen Sie den Cursor auf die Zelle mit der Überschrift und klicken Sie das Symbol F (für Fettdruck) in der Symbolleiste an. Ändern und vergrößern Sie auch die Schrift, in dem Sie Einstellungen in den Listenfeldern SCHRIFTART und SCHRIFTGRAD vornehmen. Klicken Sie dazu den kleinen Pfeil neben dem entsprechenden Feld an und wählen Sie eine andere Schriftart oder größe aus.

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