Auf Kurs. Um neun Uhr morgens im Büro: Seit 30 Minuten checkt der Chef. Informationsflut gekonnt organisieren

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1 Auf Kurs Der Unternehmernewsletter Ihrer Volksbank Raiffeisenbank Auf Kurs Juni Solider Aufschwung 03 Checkliste für Angebote 04 Regelungen eindeutig kommunizieren 04 Grenze bleibt 04 Kein Mobbing, wenn das Motiv stimmt 05 Neuer Dienstwagenratgeber 05 Privater PKW auf Dienstfahrt 05 Firmen gestalten mit 06 Sicher vor Kostensteigerungen Informationsflut gekonnt organisieren Foto: Getty Images Stress am Schreibtisch: Oft kämpfen Unternehmer gegen Berge von Nachrichten. Mit Struktur und Disziplin den Arbeitsanforderungen begegnen Um neun Uhr morgens im Büro: Seit 30 Minuten checkt der Chef einer Baufirma sein elektronisches Postfach. Einen Teil der Mails beantwortet er gleich, andere leitet er weiter. Ein Mitarbeiter ruft an, weil er wichtige Unterlagen nicht findet. Der PC piept und meldet eine neue Mail, die der Boss in Kopie erhält. Darin klärt eine Mitarbeiterin mit einem Kollegen die Tagesordnung für eine Besprechung. Der Termin dazu ist bereits eingetragen. Die Mail bietet somit nichts Neues. Der Unternehmer wendet sich einem dringenden Angebot zu. Das Telefon klingelt erneut. Im selben Moment steht die Sekretärin mit der Post in der Tür. Ständig erreichbar zu sein ist für viele Unternehmer vorteilhaft. Passt man nicht auf, kann dies sehr schnell zu Stress führen. Mails, Telefonate oder Kollegen unterbrechen häufig in Abständen von wenigen Minuten die eigenen Gedanken. Hinzu kommen Briefe und Faxe. Das Sortieren wird zum Problem, effektive Arbeitsprozesse gestalten sich als immer schwier iger. Aber: Klare Regeln helfen beim Kampf gegen die Informationsflut.

2 02 >> Informationsflut gekonnt organisieren Unzählige Informationen bewältigen Früher beeinträchtigte fehlendes Wissen die Arbeit, heute ist es die Flut an Informationen. Der ohnmächtige Umgang damit kristallisiert sich zunehmend als ein geschäftshemmendes Problem heraus, bestätigt Prof. Dr. Josef Herget, Kommunikationswissenschaftler an der Donau-Universität Krems in Österreich. Gibt es keine Struktur, um der Unzahl an Informationen Herr zu werden, wird meist viel Zeit mit Unwichtigem und mit Suchen vergeudet. Analysen zeigen, dass bei einem Großteil der Firmen genau dort die Probleme liegen. Kompetenz im Umgang mit Information, Wissen und neuen Medien wird zur unabdingbaren Schlüsselqualifikation, meint der Experte. Um sich den aktuellen Anforderungen zu stellen, sollte sich jeder Chef die Zeit nehmen, einmal genauer hinzuschauen: Wie geht er und wie gehen seine Mitarbeiter mit Informationen um? Wo versickert Wertvolles? Wo werden unreflektiert zu viele Leute eingebunden? Um den bedachten Umgang mit Kommunikation auch im Arbeitsalltag nicht aus den Augen zu verlieren, ist es sinnvoll, einige Leitlinien zu formulieren. Ergänzend sollte jeder Mitarbeiter für sich persönliche Regeln finden. Belohnt wird dies mit Zeitersparnis und gesteigerter Arbeits- und Lebensqualität. Leitlinien für das gesamte Unternehmen: Ein klares Ordnungssystem für Dokumente (elektronisch und in Papierform) festlegen. Die Adressen im Mail-Verteiler möglichst gering halten (auch im Feld cc) und definieren, wer welche Informationen benötigt. Absprechen, wann Mails mit Priorität: hoch gesendet werden. Mehrere Punkte in einer Mail zusammenfassen. Bei hohem Abstimmungsbedarf telefonieren oder treffen, anstatt zu mailen. Die Betreff -Zeile für konkrete Stichworte zum Inhalt nutzen. Bei Terminen Datum, Uhrzeit und Ort nennen. Anregungen für den eigenen Arbeitsalltag: Akustisches Mail-Signal ausschalten. Mails möglichst in weiten Zeitabständen lesen und gesammelt bearbeiten Zeitblöcke bilden. Jede Mail bei erster Ansicht bearbeiten: handeln, archivieren oder löschen. Filterfunktion nutzen und eingehende Mails automatisch in Unterordner sortieren. Eine regelmäßige störungsfreie Arbeitszeit einrichten: Mobiltelefon ausschalten, keine Mails checken, Telefon umleiten, Tür schließen, Nicht stören -Schild nutzen. Mit der Informationsflut kann nur umgehen, wer Prioritäten setzt und mit festen Strukturen arbeitet. Informationen zum besseren Zeitund Informationsmanagement Beiträge mit nutzwertigen Informationen sowie Checklisten und weiterführende Links unter: Foto: fotolia/icket

3 03 Foto: istockphoto/talaj Frühjahrs-Mittelstandsumfrage der DZ BANK Solider Aufschwung Die Geschäftslage der mittelständischen Unternehmen befindet sich auf einem 15-Jahres-Hoch, stellt die DZ BANK, eine von zwei Zentralbanken der Volksbanken und Raiffeisenbanken, bei ihrer Frühjahrsumfrage fest. Befragt werden seit 1996 halbjährlich Firmen. Gut bis sehr gut schätzen 74 Prozent der Unternehmen mit bis zu 20 Mitarbeitern ihre Geschäftslage ein. Bei den Mittelständlern mit über 200 Beschäftigten sind es sogar 94 Prozent. Dies gilt, im Gegensatz zur Herbstumfrage, für die auf den Inlandsmarkt ausgerichteten Firmen genauso wie für exportorientierte Betriebe. Damit partizipiert der Mittelstand in seiner ganzen Breite an dem momentan sehr starken gesamtwirtschaftlichen Wachstum, meint Hans-Theo Macke, Vorstand der DZ BANK. Für das nächste halbe Jahr rechnen 45 Prozent der kleinen Unternehmen (bis 20 Mitarbeiter) und 51 Prozent der Firmen mit über 200 Mitarbeitern mit einer weiteren Verbesserung der Geschäftslage. Einen Personalaufbau hat jede fünfte der Firmen mit bis zu 20 Beschäftigten geplant. Die ausführliche Studie steht als Download bereit unter: Beratungsstellen helfen bei öffentlichen Ausschreibungen Checkliste für Angebote Aufgrund formaler Fehler werden in Vergabeverfahren bis zu 30 Prozent der Angebote auf Ausschreibungen von Bund und Ländern nicht berücksichtigt. Die Auftragsberatungsstellen (ABST) haben daher eine Checkliste entwickelt. Sie umfasst die wichtigsten Stufen der Angebotserstellung, von der Fristen- und Organisationsplanung bis zu den Prüfschritten. Für Unternehmer ist es so einfacher, die formalen Vorschriften einzuhalten sowie Nachweise und Bescheinigungen zusammenzustellen. Träger der ABST sind die regionalen Industrie- und Handelskammern sowie Handwerkskammern und Ingenieurkammern. Die Beratungsstellen haben das Ziel, Unternehmen den Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen zu erleichtern. Die Beratungen der ABST sind kostenfrei. Bundesweit ließen sich 2010 rund Unternehmen beraten. Auch Schulungen und Seminare werden angeboten. Firmen können sich zudem in eine Bieterdatei eintragen, um auch bei nicht öffentlichen Ausschreibungen eine Chance zu haben, benannt zu werden. Checkliste sowie Adressen der regionalen Beratungsstellen: Foto: fotolia/seen

4 04 Rechte bei Arbeitsunfähigkeit von Beschäftigten Regelungen eindeutig kommunizieren Keine Anpassung bei Betriebsfeiern Grenze bleibt Foto: fotolia/gerhard Seybert Mitarbeiter müssen im Krankheitsfall die Krankenkasse und den Arbeitgeber zeitnah informieren. Klare Richtlinien zu Krankmeldungen vermeiden Streit. So sollten Mitarbeiter von ihrem Arbeitgeber wissen, bis wann sie bei wem die Arbeitsunfähigkeit am ersten Tag melden müssen. Generell gilt: Ausreichend ist eine Meldung per Fax, SMS oder durch einen Arbeitskollegen, nicht jedoch ein Brief. Eine ärztliche Bescheinigung kann bereits mit dem ersten Fehltag verlangt werden, üblich ist spätestens ab dem dritten Kalendertag. Hält ein Mitarbeiter die Meldepflichten nicht ein, kann er abgemahnt und im Wiederholungsfall gegebenenfalls gekündigt werden. Pro Mitarbeiter 110 Euro inklusive Umsatzsteuer. Mehr dürfen Unternehmen bei Betriebsfeiern nicht ausgeben, sonst müssen sie Steuern zahlen und zwar auf den gesamten Betrag. Dies gilt auch, wenn die Freigrenze nur um wenige Cent überschritten wird. Sie ist seit 1993 nahezu unverändert (damals 200 Mark, also 105,26 Euro). Eine Anpassung an die zwischenzeitliche Preissteigerung ist nicht zu erwarten. Denn auch das Finanzgericht in Hessen hat kürzlich, wie bereits andere Gerichte zuvor, eine Anhebung abgelehnt. Urteil zu häufigen Abmahnungen Kein Mobbing, wenn das Motiv stimmt Mahnt ein Unternehmen einen Mitarbeiter mehrfach ab, ist dies noch kein Beweis für Mobbing, entschied das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein in Kiel. Dies gilt auch, wenn sich im Nachgang die Abmahnungen als unwirksam erweisen. Nur wenn sich verwerfliche Motive, wie Anfeinden, Diskriminieren und Schikanieren, nachweisen lassen, kann dem Chef Mobbing vorgeworfen werden. Geklagt hatte ein Angestellter, der innerhalb von vier Monaten neun Abmahnungen mit unterschiedlichen Vorwürfen erhalten hatte. Das Gericht meinte, die Anzahl der Abmahnungen deute lediglich darauf hin, dass er kritisch beobachtet worden sei. Dies habe seine Rechte aber nicht verletzt. Foto: fotolia/shoot4u

5 05 Verlosung von 20 Exemplaren Neuer Dienstwagenratgeber Haftung des Arbeitgebers Privater PKW auf Dienstfahrt Die meisten Unternehmen unterhalten Dienstwagen für ihre Mitarbeiter. Dabei müssen rechtliche, steuerliche und versicherungstechnische Aspekte berücksichtigt werden, um die passende Lösung zu finden. Einen Überblick über alles, was Firmen zu diesem Thema wissen sollten, bietet der Ratgeber Dienstwagenmanagement 2011, der von den Partnern F.A.Z. Institut, VR LEASING, Deloitte & Touche und Dataforce herausgegeben wird. Auf Kurs verlost je ein Exemplar an die ersten 20 Leser, deren s bei eingehen. Wer nicht gewinnt: Das Buch ist im Buchhandel für 19,95 Euro erhältlich. Mittelstandsmonitor für EU-Vorhaben Firmen gestalten mit Der Mittelstandsmonitor soll kleine und mittlere Unternehmen über Vorhaben der Europäischen Union informieren. Sein Ziel ist es, diese zu ermuntern, ihre Mitsprachemöglichkeiten zu nutzen und sich in die Vorarbeiten der EU-Kommission einzubringen. Zum Beispiel, wenn es um die Anerkennung von Berufsqualifikationen geht. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie hat gemeinsam mit den Mittelstandsverbänden die Monitorliste erstellt. In ihr sind die EU- Vorhaben aufgeführt und nach Relevanz sortiert. > Europa > EU-Mittelstandsmonitor Entsteht auf einer Dienstfahrt mit dem eigenen PKW des Mitarbeiters ein Schaden, haftet der Arbeitgeber dann, wenn die Nutz ung des Privatwagens auf seine Anweisung erfolgte oder betriebliche Gründe die Nutzung zwing end erforderlich machten. Das gilt beispielsweise bei Mitarbeitern im Außendienst oder für Transporte, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln nicht erbracht werden können, weil die Gegenstände zu groß, zu schwer oder zu empfindlich sind. Hat der Arbeitnehmer den Unfall aus mittlerer Fahrlässigkeit mitverschuldet, muss er jedoch einen Teil der Haftung übernehmen. Dies ist unter anderem dann der Fall, wenn er einem anderen Fahrzeug die Vorfahrt nimmt, weil ihm die Sicht durch einen geparkten LKW versperrt ist. Crash im Dienst mit dem Privat-PKW: Wer zahlt, ist abhängig von der Unfallursache und dem Grund für die Fahrt. Bei grob fahrlässigem Handeln dazu zählt etwa das Fahren nach Alkoholkonsum haftet er sogar komplett. Eine alleinige Haftung des Mitarbeiters besteht auch, wenn er seinen Privat-PKW rein aus persönlicher Bequemlichkeit nutzt oder nur Zeit sparen möchte. > Suche > Suchbegriff: Dienstfahrt Foto: fotolia/daniel Bujack

6 06 Hohe Rohstoffpreise lassen die Marge schmelzen Sicher vor Kostensteigerungen Foto: fotolia/herbie Der Import von Vorprodukten ist für deutsche Unternehmen so teuer wie lange nicht. Gleichwohl gibt es für Mittelständler interessante Möglichkeiten, die Preisrisiken bei Rohstoffen abzusichern. Wie das Statistische Bundesamt in Wiesbaden berichtete, stiegen die Preise für Mineralölerzeugnisse auf Jahressicht um rund ein Drittel. Einige Metalle wie Eisenerz kosten sogar gut 80 Prozent mehr als noch vor zwölf Monaten. Trotz der guten Konjunkturlage sind die Preisüberwälzungsspielräume der deutschen Wirtschaft in vielen Branchen gering. Höhere Produktionskosten können somit kaum an die Auftraggeber oder gar Verbraucher weitergegeben werden. Im Ergebnis gehen die höheren Importpreise somit oft zu Lasten der Marge und verringern gerade bei vielen Mittelständlern den Unternehmensgewinn. Sicherheitsnetz für Wettbewerbsfähigkeit Wie kommt es aber, dass Konzerne wie die Deutsche Lufthansa hiervon weniger betroffen sind, obwohl der Preis für Kerosin ebenfalls stark gestiegen ist? In der Regel sichern diese Unternehmen die Preisrisiken mit Options- und Termingeschäften auf Rohstoffe ab. Das schafft Planungssicherheit und sorgt für eine starke Wettbewerbsfähigkeit. Solche Strategien müssen aber kein Hexenwerk sein und sind auch nicht nur den DAX-Unternehmen vorbehalten. Auch für kleinere Unternehmen, wie beispielsweise eine auf Metallverarbeitung spezialisierte Firma vor Ort, gibt es Lösungen, sich auf einfache Art und Weise gegen steigende Preise bei Industriemetallen zum Beispiel Kupfer abzusichern. Zu den umfangreichen Instrumentarien der genossenschaftlichen FinanzGruppe geben die Firmenkundenberater in den Volksbanken und Raiffeisenbanken gerne Auskunft. Damit der Betrieb weiterläuft: Auch Unternehmer in der Metallindustrie können sich gegen hohe Preise absichern. IMPRESSUM: Herausgeber: Deutscher Genossenschafts-Verlag eg (DG VERLAG), Leipziger Straße 35, Wiesbaden, Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR), Schellingstraße 4, Berlin Partner: DZ BANK AG, Union Investment Privatfonds GmbH, VR-LEASING AG Objektleitung: Jens Witte (DG VERLAG), Tim Zuchiatti (BVR), V.i.S.d.P.: Peter Erlebach, DG VERLAG, Postfach 2140, Wiesbaden Chefredaktion: Martin Reimund, Profilwerkstatt GmbH, Dr. Claudia Klemm, Profilwerkstatt GmbH Art-Direktion und Layout: Profilwerkstatt GmbH