Projektphase II des Projektteams Vereine ( )

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1 Projektphase II des Projektteams Vereine ( ) Unterstützung bei der (Ein-)Führung von Jahresmitarbeitergesprächen im Verein Obdach e.v.: Leitfäden, Formulare, Orientierungshilfen und Anregungen für mögliche Zielvereinbarungen

2 Von Projekt I zu Projekt II Schritt 1: Überlegung des Teams, von welcher genannten (bisher unbearbeiteten) Herausforderung eine Handlungsmaßnahme abgeleitet werden könnte (Anschlussprojekt) Also, was ich generell jetzt von der Personalorganisation vermisse, wo wir nicht gut genug sind, ist, dass wir nicht dazu gekommen sind die Jahre wenigstens einmal ein Personalgespräch zu führen, in aller Ruhe, wo man sich austauscht und sagt So, was ist eigentlich jetzt gut gelaufen, wo finden wir die Dinge gut, wo meinen wir, dass es besser werden könnte (Transkript vom Interview mit Obdach e.v., : Z ). Mitarbeitergespräche führen und etablieren als unbearbeitete Herausforderung

3 Von Projekt I zu Projekt II Schritt 2: Erste Projektskizze (siehe auch Anhang) Ausgangslage: Obdach e.v. äußerte im Interview den Wunsch, Mitarbeitergespräche einzuführen, doch gleichzeitig besteht großer Respekt vor der Art dieses Gesprächs Mitarbeitergespräche als zentrale Herausforderung im Interview Vorgehen: Gespräch Obdach e.v. (5.12): grobes Konzept/Vorhaben darstellen (wir haben diesen Bedarf identifiziert, Training anbieten), Bedarf/Auftrag klären, zuständige Personen identifizieren, Terminklärung Training: ein oder zwei halbe Tage Follow up

4 Von Projekt I zu Projekt II Schritt 2: Erste Projektskizze (siehe auch Anhang) Inhalt des Trainings: Theoretischer Input zu Mitarbeitergesprächen: Warum Mitarbeitergespräche? Was kann/soll ein Mitarbeitergespräch leisten? Wie läuft es ab? Mögliche Probleme etc. Praktische Elemente: zum Beispiel Rollenspiele, Gruppenarbeit o.ä., eventuell auch schon zu obigen Themen (Bsp. Gruppenarbeit zu: Wo können Schwierigkeiten oder Probleme bei Mitarbeitergesprächen auftauchen?) Gemeinsame Feedback- und Diskussionsrunde Inhalt des Follow Up: Gemeinsamer Abschluss, Bewertung des Trainings, Feedback, Bewertung der derzeitigen Situation im Verein

5 Von Projekt I zu Projekt II Schritt 3: Terminabsprache mit Obdach e.v. zur Auftragsklärung Schritt 4: Auftragsklärung Abgleich der Auftragsvorschläge des Teams (Workshop, Training) mit den Bedürfnissen/Wünschen des Vereins (siehe Anhang) Schritt 5: Formulierung einer neuen Projektskizze (Strukturelle Unterstützung bei der Einführung von Mitarbeitergesprächen, Entwicklung von Anregungen zu möglichen Zielen), eines Projektauftrags und Anfertigung von Projektstruktur- und Zeitplänen (siehe Anhang)

6 Projekt Teil II Inhaltliche und konzeptionelle Arbeit (Leitfäden, Formulare, Orientierungshilfen, Tipps und Informationen)

7 Projekt Teil II Nach Sichtung der Literatur wurde festgelegt: 1.Zielvereinbarungs-, sowie Förder-/ Entwicklungsgespräche als Basis 2. Ca. ein Jahr später erstes Jahresmitarbeitergespräch (Beurteilungs- + Förder-/ Entwicklungs- + Zielvereinbarungsgespräch) Versuch der Integration des Wunsches von Obdach e.v. in die weitere Auftragsbearbeitung: Mögliche Ziele für das ZVG entwickeln

8 Projekt Teil II Wichtigkeit von klaren Zielen und Zielformulierungen in einer Organisation Ein an Zielen und Planungen orientiertes Handeln ist effektiver und führt schneller zum Ergebnis als ein Handeln ohne Ziel und Plan Ziele definieren die Erwartungen von Vorgesetztem und Mitarbeiter und tragen zu einer erfolgreichen Arbeitsgestaltung in der Organisation bei Leistungen der Mitarbeiter können besser gemessen werden Die Mitarbeiter arbeiten am erfolgreichsten und qualitativ am Besten, die genau wissen, was von ihnen erwartet wird

9 Projekt Teil II Große Herausforderung, geeignete Ziele in NPOs und im Speziellen bei Obdach e.v. zu entwickeln Ein konkreter Zielkatalog kann aber nicht von außen an die Organisation herangetragen werden kann Geeignete Ziele müssen immer gemeinsam in der Organisation entwickelt werden da die Mitarbeiter selbst am Besten wissen, was Erfolg und Qualität ihrer Arbeit bestimmt da nur die Mitarbeiter selbst beurteilen können, wann ihre Arbeit gut ausgeführt wird deckt sich mit der Auffassung des Vorstandes von Obdach e.v., der sich aus der fachlichen Arbeit heraushalten will

10 Projekt Teil II Um Kriterien zu entwickeln, nach denen die Arbeit des Personals bei Obdach e.v. beurteilt werden kann, könnte der Vorstand zunächst auf das gebündelte Wissen und die gebündelten Erfahrungen der Sozialarbeiter vertrauen als ersten Schritt für eine geeignete Zielformulierung im fachlichen Bereich diese zunächst in die Hand der Mitarbeiter geben

11 Projekt Teil II Vorstellung des Gesamtpakets in der Vorstandssitzung am

12 Projekt Teil II -Ergebnisse aus der Vorstandssitzung- Gewisse Enttäuschung, dass erhoffter Zielkatalog nicht entwickelt wurde Anregungen und Anstöße wurden interessiert aufgenommen Diskussion wurde angeregt, erste Ideen wurden entwickelt (z.b. zur Konkretisierung des Vereinsziels) Vgl. zur Theorie: Organisation wurde irritiert, was daraus wird, entscheidet sie selbst

13 Reflexion des Projekts Teil II

14 Soziologische Reflexion des Projekts Teil II Was gewährleisten Mitarbeitergespräche in Organisationen? (Funktionsfrage) Wie gewährleisten Mitarbeitergespräche diese Funktion? (Frage nach Art und Weise) Antworten aus systemtheoretischer Perspektive

15 Soziologische Reflexion des Projekts Teil II Mitarbeitergespräche als Instrument um anschlussfähige Kommunikation in Organisationen herzustellen und Unsicherheit zu absorbieren Wie? Fortwährende Reproduktion des Systems aus eigenen Mitteln (d.h. Themen des Systems): Personal, Ziele, Aufgaben als Thema in der Kommunikation! Schon bloße Kommunikation der Entscheidung MAG einzuführen, verändert den Systemzustand (Unsicherheit entsteht, Veränderung der Kommunikation um Unsicherheit zu absorbieren) Soziale Systeme bestehen aus Kommunikationen (Luhmann, 2011: 59) Kommunikation (bspw. MAG) Verein als soziales System mit Ziel Kommunikation (bspw. Termin, Vorbereitung) Organisationen entstehen und reproduzieren [sich], wenn es zur Kommunikation von Entscheidungen kommt [ ] (Luhmann, 2011: 63)

16 Soziologische Reflexion des Projekts Teil II Mitarbeitergespräche sorgen für einen einheitlichen Kurs=anschlussfähige Kommunikation zwischen Organisation und Personal Aufgaben, Ziele, Kompetenzen von Mitarbeitern werden von Zielen der Organisation abgeleitet Abgleich im Gespräch, um Unsicherheit über Motive, Erwartungen, etc. der Mitarbeiter und Vorgesetzten zu absorbieren und damit organisationskonformes Handeln wahrscheinlicher zu machen

17 Soziologische Reflexion des Projekts Teil II Rolle des Projektteams: Von Beginn an Bewusstsein darüber, dass nur Anregungen und Anstöße möglich sind, aber keine direktiven Maßnahmen (Organisationen als nichttriviale Maschinen) Organisation entscheidet selbst, ob sie MAG einführt und dauerhaft etablieren wird, kein Einfluss von außen möglich! Umgang mit Zielentwicklung: Erstellung eines Zielkatalogs aus Sicht des Teams nicht möglich, weil diese Ziele nur dann Anschlussfähigkeit erfahren, wenn die Organisation sie selbst entwickelt Von außen an die Organisation herangetragen, würden sie auch die Partizipation des Personals unterlaufen

18

19 Anregungen für nächste Kohorte Mit auf den Weg gegeben: Qualitätshandbuch, Messbarkeit von Zielen, Mitarbeiter gespräche mit Ehrenamtlichen

Obdach e.v. äußerte im Interview den Wunsch, Mitarbeitergespräche einzuführen, doch gleichzeitig besteht großer Respekt vor der Art dieses Gesprächs

Obdach e.v. äußerte im Interview den Wunsch, Mitarbeitergespräche einzuführen, doch gleichzeitig besteht großer Respekt vor der Art dieses Gesprächs Anhang Projektskizze I, Auftragsklärung, Protokoll des Auftragsklärungsgesprächs am 05.12.11, Projektauftrag, Projektskizze II, Projektstrukturplan I, Netzplan I, Projektstrukturplan II, Netzplan II Projektskizze

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