SAP-Forum für die Versorgungswirtschaft Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager

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Valentin Bäcker
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1 SAP-Forum für die Versorgungswirtschaft Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager

2 Kurzvorstellung der EWR GmbH Der Energiedienstleister und Wasserversorger in Remscheid: Gesellschafter: Stadtwerke Remscheid GmbH, RWE Deutschland AG und Thüga AG Die EWR GmbH ist Teil des Stadtwerke Remscheid-Verbundes, neben ÖPNV, Parkservice und Freizeitservice Sparten: Strom, Gas, Wasser, Energiedienstleistungen, Straßenbeleuchtung Umsatzerlöse: ca. 155 Mio. in 2014 Versorgte Einwohner: ca Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 2

ÖPNV, Parkservice und Freizeitservice Sparten: Strom, Gas, Wasser, Energiedienstleistungen, Straßenbeleuchtung

3 Grundlegende strategische Ansätze bei der EWR im Bereich Bau und Unterhaltung 1. Schaffung softwaretechnischer Unterstützungen in den Prozessen erforderlich. Reduzierung von Medienbrüchen, Verbesserung der Datenqualität etc. 2. Workforce Management nur so weit ausprägen, wie zwingend erforderlich. Keine Maximalausprägung mit hohen Verwaltungsaufwendungen 3. Deutliche Verstärkung des Einsatzes mobiler IT-Systeme auch im Bereich der Monteursmitarbeiter. Erhöhung von Effizienz und Effektivität vor Ort 4. Die Auseinandersetzung mit neuen technologischen Ansätzen fördert die Weiterentwicklung der Organisation. Steigerung der Innovationskraft 5. Zukünftige Herausforderungen Erhöhung der Flexibilität Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 3

Keine Maximalausprägung mit hohen Verwaltungsaufwendungen 3. Deutliche Verstärkung des Einsatzes mobiler IT-Systeme auch im Bereich der Monteursmitarbeiter.

4 Beweggründe für die mobile Instandhaltung Hoher manueller Bearbeitungsaufwand bei der Eingabe von Tätigkeitsnachweisen Manuelle Eingabe von Zeiten in verschiedene Systeme Fehlerbehaftete mehrstufige Dateneingabe im Prozess Eingewöhnung der Monteur Mitarbeiter im Umgang mit mobilen IT-Systemen Entwicklung von Ideen für weitere mobile Prozesse und Anwendungen Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 4

Dateneingabe im Prozess Eingewöhnung der Monteur Mitarbeiter im Umgang mit mobilen IT-Systemen

Ausgangssituation im Bereich Netze Auftragswesen (PM) Excel CATS Arbeitssteuerung Disposition Ausfüllen Tätigkeitsnachweis Arbeitskarten Tätigkeitsnachweise Planwerke Zeiterfassung für interne

5 Ausgangssituation im Bereich Netze Auftragswesen (PM) Excel CATS Arbeitssteuerung Disposition Ausfüllen Tätigkeitsnachweis Arbeitskarten Tätigkeitsnachweise Planwerke Zeiterfassung für interne Leistungsverrechnung: Auftragsbezogene Arbeitszeiten Arbeitszeiten aus Rufbereitschaft Kontrolle und Freigabe Manuelle Erfassung ILV (CATS) Manuelle Erfassung Auszahlungen (SAP HCM) SAP HCM Auszahlungsrelevante Zeiterfassung: Arbeitszeiten aus Rufbereitschaft Genehmigte Überstunden Nicht planbare Überstunden Erschwernisse Untertägige Abwesenheiten Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 5

Kontrolle und Freigabe Manuelle Erfassung ILV (CATS) Manuelle Erfassung Auszahlungen (SAP HCM) SAP HCM Auszahlungsrelevante Zeiterfassung:

6 Projektprofil Rahmendaten Implementierungspartner: Evora IT Solutions Mobile Lösung: SAP Work Manager 6.2 Mobile Hardware: ipad Mini Entwicklungsstandorte: Deutschland & Indien Projektzeitlinie Spezifikation: Juli August 2014 Projektstart: Mitte Februar 2015 Realisierung: März Juli 2015 Produktivstart der Piloten: Oktober 2015 Rollout auf alle Monteure: Aktuell im Gange Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 6

Juli August 2014 Projektstart: Mitte Februar 2015 Realisierung: März Juli 2015 Produktivstart der Piloten:

Zielprozess Auftragswesen (PM) Auftragswesen (PM) Arbeitssteuerung Disposition Ausfüllen Tätigkeitsnachweis Kontrolle und Freigabe Manuelle Erfassung ILV (CATS) Manuelle Erfassung Auszahlungen (SAP

7 Zielprozess Auftragswesen (PM) Auftragswesen (PM) Arbeitssteuerung Disposition Ausfüllen Tätigkeitsnachweis Kontrolle und Freigabe Manuelle Erfassung ILV (CATS) Manuelle Erfassung Auszahlungen (SAP HCM) Arbeitssteuerung Disposition Ausfüllen Tätigkeitsnachweis Kontrolle und Freigabe Automatische Buchung ILV (CATS) Automatische Buchung Auszahlungen (SAP HCM) Durchgängige IT-Unterstützung ohne Medienbrüche Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 7

Disposition Ausfüllen Tätigkeitsnachweis Kontrolle und Freigabe Automatische Buchung ILV (CATS) Automatische Buchung

8 Mobiles Arbeiten bei der EWR mit SAP Work Manager Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 8

9 Projektlösungen für die mobile Zeitrückmeldung Keine Änderung (SAP Standard) Berücksichtigung von Kundenlogiken (z.b. Adresspflege im Sortierfeld) Zuweisungen direkt im SAP-System mit Evoplan für alle drei Planungssichten Zeitrückmeldecockpit EvoRelease in SAP für mehrstufige Freigabe und HR-Zeitbuchungen SAP Work Manager basierte Lösungen mit Erweiterungen für die mobile Zeitrückmeldung Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 9

Zeitrückmeldecockpit EvoRelease in SAP für mehrstufige Freigabe und HR-Zeitbuchungen SAP Work Manager basierte

10 Projektlösungen für die mobile Zeitrückmeldung Zuweisungen direkt im SAP-System mit Evoplan für alle drei Planungssichten Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 10

11 Demo Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 11

12 Einplanung mit EvoPlan Selektion über diverse Standardfelder Drei Dispositionsarten Nutzung als Reportingtransaktion Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 12

13 Einplanung mit EvoPlan - Wochendisposition Aktivierung auf Tagesebene Anzeige der Vorgänge Hinterlegung von Informationstexten Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 13

14 Einplanung mit EvoPlan - Tagesdisposition Einplanung per Drag&Drop Anzeige der Technikereinplanung Flexible Anzeige der Vorgänge Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 14

15 Projektlösungen für die mobile Zeitrückmeldung SAP Work Manager basierte Lösungen mit Erweiterungen für die mobile Zeitrückmeldung Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 15

16 Mobilisierung mit SAP Work Manager - Mobile Anzeige Anzeige der Auftragsdaten Anzeige der direkt zugeordneten Aufträge Anzeige und Änderung von Langtexten Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 16

zugeordneten Aufträge Anzeige und Änderung von

17 Mobilisierung mit SAP Work Manager - Mobile Rückmeldung Eingabe aller Zeitbuchungen Anzeige der Einsatzschichten des Benutzer Vollständige Änderungshistorie der Einsatzschicht Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 17

des Benutzer Vollständige Änderungshistorie der

18 Projektlösungen für die mobile Zeitrückmeldung Zeitrückmeldecockpit EvoRelease in SAP für mehrstufige Freigabe und HR-Zeitbuchungen Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 18

Überstunden, Rufbereitschaften Mehrstufige

19 Überprüfung mit EvoRelease - Anzeige der Einsatzschichten Anzeige aller mobilen Einsatzschichten Icons für Überstunden, Rufbereitschaften Mehrstufige Genehmigungsprozesse Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 19

gebuchten Zeitkomponenten Vollständige Dokumentation aller

20 Überprüfung mit EvoRelease - Freigabe einer einzelnen Schicht Freigabe und Buchung durch den Vorgesetzten Anzeige aller gebuchten Zeitkomponenten Vollständige Dokumentation aller Aktionen Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 20

21 Projektlösungen für die mobile Zeitrückmeldung Keine Änderung (SAP Standard) Berücksichtigung von Kundenlogiken (z.b. Adresspflege im Sortierfeld) Zuweisungen direkt im SAP-System mit Evoplan für alle drei Planungssichten Zeitrückmeldecockpit EvoRelease in SAP für mehrstufige Freigabe und HR-Zeitbuchungen SAP Work Manager basierte Lösungen mit Erweiterungen für die mobile Zeitrückmeldung Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 21

22 Erfahrungen (I/III) Projektvorbereitung Der Erarbeitung des Scopes sollte großes Augenmerk zuteil werden, um zu definieren, was wirklich erforderlich ist. Die Projektgröße sollte überschaubar sein, um rechtzeitig den Projekterfolg einfahren zu können, bevor die Akzeptanz nachlässt. Die Auswahl des Dienstleisters und des Produktes müssen zum Scope passen. Selbst bei dieser relativ überschaubaren Aufgabenstellung ist es erforderlich, viele Organisationseinheiten des Unternehmens einzubinden. Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 22

23 Erfahrungen (II/III) Projektdurchführung Während des Projektes ergaben sich diverse Themen, um Prozesse im SAP zu verbessern. Das erfordert zusätzlich Energie, bringt unter dem Strich aber zusätzlich positive Effekte. Die frühe und intensive Einbeziehung des Betriebsrates schafft die erforderliche Vertrauensbasis, letztendlich auch für eine gute Betriebsvereinbarung. Genauso erforderlich ist die intensive Einbeziehung der betroffenen Mitarbeiter Meister, Vorhandwerker und Monteure. Die Auswahl der Hardware durch die Betroffenen ist ein wesentlicher Erfolgsgarant mit Blick auf die Akzeptanz. Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 23

24 Erfahrungen (III/III) Projektabschluss Es sind gestaffelte umfangreiche Schulungsmaßnamen bei der Einführung der SAP-Prozesse notwendig letztendlich aber weniger bei der mobilen Anwendung. Die Mitarbeiter konnten innerhalb kürzester Zeit aufgrund der Einfachheit in der Bedienung mit der Lösung umgehen. Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 24

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dipl.-Ing. Mike Giera EWR GmbH Leiter Geschäftsbereich Netze Gregor Bender Evora IT Solutions GmbH Managing Director Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 25

26 Backup Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 26

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30 Thema: Mobile Zeitrückmeldung mit SAP Work Manager Folie 30

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