Notable Solutions. Juni 2014 Beschleunigung des Datenflusses im Unternehmen

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1 Notable Solutions Juni 2014 Beschleunigung des Datenflusses im Unternehmen Stefan Magnor Regional Sales Manager NSi EUROPE GmbH Tel.: Mobil:

2 Firmen Portait Anbieter von Lösungen rund um sichere Datenerfassung und Output Management im Mittelstand und Enterprise Kunden Kunden erzielen mehr Wachstum und reduzieren Kosten durch effizienter gestaltete Unternehmensprozesse Weltweite Präsenz, Distribution über strategische Partner

3 Nach Zahlen 27% jährliches Wachstum verbundene Geräte Kunden weltweit 38% CAGR (FY09-FY13) Profitabler Wachstum in allen Geschäftsbereichen 900+ MFP Modelle (Multifunktionsgeräte)

4 Notable Solutions weltweit North America Europe, Middle East, Africa Latin America Büros Mitarbeiter Umsatz 61% 38% 1%

5 Viele Probleme, eine Lösung Leistungsnachweise Banken Ausschreibungen PM Genehmigung Rechnungen Versicherungen Protokolle Anträge Compliance Healthcare Fertigungsunterlagen Auftragsbestätigungen Lieferscheine Messprotokolle Energie Gefahrstoffblätter Reparaturberichte Prüfzeugnisse Verträge Reisekostenbelege Zertifikate Atteste HR MM Qualitätssicherung Kommunen Gelangens Bestätigung Produktion Bewerbungen Normen Materialbegleitscheine Automotive

6 Aufwandsschaubild DMS Arbeitsaufwand Informationsablage Arbeitsaufwand Informationsbeschaffung

7 So einfach wie ein Geldautomat? Können Mobile Geräte und Kopierer genau so einfach im Unternehmensprozess genutzt werden wie sich ein Geldautomat benutzen lässt?

8 Was schaffen Sie in 10 Sekunden? Geldautomat 1) Login (Pin) 2) Bargeld 100,- 3) Status Kontostand Multifunktionsgerät oder Smartphone mit NSi 1) Login (Pin) 2) Scannen oder Informationen direkt an Unternehmensprozess übergeben 3) Status prüfen

9 Vorteile mit AutoStore App für die automatische Verarbeitung von Dokumenten/Informationen Keine unnötigen Kopien und Doppelablage mehr Sofortige Verarbeitung der Dokumente Automatische Benachrichtigungen Integration in Kundensysteme

10 Beispiel Szenario Scannen mit MFP s Wie würden Sie die Datei benennen? Kunde: Notable Solutions Dokument: Lieferschein Belegnummer: 1234 Jahr: 2014 Datei Format: PDF

11 Mit MFP + AutoStore scannen jsmith@mybiz.com Link auf gescannte Datei Thierryh@mybiz.com Link auf gescannte Datei Ordner C:\home\Firma 1\Rechnung 1234.PDF AutoStore N:\Brancheninfos\News\ _Zeitschrift.PDF Desktop Ordner Freigabe H:\Kunde\Firma 1\Rechnung 1234.PDF H:\Kunde\Firma 2\Gutschrift 5678.PDF H:\Kunde\Firma 3\Angebot 7137.PDF

12 Mit MFP + AutoStore scannen Archive Kunde Dokument Dok ID Jahr Notable solutions Lieferschein SharePoint Database Filenet Folder Zukünftiges System Start NSi US LA Europe Order Contract Lieferschein NSi AutoStore H:\Archiv \ \ \.pdf

13 Branch Automation Insurance Prozess - Antragsstellung Typische Herausforderungen Aufwand Personal & Papier Handhabung Sicherheit Risiko Minimierung, Datenschutz Richtlinien Ineffizienz Langsame und fehleranfällige Prozesse

14 Ablauf bei manueller Antragsstellung Über 10 manuelle Berührungspunkte = Risiko + Zeitverlust Service Center 3 LOB Server ECM Server DMS Bearbeitendes Büro Zentrale 1 4

15 Antragserfassung mit AutoStore Antragssteller Antrag Reisekosten Max Mustermann Antrag Versicherungsnummer Persönlicher Ordner Faxversand Start Datum November

16 Antragsverarbeitung mit AutoStore Benachrichtigung Service Center Client Authentifizierung Bearbeitendes Büro LOB Server durch Automatisierung weniger als 10 Sekunden ECM Server

17 Beispiel wenn Flexibilität gefragt ist Mega-Blitz-Anlage / Leverkusener Brücke Blitzer: Verstöße: 24 Kameras pro Tag und wie wird der Zeugenfragebogen bei Rücksendung erfasst..?

18 Wenn Flexibilität gefragt ist Massenerfassung Manuelle Erfassung Digitale Dokumente erfassen SMTP POP3 Erfassung

19 Dokument mit Barcode aus dem Drucker Delivery note Delivery note ECM/DMS Systeme

20 Automatischer Rechnungseingang ECM/DMS Systeme 1. Erfassen durch einen beliebigen Scanner oder MFP 2. OCR und Datenermittlung durch openforms Ermittelte Daten und PDF Dokument im Weiterführenden System ablegen

21 Instandhaltungsmeldung anlegen Wartungsbericht Befund vor Ort for SAP solutions Anlass erfassen Equi oder TP zuordnen PDF konvertierung SAP Objekt anlegen und verknüpfen

22 Lückenlose Beschaffungsdokumentation Angebote, Bürgschaften, Ausschreibungen Rahmenverträge, Korrespondenz for SAP solutions BANF Angebot Bestellung

23 Vertikale Anwendungsbeispiele Logistik Protokollierung von Transportschäden

24 Lösungsbeispiel für Logistik Unternehmen Herausforderungen für unseren Kunden vor dem Einsatz von NSi AutoStore Transportschaden Erfassung bei Lieferung erfolgt in Papierform Mängel-Fotos werden mit Digitalkamera erfasst und manuell von Sachbearbeitern sortiert Bearbeitung findet zeitverzögert statt Anforderungen an den zukünftigen Prozess Papierlose Dokumentation Vereinfachung der Erfassung von Schäden inklusive Foto Dokumentation, Unterschriften Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch sofortige Bearbeitung

25 Schritte und Aufwand bei altem Prozess Schaden festgestellt bei Anlieferung +1Tag Zeitintensive Bearbeitung zieht lange Verzögerung nach sich Schadenbericht + DCS jpg Reklamation bearbeiten Datenbank wird gepflegt Statistik pflegen Versicherung informieren Neue Warenlieferung veranlassen Schadenbericht in Papierordner sortieren Fotos in Ordnerstruktur auf Server ablegen, umbenennen

26 Transportschaden Erfassung mit AutoStore Elektronische Formulare Automatische Standort Bestimmung Barcode Erfassung Unterschriften erfassen

27 Unsere Kernkompetenzen Dezentrale, workflowbasierte Erfassung über alle gängigen Inputquellen und Geräte Rollout einheitlicher Dokumentenprozesse über alle Abteilungen, Module und Geräte hinweg Anwenderfreundliche, intuitive Bedienoberflächen, die kein Training erfordern Schnell effiziente Dokumentenprozesse einführen wenn keine zentralen Massenscanprozesse bestehen Zentrale Administration: Design, Rollout, Monitoring

28 Stefan Magnor Regional Sales Manager NSi EUROPE GmbH Tel.: Mobil: Vielen Dank..!