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1 Anleitung zum Import von Adressen aus Klicktel 2000 in KaRoMail Die Anleitung erfolgt auf Basis eines Beispiels: Problemstellung: Sie besitzen eine Praxis für Physiotherapie und wollen alle Ärzte der Allgemeinmedizin in Ihrem Ort (hier Pulheim) anschreiben. Nach dem Start von KlickTel suchen Sie Pulheim heraus. Mit einem Doppelclick auf den Ortsnamen erhalten Sie eine Liste mit allen Pulheimer Adressen angezeigt.

2 Zur Ansicht stehen die Reiter Namen, Straßen und Branchen zur Verfügung. Klicken Sie auf Branchen.

3 Dann in der Branchenliste auf Gesundheitswesen und dann auf Ärzte. Mit einem Doppelklick auf Ärzte-Allgemeinmedizin erhalten Sie die Liste der Ärzte.

4 Mit der Maus können Sie jetzt die einzelnen Adressen auswählen. Da in KlickTel oft doppelte Adressen vorhanden sind, empfiehlt es sich, die Adressen einzelnen mit der Maus zusammenzustellen. Hierzu halten Sie die <Strg> Taste gedrückt und klicken mit der Maus auf die jeweilige Adresse, die Sie auswählen wollen. Auf diese Weise erhalten eine Liste, die so aussieht, wie im nächsten Bild. Hinweis: Aus Datenschutzgründen exportiert KlickTel nur 75 Adressen pro Auswahl. Darum empfiehlt es sich nicht mehr als 75 Adressen anzuklicken. Wenn man mehr Adressen anklickt, werden diese beim Export nicht berücksichtigt.

5 Nun klicken Sie auf den Button Übergeben und wählen aus der Aufklappliste den Menüpunkt Excel. Damit erstellt KlickTel eine Excel-Datei mit den Adressen.

6 Diese Excel-Datei können Sie nun mit KaRoMail importieren. Leider besitzt die von KlickTel erstellte Excel-Datei einen anderen Aufbau als die Adress-Tabelle von KaRoMail. Tabellenaufbau: Anrede Titel Vorname Name Straße Zusatz PLZ Ort Vorwahl Telefon KlickTel Anrede Vorname Name Straße PLZ Stadt Telefon Adressanrede Land KaRoMail Für eine optimale Datenübernahme muss man nun die Excel-Datei an den Tabellenaufbau von KaRoMail anpassen. Bei Analyse der Daten stellt sich heraus: Das Feld Anrede aus KlickTel ist für eine persönliche Briefanrede in KaRoMail nicht zu gebrauchen. Es kann aber als Adressanrede verwendet werden. Das Feld Titel existiert in KaRoMail nicht, ebenso die Felder Zusatz und Vorwahl. Dafür fehlt bei KlickTel das Feld Land. Zur Lösung gibt es verschiedene Wege. Beispielhaft will ich einen jetzt aufzeigen. Anpassen der Telefonummer in der Excel-Datei: Mit der Textfunktion Verketten können Sie in Excel Sie in Excel 2 Felder verbinden. Sie klicken in Spalte K in die oberste Zelle (K1) der Excel-Datei, um diese zu aktivieren. In der Eingabe von Excel geben den folgenden Befehl ein: =VERKETTEN(I1;"-";J1) Dann klicken auf das Feld K1, damit die Eingabe übernommen wird. In Feld K1 steht nun der Text: Vorwahl-Telefon Sie wählen jetzt den Menübefehl <Bearbeiten> <Kopieren>. Dann markieren Sie die restlichen Zellen der Spalte K. Nun den Menübefehl <Bearbeiten> <Einfügen>. Das Ergebnis ist eine Spalte K wie im nächsten Bild. Diese Spalte können Sie nun in KaRoMail in das Feld Telefon importieren.

7 Verketten des Titels mit dem Vornamen: Dies geschieht analog wie vorher Zelle L1 aktivieren und folgende Formel eingeben: =WENN(B1="";C1;VERKETTEN(B1;" ";C1)) Danach kopieren und in den Rest der Spalte einfügen. Hier das Ergebnis Ein Spalte für Land erzeugen: Dies geschieht analog wie vorher Zelle M1 aktivieren und den Wert Land eingeben. Zelle M2 aktivieren und den Wert DEUTSCHLAND eingeben. Danach Zelle M2 kopieren und in den Rest der Spalte einfügen.

8 Ein Spalte für das KaRoMail Feld Mailing erstellen: Dies geschieht analog wie vorher Zelle N1 aktivieren und den Wert Mailing eingeben. Zelle N2 aktivieren und den Wert Ja eingeben. Danach Zelle N2 kopieren und in den Rest der Spalte einfügen. Diese Excel-Datei ist nun für einen Import in KaRoMail vorbereitet. Speichern Sie diese Datei ab und beenden Sie Excel.

9 Dann Starten Sie KaRoMail und klicken auf den Menübefehl <Datei> <Adressen importieren> Im Datei öffnen Dialog wählen Sie nun Ihre Excel Datei aus. Dateityp Excel-Dateien

10 Danach müssen Sie die Felder zuordnen, indem Sie die Zielfelder rechts mit der Maus verschieben. Mit einem Klick auf den Pfeil können Sie das Importverhalten bestimmen.

11 Für das Bespiel muss die Zuordnung wie folgt aufgebaut sein: KlickTel KaRoMail Anrede Adressanrede Titel Vorname Name Name Straße Straße Zusatz PLZ PLZ Ort Stadt Vorwahl Vorwahl - Telefon Telefon Titel-Vorname Vorname Land Land Mailing Mailing Hier der Orginal Importdialog

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