FAPLIS Reporting FAPLIS Listen

Transkript

1 FAPLIS Listen Stand: 31. August 2012

2 1 Einführung FAPLIS Listen Startseite (Home) Auswertungsseite Filter Favoriten Nutzerspezifische Auswertungen Einstellungen Seite 2

3 1 Einführung Die FAPLIS Listen sind ein Auswertungstool für Daten der Flächendokumention, Vermessungsflächen, Reingungsflächen und Versorgungsbereiche. Die Auswertungen werden als pdf oder in Excel-Dateien generiert. Mit Einführung des Betriebssystems Windows 7 in der Daimler AG wurden die Funktionalitäten von Microsoft Office Access in Microsoft SharePoint programmiert. SharePoint ist eine webbasierte Plattform, die über einen Internet Browser gestartet wird. Die Bediehnung der FAPLIS Listen erfolgt somit nicht mehr in Access, sondern mit dem Microsoft Internet Explorer V8 oder höher. Seite 3

4 2 FAPLIS Listen Startseite (Home) Auf der FAPLIS Listen Startseite befindet sich der Katalog mit allen Themen, die ausgewertet werden können. Desweiteren sind die Favoriten hinterlegt, die sich jeder Anwender individuell definieren kann (siehe Kapitel 3.2) Je nach Berechtigungen stehen die folgenden Auswertungskataloge zu Verfügung: Flächendokumentation Reinigung Sonstiges Vermessung Seite 4

5 Vermessung Mit Mausklick den beschreibenden Text startet die Suchmaske des gewünschten Auswertungsthemas. Seite 5

6 3 Auswertungsseite Die Auswertungsseite listet die Standard-Auswertungen ("nach was soll ausgewertet werden") und die Auswertungskriterien ("mit welchen Kriterien soll ausgewertet werden") auf. Standard Auswertungen Auswertungs-Kriterien Die Suchfelder bestehen entweder aus festen Datenbankeinträgen, die nach anklicken des Feldes aufgelistet werden (Beispiel: Gebäudenummern) oder aus Freifeldern, deren Inhalt individuell eingetragen werden können (Beispiel: Beschreibungsfelder). Werden keine der ausgefüllten Suchfelder mehr benötigt, werden über den Button Kriterien zurücksetzen alle Suchfelder wieder geleert. Mit Linksklick auf die Überschriften können diese auf- und zugeklappt werden. Somit kann die Darstellung übersichtlicher gestaltet werden, wenn Bereiche, die nicht benötigt werden, zugeklappt bleiben. Der Eintrag bei "Werk" ist als Mußfeld immer zwingend einzutragen. Die "*" (Sternchentaste) dient in allen Feldern als Wild-Card für die Mehrfachauswahl. Beispieldarstellung: Alle Bereiche sind zugeklappt. Seite 6

7 Ist die richtige Auswertung gewählt und sind die gewünschten Kriterien eingetragen, kann die Auswertung gestartet werden. Unter Bericht abspeichern in der oberen Symbolleiste kann gewählt werden, ob das Ergebnis als pdf Datei für den Acrobat Reader oder im Excel Format ausgegeben werden soll. Bevor der Bericht erstellt wird, kann in der folgenden Maske das Ausgabeformat nochmals geändert werden. Desweiteren kann eine vordefinierte Vorlage für Kopf- und Fußzeile gewählt werden, die die Darstellung der Ausgabedatei beeinflusst. Diese Vorlagen werden systemseitig zu Verfügung gestellt, können also nicht selbst erstellt werden. Der Ausgabedateiname wird angegeben, der sich auf den Standard-Auswertungsnamen bezieht. Unten werden zur eigenen Kontrolle nochmals die eingestellten Suchkriterien aufgelistet. Mit dem Button Download Report startet die Erstellung. Mit der Einblendung Report wird heruntergeladen. Schließen Sie das Fenster nach Beendigung startet die Berichtsserstellung. Achtung: Die Erstellung kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt keine Sanduhr oder Prozessbalken, der die Erstellung Vorgang kenntlich macht! Seite 7

8 Ist das Ergebnis fertig berechnet, kann die Datei sofort geöffnet oder erst einmal abgespeichert werden. Nach erfolgreich erstelltem Bericht können im gleichen Katalog sofort neue Berichte erstellt werden. Soll eine Auswertung aus einem anderen Katalog gestartet werden, muss wieder in Startseite gewechselt werden. Hierzu wechselt man in der obersten Leiste auf den Reiter Durchsuchen und klickt wahlweise auf den Text FAPLIS Reporting oder das Daimler Logo. Seite 8

9 3.1 Filter Mit dieser Funktion können oft benötigte Suchkriterien als Filter abgespeichert werden. Zunächst werden die Suchkriterien in die Auswertungsfelder eingetragen, die gespeichert werden sollen. Mit dem Button Speichern in der Symbolleiste Filter startet die Speichermaske. In dieser wird das Filterprofil mit einem eigenen Namen abgespeichert. Sind bereits eigene Filter gespeichert, können diese über die Funktion Profil aktualisieren ausgewählt und mit den neu eingestellten Suchkriterien gespeichert werden. Über Filter Laden werden die gespeicherten Profile aufgelistet und können aktiviert werden. Die hinterlegten Suchkriterien werden automatisch in die Kriterien gefüllt. Eine Standard Auswertung wird im Filterprofil nicht gespeichert. Diese muss vor Erstellung eines Berichtes noch ausgewählt werden. Wird ein Filterprofil nicht mehr benötigt, kann er über das Symbol Löschen wieder entfernt werden. 3.2 Favoriten Favoriten können angelegt werden, wenn regelmäßig die gleiche Auswertung mit denselben Kriterien als Bericht erstellt werden soll. Zuerst müssen die gewünschten Kriterien eingetragen und die benötigte Auswertung ausgewählt werden. Wenn alle Angaben komplett definiert sind, klickt man das Zu Favoriten hinzufügen Symbole in der oberen Symbolleiste an. Dieses startet eine neues Fenster, in dem die eingestellten Kriterien mit der definierten Auswertung mit einem eigenen Namen abgespeichert wird. Seite 9

10 Die gespeicherten Favoriten werden in der Startseite (Home) verwaltet. Rechts neben den Katalogen sind sie aufgelistet. Klickt man ein Favoritenname an startet der entsprechende Katalog, in dem die Auswertung und die Kriterien fix eingetragen sind. WICHTIG: Ist die Auswertungsseite über ein Favoriteneintrag gestartet, können die Kriterien nicht mehr geändert werden. Hierzu muss wieder auf die Startseite gewechselt und der gewünschte Katalog manuell gestartet werden. Wird ein gespeicherter Favoriteneintrag nicht mehr benötigt, kann dieser über den Befehl Delete wieder gelöscht werden. 4 Nutzerspezifische Auswertungen Zusätzlich zu den Standard-Auswertungen, können auch eigene, nutzerspezifische Auswertungen erstellt und gespeichert werden. Sobald in der Auswertungsseite der Reiter Nutzerspezifische Auswertungen ausgewählt ist, werden in der Symbolleiste die Verwaltungsfunktionen freigeschaltet. Über Neu startet der Report-Wizard, der die Erstellung chronologisch unterstützt. Seite 10

11 Zunächst wird der Name der eigenen Auswertung festgelegt. Er kann für Deutsch, Englisch und Spanisch separat eingetragen und geändert werden. Als nächstes werden die Datenbank-Einträge gewählt, die für die Auswertung benötigt werden. In der linken Liste werden alle zu Verfügung stehenden Datenbank-Einträge aufgeführt. Über die Pfeiltasten können die gewünschten in die eigene Auswahl übernommen werden. Ist die Liste komplett, kann mit den Buttons Move Upper und Move Lower die Reihenfolge bestimmt werden. Der Button Insert Blank sorgt dafür, dass eine Leerzeile eingefügt wird. Sind die Datenbank-Felder definiert, können im nächsten Reiter des Report-Wizards Gruppierungen vorgenommen werden. Mit den Buttons Move Upper und Move Lower kann die Reihenfolge bestimmt werden. Soll im fertigen Bericht jedes Feld einzeln aufgelistet werden, kann dieser Schritt übersprungen werden. Nach der Gruppierung gibt es die Möglichkeit, sinnvolle Datenbank-Einträge zu summieren (Beispielsweise Quadratmeter einzelner Flächen). In der linken Liste werden die Felder aufgelistet, für die eine Summierung möglich ist. Mit den Pfeiltasten können die gewünschten in die rechte Liste zur Aufsummierung übernommen werden. Sollen im fertigen Bericht keine Felder summiert werden, kann dieser Schritt übersprungen werden. Seite 11

12 Im folgenden Reiter wird das Format festgelegt. Es gibt vorgefertigte Seitenlayouts (Templates), die ausgewählt werden können. Diese werden administrativ zu Verfügung gestellt und können nicht selbst erstellt werden. Den ausgewählten Datenbank-Feldern können eigene Namen/Texte vergeben werden. Auch die Feld-Breite kann in der Zeile column-width definiert werden. TIPP: Den Eintrag der Breite erst einmal weglassen und einen Bericht erstellen. Dieser kann jederzeit geändert werden. Wenn im Bericht einzelne Spalten zu klein oder zu groß sind, können diese im Nachhinein angepasst werden. Über den Reiter Publish wird der selbst definierte Bericht mit dem Button Create Report erstellt. Ein farbiger Statusbalken gibt dabei den Speicherfortschritt an. Mit dem Publish Button wird der gespeicherte Bericht in die Liste der nutzerspezifischen Auswertungen übernommen. Seite 12

13 Wird eine selbst erstellte Auswertung nicht mehr benötigt, kann diese selektiert und in der Symbolleiste mit dem Button Löschen wieder entfernt werden. 5 Einstellungen In der Funktionsleiste rechts oben wird der User-Name angezeigt, der die FAPLIS Listen gestartet hat. Da es kein separates Login beim Programmstart gibt, wird autmoatisch mit dem User gestartet, der seitens EMEA am Client angemeldet ist. Mit Klick auf den Namen, startet die Menüleiste mit deren Funktionsumfang. Seite 13

14 Unter Anzeigesprache auswählen kann Deutsch, Englisch oder Spanisch ausgewählt werden. Die Standardeinstellung beim ersten Programmstart ist Englisch. Unter Meine Einstellungen befinden sich Share Point Funktionalitäten, die die Software standardmäßig zu Verfügung stellt.. Diese werden für die FAPLIS Listen weder genutzt noch unterstützt. Ist es nötig, dass sich ein anderer User, als der am Client angemeldete, die Listen starten will, kann über Als anderer Benutzen anmelden, die Login-Maske gestartet werden, über die sich der neue User anmeldet. WICHTIG: Dieser bleibt bestehen, bis sich der vorherige Anwender über dieselbe Funktion wieder anmeldet oder der Client neu gestartet wird. Seite 14