Vorwort 3. Seiten aus Informationsverarbeitung Word 2010 PowerPoint Vorwort

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1 Seiten aus Informationsverarbeitung Word 2010 PowerPoint 2010 Vorwort 3 Vorwort Informationsverarbeitung Word 2010 PowerPoint Lernfeld- und kompetenzorientiert ist ein neues, umfassendes Lehr- und Lernbuch für Schüler und Auszubildende, Lehrer und Dozenten im neuen Ausbildungsberuf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement, der ab dem 1. August 2014 in Kraft tritt. Es richtet sich konsequent am neu eingeführten Rahmenlehrplan (Lernfeld 1 bis 5) aus. Dadurch kann es ausbildungsbegleitend eingesetzt werden. Ab Kapitel 2 (zu Lernfeld 2) schließen alle Kapitel mit einer umfassenden Aufgabe zur Textverarbeitung ab, die prüfungsvorbereitend genutzt werden kann. Darüber hinaus bietet sich das Werk in allen anderen kaufmännischen Ausbildungsberufen ausbildungsbegleitend und/oder prüfungsvorbereitend an. Konsequent lernfeld- und kompetenzorientiert Der Lernstoff wird nicht in traditioneller Weise angeboten, sondern orientiert sich konsequent am Lernzuwachs der Auszubildenden in den einzelnen Lernfeldern des Rahmenlehrplans. Die Struktur des Buches sieht in jedem (nach Einzelthemen gegliederten) Kapitel einen Informationsteil zur Textverarbeitung (begleitet von Tipps, Checklisten, besonderen Hinweisen sowie Erläuterungen zur DIN 5008:2011) mit anschließendem Übungsteil vor. Die Ergebnisse sind für die Auszubildenden in gedruckter sowie digitaler Form auf der beiliegenden CD gut nachvollziehbar. Jedes Kapitel endet mit einer auf das Kapitel/Lernfeld abgestimmten PowerPoint-Übung und einer komplexen Aufgabe zur Textverarbeitung, die in 60 Minuten zu bewältigen ist. Ein vorangestellter PowerPoint-Exkurs führt die Auszubildenden sehr früh an das Erstellen von Präsentationen im Rahmen betrieblicher Abläufe heran. Zur besseren Orientierung sind der Exkurs sowie alle folgenden PowerPoint-Übungen farbig abgesetzt. Informationsverarbeitung Word 2010 PowerPoint Lernfeld- und kompetenzorientiert deckt bezogen auf die Themenbereiche Textverarbeitung und Präsentationen die Lernfelder 1 bis 5 des Rahmenlehrplans vom 17. Dezember 2013 für den Ausbildungsberuf Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement ab. Das Werk bereitet über die ersten 15 Monate der Ausbildung auf Teil 1 der Abschlussprüfung Informationstechnisches Büromanagement im Bereich Textverarbeitung und Präsentationen vor. Im Rahmen des neuen Konzeptes lernen die Schülerinnen und Schüler, das erforderliche technische Know-How anzuwenden. sich mit betrieblichen Abläufen und Problemstellungen auseinanderzusetzen. erforderliche Bearbeitungen rationell durchzuführen. selbstständig kaufmännische Schriftstücke zu formulieren. in Geschäftsbriefen, internen Schreiben und Präsentationen die DIN 5008 umzusetzen. nach konkreten Anweisungen, Gestaltungen und Formatierungen zu arbeiten. Vorgaben anhand von inhaltlichen Stichpunkten nach den Gesichtspunkten moderner Geschäftskorrespondenz auszuformulieren. Praxistest bestanden Die Autorinnen sind Fachlehrerinnen u. a. für Textverarbeitung am Hans-Böckler-Berufskolleg, Oberhausen, und Mitglieder in Prüfungsausschüssen der Büroberufe der IHK für Essen, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen. Die Inhalte des Buches basieren auf ihrer langjährigen Lehr- und Prüfungspraxis. Ihr Feedback ist uns wichtig! Wenn Sie mithelfen möchten, dieses Buch für die kommenden Auflagen zu verbessern, schreiben Sie uns unter lektorat@europa-lehrmittel.de. Ihre Hinweise und Verbesserungsvorschläge nehmen wir gerne auf. Frühjahr 2014 Die Verfasserinnen

2 18 Exkurs PowerPoint Mit unterschiedlichen Arbeitsansichten arbeiten Für einen Schnellzugriff sind unterhalb des Notizfeldes in der Statusleiste unten rechts Schaltflächen für folgende Bearbeitungen vorgesehen: Normalansicht Bildschirmpräsentation (als Vorschau) Foliensortierung Leseansicht 3.4 Den Ablauf einer Präsentation bearbeiten Wählen Sie die Registerkarte Bildschirmpräsentation: Prüfen Sie, welche der hier angebotenen Bearbeitungsmöglichkeiten für Ihre Präsentation geeignet sind. Verwenden Sie die Arbeitsansicht Bildschirmpräsentation (s. o.), um eine Vorschau Ihrer Präsentation zu erhalten. Beenden können Sie eine Präsentation über das Kontextmenü Präsentation beenden. 3.5 Mit Masterfolien arbeiten Eine Masterfolie kann als Vorlage erstellt und genutzt werden. Alle Mitarbeiter/-innen eines Unternehmens können für die Erstellung von Präsentationen auf die Masterfolie zugreifen und somit eine einheitliche Darstellung des Unternehmensdesigns gewährleisten. Zunächst wird das Grunddesign wie in Kapitel 2 beschrieben festgelegt und erstellt. Die Präsentationen werden in Power-Point standardmäßig mit dem Dateityp.pptx gespeichert. Als Vorlage wird die Präsentation mit dem Dateityp.potx gespeichert.

3 TEXTVERARBEITUNG Word 2010 Zu Lernfeld 1: Allgemeines zur Texterfassung/-gestaltung Anwendung von Rahmenlinien und Füllfarben Bearbeitungen zum Rahmen über das Icon öffnen: Hier können einzelnen Rahmenlinien bzw. Konturrahmen oder auch komplett alle Linien aktiviert werden. Beachten Sie, dass die gewünschten Bereiche vorher markiert sein müssen. Zum Aktivieren einzelner Linien ist vorab die Cursorposition für die gewünschte Darstellung wichtig (Linie oberhalb/unterhalb des Cursors usw.). Rahmen einzelne Linien Über die Auswahl Rahmen und Schattierung gelangen Sie in das Menü und können innerhalb der Registerkarte Rahmen zum Beispiel Rahmenart, Linienart und -stärke sowie Farben wählen. Im rechten Bereich wird Ihnen die Vorschau Ihrer gewählten Gestaltungen angezeigt. Sie können über die Einstellung Ohne alle Rahmengestaltungen löschen und durch Anklicken im Bereich Vorschau einzelne Linien aktivieren oder deaktivieren.

4 36 TEXTVERARBEITUNG Word 2010 Zu Lernfeld 1: Allgemeines zur Texterfassung/-gestaltung DIN 5008: Fußnoten und Unterschriftszusätze Das Fußnotenhinweiszeichen ist eine hochgestellte Zahl und wird ohne Leerschritt direkt an den Begriff angefügt. Die automatisch erzeugte Fußnote wird mit einem Strich vom Text abgegrenzt und inreduzierter Schriftgröße dargestellt. Die Fußnote sollte mit einem Punkt abschließen. Bei sehr kurzen Fußnoten darf auf einen abschließenden Punkt verzichtet werden. In Geschäftsbriefen stehen Unterschriftszusätze vor der maschinenschriftlichen Wiedergabe des Namens. Es gibt Artvollmachten (i. V. sowie i. A.) und die Handlungsvollmacht für Prokura (ppa.) Achten Sie auf Leerschritte und Abkürzungspunkte! DIN Verwendung von Fußnoten Eine Fußnote kann in Word am Seitenende bzw. unterhalb des Textes angeordnet werden. Zu den Fußnoten gelangen Sie über: Verweise Fußnote einfügen. Vertretungsvollmachten Wir unterscheiden Artvollmachten. Dazu gehören i. V. 1 und i. A. 2 Fußnote am Seitenende 1 in Vollmacht. 2 im Auftrag. Vertretungsvollmachten Wir unterscheiden Artvollmachten. Dazu gehören i. V. 1 und i. A. 2 Weitere Bearbeitungen: Zahlenformat bestimmen Benutzerdefiniert Beginnen mit 1 Nummerierung fortlaufend Vergessen Sie nicht, die Einstellungen über die Schaltfläche Übernehmen zu bestätigen. 1 in Vollmacht. 2 im Auftrag. Fußnote unterhalb des Textes

5 TEXTVERARBEITUNG Word 2010 Zu Lernfeld 1: Allgemeines zur Texterfassung/-gestaltung 61 Mögliches Ergebnis Ausbildungsrahmenplan 1. Jeder der im Ausbildungsberufsbild aufgeführten Positionen wird im Ausbildungsrahmenplan durch eine Aufzählung einzelner Tätigkeiten näher beschrieben (sachliche Gliederung) und den einzelnen Ausbildungsjahren zugeordnet (zeitliche Gliederung). 2. Grundsätzlich gilt, dass die zu vermittelnden Kenntnisse und Fertigkeiten sich in den einzelnen Ausbildungsjahren wiederholen und ein wachsendes Maß an Selbstständigkeit verlangen. 3. Der Ausbildungsbetrieb hat die bezeichneten Tätigkeiten in seinen Ausbildungsplänen den Ausbildungsjahren zuzuordnen. Bei der Entscheidung über die Zuordnung der Ausbildungsinhalte kann er betriebliche Notwendigkeiten berücksichtigen. Ihm ist lediglich ein grober Rahmen vorgegeben. Ausbildungsrahmenplan 1. Jeder der im Ausbildungsberufsbild aufgeführten Positionen wird im Ausbildungsrahmenplan durch eine Aufzählung einzelner Tätigkeiten näher beschrieben (sachliche Gliederung) und den einzelnen Ausbildungsjahren zugeordnet (zeitliche Gliederung). 2. Grundsätzlich gilt, dass die zu vermittelnden Kenntnisse und Fertigkeiten sich in den einzelnen Ausbildungsjahren wiederholen und ein wachsendes Maß an Selbstständigkeit verlangen. 3. Der Ausbildungsbetrieb hat die bezeichneten Tätigkeiten in seinen Ausbildungsplänen den Ausbildungsjahren zuzuordnen. Bei der Entscheidung über die Zuordnung der Ausbildungsinhalte kann er betriebliche Notwendigkeiten berücksichtigen. Ihm ist lediglich ein grober Rahmen vorgegeben. Ausbildungsrahmenplan 1. Jeder der im Ausbildungsberufsbild aufgeführten Positionen wird im Ausbildungsrahmenplan durch eine Aufzählung einzelner Tätigkeiten näher beschrieben ( sachliche Gliederung) und den einzelnen Ausbildungsjahren zugeordnet ( zeitliche Gliederung). 2. Grundsätzlich gilt, dass die zu vermittelnden Kenntnisse und Fertigkeiten sich in den einzelnen Ausbildungsjahren wiederholen und ein wachsendes Maß an Selbstständigkeit verlangen. 3. Der Ausbildungsbetrieb hat die bezeichneten Tätigkeiten in seinen Ausbildungsplänen den Ausbildungsjahren zuzuordnen. Bei der Entscheidung über die Zuordnung der Ausbildungsinhalte kann er betriebliche Notwendigkeiten berücksichtigen. Ihm ist lediglich ein grober Rahmen vorgegeben.

6 TEXTVERARBEITUNG Word 2010 Zu Lernfeld 1: Allgemeines zur Texterfassung/-gestaltung 63 Mögliches Ergebnis Fachkompetenz Humankompetenz Sozialkompetenz bezeichnet die Bereitschaft und Fähigkeit, auf der Grundlage fachlichen Wissens und Könnens Aufgaben und Probleme zielorientiert, sachgerecht, methodengeleitet und selbstständig zu lösen und das Ergebnis zu beurteilen. bezeichnet die Bereitschaft und Fähigkeit, als individuelle Persönlichkeit die Entwicklungschancen, Anforderungen und Einschränkungen in Familie, Beruf und öffentlichem Leben zu klären, zu durchdenken und zu beurteilen, eigene Begabungen zu entfalten sowie Lebenspläne zu fassen und fortzuentwickeln. Sie umfasst personale Eigenschaften wie Selbstständigkeit, Kritikfähigkeit, Selbstvertrauen, Zuverlässigkeit, Verantwortungs- und Pflichtbewusstsein. Zu ihr gehören insbesondere auch die Entwicklung durchdachter Wertvorstellungen und die selbstbestimmende Bindung an Werte. bezeichnet die Bereitschaft und Fähigkeit, soziale Beziehungen zu leben und zu gestalten, Zuwendungen und Spannungen zu erfassen, zu verstehen sowie sich mit Anderen rational und verantwortungsbewusst auseinander zu setzen und zu verständigen. Hierzu gehört insbesondere auch die Entwicklung sozialer Verantwortung und Solidarität.

7 94 TEXTVERARBEITUNG Word 2010 Zu Lernfeld 2: Tabelle, Formular, Protokoll und Ergebnis mit Arbeitsanweisungen Schriftgröße: 20 pt 2,0 cm 1,0 cm 0,8 cm Schriftgröße: 14 pt Spaltenbreite: 1,0 cm Spaltenbreite: 3,5 cm Spaltenbreite: 6,0 cm Spaltenbreite: 6,0 cm 1 cm

8 TEXTVERARBEITUNG Word 2010 Zu Lernfeld 2: Tabelle, Formular, Protokoll und 95 Was Sie in diesem Kapitel lernen Information Funktionen des Protokolls und Protokollarten Aufbau eines Protokolls unter Berücksichtigung der DIN 5008 Inhalte eines Protokolls 2.3 Protokoll Erläuterungen Die Funktion des Protokolls besteht darin, Ergebnisse und Maßnahmen einer Sitzung, Versammlung etc. schriftlich zusammenzufassen und zu dokumentieren. Im Gegensatz zur mündlichen Zusammenfassung erhöht das Protokoll den Verbindlichkeitscharakter und legt die Ergebnisse (z. B. Abstimmungsergebnisse, Aufgabenverteilungen und Termine) für alle Teilnehmer/-innen bindend fest. Aufbau eines Protokolls Der Aufbau eines Protokolls ist nicht durch eine DIN-Vorschrift standardisiert. Trotzdem werden viele Richtlinien, die für das Verfassen von Geschäftsbriefen gelten, auch auf die Erstellung eines Protokolls übertragen. Auf der nächsten Seite finden Sie ein Beispiel, wie ein Protokoll aussehen kann. Dabei unterscheidet man den Protokollrahmen (Gestaltung des Kopfes und des Schlusses eines Protokolls) und Protokollinhalt. Der Protokollrahmen zeigt im oberen Bereich den Aufbau des Protokolls und gibt Auskunft auf folgende Fragen: 1 TOP = Tagesordnungspunkt Zusätzlich bestätigen Sitzungsleiter/-in und Protokollant/-in mit ihrer Unterschrift im unteren Teil des Protokollrahmens die Richtigkeit des Protokolls. Ort und Tag geben Auskunft darüber, wann das Protokoll fertiggestellt wurde. Der Protokollrahmen schließt je nach Bedarf mit Angaben zu Anlagen und zum Verteiler, also demjenigen Kreis, der durch das Protokoll informiert wird, ab. Inhalt eines Protokolls Der Protokollinhalt gibt sachlich und genau den Ablauf einer Sitzung, Konferenz oder eines Meetings wieder. Wie ausführlich ein Protokoll den Verlauf einer Zusammenkunft erläutert, hängt vom Zweck des Protokolls ab. Dabei fasst in einem Extrem ein Ergebnisprotokoll nur die Anträge und Beschlüsse zusammen, während im anderen Extrem ein Wortprotokoll eine wörtliche Mitschrift des Geschehenen darstellt (vgl. Tabelle auf der nächsten Seite Überblick über die Protokollarten ).

9 Seiten aus Informationsverarbeitung Excel 2010 Vorwort Vorwort Das vorliegende Buch bietet Auszubildenden in dem neuen Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement eine gezielte Vorbereitung auf die Excel-Anteile des ersten Teils der gestreckten Prüfung im Fach Informationstechnisches Büromanagement. Die vorliegende 1. Auflage verwendet die Software Excel 2010 des Office-Pakets von Microsoft. Ein Großteil des Buches insbesondere der Einsatz der Funktionen und Formeln, aber auch die Prüfungsübungen bzw. Lernsituationen ist allerdings mit jeder Tabellenkalkulationssoftware nutzbar. Das Buch beinhaltet eine zum Selbststudium geeignete Einführung in die für die Abschlussprüfung relevanten Befehle und Funktionalitäten von Excel sowie 25 Prüfungsübungen in Form von Lernsituationen einschließlich ausführlicher Musterlösungen, die eine große Bandbreite der für die Prüfung relevanten, betriebswirtschaftlichen Fragestellungen abdecken. Die Prüfungsübungen sind in Form von umfangreichen Lernsituationen gestaltet, die ein systematisches Einüben von Excel ermöglichen. Die beiliegende CD enthält Beispieldateien, die der zusätzlichen Veranschaulichung der Excel-Einführung am PC dienen Dateien zu den Situationen, in denen die Rohdaten der Prüfungsübungen bereits eingegeben sind Lösungsdateien, die einen Vergleich der eigenen Lösung mit der Musterlösung direkt am PC ermöglichen. Nachdem im Kapitel 1 die Prüfungsmodalitäten kurz erläutert werden, erfolgt in den Kapiteln 2-8 anhand der im Rahmenlehrplan vorgegebenen Inhalte eine Einführung in die grundlegende Handhabung sowie die prüfungsrelevanten Funktionalitäten von Excel: Lernfeld 3 ( Aufträge bearbeiten ) Die Schülerinnen und Schüler führen mit Hilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms (Aufbau und Formatierung von Tabellen, Einsatz von Funktionen und Formeln sowie geeignete Zelladressierungen) einfache Preisberechnungen durch. r Kapitel 2, 3, 4, 6 Lernfeld 4 ( Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen ) Die Schülerinnen und Schüler [ ] erstellen geeignete Diagramme und nutzen diese für ihre Entscheidungen. [..] Dabei nutzen sie notwendige Funktionen wie WENN, ZÄHLENWENN, SUMME- WENN und SVERWEIS r Kapitel 5, 8 In Kapitel 6 wird die Layoutgestaltung beim Ausdrucken von Tabellen und Diagrammen thematisiert. Kapitel 7 fasst einige Tipps und Tricks unter der Überschrift Nützliche Techniken zusammen. Mit den Situationsaufgaben in Kapitel 9 ( Prüfungsübungen ) können die erlernten Fertigkeiten in Excel systematisch eingeübt werden. Die Aufgaben differenzieren zwischen den drei Schwierig- 3

10 Seiten aus Informationsverarbeitung Excel 2010 Vorwort keitsgraden *niedrig **mittel und *** hoch und stellen thematisch zum Teil auch Bezüge zu anderen Lernfeldern her (z. B. zu Lernfeld 6 Werteströme erfassen und beurteilen, Lernfeld 8 Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen, Lernfeld 9 Liquidität sichern und Finanzierung vorbereiten, Lernfeld 10 Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern sowie Lernfeld 12 Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren ). Kapitel 10 beinhaltet die Musterlösungen der Prüfungsübungen. Die Musterlösungen sollten erst nach gründlicher Auseinandersetzung mit den Aufgaben genutzt werden, um einen optimalen Übungseffekt zu erzielen. Ihr Feedback ist uns wichtig Ihre Anmerkungen, Hinweise und Verbesserungsvorschläge zu diesem Buch nehmen wir gerne auf schreiben Sie uns unter lektorat@europa-lehrmittel.de. Verfasser und Verlag wünschen Ihnen nicht nur viel Spaß und Erfolg beim Arbeiten mit diesem Buch, sondern auch das gewünschte Prüfungsergebnis! Bayreuth, im Dezember 2013 Michael Sieber 4

11 5. ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN 5.1 Feststellen der Diagramm-Quelldaten 5. Erstellen von Diagrammen Rahmenlehrplan Lernfeld 4 ( Sachgüter und Dienstleistungen beschaffen und Verträge schließen ): Die Schülerinnen und Schüler [ ] erstellen geeignete Diagramme und nutzen diese für ihre Entscheidungen. Excel bietet die Möglichkeit, auf sehr komfortable Art Diagramme zu erstellen und damit Zahlen zu veranschaulichen. Diagramme werden oftmals in Präsentationen genutzt, da sie Tabellendaten weitaus übersichtlicher und wirkungsvoller visualisieren als reine Zahlenkolonnen. Zwischen einem Diagramm und den Tabellendaten besteht eine Verknüpfung. Ändern sich die Daten der Tabelle, wird das entsprechende Diagramm automatisch angepasst. Excel bietet für die Diagrammgestaltung verschiedene Standard-Diagrammtypen (z. B. Balken-, Linien-, Kreisdiagramme) zur Auswahl an, die sich jeweils noch weiter variieren lassen. Arbeitsauftrag Erstellen Sie ein Diagramm, durch das die Entwicklung der Umsatzzahlen der vier Produkte Ben, Olga, Lars und Sven im direkten Vergleich veranschaulicht wird. Das Erstellen von Diagrammen ist auch ein fester Bestandteil in der Prüfung Informationstechnisches Büromanagement für Kaufleute für Büro management. Während in der obigen Aufgabe die Art des Diagramms weitgehend frei gestellt bleibt, gibt es in den Prüfungsaufgaben unter Umständen recht detaillierte Vorgaben, die genau zu beachten sind, um die volle Punktzahl zu bekommen. Ein weiterer wichtiger Prüfungsbestandteil besteht darin, die dargestellten Zahlen richtig zu interpretieren. 5.1 Festlegen der Diagramm-Quelldaten Zur Diagrammerstellung können Sie bei Excel 2010 auf eine sehr umfangreiche Symbolleiste zurückgreifen. Dadurch wird der Diagramm-Assistent von älteren Excel-Versionen hinfällig. Kapitel 5 1. Schritt: Markieren Sie zunächst die Diagramm-Quelldaten, also den Bereich, der im Diagramm dargestellt werden soll. Wählen Sie anschließend das Register Einfügen. Es erscheint u.a. eine Auswahl von verschiedenen Diagrammtypen. 37

12 Seiten aus Informationsverarbeitung Excel ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN 5.2 Auswahl des Diagrammtyps 5.2 Auswahl des Diagrammtyps 2. Schritt: Wählen Sie den gewünschten Diagrammtyp aus. Bei der Auswahlentscheidung sollten die folgenden beiden Fragen im Mittelpunkt stehen: Welches Zahlenmaterial wird dargestellt? Was genau soll durch das Diagramm verdeutlicht werden? Als mögliche Diagrammtypen kommen verschiedene grundsätzliche Diagrammarten in Frage. Liniendiagramme Kapitel 5 Mit Liniendiagrammen lassen sich gut Entwicklungen über einen bestimmten Zeitraum veranschaulichen. Die Datenreihen werden als durchgängige Linien angezeigt, auf denen sich die einzelnen Datenpunkte befinden. Abhängig vom gewählten Diagrammtyp werden die Datenpunkte im Diagramm angezeigt oder nicht. Falls sie angezeigt werden, können die Datenpunkte für jede Datenreihe mit einem anderen Symbol dargestellt werden, so dass sich die Linien auch bei Schwarzweißdruck gut unterscheiden lassen (siehe oben). Mit dem Liniendiagramm lassen sich (im Gegensatz zu Säulen- und Balkendiagrammen) sehr viele Einzelwerte darstellen und so in einer grafischen Darstellung verdichten. 38

13 5.2 Auswahl des Diagrammtyps 5. ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN Kreisdiagramme Umsatzanteile im 1. Quartal 20% 28% 24% 28% Produkt A Produkt B Produkt C Produkt D Mit Kreisdiagrammen lässt sich die Verteilung der Werte innerhalb einer bestimmten Kategorie verdeutlichen (hier: Umsatzanteile der einzelnen Produkte im 1. Quartal). Die auch als Tortendiagramm bezeichneten Kreisdiagramme verdeutlichen auf den ersten Blick, wie die einzelnen Anteile verteilt sind. Beachten Sie, dass Sie innerhalb eines Kreisdiagramms lediglich eine Datenreihe (eine Zeile bzw. eine Spalte innerhalb der Tabelle) abbilden können. Kapitel 5 Säulendiagramme Umsatzübersicht Quartal 2. Quartal 3. Quartal 4. Quartal Produkt A Produkt B Produkt C Produkt D Säulendiagramme eignen sich besonders, um einzelne Werte (hier: die Umsätze der Produkte A D) miteinander zu vergleichen. Auch Schwankungen oder Trendverläufe lassen sich gut in Säulendiagrammen darstellen. Säulendiagramme stellen die Datenreihen parallel zur Y-Achse (Wertachse) dar. 39

14 Seiten aus Informationsverarbeitung Excel ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN 5.2 Auswahl des Diagrammtyps Balkendiagramme Kapitel 5 Balkendiagramme erfüllen im Prinzip die gleiche Funktion wie Säulendiagramme. Die X-Achse repräsentiert hier allerdings die Wertachse und die Y-Achse die Kategorienachse. Die Datenreihen werden folglich parallel zur X-Achse, also in der Waagerechten angezeigt. Auch mit Balkendiagrammen können Werte anhand der unterschiedlichen Länge der Balken schnell miteinander verglichen werden. Gestapelte Balken-/Säulendiagramme Umsatzanteile 4. Quartal 3. Quartal 2. Quartal 1. Quartal 0% 20% 40% 60% 80% 100% Produkt A Produkt B Produkt C Produkt D Die Werte der einzelnen Datenreihe werden hier gestapelt dargestellt, wobei alle Balken/Säulen unabhängig von den jeweiligen realen Summen der Einzelwerte gleich lang/hoch sind (100 Prozent). Im obigen Beispiel handelt es sich um ein gestapeltes 100 % Balkendiagramm. Gestapelte Säulen- oder Balkendiagramme ermöglichen es, den Anteil der Einzelwerte am Gesamtergebnis einer Kategorie (hier: Quartalsumsatz) darzustellen. 40

15 5.3 Diagrammgestaltung 5. ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN Bei unserem Ausgangsbeispiel macht es Sinn, die Entwicklung der Umsatzzahlen der einzelnen Produkte im zeitlichen Ablauf miteinander zu vergleichen. Die Summe soll nicht dargestellt werden und wurde deshalb auch nicht markiert. Für die gewünschte Darstellung ist das Liniendiagramm gut geeignet. Bei Schwarzweißdruck lassen sich die Farben der einzelnen Linien nicht so gut unterscheiden. Außerdem ist die Zahl der Datenpunkte überschaubar. Es bieten sich daher die Linien mit Datenpunkten an. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf die ausgewählte Diagrammart. Kapitel Diagrammgestaltung 3. Schritt: Excel bietet Ihnen nun ein fertiges Diagramm an. Dies kann nun bei Bedarf in den folgenden Schritten nach Ihren Vorstellungen geändert werden. 41

16 Seiten aus Informationsverarbeitung Excel ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN 5.3 Diagrammgestaltung 4. Schritt: Über eine entsprechende Auswahl in der Symbolleiste können Sie nun das Diagrammlayout nach Ihren Wünschen gestalten, indem Sie eines der angebotenen Layouts auswählen (1). Für die schnelle Gestaltung der Datenreihen im Diagramm steht zu jedem Diagrammtyp eine Vielzahl von Diagrammformatvorlagen zur Verfügung (2). Register Entwurf 1 2 Kapitel 5 Klicken Sie hier, um die vollständige Auswahl anzeigen zu lassen. Arbeitsauftrag Wählen Sie das Layout 3 und die Diagrammformatvorlage 1 (die Nummern werden in der Vorschau angezeigt), um das unten stehende Diagramm zu erhalten. Diagrammtitel Ben Olga Lars Sven 42

17 5.3 Diagrammgestaltung 5. ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN 5. Schritt: Über das Register Layout können nun Diagrammtitel (1) und Achsentitel (2) hinzugefügt, entfernt oder positioniert werden. Die Eingabe der Titel erfolgt am einfachsten im Diagramm selbst (entsprechendes Textfeld anklicken). Daneben ist es möglich, die Platzierung und das Design der Legende festzulegen (3), die Datenbeschriftung hinzuzufügen, zu entfernen und zu positionieren (4) sowie im Diagramm selbst eine Datentabelle einzufügen (5). Auch die Formatierung und das Layout jeder Achse (6), die Anzahl und Anordnung der Gitternetzlinien (7) und der Diagrammhintergrund (8) können hier festgelegt werden. 3 Register Layout Datenbeschriftungen im Diagramm selbst (4) kommen nur bei Tabellen mit sehr wenigen Datenpunkten in Frage, da das Diagramm sonst schnell unübersichtlich wird. Das Einfügen einer Datentabelle in das Diagramm (5) erübrigt sich, wenn das Diagramm auf dem Tabellenblatt beispielsweise unterhalb der Datentabelle platziert und das vollständige Tabellenblatt und nicht nur das Diagramm alleine ausgedruckt wird (siehe dazu auch Kapitel 5.4 und 5.5). Arbeitsauftrag Kapitel 5 Versehen Sie das Diagramm mit dem Titel Umsatzstatistik und die horizontale Primärachse mit der Bezeichnung Quartale. Die Legende soll unterhalb des Koordinatensystems angezeigt werden. Umsatzstatistik Ben Olga Lars Sven 43

18 Seiten aus Informationsverarbeitung Excel ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN 5.4 Platzieren des Diagramms 5.4 Platzieren des Diagramms 6. Schritt: Im letzten Schritt platzieren Sie das Diagramm. Klicken Sie dazu zunächst auf Diagramm verschieben (1), wodurch das entsprechende Fenster (2) aktiviert wird. Hier können Sie nun festlegen, ob das Diagramm als neues Tabellenblatt, also als eigenes Register (3), oder als Objekt auf dem bearbeiteten Blatt (4) platziert werden soll Kapitel 5 4 Diagramme, die Sie als Objekt in ein Tabellenblatt eingefügt haben, werden von Excel wie Grafikobjekte (z. B. Cliparts) behandelt. Beim Anklicken des Diagrammrandes erscheinen Pfeilsymbole, mit denen Sie die Größe des Objekts verändern können. Sie können das Diagramm nun per Maus an den Ecken über Drag & Drop beliebig vergrößern, verkleinern und auch als Ganzes an den gewünschten Ort verschieben. 44

19 5.5 Nachbearbeitung des Diagramms 5. ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN Arbeitsauftrag Platzieren Sie das Diagramm bündig unter die Datentabelle. Kapitel Nachbearbeitung des Diagramms Diagrammbearbeitung mit der Diagramm-Symbolleiste Nach dem Erstellen und beim Aktivieren (= Doppelklick) des Diagramms wird standardmäßig die Symbolleiste Diagrammtools/Entwurf eingeblendet. Genauso wie beim Erstellen des Diagramms können Sie nun im Register Entwurf oder im Register Layout grundlegende Nachbearbeitungen vornehmen. Alle Änderungen wirken sich unmittelbar auf das bestehende Diagramm aus. So können Sie einzelne der vorher bei der Diagrammerstellung getroffenen Entscheidungen leicht revidieren. 45

20 Seiten aus Informationsverarbeitung Excel ERSTELLEN VON DIAGRAMMEN 5.5 Nachbearbeitung des Diagramms Diagrammbearbeitung über das Kontextmenü Sie können die Einstellungen auch über das Kontextmenü ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm klicken. Kapitel 5 Achsenformatierung über das Kontextmenü Mit einem Klick auf der rechten Maustaste auf die Achsenbeschriftung aktivieren Sie das Kontextmenü für die Diagrammachsen (1). 1 46

21 104 TEXTVERARBEITUNG Word 2010 Zu Lernfeld 2: Tabelle, Formular, Protokoll und Arbeitsanweisungen Übung Öffnen Sie ein neues Dokument und speichern Sie es unter zum Verlaufsprotokoll. Verwenden Sie Arial, Schriftgröße 11. Erstellen Sie folgende Maske mit den entsprechenden Formatierungen für die Sie können eine E Mail im Adressfeld an einen oder mehrere gemeinsame, gleichberechtigte Empfänger adressieren. Als Verteiler können Sie in die elektronischen Verteilerfelder Cc (sichtbar) und Bcc (unsichtbar) weitere Empfänger eintragen. An: Cc: Bcc: Betreff: Anhang: Verwenden Sie als -Adresse des Geschäftsführers m.blau@bluedesign.de. Fügen Sie das Verlaufsprotokoll als Anhang bei. Ihre soll folgendes beinhalten: Protokoll fertiggestellt als Anhang beigefügt Bitte, das Protokoll gegenzulesen bei Bedarf Korrekturen ansonsten unterschreiben Kopie und Verteilung durch Sie Telefonische Rückfragen möglich Mit freundlichen Grüßen Blue Design GmbH Freia Mertens [Automatische Signatur des Unternehmens] Bitte übernehmen Sie folgenden Briefabschluss, der lt. DIN 5008 für s vorgesehen ist: Speichern Sie bitte Ihr Ergebnis.

22 Weitere Informationen und Leseproben auf Ja, ich bestelle (Fax ) europa-lehrmittel NEU NEU Büro 2.1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Informationsband 1. Ausbildungsjahr 1. Auflage, ca. 416 Seiten, zahlr. Abb., 4-fbg., 19,5 x 26 cm, brosch. ISBN Europa-Nr , 22,50 Erscheint ca. Mai 2014 Lösungen zu Europa-Nr , i.v. Erscheint im Mai 2014 Büro 2.1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Informationsband 2. Ausbildungsjahr ISBN Europa-Nr , in Vorbereitung für Winter 2014 NEU NEU Büro 2.1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Lernsituationen 1. Ausbildungsjahr 1. Auflage, ca. 200 Seiten, 2-fbg., DIN A4, brosch. ISBN Europa-Nr , 17,50 Erscheint ca. Juni 2014 Lösungen zu Europa-Nr , i.v. in Vorbereitung Büro 2.1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Lernsituationen 2. Ausbildungsjahr ISBN Europa-Nr , in Vorbereitung für Winter 2014 NEU NEU Büro 2.1 Informationsverarbeitung, Word PowerPoint 2010 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement 1. Auflage, ca. 200 Seiten, 4-fbg., DIN A4, Spiralbindung, mit CD-ROM ISBN Europa-Nr , 16,00 Erscheint ca. Mai 2014 Büro 2.1 Informationsverarbeitung, Excel 2010 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement 1. Auflage, 136 Seiten, 4-fbg., 17 x 24 cm, brosch., mit CD-ROM ISBN Europa-Nr , 18,50 NEU Büro 2.1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Informationsband 3. Ausbildungsjahr ISBN Europa-Nr , in Vorbereitung NEU Büro 2.1 Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement Lernsituationen 3. Ausbildungsjahr ISBN Europa-Nr , in Vorbereitung NEU Büro 2.1 Lernspiele Büromanagement Kopiervorlagen mit CD 1. Auflage, 116 Seiten, zahlr. Abb., 2-fbg., DIN A4, Spiralbind., mit CD ISBN Europa-Nr , 18,00 Als Gratis-Prüfstück*: Anzahl Europa-Nr. (Bitte eintragen) Titel (Bitte eintragen) Preis ( ) NEU Büro 2.1 Fragen und Aufgaben zur Prüfungsvorbereitung Lernfeldorientierte Aufgabensammlung ISBN Europa-Nr , in Vorbereitung 1 Gratis* Prüfstücke mit 50 % Rabatt**: Anzahl Europa-Nr. (Bitte eintragen) Titel (Bitte eintragen) Preis ( ) 50 % Rabatt** 50 % Rabatt** 50 % Rabatt** * Als Lehrer/-in erhalten Sie einmalig ein Exemplar eines Titels aus unserem gesamten neuen Programm Büro 2.1 als Gratis-Prüfstück. Bitte tragen Sie diesen in die erste Zeile des Bestellformulars ein. ** Weitere Titel können Sie als Einzelstücke mit 50 % Prüfstückrabatt bestellen. Bestellung in Anerkennung unserer AGBs, Preise gültig bis Änderungen und Irrtümer vorbehalten. Europa-Prüfungs-Apps Die Apps enthalten jeweils ca. 150 Multiple-Choice-Fragen für die Prüfungsvorbereitung und sind im App Store und bei Google Play erhältlich. Infos: 0,89 gratis Absender Lieferung an: Privatanschrift Schulanschrift Schneller geht s mit Kundennummer: 3745/03/2014 Für Rückfragen: Name, Vorname Tel. Amtsbezeichnung Straße Ich bin damit einverstanden, künftig auch per über neue Produkte informiert zu werden. Diese Einwilligung kann ich jederzeit schriftlich, per odertelefon widerrufen. PLZ, Ort Schul-/Firmenstempel Datum, Unterschrift Verlag Europa-Lehrmittel Nourney, Vollmer GmbH & Co. KG, Düsselberger Straße 23, Haan-Gruiten Telefon: , Telefax: info@europa-lehrmittel.de, www. europa-lehrmittel.de