1 Wozu ein jährliches Mitarbeitergespräch?

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1 Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 1 Das Mitarbeitergespräch wird selbstverständlich mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geführt. Zur leichteren Lesbarkeit dieses Textes wird grundsätzlich nur eine Bezeichnung verwendet. Wir bitten dafür um Ihr Verständnis! Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 2 Außer der gemeinsamen Zielvereinbarung für das kommende Jahr kann der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter Maßnahmen für seine berufliche Qualifikation besprechen und ihm berufliche Perspektiven für die Zukunft aufzeigen. 1 Wozu ein jährliches Mitarbeitergespräch? Für eine erfolgreiche, zielorientierte Zusammenarbeit ist es von grundsätzlicher Bedeutung, dass Vorgesetzte und Mitarbeiter über Ziele, Inhalte, auch Probleme, ihrer gemeinsamen Arbeit miteinander reden. Dies geschieht tagtäglich im Rahmen vieler Dienstbesprechungen. Darüber hinaus besteht die Notwendigkeit, in regelmäßigen Abständen gemeinsam über die Ziele und Aufgaben der jeweiligen Stelle über die erreichten Ergebnisse und die gezeigte Leistung in der abgelaufenen Periode, über die Zusammenarbeit und Führung, das Arbeitsumfeld, über die Förderung der Mitarbeiter und ihre beruflichen Veränderungsbzw. Entwicklungsmöglichkeiten ausführlich zu sprechen. Deshalb wurde mit Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen vom 28. Mai 1998 Nr. 21 P / das jährliche Mitarbeitergespräch verbindlich eingeführt. Das jährliche Mitarbeitergespräch kann somit einen wichtigen Beitrag dazu leisten, Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern sowie Mitarbeitern untereinander zu verbessern. Mitarbeitergespräche sind auch besonders geeignet, um behinderungsbedingte oder behinderungsrelevante Fragen und Anliegen zu erörtern (siehe Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen vom 8. August 1990, Nr. 26 P / zur Fürsorge für schwerbehinderte Angehörige des Öffentlichen Dienstes in Bayern ). Neben den laufenden Gesprächen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern soll deshalb in Zukunft mindestens einmal im Jahr ein ausführlicher Dialog zwischen beiden stehen, in welchem der Mitarbeiter erfährt, wie sein Vorgesetzter die Zusammenarbeit des letzten Jahres und das Erreichen der gemeinsamen Ziele einschätzt. In der Form des jährlichen Mitarbeitergespächs werden diese Gespräche neben der dienstlichen Beurteilung eine weitere Säule des modernen Personalmanagements bilden. Das Mitarbeitergespräch wird damit zu einem wesentlichen, gestaltenden Element der Zusammenarbeit und ein prägendes Merkmal des Führungsstils in der Dienststelle. Es dient auch zur Erkennung förderungswilliger und -bereiter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dieser Leitfaden soll helfen, Vorgesetzte und Mitarbeiter beim Gespräch zu unterstützen. Er soll insbesondere den Gesprächspartnern als Anregung dienen, die jährlichen Mitarbeitergespräche partnerschaftlich und erfolgreich zu führen. Für Fragen, Anregungen und Erfahrungen rund um das Mitarbeitergespräch können Sie sich an Referat 11 wenden. Ihre Ansprechpartnerin ist Frau Boy, Zimmer Nr. 234, Telefon 0941/

2 Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 3 Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 4 2 Ziele des jährlichen Mitarbeitergesprächs Bewerten der bislang geleisteten Arbeit Der Vorgesetzte bespricht mit dem Mitarbeiter die Arbeitsergebnisse der wichtigsten Aktivitäten der abgelaufenen Periode und gibt dem Mitarbeiter eine Einschätzung seiner Leistung und seines Verhaltens. Der Mitarbeiter kann dazu Stellung nehmen. Anerkennung von Leistung und Hilfestellung für die Mitarbeiter durch konstruktive Kritik Dem Vorgesetzten bietet sich die Gelegenheit, Leistungen anzuerkennen, aber auch dem Mitarbeiter durch konstruktive Kritik zu helfen, den jetzigen und künftigen Anforderungen noch besser gerecht zu werden. Verbesserung der Kommunikation, Kooperation und Information zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern, sowie der Mitarbeiter untereinander Durch die regelmäßigen Mitarbeitergespräche wird ein Erfahrungsprozess eingeleitet, der dauerhaft zu einem zielgerichteten, selbständigen Arbeiten sowie zu einer Steigerung der Effektivität der Arbeit beider Gesprächspartner sowie der Mitarbeiter untereinander führt. Insbesondere den Mitarbeitern wird durch diese persönlichen Gespräche eine echte Hilfestellung zur Leistungsverbesserung angeboten. Ferner ist die Früherkennung und Bekämpfung von Schwierigkeiten am Arbeitsplatz ein wichtiges Anliegen des Dienstherrn/Arbeitgebers. Im jährlichen Mitarbeitergespräch können diese offen an- bzw. besprochen und nach gemeinsamen Lösungsmöglichkeiten gesucht, wie auch externe Beratungsangebote vermittelt werden. Zeitnahe Leistungseinschätzung ohne Vorgriff auf die periodische Beurteilung, Treffen von Zielvereinbarungen Das jährliche Mitarbeitergespräch läßt das geltende Beurteilungssystem ( 48 ff LbV) unberührt. Die periodische Beurteilung setzt einen wesentlich breiteren Quervergleich der Mitarbeiter untereinander voraus. Diese abteilungs- bzw. referatsübergreifenden Betrachtungen sind im Rahmen des Mitarbeitergesprächs nicht möglich. Das Mitarbeitergespräch soll vielmehr neben der periodischen Beurteilung Mitar- beitern und Vorgesetzten eine zeitnahe Standortbestimmung ermöglichen und den Mitarbeitern aufzeigen, wie ihre Leistung gesehen wird. Dem Mitarbeiter wird die Möglichkeit gegeben, durch das Treffen von Leistungszielvereinbarungen den gegenwärtigen und künftigen Anforderungen noch besser gerecht zu werden. Rückmeldung über das Führungsverhalten des Vorgesetzen Der Vorgesetzte erhält von seinen Mitarbeitern Rückmeldungen über sein Führungsverhalten. Anregung und Beratung zur Weiterqualifizierung, Vorschläge für konkrete Fördermaßnahmen, Aufzeigen von Perspektiven, Veränderungsmöglichkeiten Das Mitarbeiterjahresgespräch ist eine wichtige Grundlage für eine systematische Personalentwicklung. Persönliche Zielvorstellungen werden mit dem Vorgesetzten besprochen und mögliche Perspektiven für eine berufliche Weiterentwicklung des Mitarbeiters werden aufgezeigt.. Steigern der Motivation durch mehr Gestaltungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz Vorschläge und Anregungen zur Verbesserung des Arbeitsumfeldes werden mit dem Vorgesetzten besprochen und soweit wie möglich berücksichtigt. 3 Wie oft werden die Gespräche geführt? Das Mitarbeitergespräch soll mit allen Mitarbeitern grundsätzlich einmal im Jahr geführt werden. Ausgenommen sind beurlaubte Beschäftigte. Die Initiative zum Mitarbeitergespräch geht grundsätzlich von den Vorgesetzten aus. Kommt in diesem Rahmen das Mitarbeitergespräch nicht zustande, so kann der Mitarbeiter die Initiative ergreifen. Der Vorgesetzte oder die Mitarbeiter können auch außerhalb der Reihe ein Gespräch verlangen.

3 Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 5 4 Verzicht Auf das gesamte jährliche Mitarbeitergespräch kann im Einvernehmen mit dem Vorgesetzten verzichtet werden, sofern nicht Gründe der Personalführung entgegenstehen. Möglich ist auch, das Gespräch durchzuführen und einvernehmlich auf die Erörterung einzelner Gesprächspunkte zu verzichten, sofern nicht dienstliche Gründe entgegenstehen. 5 Wer führt das jährliche Mitarbeitergespräch? Zur Führung der jährlichen Mitarbeitergespräche gilt folgende Zuständigkeitsregelung: Präsident Abteilung I sowie Referate 11, 13 (ohne Verwaltungsarbeiter) Referatsleiter des Referats 11 Anwärter Referatsleiter des Referats 11 Referat 12 (einschl. Verwaltungsarbeiter und Benutzerservice) Referatsleiter des Referats 12 Referat 14 Referatsleiter des Referats 14 Fachbereich 15 Referatsleiter Fachbereichsleiter Abteilung VII in Einzellfällen Referatsleiter Abt.Leiter oder Fachber.Leiter Abteilung II/III (ohne Arbeitsgruppe UVG) Abteilungsleiter Arbeitsgruppe für den Vollzug der Aufgaben des Unterhaltsvorschussgesetzes (UVG) jeweiliger Referatsleiter Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 6 Abteilung V (z.b. Referatsleiter, Vertreter der Referatsleiter, AG A) Abteilungsleiter Soweit der Abteilungsleiter die Mitarbeitergespräche führt, kann zu einzelnen Punkten der jeweilige Referatsleiter hinzugezogen werden. Der Mitarbeiter kann außerdem ein weiteres Gespräch mit dem zuständigen Abteilungsleiter oder dem Amtsleiter verlangen. Bei längerer Krankheit des Vorgesetzten werden die Mitarbeitergespräche von dem zuständigen Vertreter geführt. Im Falle der Abordnung sollen die Gespräche, abhängig von der voraussichtlichen weiteren beruflichen Verwendung des Mitarbeiters, mit den Vorgesetzten der aufnehmenden oder abgebenden Behörde geführt werden. Nach Absprache zwischen den Gesprächsteilnehmern können die jeweils anderen Vorgesetzten beigezogen werden. Vorhandene Gesprächsprotokolle werden nur auf Wunsch des Mitarbeiters weitergeleitet. 6 Was sind die besonderen Merkmale des Mitarbeitergesprächs? Die Vorgesetzten kündigen den Gesprächstermin mindestens 3 Arbeitstage vorher an. Der Protokollbogen steht im Intranet zur Verfügung. Mitarbeiter und Vorgesetzte bereiten sich entsprechend auf das Gespräch vor. Das Mitarbeitergespräch findet in einer ungestörten Atmosphäre und ohne Zeitdruck statt (im Zimmer des Vorgesetzten, auf Wunsch im Zimmer des Mitarbeiters oder -soweit verfügbar- in einem anderen geeigneten Raum). Das Mitarbeitergespräch wird grundsätzlich unter vier Augen geführt. Thema kann und soll alles sein, was den Beteiligten wichtig ist. Das Gesprächsergebnis wird vertraulich behandelt.

4 Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 7 7 Inhalte des jährlichen Mitarbeitergesprächs Persönliches Umfeld des Mitarbeiters (z.b. Fahrgemeinschaften, besondere Arbeitszeiten usw. Hier können auch familiäre Anforderungen, Fragen der Beziehungen zwischen Mitarbeitern untereinander, gesundheitliche Einschränkungen, Hinweis des Vorgesetzten auf Anerkennung einer Schwerbehinderteneigenschaft usw. angesprochen werden.) Arbeitsumfeld (z.b. Organisation, Informationsfluss, Ausstattung, Arbeitsplatz, usw.) Führung und Zusammenarbeit zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern (z. B. Klärung gegenseitiger Erwartungen, Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung der Zusammenarbeit usw.) Gespräche über Fehlzeiten Insbesondere deren Gründe und die Maßnahmen zur Abhilfe, z.b. durch bessere Gestaltung des Arbeitsplatzes usw.) Arbeitsaufgaben und Leistung des Mitarbeiters (Leistungsbilanz mit Bewertung der fachlichen Leistung, Eignung, Befähigung usw., insbesonders zu erörternde Punkte wie erhöhte Anforderungen wegen z.b. längerfristigen Vertretungen, Hinweise auf die Möglichkeit des ggf. vorzeitigen Vorrückens bzw. Hemmens des Aufsteigens in den Leistungsstufen sowie Hinweis auf Leistungsmängel und mögliches Absenken des Prädikats bei der nächsten Beurteilung. Individuelle Leistungsvereinbarungen.) Veränderungs- und Entwicklungsperspektiven (Förderungsmaßnahmen, Arbeitseinsatz, Fortbildung, Aufgabenwechsel bzw. Umsetzung usw.) Individuelle Leistungsvereinbarung(en) (z.b. Soweit Handlungsbedarf besteht, können individuelle Leistungsvereinbarungen getroffen und/oder Wege zur Zielerreichung vereinbart werden.) Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 8 Persönliche Interessen des Mitarbeiters (Können angesprochen werden, soweit dies der Mitarbeiter wünscht. Der Mitarbeiter könnte z.b. auf die Möglichkeit der Veröffentlichung der in seinem Interessensgebiet gesammelten Erfahrungen (z.b. in der Mitarbeiterzeitung) hingewiesen werden.) Vorschläge für Verbesserungen (z.b. Von den Mitarbeitern gemachte Verbesserungsvorschläge werden an den Innovationszirkel Moderne Verwaltung weitergeleitet.) Weiterleitung von Informationen und Vorschlägen (Weiterleitung von Vorschlägen und Informationen an die Amtsleitung, Abteilungs-/Fachbereichsleiter, Referatsleiter, usw.) Jeder der inhaltlichen Schwerpunkte kann sich aus folgenden methodischen Elementen zusammensetzen: Rückblick und Analyse Zielvereinbarungen Rückblick und Analyse dienen der Bestandsaufnahme sowie der Bewertung und können damit Grundlage für künftige Zielvereinbarungen sein. Worauf kommt es besonders an? Grundlage für das jährliche Mitarbeitergespräch sind die vorhandenen Aufgabenstellungen und Zielvereinbarungen. Empfohlen wird, diese als Ausgangspunkt und ständigen Bezugspunkt des Gespräches zu wählen. Damit wird am besten gewährleistet, dass das Gespräch ergiebig für die Gesprächspartner wird und nicht in allgemeine und unverbindliche Redensarten oder eine Debatte um nicht belegbare, subjektive Eindrücke und Meinungen abgleitet. Der Erfolg des Mitarbeitergesprächs hängt wesentlich davon ab, dass beide Gesprächspartner offen, konstruktiv und vorurteilsfrei in das Gespräch gehen. Vorwürfe oder "Reizworte" gehören nicht in das Mitarbeitergespräch.

5 Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regenburg 9 Das jährliche Mitarbeitergespräch in der Bezirksfinanzdirektion Regensburg 10 Es ist zu erwarten, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte mit unterschiedlichen Erwartungen und Zielsetzungen in das Gespräch gehen. Beide müssen, um das ihnen Wichtige zum Ausdruck bringen zu können, ihre Themen offen ansprechen und Schwerpunkte setzen können. Der Vorgesetzte wird in einer angemessenen Atmosphäre die Inhalte des Mitarbeitergespräches sowie seine Bewertungen den Mitarbeitern gegenüber verständlich und deutlich machen und das Gespräch möglichst in einem Konsens enden lassen, damit der motivierende Zweck des Mitarbeitergespräches erreicht wird. Beide Gesprächspartner sollten die Bereitschaft mitbringen, zuzuhören und Verständnis für die Vorstellungen und Wünsche des Gesprächspartners zeigen. Der Vorgesetzte fertigt das Protokoll grundsätzlich handschriftlich und bereits während des Gesprächs. Das Protokoll im Original wird beim jeweiligen Gespräch führenden Vorgesetzten für zwei Jahre aufbewahrt. Der Vorgesetzte fertigt auf Wunsch des Mitarbeiters Kopie des Protokollbogens für den Mitarbeiter bzw. auszugsweise oder vollständige Kopie des Protokollbogens zur Weiterleitung an den Abteilungs- und/oder Amtsleiter. Bei Vorgesetztenwechsel, Abordnung oder Versetzung erfolgt eine Weitergabe des Protokollbogens abhängig von der voraussichtlichen weiteren beruflichen Verwendung des Mitarbeiters. Vorhandene Gesprächsprotokolle werden nur auf Wunsch des Mitarbeiters weitergeleitet (siehe auch S. 6). 9 Protokoll über das Mitarbeitergespräch Aufzeichnungen über das jährliche Mitarbeitergespräch sind notwendig, um den Inhalt für beide Gesprächspartner zu dokumentieren und abweichende Auslegungen zu vermeiden, Absprachen beider Gesprächspartner festzuhalten, die Umsetzung zu unterstützen, das nächste Mitarbeitergespräch vorzubereiten. Die Aufzeichnungen sollen nicht den Gesprächsinhalt wiedergeben, sondern nur das wesentliche Ergebnis. Ziel des Mitarbeitergesprächs ist es, möglichst weitgehende Übereinstimmung zwischen beiden Gesprächspartnern herzustellen. Erarbeitete Ziele werden in den Protokollbogen eingetragen.