TYPO 3 Benutzerhandbuch. für Kunden von

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1 TYPO 3 Benutzerhandbuch für Kunden von 1

2 INHALT 1. Zugang Alles im Web-Browser Frontend Backend Der Log In Aufbau der Typo3-Benutzeroberfläche Passwort Ändern: Seiteninhalte anlegen speichern bearbeiten Neuen Content/Inhalt anlegen : Neues Textelement anlegen Seiteninhalte Speichern Verlinkungen im Text anlegen Neuen Content/Inhalt anlegen : Neues Textelement mit Bild anlegen Seiteninhalte bearbeiten Seiten bearbeiten neue Seite anlegen Seiteneigenschaften bearbeiten Seiten verschieben: Neue Seite anlegen Neuigkeiten Dateienliste verwalten Newsletter verwalten

3 1. Zugang 1.1. Alles im Web-Browser TYPO3 ist ein Online-Redaktionssystem und verwendet als Client nur einen üblichen Web- Browser. Sie können jederzeit von jedem Ort mit Internet-Zugang Veränderungen an Ihrer Web-Site vornehmen Frontend Das so genannte Frontend von TYPO3 ("vordere Seite") ist der Web-Server, der die Web- Pages den Internet-Surfern anzeigt. Der Zugriff kann mit jedem beliebigen Web-Browser erfolgen, auch mit älteren Versionen und auch ohne spezielle Funktionen wie Cookies oder JavaScript. Im Allgemeinen ist auch kein Login notwendig (nur bei passwort-geschützten Web-Pages). Der Zugriff auf die Web-Pages erfolgt im Allgemeinen über einen URL der Form z.b.: Backend Das so genannte Backend von TYPO3 ("hintere Seite") ist das Content-Management- System, mit dem die Web-Pages erstellt und editiert werden. Der Zugriff ist nur für berechtigte Personen, die so genannten Web-Autoren oder Redakteure möglich (Login, siehe Kapitel 1.2.). Sie brauchen dafür einen Benutzernamen und ein Passwort mit einer entsprechenden TYPO3-Berechtigung. Der Zugriff kann mit allen gängigen neueren Web-Browsern erfolgen. Cookies und JavaScript müssen eingeschaltet sein und Popup-Fenster müssen für diesen Server erlaubt sein. Der Zugriff auf das Backend erfolgt im Allgemeinen über einen URL der Form z.b. 3

4 1.2. Der Log In Wenn Sie diese Backend-Adresse in Ihrem Web-Browser eingeben, erscheint eine Seite mit folgendem Dialogfeld: Geben Sie bitte Benutzername und Passwort ein und klicken Sie Log In. Bei erfolgreichem Login erscheint Ihre persönliche Benutzeroberfläche. 1.3 Aufbau der Typo3-Benutzeroberfläche Die Arbeitsoberfläche von TYPO3 ist in drei Hauptbereiche unterteilt. 1. Links sehen Sie die Modulleiste. Hier wählen Sie aus, welche Art von Arbeiten Sie durchführen wollen. 2. In der Mitte sehen Sie den Verzeichnisbaum. Hier wählen Sie aus, welche Seite oder welchen Seiteninhalt Sie bearbeiten wollen. 3. Rechts sehen Sie die Arbeitsfläche. Hier führen Sie Ihre Arbeiten durch. 4

5 1.4. Passwort Ändern: Um Ihre Passwort zu ändern klicken Sie ganz links in der Modulleiste auf Benutzerwerkzeuge und Einstellungen Folgendes Fenster erscheint: Geben Sie Ihre adresse und Ihr neues Passwort sowie optional Ihren Namen ein. Fixieren Sie Ihre Änderung durch Konfiguration speichern. 5

6 2. Seiteninhalte anlegen speichern bearbeiten 2.1. Neuen Content/Inhalt anlegen : Neues Textelement anlegen Klicken Sie links in der Modulleiste auf Seite, erscheint der so genannte Verzeichnisbaum, die Menüstruktur Ihrer Seite Klicken Sie auf die Seite, wo ihr Inhalt erscheinen soll, zb. auf Seite 1, es erscheint die Arbeitsfläche mit den bisher eingefügten Inhalten: 6

7 Klicken Sie auf das Symbol mit dem grünen Pluszeichen wählen Sie Normaler Text : (Neuen Inhalt einfügen) und Sie können nun zwischen Allgemein und Text wählen. Unter Allgemein wählen Sie Typ: Text Verbergen: Wenn Sie wollen, dass der Inhalt momentan NICHT online abrufbar ist, können Sie ihn mittels Ankreuzen verbergen. Dieser Schritt ist jederzeit rücksetzbar, der Inhalt der Seite wird nicht gelöscht. Überschrift: Tragen Sie die Überschrift ein, die Ihr Element tragen soll Klicken Sie den Reiter Text an, können Sie den gewünschten Text einfügen: 7

8 Die Textbearbeitung (Zeichen fett, kursiv setzten, Aufzählungslisten erstellen etc.) erfolgt wie in jedem anderen Textbearbeitungsprogramm wie z.b. in Microsoft Word Seiteninhalte Speichern Beim Speichern Ihres Inhalts können Sie zwischen 3 Elementen wählen, die oberhalb Ihres Inhalts angezeigt werden: 1. Dokument Speichern und weiter arbeiten 2. Dokument Speichern und Webseite anzeigen (= Vorschau) 3. Dokument Speichern und Schließen 8

9 2.3. Verlinkungen im Text anlegen Wenn Sie einen Link setzen wolle, markieren Sie das Wort, dass verlinkt werden soll und klicken Sie auf das Symbol der Weltkugel. Es erscheit ein neues Fenster: Wenn Sie einen Link innerhalb Ihrer Website setzen wollen, klicken Sie auf Seite und wählen im Menübaum die Seite aus. Wenn Sie auf eine Datei verlinken wollen, wählen Sie Datei : Wählen Sie im Verzeichnisbaum den Ordner, in dem sich die gewünschte Datei befindet und klicken sie darauf. Wenn Sie auf eine externe Webseite verlinken wollen, klicken Sie auf Externe URL, geben die Adresse inkl. zu Beginn ein und klicken anschließend Link setzen. Bei diesen drei Link-Optionen haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, ob sich die verlinkte Seite/Datei im Browser des Users im aktuellen oder in einem neuen Fenster öffnet: 9

10 Wir empfehlen v.a. externe Links in einem neuen Fenster öffnen zu lassen, da sonst Ihre Homepage verlassen wird. Breiten und Höhen werden automatisch eingestellt. Wenn Sie auf eine -Adresse verlinken wollen, klicken Sie auf , geben die gewünschte Adresse ein und klicken anschließend Link setzen. Der gesetzte Link ist im Text dadurch zu erkennen, dass er blau und unterstrichen ist. Seiteneigenschaft bearbeiten 2.4. Neuen Content/Inhalt anlegen : Neues Textelement mit Bild anlegen Wenn Sie ein Textelement mit Bild einfügen wollen, gehen Sie wie in Kapitel 2.1. vor. Sie klicken auf, um einen neuen Inhalt einzufügen und können dann zwischen Text mit darunter liegendem Bild, Text mit rechts liegendem Bild oder Nur Bilder wählen: Bsp: Text mit rechts liegendem Bild: Sie können nun zwischen Allgemein, Text und Medien wählen, um Ihren Content mit Bild einzurichten: 10

11 Allgemein: Wie schon in Kapitel 2.1. erläutert können Sie Ihrem Inhalt unter Allgemein optional eine Überschrift geben und den Inhalt verbergen. Als Typ lassen Sie in diesem Fall Text m/bild bestehen. Text: Unter Text können Sie ebenfalls wie in Punkt 2.1. einen beliebigen Text eintragen. Medien: Unter Medien geht es jetzt direkt um das Einfügen des Bildes. Klicken Sie auf Medien, erscheint folgende Maske: 11

12 Bilder: Im ersten Punkt Bilder können Sie Ihre Bilder aus Ihren Dateien am PC auswählen und auf die Seite hochladen. Klicken Sie auf das Dateien-Symbol folgende Unter-Maske: erscheint 12

13 Wählen Sie zuerst im Verzeichnisbaum den Ordner, in dem sie das Bild abspeichern wollen, in diesem Fall der Ordner Bilder. Beachten Sie dabei bitte, die Bilder NICHT im TEMP- Ordner abzuspeichern, da dort nur temporäre Dateien abgelegt werden, die später nicht mehr zugängig sind. Klicken Sie danach auf Durchsuchen, können Sie Ihr Bild von Ihrem PC aus seinem jeweiligen Speicherort auswählen. Klicken Sie danach auf Hochladen. Sie können dabei auch mehrer Bilder hochladen, bis zu 3 Bildern gleichzeitig. Wenn Sie Vorschaubilder anzeigen angekreuzt lassen, sehen Sie die Bilder im Kleinformat: Haken Sie nun das gewünschte Bild/die gewünschten Bilder an und klicken auf Auswahl importieren. Auswahl umkehren wäre nur sinnvoll wenn von sehr vielen hochgeladenen Bildern die meisten importiert werden sollen. Nachdem das Bild importiert wurde, kommen Sie zurück auf die Medien Maske.Haben Sie mehrere Bilder hochgeladen, können Sie mittels der Pfeile deren Position bestimmen bzw. mit dem X-Symbol wieder Bilder entfernen. Position Unter Position wählen Sie die gewünschte Lage Ihres Bildes. Wenn Sie mehrer Bilder importieren möchten, die nicht übereinander, sondern nebeneinander positioniert werden sollen, können Sie dies unter Spalten einstellen. Wählen Sie 2, werden 2 Bilder nebeneinander positioniert, wählen Sie 3, werden 3 Bilder nebeneinander positioniert usw. Die Bildmaße werden automatisch erstellt und können an dieser Stelle manuell verändert werden. Klick-Vergrößern: Wenn Sie dies ankreuzen, bewirkt das auf Ihrer Homepage, dass sich das Bild vergrößert, sobald ein User darauf klickt. Bildunterschrift: Hier können Sie z.b. ein Copyright eines Fotografen/einer Quelle einfügen. 13

14 Alternativer Text/Titeltext : ist der Text, der erscheint, wenn ein User Ihrer Homepage mit der Maus über das Bild fährt. Dieser Text muss aufgrund von Browserspezifika zweimal eingegeben werden, sowohl unter Alternativer Text als auch unter Titeltext. Speichern Sie abschließend, somit haben Sie erfolgreich Bildelemente eingefügt. 14

15 2.5. Seiteninhalte bearbeiten Wenn Sie Ihre Inhalte einer Seite bearbeiten wollen, haben Sie folgende Optionen, die direkt neben jedem Inhalt rechts angezeigt werden: Element bearbeiten Hiermit können Sie ihre Elemente bearbeiten und gelangen wieder zu den Auswahlpunkten Allgemein und Text, die Sie beide verändern können siehe Kapitel 2.1. Element Kopieren Wollen Sie ein Element kopieren klicken Sie auf dieses Symbol. Danach erscheint folgendes Symbol, das die möglichen Orte anzeigt, an die Sie ihr Element kopieren können. Sie können den Inhalt innerhalb Ihrer Seite kopieren ( - Symbole sind links im Bild zu sehen) : 15

16 Oder außerhalb der Seite kopieren: Sie öffnen eine andere Seite am Verzeichnisbaum durch einen Klick, wo wieder mittels können. angezeigt wird, an welche Stelle Sie die Kopie platzieren Um das Originalelement, von der Kopie unterscheiden zu können, ist das Original mit gekennzeichnet. Erstelle Verknüpfung Ähnlicher Anwendungsbereich wie Kopie erstellen. Hiermit kann man wieder eine Kopie eines Elements an einer Stelle einfügen, die ebenfalls mit gekennzeichnet ist. Der Unterschied, liegt darin, dass Änderungen im Originalelement automatisch auch in den Verknüpfungen übernommen werden. Element ausschneiden Hiermit kann man ein Element an einen anderen Ort verschieben. Zuerst schneidet man es mit einem Klick auf das Scherensymbol aus, dann werden wieder mit die möglichen Stellen angezeigt, an denen das Element einzufügen ist. Dies ist wiederum auf derselben oder auch jeder anderen Seite möglich. Verknüpfung Entfernen/Löschen Mit einem Klick auf dieses Symbol löschen Sie ein Element. 16

17 3. Seiten bearbeiten neue Seite anlegen 3.1. Seiteneigenschaften bearbeiten Bei jeder Seite finden Sie links oben folgende Symbole, mit deren Hilfe Sie die Seite bearbeiten können: Klicken Sie auf das Sheet-Symbol, haben Sie die Möglichkeit Seiteneigenschaften direkt anzusehen/zu ändern, ohne sich lange durchzuklicken. Z.B. einen Schritt rückgängig machen etc. Webseite ansehen = Vorschau Ihrer Seite Bearbeiten: Klicken Sie auf den Stift-Icon, erscheint folgende Maske, in der Sie zwischen Allgemein und Metadaten wählen können, um Ihre Seite zu bearbeiten. Optionen und Erweitert lassen Sie bitte unberücksichtigt.. 17

18 Allgemein: a) Typ Standard Wählen Sie Standard wird die Seite normal angezeigt. Die anderen Typen siehe Punkt b) und c) Seite verbergen: Wenn Sie nicht mehr wollen, dass eine Seite online abrufbar ist, können Sie sie verbergen. Dieser Schritt ist jederzeit rücksetzbar, der Inhalt der Seite wird nicht gelöscht. Sie können diese Option z.b. nutzen, wenn Seiten temporär von der Homepage genommen werden sollen. Verborgene Inhalte erkennen Sie an folgendem Symbol: Seitentitel ist der Name des Menüpunktes auf Ihrer Homepage, z.b. Kontakt, Team, News etc. Metadaten: Diese Daten sind wichtig, um von einer Suchmaschine gefunden zu werden. Beschreiben Sie im Feld für Stichworte Ihre Homepage mit 7 Stichworten, die durch einen Beistrich getrennt werden müssen Im Feld Beschreibung können Sie eine Zusammenfassung in max. 2 Sätzen anhängen. b) Typ Verweis : Wählen Sie als Typ Verweis, können Sie diese Seite innerhalb Ihrer Homepage auf eine andere interne Seite verlinken. Wählen Sie, wenn gewünscht, Verweis und klicken Sie dann im Feld Verweis auf das Symbol für Durchblättern. Es erscheint der Verzeichnisbaum, innerhalb dessen Sie auswählen können, wohin Ihre Seite verlinkt werden soll. Wenn der User jetzt also diese Seite Ihrer Homepage anklickt, wird er automatisch zu der anderen, von Ihnen gewählten Seite weitergeleitet. 18

19 c) Typ Externe URL : Ähnlich verhält es sich mit der dritten Typ-Option Externe URL. Wollen Sie eine Seite direkt zu einer externen Website verlinken, wählen sie diese Möglichkeit. Klicken Sie anschließend auf URL, um dort die Adresse der gewünschten Seite einzugeben, allerdings ohne zu Beginn. Vergessen Sie nicht Ihre Änderungen abzuspeichern. 19

20 3.2. Seiten verschieben: Wollen Sie eine Seite verschieben, klicken Sie im Verzeichnisbaum auf das Sheet-Symbol neben der zu verschiebenden Seite, halten es geklickt und ziehen es auf die Seite, die sich DAVOR befinden soll. Folgendes Optionsfeld erscheint: Seite verschieben in: die verschobene Seite wird als Unterseite der gewählten Seite angelegt Seite verschieben hinter: die verschobene Seite wir als eigenständige Seite hinter der gewählten Seite eingefügt Seite kopieren in: die verschobene Seite wird als Unterseite der gewählten Seite angelegt, das Original bleibt aber bestehen Seite verschieben hinter: die verschobene Seite wir als eigenstöndige Seite hinter der gewählten Seite eingefügt, das Original bleibt aber bestehen 3.3. Neue Seite anlegen Wollen Sie eine ganze neue Menü-Seite Ihrer Homepage anlegen, klicken Sie im Verzeichnisbaum auf das Sheet-Symbol und wählen neu. Folgende Option erscheint: der Seite die VOR der neuen Seite liegen soll Seite (in): die Seite wird als Unterseite der davor liegenden Seite angelegt Seite (nach): die Seite wird als eigenständige Seite nach der davor liegenden Seite angelegt Haben Sie dies gewählt, können Sie die gewünschten Seiteneigenschaften wie in Punkt 3.1. erläutert einstellen (Seitentitel, Metadaten etc. ) 20

21 4. Neuigkeiten Dieses Feature dient dazu, Neuigkeiten in einem gewissen Zeitraum anzuzeigen und dann wieder auszublenden, z.b. Aktionen, Termine usw. Um diese zu erstellen, müssen Sie die Seitenansicht verlassen und zur Listenansicht wechseln. Dies können links in der Modulleiste Sie tun. Klicken Sie dann im Verzeichnisbaum unten auf Neuigkeiten. Folgende Ansicht erscheint: Klicken Sie nun auf das Symbol, um einen neuen Datensatz zu erstellen. Sie können zwischen Allgemein und Relations wählen, um die Neuigkeit einzurichten:. 21

22 Allgemein: Titel: Tragen Sie einen Titel ein Verbergen: Entfernen Sie das das Kreuz, um den neuen Inhalt auf der Homepage anzuzeigen. Aktivieren Sie ihn, wenn sie den Inhalt wieder verbergen möchten und Sie Ihre Neuigkeit von der Homepage nehmen wollen. Start/Stopp: Kreuzen Sie es an und tragen ein Datum ein, wenn Sie optional einen Zeitraum Ihrer Neuigkeit festlegen möchten, z.b. bei einer Aktion, die nur eine bestimmte Zeit gültig ist. Sie wird dann ausschließlich in Ihrem gewählten Zeitraum auf der Homepage veröffentlicht. Typ: Lassen Sie News bestehen. Datum/Zeit: Archivdatum: Haben Sie ein Archiv, wandert diese Neuigkeit automatisch ab dem Zeitpunkt, den Sie hier eintragen können, zu den Archivdaten, Untertitel: ist der optionale Text für die News- Startseite Text: Fügen Sie Ihren Newstext ein. Falls Sie keinen Untertitel eingeben, werden automatisch die ersten 200 Zeichen dieses Textes als Text für die News-Start-Seite verwendet. Relations: Für das Einfügen von Bildern wechseln Sie auf die Relations- Seite: 22

23 Wie in Kapitel 2.4. erläutert, fügen Sie das gewünschte Bild ein und laden es hoch. Bildunterschrift: Hier können Sie z.b. ein Copyright eines Fotografen/einer Quelle einfügen. ALT-Text: ist der Text, der erscheint, wenn ein User Ihrer Homepage mit der Maus über das Bild fährt. Links: Hier sind optional Links zu andere Homepages anzugeben. Tragen Sie sie mit dem Kürzel zu Beginn ein. Möchten Sie mehrere Links anfügen, müssen Sie diese durch einen Absatz trennen, NICHT durch einen Beistrich. Dateien: Hier können Sie genauso wie Bilder (Punkt 2.4.) andere Dateien anhängen, die die User Ihrer Homepage downloaden können, wie z.b. Preislisten etc. 23

24 5. Dateienliste verwalten Klicken Sie in der Modulleiste links auf Datei und Dateienliste, um Einsicht in Ihre hochgeladenen Dateien zu bekommen. Hier können Sie auch direkt Dateien löschen oder weitere hochladen. Wir empfehlen aber, das direkt in der Seitenansicht, siehe Kapitel 2.4. zu tun. 24

25 6. Newsletter verwalten Mit dem Newsletter können Sie schnell und einfach Ihre Kunden erreichen. Klicken Sie in der Modulleiste links auf Seite (1) und danach auf Newsletter (2). Hier können Sie eine neue Seite Test (3) hinzufügen Sie können in Ihren Newsletter auch Bilder verschicken, dazu ändern Sie die Einstellung von Text (1) auf Text mit Bild (2). Die Seite wird genauso dargestellt, wie sie später Ihr Kunde im Newsletter sieht

26 Wenn Sie mit dem Inhalt Ihres Newsletters zufrieden sind und diesen kontrolliert haben, können Sie ihn gleich verschicken. Dazu wählen Sie ihn der Modulleiste Direct Mail (1) aus und klicken Sie im Seitenbaum auf den Ordner Newsletter (2). 2 1 Klicken Sie auf Interne Seite (1) um Ihre Newsletter anzusehen. 1 Sie sehen die von Ihnen erstellten Newsletter. (Hier: Test) Klicken Sie auf den Button T (1) um den Text ihres Newsletters anzusehen. Sind Sie mit dem Ergebnis zufrieden, klicken Sie auf Test (2)um weitergeleitet zu werden

27 Klicken Sie auf weiter (1) um zum nächsten Punkt zu gelangen. 1 Hier sehen sie einige Details Ihres zu versendenden Newsletters. Klicken Sie auf weiter (1), wenn sie den Newsletter nicht in Kategorien unterteilt versenden möchten. 1 Kategorien, falls konfiguriert, sorgen dafür, dass ihre Kunden nur Inhaltsabschnitte zugesendet bekommen. Kategorien müssen bei jedem Kunden einzeln zugewiesen sein. 27

28 Geben Sie in das Feld Ihre -Adresse ein und klicken Sie auf Senden (1). Überprüfen Sie die in Ihrem Postfach, ändern Sie gegebenenfalls den Newsletter und wiederholen Sie die alle Schritte bis zu diesem Punkt. Klicken Sie dann auf weiter (2). Hinweis: Dieser Test ist insofern notwendig, weil es zu Designunterschieden zwischen den verschiedenen -Programmen (Outlook, GMX, Gmail) kommen kann. Sind Sie mit ihrem Test-Newsletter zufrieden, können Sie davon ausgehen, dass ihre Kunden ebenfalls einen tollen Newsletter bekommen. 2 1 Wählen Sie jene Kundengruppe (1) aus, welche Ihren Newsletter bekommen soll. Eine Überlegung wert ist eine Testgruppe um, wie bereits erwähnt, die unterschiedlichen Postfächer (Outlook, GMX, Gmail) zu testen. Nachdem Sie ihre Test-Newsletter einwandfrei erhalten haben, steht der Versendung an Ihre Kunden nichts mehr im Weg. Ein falscher Newsletter an Kunden zu verschicken ist eine peinliche Sache. Mit einem Klick auf an alle Empfänger der Versandgruppe versenden (2) wird der finale Versand gespeichert

29 Da wir möchten, dass Ihr Newsletter zu 100 Prozent bei Ihrem Kunden ankommt und nicht im Spam-Verdacht landet, wird Ihr Newsletter manuell versandt. Klicken Sie dazu einfach in der Modulleiste unter Direct Mail auf Versand-Status (1). Hier sehen Sie Ihren gewünschten Newsletter (2). Zum Versenden klicken Sie auf Versand anstoßen (3) Hinweis: Es werden jeweils Pakete mit 95 Nachrichten auf einmal versendet um Spam-Filter zu umgehen. Falls sie mehr Kunden erreichen wollen, bitten wir Sie nach einminütiger Pause den Vorgang zu wiederholen. Dies solange fortsetzen bis alle Nachrichten abgeschickt sind. 29

30 Fragen wie: Ist mein Newsletter angekommen? Wurde er geöffnet? Wie viele habe ich überhaupt versendet? Können mit einem Blick in die Newsletter-Statistik beantwortet werden. Klicken Sie dazu einfach in der Modulleiste unter Direct Mail auf Statistiken (1) und wählen Sie den gewünschten Newsletter (2) aus. 2 1 Hier eine mögliche Statistik eines Newsletters: 30

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