SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Kunden von SBC

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1 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Kunden von SBC

2 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Übersicht Bei SBC arbeiten wir ständig daran, das Niveau und die Effizienz unserer Kundenbetreuung zu verbessern. Wir bereiten die Einführung von SAP als software für unser EDV-System ab dem 30. Juni 2014 vor. Dieses Dokument wurde dazu konzipiert, unseren Kunden alle relevanten Informationen zu den Änderungen unseres Systems, welche diese Aufwertung mit sich bringen wird, zur Verfügung zu stellen und sie auf Maßnahmen hinzuweisen, die erforderlich sein könnten, um für beide Seiten einen effektiven und reibungslosen Übergang im Juni, und darüber hinaus, zu garantieren. Unser Hauptziel: Unsere Kunden so wenig wie möglich zu belasten. Uns ist bewusst, dass die Änderungen, die wir vornehmen, Ihr Geschäft beeinträchtigen können; wir engagieren uns daher für kontinuierliche Kommunikation und gegenseitigen Austausch hinsichtlich der Pläne. Inhalt Abschnitt 1: Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen 3 Abschnitt 2: Auftragserteilung 4 Abschnitt 3: Dokumente 5 Auftragsbestätigung 5 Version in französischer Sprache 6 Version in italienischer Sprache 7 Lieferschein 8 Version in französischer Sprache 9 Version in italienischer Sprache 10 Packliste 11 Rechnung 12 Version in französischer Sprache 13 Version in italienischer Sprache 14 Rücksendegenehmigung - RMA 15 Version in französischer Sprache 16 Version in italienischer Sprache 17 Gutschrift 18 Version in französischer Sprache 19 Version in italienischer Sprache 20 Abschnitt 4: Fragen und Antworten 21 Allgemein 21 Fragen zum Upgrade 21 Wichtige Daten 21 Wie werde ich davon betroffen? 22 Abschnitt 5: Checkliste 22

3 Abschnitt 1: Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen Welche Änderungen nehmen wir vor? Was ist betroffen? Was ändert sich? Welche Maßnahmen sind erforderlich? 1 Kontonummer 2 Dokumentation 3 Preisstruktur NEU - Sie erhalten eine neue Kontonummer Nach der effektiven Systemumstellung werden Sie Änderungen bei unserer geschäftlichen Dokumentation feststellen. Viele Dokumente werden zusätzliche Informationen oder Änderungen des Layouts aufweisen. Unsere Dokumente basieren auf ein neues, konsistentes Format Sie werden feststellen, dass sich die Darstellung der Preisstruktur und der Rabatte mit unserer neuen Dokumentation ändert. Siehe Dokumentation NEU - Ihre neue Kontonummer gilt ab Montag, 30. Juni 2014, wenn die Systemumstellung wirksam wird. Bitte ändern Sie Ihre Aufzeichnungen dementsprechend Lesen Sie die Informationen in Abschnitt 3: Dokumente Stellen Sie sicher, dass diese an die richtigen Personen in Ihrer Organisation weitergeleitet werden, um entsprechende für Ihr Geschäft spezifische Maßnahmen einzuleiten. Sie werden feststellen, dass auf der Rechnung und der Auftragsbestätigung eine vollständige Aufgliederung der Rabatte ersichtlich ist. 4 Rücksendegeneh migung 5 Bankverbindungen NEU - Sie werden nun bei Ihrem Verkaufsbüro einen Rücksendeantrag stellen müssen. NEU - Für jene Kunden, für die SBC Murten zuständig ist, wird es nun neue Bankverbindungen geben. NEU - Wir werden für Sie ein Genehmigungsschreiben erstellen, welches bei der Rücksendung am Karton anzubringen ist. Lesen Sie die Informationen in NEU - Bitte ergänzen Sie Ihre Aufzeichnungen dementsprechend. Das CHF-Konto bei UBS: Kontonummer : N IBAN : CH N UBS SWIFT : UBSWCHZH80A Das EUR-Konto ist bei Deutsche Bank: Kontonummer: IBAN: BE DB SWIFT: DEUTBEBEXXX 5 Angebotsstellung Das BESTEHENDE Verfahren zur Angebotsstellung bleibt unverändert Nennen Sie unbedingt jegliche Angebotsstellung, zusätzliche Rabatte, Werbeaktionen oder Sonderangebote auf Ihren Kundenaufträgen Was wird sich NICHT ändern? Was ist betroffen? Was ändert sich? Welche Maßnahmen sind erforderlich? 1 Kontaktinformationen Die Kontaktinformationen für SBC bleiben unverändert. 2 Auftragsstellung Bestellungen können genau wie zuvor aufgegeben werden - Fax und Telefon. Keine Keine 3 Bearbeitungszeiten Die Bearbeitungszeiten bleiben gleich. Keine

4 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 2: Auftragsstellung Wir können Aufträge per Fax, oder Telefon entgegennehmen. Verkaufsbüro Telefon Fax SBC Murten SBC Deutschland SBC Frankreich SBC Niederlande /Belgien SBC Italien orders.ch@saia-pcd.com orders.de@saia-pcd.com orders.fr@saia-pcd.com orders.bnl@saia-pcd.com orders.it@saia-pcd.com SBC USA kurt.luthi@saia-pcd.com Um sicherzustellen, dass Ihre Bestellungen rechtzeitig bearbeitet werden, sollten Sie sie am Bestelltag nicht später als um 16:00 Uhr aufgeben. Nach 16:00 Uhr aufgegebene Bestellungen, werden möglicherweise erst am folgenden Tag bearbeitet. Kaufaufträge (POs) Alle POs müssen folgende Informationen enthalten: Eine gültige Versandadresse Eine gültige PO-Nummer Gültige gelistete Produktnummern Nennen Sie Ihre Projekt- oder Werberabatte entsprechend dem von Ihnen erwarteten Preis. Falls die oben genannten Informationen nicht aufgeführt sind, können POs zurückgewiesen oder verzögert werden.

5 Abschnitt 3: Auftragsbestätigung Neue SBC Auftragsbestätigung Wir haben einiges am Inhalt und dem Layout dieses Dokuments geändert: NEU Informationsfeld Daten des voraussichtlichen Eintreffens der Lieferungen Auftragsbestätigungsnummer Kontonummer Zahlungsbedingungen Incoterms 30 Tage Voraussichtliches Lieferdatum Bestellinformationen Dieser Abschnitt enthält auf allen Ausdrucken Bank und Registrierungsinformationen SBC und Kontaktinformationen

6 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 3: Dokumente Beispiel in französischer Sprache

7 Abschnitt 3: Beispiel in italienischer Sprache Zeile 1

8 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 3: Dokumente Lieferschein NEU SBC Lieferschein Versandadresse Bestellinformationen Versandinformat ionen Informationen zum Material SBC und Kontaktinformationen

9 Abschnitt 3: Lieferschein NEU SBC Lieferschein Beispiel in französischer Sprache

10 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 3: Dokumente Lieferschein NEU SBC Lieferschein Beispiel in italienischer Sprache

11 Abschnitt 3: Packliste NEU SBC Packliste Informationen zu Ihrem Kaufauftrag Gewichte Einzelheiten zum Karton Informationen zum Material Strichcode Mengen.S SBC und Kontaktinformationen

12 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 3: Dokumente Rechnung NEU SBC Rechnung Wir haben Änderungen am Inhalt und Layout dieses Dokuments vorgenommen: Rechnungsnummer Informationen zur Originalbestellung Zeile für Preise und Steuern Zeile für Text XX % Rabatte UST ID/MwSt. Nr. Lieferinformation Abschnitt enthält Bank und Registrierungsinfor mationen

13 Abschnitt 3: Rechnung NEU SBC Rechnung Beispiel in französischer Sprache

14 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 3: Dokumente Rechnung NEU SBC Rechnung Beispiel in italienischer Sprache

15 Abschnitt 3: Rücksendegenehmigung (RMA) NEU RMA Für den Fall, dass Sie Artikel zurückgeben oder Reparaturen in Auftrag geben: Wenden Sie sich unter Angabe der Original- Rechnungsnummer für die Artikel, die Sie zurückgeben möchten, und einer Begründung an den Kundendienst. Der Kundendienst stellt dann ein Rücksendegenehmigungsformular mit einer Nummer aus. Alle Mitteilungen müssen auf diese Rücksendegenehmigungsnummer Bezug nehmen. Rücksendegenehmigungsnummer Anschrift Ihres Informationen zum zurückzusenden den Material Informationen zur Originalbestell ung und rechnung Adresse für die Rücksendung SBC und Kontaktinformati onen

16 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 3: Dokumente Rücksendegenehmigung (RMA) NEU RMA Beispiel in französischer Sprache

17 Abschnitt 3: Rücksendegenehmigung (RMA) NEU RMA Beispiel in italienischer Sprache

18 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 3: Dokumente Gutschrift NEU SBC Gutschrift Wir haben Änderungen am Inhalt und Layout dieses Dokuments vorgenommen: Gutschriftsnummer Nummer der Original Gutschriftsanfrage Informationen zum gutzuschreiben den Material Zusätzliche Anmerkungen seitens des Kundendienstes Aufgliederung des gutzuschreibend en Betrags

19 Abschnitt 3: Dokumente Gutschrift NEU SBC Gutschrift Beispiel in französischer Sprache

20 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Abschnitt 3: Dokumente Gutschrift NEU SBC Gutschrift Beispiel in italienischer Sprache

21 Abschnitt 4: Fragen Allgemein F: Was ist ein Enterprise Resource Planning (ERP) System? A: Ein ERP-System ist ein System von Software und Verfahren, welches alle betrieblichen Bereiche eines Geschäfts betrifft und deren koordinierte Zusammenarbeit ermöglicht. F: Was ist SAP? A: SAP ist ein Softwareanbieter, der die weltweit führende ERP-Software bietet. Diese Einführung stellt eine Gelegenheit für Verbesserungen dar und bedeutet, dass wir auf der Grundlage eines einzigen "Ein SBC"-Systems arbeiten werden. Fragen zum Upgrade F: Warum führen Sie ein neues System ein? A: Unser Ziel während dieses Upgrades ist es, unsere Verfahren und Infrastruktur zu verbessern. F: Ich habe gehört, dass ein Wechsel auf SAP kompliziert sein kann. Wie werden Sie einen reibungslosen Übergang sicherstellen? A: Beim Systemwechsel rufen wir die sich gegenseitig entsprechenden Daten ab und geben sie in das neue System ein. Wir haben sämtliche Aspekte sowohl der Funktionalität des Systems als auch der Migration der Daten getestet und sind zuversichtlich, dass alle Maßnahmen für den Wechsel wie geplant verlaufen werden. Diese Version von SAP wurde bei anderen Geschäften und Betrieben bereits eingeführt. F: Wird es während des Übergangs auf SAP eine Unterbrechung der Produktion geben? A: Zum Ende des Arbeitstags werden wir am Freitag den 20. Juni unsere Systeme herunterfahren, wobei die letzten inländischen Bestellungen noch bis zum 18. zum Versand am nächsten Tag oder am Freitag (je nach Standort) entgegengenommen werden. F: Was geschieht mit meinen noch offenen Bestellungen zum Zeitpunkt der effektiven Systemumstellung? A: Wir werden alle nur möglichen Anstrengungen unternehmen, um jegliche noch offene Bestellungen noch vor dem Systemwechsel zu erledigen; wo dies nicht möglich sein sollte, werden die Bestellungen auf das neue System übergeleitet, und Sie werden infolge des Verfahrens der Datenübertragung zwischen den beiden Systemen eine neue Auftragsbestätigung erhalten. F: Wann werde ich nach der effektiven Systemumstellung meine erste Lieferung erhalten? A: Unser Ziel ist es, bis zum Wochenbeginn am Montag den 30. Juni zu unserem normalen Lieferrhythmus zurückzufinden; doch wird es bereits ab Tag 1 eine stufenweise Aufstockung aller Funktionen geben. Wichtige Daten F: Bis zu welchem Datum werden Sie letzte Bestellungen entgegen nehmen? A: Inlandsbestellungen MÜSSEN bis spätestens zum 18. Juni eingegangen sein. F: Welches ist der letzte Tag vor dem effektiven Wechsel vom alten System zum neuen SAP-System? A: Die letzten Inlandslieferungen werden am Freitag den 20. Juni erfolgen und internationale Lieferungen am 19. Juni (oder gemäß der von den Kunden programmierten Liefertermine)

22 SAP System 2014 Benutzerhandbuch für Wie werde ich davon betroffen? F: Wird es durch das Systemupgrade Änderungen dabei geben, wie ich meine Bestellungen aufgeben sollte? A: Nein. Sie können Ihre Bestellungen weiterhin so aufgeben, wie Sie es bisher getan haben. F: Werden sich die Bearbeitungszeiten ändern? A: Nein, die Bearbeitungszeiten werden die gleichen bleiben wie jetzt. F: Wird es Änderungen bei der Abwicklung der Rechnungstellungen/Zahlungen geben? A: Nein, Sie werden Ihre Rechnungen weiterhin in der gleichen Weise bezahlen wie jetzt. Sofern erforderlich, werden Ihnen Änderungen der Bankverbindungen direkt mitgeteilt worden sein. F: Werden sich Ihre Dokumente ändern? A: Ja, unsere geschäftlichen Dokumente werden ein neues Format bekommen. Siehe Abschnitt 3: Dokumente. F: Wird sich die Abwicklung der Bestellungen ändern? A: Die Abwicklung Ihrer Bestellungen wird sich nicht ändern. F: Wird sich meine Kontonummer ändern? A: Ja, Sie werden eine neue Kontonummer erhalten. F: Wird der für mein Konto zuständige Sachbearbeiter der gleiche bleiben? A: Nein, Sie werden entsprechend der folgenden Liste einen neuen Sachbearbeiter für Ihr Konto bekommen: Sachbearbeiter -Adresse des Sachbearbeiters Schweiz Tomas Bubenik (HL) Deutschland Lenka Tomaskova(BE) Niederlande Juan Schot (IM) Italien Jakub Hnitka (IP) Belgien Juan Schot (IM) Frankreich Daniel Staub (ED) Abschnitt 5: Checkliste Um einen effektiven und reibungslosen Übergang für beide Seiten zu garantieren, bitten wir Sie um Folgendes: 1 Lesen Sie sorgfältig die Informationen in diesem Benutzerhandbuch. 2 Stellen Sie sicher, dass dieses auch gemeinsam mit den richtigen Personen innerhalb Ihrer Organisation überprüft wird, um entsprechende Maßnahmen, einschließlich jener, die ganz spezifisch für Ihr Geschäft gelten, einzuleiten. 3 NEU Kontonummer - ändern Sie, nach Erhalt derselben, Ihre Aufzeichnungen entsprechend. Wenden Sie sich bitte an uns wenn Sie Fragen haben oder Erklärungen benötigen. Wir danken Ihnen weiterhin für Ihre Unterstützung und freuen uns auf die künftige Zusammenarbeit.