Das RevA hat vorgeschlagen: - das Arbeitsverfahren mit moderner IT- Technik zu unterstützen (z.b.workflowmanagementsystem,

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1 Kurzübersicht Anlage 6 Aktenzeichen: 963-Q004/01 Geprüfte Organisationseinheit: Zentrale Bußgeldstelle des KVR ( KVR I/13 ) Gegenstand der Prüfung Verfahrensabläufe in bezug auf den IT-Einsatz Erfasster Zeitraum: 1. Quartal 2002 mit 3. Quartal 2003 In der zentralen Bußgeldstelle des KVR werden übergreifend für den gesamten Aufgabenbereich des KVR und der davon tangierten Rechtsgebiete Bußgeldverfahren durchgeführt. Die Prüfung sollte aufzeigen, ob durch einen verstärkten Einsatz der IT bzw. durch eine Ausweitung auf neue Einsatzfelder eine wirtschaftlichere Bewältigung der Aufgaben möglich ist. KVR-Bußgeldstelle Manuelle Archivierung Die Ablage aller bearbeiteten OWiG-Verfahren am Arbeitsplatz der Sachbearbeitung ist nicht möglich. Die bearbeiteten Fälle älterer Jahre werden im Keller archiviert. Die manuelle Archivierung verursacht Einführung der Online- Archivierung In einer einzurichtenden Projektgruppe ist festzustellen, ob und in welcher Ausprägung eine Online Archivierung wirtschaftlich ist.

2 Seite II von V erhöhten Platzbedarf, benötigt eine Registratur verbunden mit Personal- und Raumkosten. Ein direkter Zugriff auf ältere Akten ist nicht möglich. Direkte Beantwortung telefonischer Anfragen ist nicht möglich. Verfahrensstand kann nicht direkt abgerufen werden. Löschkontrolle der Daten bei Aktenaussonderung fehlt. Folge: Datenschutzrechtliche Belange werden tangiert. Wechselnde Zuständigkeiten Innerhalb der Dienststelle ist ein reibungsloser Ablauf von Dauer und Qualität der vorgelagerten Bearbeitungsstelle abhängig. Ein ständiger Wechsel in der Bearbeitungsfolge zwischen verschiedenen Sachbearbeitungen (Fachdienststelle, Einspruchs- und Erzwingungshaftsachbearbeitung usw.) und zwischen Sachbearbeitung und Registratur ist festzustellen. Folge: Verfahrensfluss kann bei Abwesenheit eines Sachbearbeiters/einer Sachbearbeiterin ins Einrichtung einer systemseitigen Löschkontrolle (ggf. in Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem) Ablaufsteuerung mittels Workflowmanagementsystem: Die notwendigen Schritte der Vorgangsbearbeitung werden automatisch initiiert. Routineprüfungen werden selbständig übernommen. Das KVR-GL hat zur Einführung eines Workflowsystems keine Einwände.

3 Seite III von V Stocken kommen. Die Auskunft über aktuellen Verfahrensstand ist in angemessener Zeit nicht möglich. Eine sukzessive Verfahrensbearbeitung ist nicht immer gewährleistet. Anzeigen werden online nach zuvor definiertem Verfahren zur Bearbeitung auf die Sachbearbeiter der zugehörigen Rechtsgebiete verteilt. Anzeigen und zugehörige Dokumente werden mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems zugeordnet. In seiner Stellungnahme teilte das KVR mit, dass es davon ausgeht, dass die Schwachstellen durch die beabsichtigte Einführung einer zunehmenden Einheits-sachbearbeitung weitgehend behoben werden können. Die Organisation der Sachbearbeitung wird in einer Projektgruppe geklärt. Sollanordnung und Vergabe des Kassenzeichens Die Übermittlung des Belegs Sollanordnung und die Rücksendung des Kassenzeichens via Botendienst im allgemeinen OWiG-Verfahren stellt einen eklatanten Medienbruch dar. Folge: Hoher Zeitaufwand und lange Liegezeiten Eine Schnittstelle zum PKF-Verfahren soll geschaffen werden. Die Zusollstellung von Forderungsbeträgen wird im Online-Buchungsverfahren erbracht. Die Dienststelle stimmt der Auffassung des Revisionsamtes zu und regt an, Erzwingungshaftverfahren, wie im Bereich KVÜ, vom Kassen- und Steueramt erledigen zu lassen.

4 Seite IV von V Die manuelle Übertragung des via Botendienst übermittelten Kassenzeichens birgt die Gefahr von Übermittlungs- bzw. Übertragungsfehlern Fazit: Die Beibehaltung des bestehenden Verfahrens im allgemeinen OWiG-Verfahren ist unwirtschaftlich und nicht mehr vertretbar. Berichtswesen Die manuelle Bearbeitung des statistischen Verfahrens ist zu komplex und unübersichtlich Folge: Die Zeit, die für komplizierte Bußgeldverfahren benötigt wird, ist schwer abschätzbar Das Kassenzeichen wird vom System generiert. Eine dynamische, IT-unterstützte Prozesskontrolle mit angepassten Lauf- und Liegezeiten soll entwickelt werden. Eine Schnittstelle zu SAP macht das System für die Zukunft ausbau- und anpassungsfähig. Managementinformationssysteme lassen sich über SAP entwickeln. Sie liefern statistische Daten, Kennzahlen und Controllinginstrumente. Die Dienststelle stimmt der Einführung einer automatisierten statistischen Erfassung von Daten und der Umsetzung zu.

5 Seite V von V Stadtweites Modell IT-gestütztes Verfahren der Bußgeldstellen Die Bußgeldverfahren der einzelnen Bußgeldstellen sind zwar formell vom Verfahren her identisch, die Vorgehensweise ist jedoch sehr unterschiedlich. Die zentrale Bußgeldstelle des KVR hat bereits unterschiedliche Lösungen. Während im Bereich KVÜ bereits eine komplette IT-Umsetzung stattgefunden hat, entspricht die wordbasierte Lösung im allgemei-nen OWiG-Verfahren noch nicht den Anforderungen an ein medienbruchfreies, fachgerechtes IT-System. Das Baureferat arbeitet mit einer Lösung, die der aus dem KVÜ-Bereich entspricht, während die übrigen Bußgeldstellen der LHM (außer dem Baureferat) wie z.b.: das Amt für Wohnungswesen im Sozialreferat das Amt für Ausbildungsförderung im Schulreferat das Referat für Stadtplanung und Bauordnung Zusammenfassung und Vereinheitlichung der Bußgeldverfahren stadtweit. Mittelfristige Einführung eines durch das RevA konkretisierten stadtweiten Modells. Zwischenzeitliche Optimierung des derzeitigen KVR- Modells und Ausbau zu einer stadtweit einsetzbaren Lösung. Für den Einsatz des Workflowmanagementsystems/ Dokumentenmanagementsystems als auch den Ausbau zu bestehenden Schnittstellen gilt das Gleiche wie unter Empfehlungen Pkt. 6.1ff. Der Lösungsvorschlag des Revisionsamtes, die Bußgeldverfahren zusammenzufassen und unter Verwendung moderner Datenverarbeitung zu vereinheitlichen wird von der Dienststelle positiv beurteilt, zumal dadurch ebenfalls eine einheitliche Qualität der Sachbearbeitung gewährleistet ist. Das KVR steht dem Vorschlag, die

6 Seite VI von V KVR-III/13 für die kommunale Verkehrsüberwachung z.z. manuelle Bearbeitungsverfahren verwenden. Bußgeldstellen stadtweit zusammenzuführen und unter Verwendung moderner Datenverarbeitung zu vereinheitlichen, grundsätzlich offen gegenüber, sieht das vorgeschlagene Organisationsmodell allerdings kritisch. Das Revisionsamt bemerkt, dass die organisatorische Gestaltung innerhalb einer Projektgruppe geklärt werden soll und verweist auf den Pkt 10. Zur Erstellung eines best-möglichen Umsetzungskonzepts will die Dienststelle eine Projektgruppe bilden.

7 Seite VII von V Die Dienststelle beanstandet beim Modell des RevA: Wechsel innerhalb der Bearbeitungskette nimmt zu. Wichtige Nachweise gingen verloren körperliche Akten für das Amtsgericht fehlten angeforderte Unterlagen müssten zunächst zum Einscannen ins Frontoffice (Verzögerungen) Die Sachbearbeitung müsse uneingeschränkt in fachlicher- und verfahrensrechtlicher Hinsicht kompetent sein

8 Seite VIII von V D-C/S übernimmt die Gesamtkoordination für das stadtweite Projekt. Die Projektgruppe entwickelt ein Feinkonzept mit detaillierten Anforderungen an das stadt-weite Modell. Die Kostenübernahme und die Verteilung der Investitionskosten muss von D-C/S vorab geregelt werden. Die Aspekte der Realisierbarkeit unter der aktuellen Haushaltslage sollen einbezogen werden.zur Nutzung von Synergieeffekten ist die Berücksichtigung der Ergebnisse aus dem Projekt Einführung eines stadtweiten DMS zwingend erforderlich. D-C/S schlägt zum Stadtweiten Modell für alle Bußgeldstellen der LHM vor, ein Pilotprojekt in der zentralen Bußgeldstelle des KVR durchzuführen. Die Federführung soll beim KVR liegen. Nach Beendigung des Pilotprojekts soll anhand der Ergebnisse entschieden werden, welche Komponenten ggf. stadtweit eingeführt werden sollten. Darüber hinaus soll das Verfahren zur Einführung festgelegt werden. Der Rechnungsprüfungsausschuss übernimmt die getroffenen Feststellungen und trägt die Empfehlungen des Revisionsamts mit.