Schulungsunterlagen Lehraufträge mit Evento erstellen und drucken

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1 Schulungsunterlagen Lehraufträge mit Evento erstellen und drucken Seite 1 von 14

2 Inhalt: 1 Zielsetzung Neue Lehrbeauftragte Anlegen und Freigeben von Lehraufträgen Eintragen des Lehrbeauftragten bei der Lehrveranstaltung Arten von Lehraufträgen Details zu LA-Arten Mehrere Lehraufträge für eine LV erfassen Erfassung der Lehrauftragsdaten Übertragung der genehmigten Lehraufträge in das HR-System Erstellen von Serienbriefen (Erteilungsschreiben, Zahlungsanforderung) Erteilungsschreiben Zahlungsanforderung Karteireiter Lehraufträge FU-Angepasst Seite 2 von 14

3 1 Zielsetzung In dieser Dokumentation werden die folgenden Arbeitsschritte erläutert: Voraussetzungen (Erfassung von Lehrbeauftragten) Eintragung und Freigabe eines Lehrauftrags bei einer LV Erstellen von Listen Erstellen von Erteilungsschreiben und Abrechnungsbögen 2 Neue Lehrbeauftragte Lehrbeauftragte werden im SAP HR-System über eine eigens dafür entwickelte Webanwendung erfasst ( und anschließend nach Evento übertragen. Beim täglichen Schnittstellenlauf werden alle erforderlichen Angaben an Evento übertragen. Die entsprechenden Personen für die Eingabe der Daten sind in allen dezentralen Bereichen vorhanden. 3 Anlegen und Freigeben von Lehraufträgen 3.1 Eintragen des Lehrbeauftragten bei der Lehrveranstaltung Als erster Schritt muss natürlich der / die Lehrbeauftragte als Leitungsperson bei der Lehrveranstaltung eingetragen werden. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Reiter Lehrveranstaltungen: LV über Nummer suchen 2. Klick auf den Knopf im Dialog Leitung bei der Lehrveranstaltung. Seite 3 von 14

4 3. Bei einem Lehrenden die Art des Lehrauftrags erfassen: o Lehrauftrag mit Vergütung (bezahlt) o Lehrauftrag ohne Vergütung (unbezahlt) o Lehrauftrag mit Vergütungsverzicht (unbezahlt) o Titellehre (unbezahlt) o LV aus anderer Uni (unbezahlt) o Lehrauftrag an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer außeruniversitären Forschungseinrichtung (unbezahlt) o Lehrauftrag zur temporären selbständigen Lehre (unbezahlt) Detaillierte Informationen entnehmen Sie bitte dem Punkt 3.2 Arten von Lehraufträgen 4. Kostenstelle erfassen: o Die Kostenstelle, über die der Lehrauftrag abgerechnet werden soll. Dies ist für die Kapazitätsberechnungen/Hochschulstatistik bzw. die Erstellung der Zahlungsanforderung erforderlich. o Hier öffnet sich ein Suchdialog für die Kostenstelle. Die Suche erfolgt entweder über die Kst-Nr. (Kostenstellennummer) oder über die Bez (Bezeichnung der Kostenstelle). Es ist sinnvoll, bei Typ den Wert Kostenstelle auszuwählen und wie gewöhnlich mit einem %-Zeichen zu suchen. o Sollte eine Kostenstelle fehlen, wenden Sie sich bitte an die Evento- Applikationsbetreuung (evento-support@fu-berlin.de). Seite 4 von 14

5 Diese Schritte sind mit der Berechtigung für Lehrplaner möglich. Die weiteren Schritte erfordern eine gesonderte Berechtigung ( Lehrauftragsverwalter ), die bei der Applikationsbetreuung beantragt werden kann. Mit der Auswahl des Lehrauftrags kann die Veranstaltung nun über den Reiter Lehraufträge gefunden werden. Seite 5 von 14

6 3.2 Arten von Lehraufträgen Seite 6 von 14

7 3.3 Details zu LA-Arten LA an Mitarbeiter außeruniversitärer Forschungseinrichtungen - Betrifft z.b. Mitarbeiter von Max-Planck-Instituten, hier ist gesetzlich geregelt, dass Lehraufträge an diese Gruppe nicht kapazitätswirksam sind. - Diese Lehraufträge werden nicht bezahlt, da man davon ausgeht, dass sie im Rahmen der Arbeitszeit erbracht werden. - Lehrauftrag für temporäre selbständige Lehre - Z.B. an WiMi, die bei Abwesenheit eines Hochschullehrers dessen LVen übernehmen, aber nicht gesondert bezahlt werden. - Hinweis: Emmy-Noether-Stipendiaten etc. - Postdocs, Habilitanden etc., die an der FU als Stipendiaten eines entsprechenden Programms tätig sind, haben in der Regel im Rahmen des Stipendiums keine Lehrverpflichtung. Da sie für ihre weitere Laufbahn aber Lehrerfahrung nachweisen müssen, übernehmen sie oft Lehraufträge. Diese sind kapazitätswirksam (wie echte Lehraufträge). - Das Präsidium versucht bei der Senatsverwaltung zu erreichen, dass sie wie Mitarbeiter außeruniversitärer Forschungseinrichtungen behandelt werden, aber das ist noch nicht beschlossen. Seite 7 von 14

8 3.4 Mehrere Lehraufträge für eine LV erfassen Sofern Sie mehrere Lehrende haben, die sich eine Veranstaltung teilen, können sie für jeden zugeordneten Lehrenden einen solchen Lehrauftrag erfassen. Je nachdem welchen Lehrenden Sie anklicken, können Sie entsprechend der Anleitung (vgl. Punkte 3.1. und 3.3.) jeweils Daten zum Lehrauftrag erfassen. 3.5 Erfassung der Lehrauftragsdaten Um die weiteren Daten zum Lehrauftrag zu erfassen, klicken Sie bitte auf den Button Arbeitszeit einblenden (nur möglich mit der Rolle Lehrauftragsverwalter ). Dadurch wird der untere Bereich des Leitungsdialogs angezeigt Haben Sie bei einer LV mehrere Lehrbeauftragte und klicken die Personen an, so ändert sich die Anzeige bei der Berechnung der Arbeitszeit entsprechend Ihrer Eingaben. Seite 8 von 14

9 Mit Klick auf das weiße Blatt können nun die weiteren Daten erfasst werden: 5. SWS (Mussfeld): Wie viele SWS umfasst der Lehrauftrag? Dies wird automatisch eingetragen, sofern die Werte auf der Lehrveranstaltung auf dem Reiter Modulanlass2 Arbeitszeit vorhanden sind. Falls nicht, tragen Sie dort bitte die für den Lehrauftrag notwendigen SWS ein. Bei mehreren Lehraufträgen zu einer LV teilen Sie die SWS auf den Lehrenden auf. Weiterhin ist es möglich auch SWS mit Komma (z. B. 3,9 SWS) einzugeben. 6. Einzelstunden (Mussfeld): Die Lehrveranstaltungsstunden, die vergütet werden. In der Regel werden die SWS mit der Zahl der Termine multipliziert. 7. Faktor (Mussfeld): Dieses Feld ist für die Lehrauftragsverwaltung nicht relevant. Es bleibt einfach so, wie es ist (es sollte 45 eingetragen sein). 8. Std-Satz (Mussfeld): Zu welchem Stundensatz wird der Lehrauftrag vergütet? 9. Preis: Dieses Feld wird von Evento errechnet (Einzelstunden * Std-.Satz), kann aber überschrieben werden. 10. Kontierungsangaben: Die nächsten vier Felder sind für die Verbuchung des Lehrauftrags im Haushalt erforderlich bzw. für statistische Auswertungen: a. Finanzposition b. Fonds c. Kostenstelle (wird ggf. aus dem oberen Bereich übernommen) d. KLR-Element Seite 9 von 14

10 Sollten hier Finanzpositionen oder Fonds fehlen, melden Sie dies bitte der Evento- Applikationsbetreuung. 11. Status: Hier wird erfasst, ob der Lehrauftrag genehmigt wurde oder nicht. Je nachdem, wie in den Fachbereichen die Prozesse organisiert sind, werden Lehraufträge zunächst erfasst und später genehmigt oder es werden nur genehmigte Lehraufträge erfasst. ACHTUNG: Nur wenn der Lehrauftrag den Status genehmigt oder Vergütungsverzicht hat, werden die Daten an das HR-System übermittelt, welches wiederum Account usw. steuert. Die Zeilen mit den Lehrauftragsangaben sind pro Lehrendem, d.h. sobald ein zweiter Dozent vorhanden ist und Sie im oberen Bereich des Leitungsdialogs jemanden auswählen, wechselt die Anzeige der Lehraufträge. Die Angaben über den Lehrauftrag sind für die Hochschulstatistik und die Kapazitätsberechnung des Bereichs BWS wichtig und müssen daher korrekt sein. 3.6 Übertragung der genehmigten Lehraufträge in das HR-System Damit externe Lehrbeauftragte in unserer IT-Landschaft aktiv bleiben, also einen gültigen FU-Account behalten, muss regelmäßig (mindestens 1x im Jahr) ein genehmigter Lehrauftrag aus Evento an SAP HR gemeldet werden. Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, damit ein Lehrauftrag an das HR-System übermittelt wird: 1. Status des Lehrauftrags ist genehmigt oder Vergütungsverzicht 2. Status der LV ist publiziert bzw. SAP verarbeitet oder erneut änderbar Wenn Lehrveranstaltungen mit Lehrauftrag abgesagt werden, dann gilt dieser Lehrauftrag nicht mehr! SAP HR erhält darüber Meldung und der Lehrauftrag wird in SAP HR gelöscht. In Evento ist der Lehrauftrag noch zu sehen. Seite 10 von 14

11 4 Erstellen von Serienbriefen (Erteilungsschreiben, Zahlungsanforderung) Für die Erteilung der Lehraufträge sind zwei Serienbriefe verfügbar: - das eigentliche Erteilungsschreiben - der Bogen Zahlungsanforderung, der dem Erteilungsschreiben beigelegt wird Um eines dieser beiden Dokumente zu erstellen, müssen Sie die gewünschten Lehraufträge über den Reiter Lehraufträge_FU angepasst suchen, für die Sie die Schreiben ausstellen möchten. Starten Sie im Anschluss den Report Manager. Wenn Sie nur einen einzelnen Lehrauftrag bearbeiten/drucken möchten, öffnen Sie die entsprechende LV und starten den Report Manager von dort aus. 4.1 Erteilungsschreiben Achtung: Microsoft WORD muss zuvor geschlossen werden! Den Serienbrief für das Erteilungsschreiben finden Sie im Report Manager unter: Kontext Anlass Lehraufträge: Seite 11 von 14

12 Während der Serienbrief vorbereitet wird, erscheinen zwei Dialogboxen, um Informationen für den Brief abzufragen. In der ersten Box können Sie einen Text eintragen, der im fertigen Serienbrief unter die Bezeichnung des Fachbereichs geschrieben wird, z.b.: Im Briefbogen sieht das so aus: Der grau unterlegte Text kommt aus Evento, das Wort Studienbüro wurde in der Dialogbox eingegeben. Die zweite Box erfragt den Namen der Person, die den Brief unterzeichnet: Das Ergebnis: Da der Serienbrief in Word bearbeitet wird, können Sie einzelne Exemplare nach dem Seriendruck noch ändern. Hierzu müssen Sie in MS WORD den Knopf Fertig stellen und zusammenführen drücken. Erst dann werden einzelne Dokumente generiert, die sich einzeln ändern lassen. Seite 12 von 14

13 4.2 Zahlungsanforderung Die Zahlungsanforderung ist ebenso ein Word-Serienbrief und wird aus dem Report Manager aufgerufen. Es gibt zwei Varianten: 1. Zahlungsanforderung_SEPA 2. Bestätigung Es handelt sich um denselben Serienbrief, unter 2. Bestätigung finden Sie zusätzlich ein Feld, in dem eine verantwortliche Lehrkraft die ordnungsgemäße Durchführung der Lehrveranstaltung bestätigt. Auch bei diesem Dokument wird man nach einer zusätzlichen Angabe gefragt: Seite 13 von 14

14 Der Name, der hier eingetragen wird, wird im Kopf des Dokuments als Empfänger eingesetzt: 5 Karteireiter Lehraufträge FU-Angepasst Wir haben einen neuen Reiter mit der Bezeichnung Lehraufträge FU-Angepasst angelegt. Der Reiter liefert dieselben Resultate wie der Standardreiter Lehraufträge zusätzlich können dort jedoch die Felder "Einzelstunden" und "Preis" über die Spaltenauswahl eingeblendet werden siehe Beispiel im Screenshot: Seite 14 von 14

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