Ansätze zur Umsetzung von internationaler Rechnungslegung in Finanzbuchhaltungssystemen

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1 Ansätze zur Umsetzung von internationaler Rechnungslegung in Finanzbuchhaltungssystemen Von Rainer Schwöbel, Schwöbel Consulting, und David Weislmeier, Trovarit AG Die Anwendung internationaler Rechnungslegungsstandards wie IFRS oder US-GAAP spielt nicht mehr nur bei Großkonzernen, sondern auch verstärkt im Mittelstand eine immer größere Rolle. Aufgrund einer häufig wachsenden Anzahl von Tochtergesellschaften im Ausland und damit unterschiedlicher Nutzung lokaler Rechnungslegungsstandards wird zur Vereinheitlichung der Bewertungsbasis vermehrt auf internationale Rechnungslegungsstandards zurückgegriffen. Auch Banken beziehen in Ihre Ratings die Performance von Unternehmensverbünden ein. Hier wird ein vergleichbarerer Ansatz aus Bewertungsgründen begrüßt. Die Tendenz geht auch deshalb in Richtung international anerkannter Rechnungslegungsstandards, weil das deutsche HGB-getriebene Vorsichtsprinzip die Bildung stiller Reserven fördert, während die internationalen Standards nach dem Prinzip der fair presentation bzw. fair value verfahren und damit eine Vergleichbarkeit und Einschätzung der Unternehmens-Performance deutlich besser möglich ist. Als der hierbei führender Standard hat sich der vom IASB (International Accounting Standards Board) in London herausgegebene IFRS (International Financial Reporting Standard) etabliert. Daneben veröffentlichen einige Unternehmen, die stark auf dem US-Amerikanischen Markt aktiv bzw. mit Töchtern vor Ort vertreten sind ihre Konzernbilanz auch nach US-GAAP teils aufgrund der Anforderungen der US-Börsenaufsicht SEC (wenn das Unternehmen an der New Yorker Börse notiert ist), aber auch angesichts von Anforderungen die von anderen stakeholders (Kunden, Lieferanten, Banken etc.) an das Unternehmen heran getragen werden. Umsetzung der internationalen Rechnungslegungsvorschriften Die praktische Umsetzung der internationalen Rechnungslegungsvorschriften kann in unterschiedlichen Varianten in einem Finanzbuchhaltungssystem erfolgen. Zwei werden im Folgenden vorgestellt: Das 2-Konten-Modell Das 2-Konten-Modell bedient sich der sogenannten Delta-Methode. Hierfür wird eine Rechnungslegungsvorschrift für dominierend erklärt (z.b. die nach HGB). Eine zweite wird für nachgeordnet erklärt (z.b. IFRS). Der Kontenplan wird entsprechend in zwei Bereiche aufgeteilt einen Bereich für die führende Rechnungslegungsvorschrift und einen Bereich für die sogenannten Deltakonten, auf die die rechnungslegungsspezifischen Abweichungsbuchungen durchgeführt des

2 jeweiligen Geschäftsvorfalls werden. Beide Bereiche sind in sich bilanzierend, das heißt sie stellen für sich betrachtet das Bilanzergebnis (nach der jeweiligen Rechnungslegungsvorschrift) dar. Es darf nicht bereichsübergreifend gebucht werden. Folgende Buchungsregeln werden damit angewendet: HGB-Wert: HGB-Konto an HGB-Konto (voller HGB-Betrag) IFRS-Wert: Delta-Konto an Delta-Konto (Delta-Betrag) 1 Die Bilanz nach der führenden (HGB-) Rechnungslegungsvorschrift ergibt sich durch die Summe der Konten, die diesem (führenden) Bereich zugeordnet wurden. Die Bilanz nach der nachrangigen Rechnungslegungsvorschrift ergibt sich durch die Summe aller Konten (also die Summe der HGB- Konten und der Delta-Konten). Vgl. hierzu Abbildung 1: 2-Konten-Modell 2 ) Abbildung 1: 2-Konten-Modell Zwar lassen sich so Parallellbewertungen darstellen, jedoch wird diese Methode durch die Deltabuchungen schnell intransparent. Auch können Nebenbuchhaltungen nur mit großem Aufwand automatisch angebunden werden: Im Gegensatz zum Überleitungsbetrag von der führenden in die nachgelagerte Rechnungslegungsvorschrift wird der für die Darstellung der Bilanz in der letzteren Variante erforderliche Brutto-Bilanzwert nicht erfasst. Somit muss die Darstellung der Abweichungen weiterhin durch die Abschluss-Buchhalter erfolgen, die Ihre Informationen weiter aus manuell geführten Nebenbuchhaltungen beziehen. Deshalb kann diese Methode nur für verhältnismäßig simple Buchhaltungen mit wenig abweichenden Bewertungsfällen (und einem daraus resultierenden geringen Automatisierungsgrad) empfohlen werden. Die Unternehmen die diese Methode erfolgreich einsetzen nutzen Software, die in der Lage ist negative Bestandswerte zu führen und für das Deltaverfahren angepasste Abschreibungsverläufe zu liefern 3. 1 Rechnungslegungsvorschriften, S 27 2 Riedel, Alexander/Rau, Thilo/Tsanaclidis, Ilias (2004) Auswirkungen einer IFRS-Rechnungslegungsumstellung auf die IT- Systeme am Beispiel von SAP R/3 in: Kapitalmarktorientierte Rechnungslegung S. 505 ff. 3 Rechnungslegungsvorschriften, S 37 2

3 Für Unternehmen mit darüber hinausgehenden Anforderungen hat sich die oben beschriebene Methode in großen Teilen als nicht gangbarer Weg erwiesen 4, da das Handling der Deltabuchungen nicht leichter als die im folgenden Abschnitt beschriebene Methode ist 5. Das 4-Konten-Modell Der einheitliche Kontenplan im 4-Konten-Modell wird in Abbildung 2 dargestellt und beinhaltet Kontenbereiche für Geschäftsvorfälle, die in beiden Rechnungslegungsvorschriften gleichermaßen verbucht werden, die sogenannten gemeinsamen Konten. Des Weiteren werden für die jeweilige Rechnungslegungsvorschrift separate Kontenbereiche definiert, reine HGB-Konten und reine IFRS- Konten. Darüber hinaus werden sogenannte Offset-Konten geschaffen. Diese dienen per Definition dazu doppelt zu buchende Zahlungen, Zahlungsansprüche und Zahlungsverpflichtungen aufzunehmen und gewährleisten so die GoB-Konformität 6, indem sie verhindern, dass Verbindlichkeiten und Forderungen doppelt ausgewiesen werden 7. Die Kontenbereiche sind nicht in sich bilanzierend, die Bilanz nach der jeweiligen Rechnunglegungsvorschrift ergibt sich durch die Summierung der Konten des gemeinsamen Bereichs mit dem jeweiligen Rechnungslegungsspezifischen. Die Buchungsregeln für das 4-Konten-Modell lauten wie folgt: HGB-Wert: IFRS-Wert: HGB-Konto gegen gemeinsames Konto (voller HGB-Betrag) IFRS-Konto gegen Offset-Konto (voller HGB-Betrag) plus: IFRS-Konto gegen IFRS-Delta-Konto (Delta-Betrag) 8 Diese Vorgehensweise erfüllt werden alle wichtigen Anforderungen in Bezug auf die Qualität der parallelen Rechnungslegung. Sie eröffnet dem Anwenderunternehmen die Möglichkeit Nebenbuchhaltungssysteme automatisch anzubinden, indem über die Verrechnungskonten gebucht wird. Diese Tatsache ist letztlich einer der Hauptgründe weshalb sich viele Unternehmen für diese vermeintlich umständliche Methode entscheiden. Darüber hinaus ist die Vorgehensweise klarer und leichter nachvollziehbar als die Delta-Methode und führt damit schneller und zuverlässiger zum Ziel, dass in der zeitnahen Bereitstellung von korrekten Informationen für Managemententscheidungen, sowie für externe Stakeholder gleichermaßen besteht. Rainer Schwöbel, David Weislmeier: In 8 Schritten zur richtigen Finanz-Software und zum passenden Anbieter. Von der effizienten Erstinformation bis zum sicheren Vertrag. Whitepaper, 30 Seiten, Download (kostenlos): 4 Riedel, Alexander/Rau, Thilo/Tsanaclidis, Ilias (2004) Auswirkungen einer IFRS-Rechnungslegungsumstellung auf die IT- Systeme am Beispiel von SAP R/3 in: Kapitalmarktorientierte Rechnungslegung S Siebert, Jörg/Sylvester, Michael, Parallele Rechnungslegung in SAP R/3: IAS/IFRS und HGB, in: Bilanzbuchhalter und Controller 10/2003, S. 225ff. 6 Rechnungslegungsvorschriften, S Rosenberger, Edel Konrad, IAS-Umsetzung im Einzelabschluss einer Tochtergesellschaft am Beispiel der SAP-Software, in: Bilanzbuchhalter und Controller 3/2003, S Rechnungslegungsvorschriften, S. 54 3

4 Abbildung 2: 4-Konten-Modell Fazit Für viele Unternehmen wird die Delta-Methode in Verbindung mit dem 2-Konten-Modell nicht in allen Bereichen ausreichen. Somit tendieren immer mehr Unternehmen zum 4-Konten-Modell und verwenden die Brutto-Methode. Jedoch können auch mehrere Modelle parallel angewendet werden um dort flexibel zu sein, wo es erforderlich ist. Beispielsweise kann das Sachanlagevermögen über Verrechnungskonten über das 4- Kontenmodell (brutto-)verbucht werden, wohingegen Steuern nach HGB bzw. die Unterschiedsbeträge über ein IFRS-Konnte nach der Delta-Methode gebucht werden. 9 Die Auswertung und Weiterverarbeitung erfolgt in der Praxis häufig mit Hilfe eines Spezialsystems zur Konsolidierung, welches die Kontenzuordnung flexibler gestalten kann als die operativen Finanzbuchhaltungssysteme. Die der jeweiligen Auswertungsstruktur (z.b. HGB) zugeordneten Konten ergibt die Bilanz gemäß der entsprechenden Rechnungslegungsvorschrift. Somit wird für jede Rechnungslegungsvorschrift eine eigene Struktur verwaltet. Für Auswertungszwecke kann auch die Auswertung von Konten einer Rechnungslegungsvorschrift in der Struktur der Anderen interessant sein. In diesem Fall muss jedoch doppelt gepflegt werden, was in der Regel einen hohen Aufwand mit sich bringt. Dies gilt auch, wenn das zur Konsolidierung genutzte Program die Verwaltung der Kontenzuordnungen bzw. das Ausschließen von Konten in den jeweiligen Konto-Stammdaten nicht leisten kann. Ist das System hierzu in der Lage, können zum Beispiel eine IFRS-Bilanz in der HGB- Struktur ohne intensiven Pflegeaufwand der Kontozuordnungen in einer zusätzlichen, nur für interne 9 Rechnungslegungsvorschriften, S. 61 4

5 Auswertungen erforderlichen Struktur ausgegeben werden 10. Hierdurch wird der Kontenbezeichnung eine höhere Bedeutung zuteil. Üblicherweise erfolgt die Kontobenennung im Rahmen einer Neuimplementierung oder einer Anpassung. Wenn bereits im Rahmen dieser Aktivitäten die Ausarbeitung korrekt erfolgt, spart man sich viel Anpassungsarbeiten im Nachgang. Vor einer solchen Aktivität existierende Konten werden meist in den gemeinsamen Bereich übernommen. Das Beispiel des bestehenden Anlagevermögens, das in den reinen HGB-Konten erfasst wird 11, verdeutlicht, dass die Software und das beratende Systemhaus für diese Probleme Software-Lösungen mitbringen sollten, wenn eine Umstellung schnell und gleichermaßen korrekt erfolgen soll. Das Trovarit Competence Center Finance & Controlling bündelt unter der Leitung von Rainer Schwöbel, Schwöbel Consulting, und David Weislmeier, Trovarit AG, Marktkenntnis, Erfahrung, Methoden und Werkzeuge für den gesamten kaufmännischen Bereich. Neben Beratung bei der Auswahl und Einführung von Finanzbuchhaltungs- und Controlling-Software bietet das Competence Center vor allem auch Unterstützung bei der Rechnungswesen-Konzeption, von der Analyse der Schwachstellen und des Handlungsbedarfs über die Gestaltung der Sollprozesse und der Prozessoptimierung bis hin zur Gestaltung des Corporate Performance Managements. Competence Center Finance & Controlling Trovarit AG Campus-Boulevard Aachen Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Mail: 10 Rechnungslegungsvorschriften, S Barthélemy, Frank/Willen, Bernd-Uwe, Handbuch IFRS/Vom Projektplan bis zur erfolgreichen Umsetzung am Beispiel SAP R/3, 2. Auflage, Planegg/München 2005, S.323 5