1. Die wichtigsten Tipps & Tricks 2 Arbeitsumgebung 2 Links einfügen 2 Bilder einfügen 3 Text einfügen

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1 CleverReach Newsletter Startguide 1. Die wichtigsten Tipps & Tricks 2 Arbeitsumgebung 2 Links einfügen 2 Bilder einfügen 3 Text einfügen 2. So landet Ihre nicht im SPAM-Filter 4 Absender und Mailtitel sorgfältig auswählen 4 Heikle Schlüsselwörter und Zeichen 4 Herkunft der Adressen 4 3. Dashboard - Die Startansicht 6 4. Newsletter erstellen und versenden 7 Entwurf erstellen 7 Aus einem bereits versandten Newsletter ein neuer Entwurf erstellen 9 Newsletter vorbereiten 10 Inhalte erfassen 12 Newsletter versenden Empfänger verwalten 17 Übersicht Empfänger 17 Gruppendetails Reports 19

2 1. Die wichtigsten Tipps & Tricks ARBEITSUMGEBUNG Für die Arbeit mit CleverReach und die Bearbeitung Ihres Newsletters wird der Browser Firefox empfohlen. Nicht verwendet werden sollte für diese Arbeiten in jedem Fall Safari, Internet Explorer oder Google Chrome. Bei diesen Browsern können schwerwiegende Fehler auftreten wie beispielsweise die Verdoppelung von Text im Newsletter. Ebenfalls sollten Sie Ihre CleverReach-Newsletter nicht unterwegs bearbeiten über eine Mobile- Verbindung oder einen mobilen Stick. Eine solche Verbindung kann ebenfalls Ursache für Fehler sein. Falls Sie in Firefox einen Adblocker installiert haben, kann dieser ebenfalls die Funktionalität von CleverReach beeinträchtigen. Deaktivieren Sie vor der Erstellung eines Newsletters daher Ihr Adblocker Add-on und starten Sie Firefox neu. LINKS Links immer mit dem Linkelement einsetzen. Keine Links im Textelement schreiben, da dies zwar möglich ist, aber die Links dann in einigen programmen in blau und violett erscheinen. Adresse einfügen: Ein neues Linkelement erstellen und statt der Webadresse die Adresse angeben. Vor die Adresse kommt ein «mailto:». Beispiel: BILDER Falls Ihr Bild eine andere Grösse aufweist als das Platzhalterbild, in der Bearbeitungsansicht die Angaben für Höhe und Breite anpassen. Diese Angaben sind im zweiten Reiter «Einstellungen» zu finden. Für Bilder immer einen Alt-Text eingeben. Das ist der Text, der angezeigt wird, falls der Empfänger die Anzeige von Bildern deaktiviert hat. Das Mail kommt so sympathischer daher.

3 TEXT EINFÜGEN Kopieren Sie Text, speziell aus Microsoft Word, nicht mit der normalen Kopierfunktion in den Newsletter, da sonst die (unsichtbaren) Formatierungsinformationen von Word mit in den Newsletter kopiert werden, was zu groben Fehlern in der Darstellung führen kann. Die folgenden Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung, um Text einzufügen: Unter Windows: Zur Konvertierung in reinen Text gibt es in Word den Befehl «keine Formatierung». Markieren Sie dazu in Word den gesamten Text. Danach wählen Sie im Menu >Start >Formatierungen >Alle löschen. Kopieren Sie Text aus anderen Programmen zuerst in den Texteditor Notepad, um allfällige Formatierungen zu entfernen, die später stören könnten. Unter MAC: Kopieren Sie Text aus Word oder Pages zuerst in Textedit, um allfällige Formatierungen zu entfernen, die später stören könnten. Zur Konvertierung in reinen Text gibt es in Textedit den Befehl «in reinen Text umwandeln». Kopieren Sie dazu den gewünschten Text in Textedit und markieren Sie den gesamten Text. Danach wählen Sie im Menu >Format >In reinen Text umwandeln. Bestätigen Sie die Frage mit «OK» Falls Sie regelmässig Newsletter auf MAC erstellen, empfiehlt sich die Installation des Programms CLEAN TEXT. In diesem Programm können die Texte formatierungsfrei geschrieben und gespeichert werden. Damit sind Sie vor bösen Überraschungen sicher.

4 2. So landet Ihre nicht im SPAM-Filter Damit Ihr Newsletter nicht im SPAM-Filter der Empfänger hängen bleibt, hier einige Tipps. Manche Spamfilter verwenden mehrere hundert Kriterien, um eine als unverdächtig oder als Spam einzustufen. Die meisten wiegen dabei positive und negative Bewertungen nach einem Punktesystem gegeneinander auf. Bekommt eine 5 Punkte, gilt sie bei den meisten Systemen bereits als Spam und wird abgeblockt. ABSENDER UND MAILTITEL SORGFÄLTIG AUSWÄHLEN Wer als Absender nur eine abstrakte Bezeichnung angibt, bekommt erste 0,4 Strafpunkte. Auf der sicheren Seite ist man mit realen Namen wie "Gerda Sommer". Wählen Sie für den Newsletter einen Titel, der zum Inhalt passt. Die Betreffzeile ist ein wichtiges Merkmal. Wenn hier ein Werbewort auftaucht, kann das schon ausreichen, um als Spam gekennzeichnet zu werden. Hier sollte der Text besonders aufmerksam ausgewählt werden. HEIKLE SCHLÜSSELWÖRTER UND ZEICHEN Schlüsselwörter: Wer kennt sie nicht, die Spam-Mails, die einen Euro-Millions-Gewinn verkünden. In Spammails häufig vorkommende Begriffe erhalten daher Strafpunkte. Dazu zählt ein Text, der mit Herzlichen Glückwunsch" beginnt, oder das harmlos erscheinende Klicken Sie hier oder nur das Wort Klick", Super!!!, das an sich tadelsfreie Versprechen steigender Einnahmen" (2,1 Punkte). Potenziell sind alle werblich-plakativen Aufrufe problematisch. Aber selbst ein harmloser Hinweis auf Angebote" kann mit bis zu 2,3 Punkten zu Buche schlagen. Newsletter-Herausgeber, die ein Gewinnspiel einbinden möchten, sind gut beraten, nicht über Preise" oder Gewinne" zu schreiben (bis 2,7 Punkte). Auch wenn es etwas zu sparen" gibt, sehen das die Filterhersteller nicht gerne (ebenfalls bis 2,7 Punkte). Weitere: Nur für Erwachsene, ab 18, Profit, Erfolg, bestellen Sie heute, bestellen Sie jetzt, Geld zurück, kostenlos!, Sex, Lieber Freund, Mit potenziell verdächtigen Zeichen sparsam umgehen. Nicht nur auf das Was, sondern auch auf das Wie kommt es an: Sanktioniert werden beispielsweise lange Passagen, die in Großbuchstaben geschrieben (0,6 bis einen Punkt) oder mit Leerzeichen gesperrt sind (0,9 bis 2,6 Punkte). Auch zahlreiche Frage- und Ausrufezeichen (0,3 Punkte) gelten als typisch für Spam, beispielsweise super!!!. Für Links verwenden Sie keine IP-Adressen, also Links die mit Zahlen beginnen, wie beispielsweise sondern reguläre Links mit Domainnamen wie HERKUNFT DER ADRESSEN Achten Sie darauf, dass alle Adressen für den Versand aus korrekten Quellen stammen. Der Massenversand von s, der diese Bedingungen missachtet, kann als Spam qualifiziert und damit als unlauterer Wettbewerb straf- und zivilrechtlich verfolgt werden.

5 Solche Adressen dürfen Sie NICHT verwenden Gekaufte Adressen Adressen, die Sie bei einer Anbieterfirma von Adressen gekauft haben sind nicht gestattet und dürfen NICHT angeschrieben werden, weil SIE kein Einverständnis für die Zusendung von E- Mails erhalten haben. Aus dem Internet kopierte Adressen Adressen, die im Internet auf Webseiten als Kontaktmöglichkeit oder in öffentlichen Verzeichnissen dargestellt werden, sind nicht gestattet. Single-Opt-In Empfänger haben sich über ein Formular angemeldet und wurden ohne Bestätigung in den Verteiler eingetragen. Diese Daten dürfen nicht verwendet werden, weil jeder gegen seinen Wunsch eintragen werden kann. Für die Anmeldung per Formular muss das sichere Double-Opt-In Verfahren verwendet werden. Mündliche Erhebung Adressen, die mündlich z. B. durch Telefongespräche erhoben wurden sind nicht gestattet. Solch eine Einwilligung in die Verwendung der Adresse muss schriftlich bestätigt werden. Eine solche Bestätigung ist bei nicht schriftlich oder elektronisch eingeholten Einwilligungserklärungen nach 28 Abs. 3a BDSG Voraussetzungen einer wirksamen Einwilligung. B2B: Versand ohne Erlaubnis Ein weit verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass im B2B-Umfeld für die Zusendung von s kein Werbeeinverständnis erforderlich sein muss. Tatsächlich besagt die Rechtsprechung, dass auch s an Gewerbetreibende der vorherigen Zustimmung bedarf. Solche Adressen dürfen Sie verwenden Double-Opt-In über die eigene Webseite Alle Empfänger haben sich mit dem sicheren Double-Opt-In Verfahren über Ihre Webseite angemeldet. Um die Anmeldung zu beweisen, ist ein Anmeldedatum vorhanden. Kauf einer Ware oder Dienstleistung Die Empfänger haben eine Ware oder Dienstleistung erworben und wurden beim Kauf explizit darauf hingewiesen, dass Sie einen Newsletter erhalten werden und die Möglichkeit haben, sich über den Link im Newsletter jederzeit wieder abzumelden. Lediglich ein Hinweis in Ihren AGBs ist NICHT zulässig. Bei solchen Kunden ist der Massenversand von s für ähnliche Waren, Werke und Leistungen wie die verkauften grundsätzlich gestattet, sofern seit dem Kauf nicht übermässig viel Zeit vergangen ist. Anmeldung per Offline Formular Die Empfänger haben offline ein Formular ausgefüllt und der Zusendung von s explizit zugestimmt. Das Formular muss als Beweis vorhanden sein. Co-Registrierung Die Empfänger haben sich über ein Gewinnspiel angemeldet. Sie wurden bei der Anmeldung klar und deutlich mit Anschrift als Sponsor dieses Gewinnspiels genannt und der Teilnehmer wurde auf den Versand von s hingewiesen. Bei solchen Gewinnspielen dürfen nicht mehr als 10 Sponsoren teilgenommen haben. Kontakt per Visitenkarte Empfänger, die Ihnen beispielsweise eine Visitenkarte überreichten und der Zusendung von E- Mails erwünscht haben. Sie benötigen in diesem Fall die Visitenkarte und eine schriftliche Einverständniserklärung als Beweis.

6 3. Dashboard Die Startansicht Nach dem Login unter wird die Übersichtseite, das Dashboard angezeigt: 1. Auflistung aller bereits versandten Newsletter; klicken Sie auf den Titel, um die Versandstatistiken anzuzeigen 2. Account Übersicht und Abmelde-Button 3. Klicken Sie auf das «?»; im darauf erscheinenden Suchfeld können Sie Stichworte eingeben zu denen Sie Hilfe benötigen 4. Menu-Balken verkleinern (nur die Icons werden noch angezeigt) / vergrössern

7 4. Newsletter erstellen und versenden ENTWURF ERSTELLEN 1. Klicken Sie im Menu-Balken auf den Link « s» 2. Klicken Sie auf den Button « erstellen»

8 1. Einmalige -Kampagne (Einfache erstellen) oder 1. Klicken Sie in die Checkbox vom Newsletter 2. Klicken Sie «An die ganze Gruppe versenden» oder «An ein Segment der Gruppe versenden» 3. Klicken Sie auf «Weiter» 2. (Kopie erstellen) falls Sie eine Kopie eines bestehenden Newsletters als Basis verwenden möchten. 1. Klicken Sie auf den Newletter, welchen Sie kopieren wollen 2. Geben Sie einen Namen an, unter welchem später die Öffnungsstatistiken angezeigt werden 3. Klicken Sie auf die Zielgruppe, welche den Newsletter erhalten soll 4. Klicken Sie auf « kopieren»

9 AUS EINEM BEREITS VERSANDTEN NEWSLETTER EINEN NEUEN ENTWURF ERSTELLEN 1. Klicken Sie auf «Reports» im Balken-Menu 2. Klicken Sie auf den Button vom Newsletter welchen Sie kopieren wollen 3. Klicken Sie auf «Als Entwurf speichern» 1. Geben Sie einen Namen an, unter welchem später die Öffnungsstatistiken angezeigt werden 2. Klicken Sie auf Name der Zielgruppe, welche den Newsletter erhalten soll 3. Klicken Sie auf den Button « kopieren»

10 NEWSLETTER VORBEREITEN 1. Seite Einstellungen 2. Absendername des Newsletters 3. Absender- des Newsletters 4. Inhalt Betreffzeile des Mails 5. Geben Sie einen Kampagnennamen an, unter welchem später die Öffnungsstatistiken angezeigt werden 6. Wählen Sie «Öffnungen und Klicks messen» um später sehen zu können, wie oft Ihr Newsletter geöffnet und die Links darin angeklickt wurden; an den anderen Angaben müssen Sie nichts ändern 7. An diesen Angaben müssen Sie nichts ändern 8. Wählen Sie «Weiter»

11 1. Seite Template 2. Wählen Sie «Eigene Templates» aus, um Ihre vorbereitete Newslettervorlage zu verwenden 3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus; klicken Sie auf «Auswählen» und NICHT auf

12 INHALTE ERFASSEN 1. Sie gelangen nun in den Bereich für die Inhaltserfassung 2. Bearbeitbare Texte und Bilder werden beim Überfahren mit der Maus orange markiert; Doppelklicken Sie darauf, um den Text oder das Bild zu ändern Sie können den Text einfach überschreiben. Wenn Sie danach auf «Speichern» klicken bleibt der geänderte Text erhalten.

13 Neue Inhalte hinzufügen: 1. Klicken Sie auf «eigene Elemente» um zu den für Ihren Newsletter vorbereiteten Elementen zu gelangen 2. Wählen Sie das gewünschte Element aus, um es mit gedrückter Maustaste in den Inhalt (3) zu verschieben.

14 Das neue Element erscheint auf der Arbeitsfläche mit einem orangen Rahmen. 1. Klicken Sie innerhalb des orangen Rahmens, um den Inhalt zu bearbeiten 2. Wählen Sie dieses Symbol, um mit gedrückter Maustaste das Element nach unten oder oben zu verschieben 3. Mit diesem Symbol können Sie das Element löschen So reihen Sie Element an Element, bis Ihr Newsletter fertig zusammengestellt ist. WICHTIG: Bevor Sie den Bearbeitungsbereich für den Inhalt verlassen, speichern Sie zuoberst Ihren Newsletter. Ihre Arbeit geht sonst verloren!

15 NEWSLETTER VERSENDEN 1. Wählen Sie Vorschau & Test 2. Klicken Sie auf Testversand um eine Vorschau des Newsletters versenden 1. Wählen Sie die Empfänger für die Vorschau 2. Oder geben Sie zusätzliche Empfängeradressen ein 3. Versenden Sie die Vorschau und prüfen Sie sämtliche Links im Newsletter nochmals auf Ihre Funktionstüchtigkeit Hinweis: Der definitive Versand des Newsletters kann nur ausgelöst werden, wenn Sie zuvor eine Vorschau versandt haben.

16 1. Freigabe des Newsletterversands 2. Prüfen Sie nochmals alle Einstellungen für den Newsletter (Die Option « im Online- Archiv anzeigen» nur anwählen, wenn auf Ihrer Website ein Archiv der Newsletter angezeigt wird: Sie verbrauchen sonst unnötigen Speicherplatz) 3. Prüfen Sie nochmals die Empfängergruppe 4. Sie können den Newsletter nochmals in der Vorschau anschauen 5. Sie können den Newsletter sofort versenden oder auf einen bestimmten Zeitpunkt terminieren 6. Aus Sicherheitsgründen müssen Sie vor dem Versand nochmals bestätigen, dass im Newsletter ein Abmeldelink vorhanden ist und Sie berechtigt sind, an diese Adressen zu versenden 7. Sobald Sie alles bestätigt haben, wird der Versandbutton zur Auslösung freigegeben

17 5. Empfänger verwalten ÜBERSICHT EMPFÄNGER 1. Im Bereich «Gruppen» können Sie Ihre Newsletterabonnenten verwalten 2. Namen der Abonnentengruppen. Klicken Sie hier, um zur Gruppenübersicht zu gelangen 3. Anzahl der aktiven Empfänger in dieser Gruppe 4. Hier finden Sie die Liste aller Adressen, welche entweder mehr als dreimal nicht zugestellt werden konnten oder welche bei CleverReach bereits anderweitig als ungültig registriert wurde

18 GRUPPENDETAILS 1. Unter dem Link «Empfänger» sind alle Angaben zu den einzelnen Adressen zu finden 2. Suchoptionen für die Empfänger 3. Neue Empfänger können hier bei Bedarf von Hand eingegeben werden 4. Status (grün=aktiv, rot=inaktiv, blau=bounces *) 5. Registrierungsdatum 6. Qualitätseinschätzung dieses Empfängers, also wie oft er die Newsletter öffnet und die darin enthaltenen Links anklickt 7. Über den Bearbeitungsbutton gelangen Sie zu detaillierteren Angaben zum entsprechenden Empfänger und können dessen Daten bearbeiten. * Bounce entsteht, wenn die Zustellung an eine Adresse nicht möglich war. Der entsprechende Mailserver erteilt dem CleverReach System eine Rückmeldung (Bounce), dass eine Mail nicht zugestellt werden konnte. Wird eine Adresse angeschrieben und dabei gebounct, sperrt das System diese Adresse automatisch für einen bestimmten Zeitbereich. Softbounce: wegen eines temporären Fehlers kann eine Mail nicht zugestellt werden. z.b. das angeschriebene Postfach ist voll oder der Server wurde von diversen Mails überschwemmt. Sperrung nach 3. Zustellungsversuch Dauer der Sperre 1 Monat Hardbounce : wenn die Adresse nicht mehr existiert oder der empfangende Server die s blockert. Sperrung nach 1. Zustellungsversuch Dauer der Sperre 1 Jahr Die Freischaltung der Adresse erfolgt automatisch nach Ablauf der jeweiligen Dauer der Sperre.

19 6. Reports 1. Klicken Sie im Menu-Balken auf den Link «Reports»; darunter erhalten Sie eine Auflistung aller bereits versandten Newsletter; klicken Sie auf den Titel, um die Versandstatistiken anzuzeigen

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