Bezirksamt Mitte von Berlin Datum: Abt. Jugend, Schule, Sport und Facility Management Tel.: 23700

Transkript

1 Bezirksamt Mitte von Berlin Datum: Abt. Jugend, Schule, Sport und Facility Management Tel.: Bezirksamtsvorlage Nr. 798 zur Beschlussfassung - für die Sitzung am Dienstag, dem Gegenstand der Vorlage: Beschluss über die Migration zu Windows 7 und Office Berichterstatter: Bezirksstadträtin Smentek 3. Beschlussentwurf: I. Das Bezirksamt beschließt: Das Bezirksamt nimmt die beigefügte Projekt-Skizze (Anlage 1) zustimmend zur Kenntnis. Dem darin beschriebenen Vorgehensmodell wird zugestimmt. Die für die technische Migration notwendigen Finanzmittel von insgesamt ,- Euro werden (aus Praktikabilitätsgründen) zentral bei 3306 / auf einem Unterkonto zusätzlich zur Verfügung gestellt (Es handelt sich grundsätzlich um eine Thematik mit dezentraler Umsetzungsverantwortung). Die für die Umstellungsqualifikation notwendigen Finanzmittel von insgesamt ,- Euro werden zentral bei 3304 / zusätzlich zur Verfügung gestellt. II. Eine Vorlage an die Bezirksverordnetenversammlung ist nicht erforderlich. III. Mit der Durchführung des Beschlusses wird die Abteilung Jugend, Schule, Sport und Facility Management beauftragt. IV. Veröffentlichung: nein V. Beteiligung der Beschäftigtenvertretungen: nein a) Personalrat: b) Frauenvertretung: c) Schwerbehindertenvertretung: d) Jugend- und Auszubildendenvertretung: 1/3

2 4. Begründung: Aufgrund der bisherigen, hemmenden Faktoren, konnte mit der Migration der rd Arbeitsplatz-PC auf Windows 7 und Office 2010 erst recht spät begonnen werden: Vollständige Bindung der Mitarbeiterkapazitäten durch das Verlagerungsprojekt VITBL Fehlende Finanzmittel für die Beschaffung der notwendigen Lizenzen Fehlende Freigaben für die zu migrierenden IT-Fachverfahren bzgl. deren Lauffähigkeit in einer Umgebung mit Windows 7 / Office 2010 Inzwischen ist VITBL abgeschlossen, die Lizenzen sind beschafft und es gibt für eine große Zahl von IT-Fachverfahren Freigabeerklärungen bzw. Testergebnisse, die auf eine Lauffähigkeit hinweisen. Allerdings erfüllen die im Einsatz befindlichen Arbeitsplatz-PC auf Grund unterbliebener Ersatzbeschaffungen in Folge der Mittel-Knappheit/-sperren der letzten Jahre in weiten Teilen nicht die technischen Voraussetzungen, die für eine Migration notwendig sind. Sinnvoll wäre zweifelsfrei eine regelmäßige Ersatzbeschaffung im Zyklus von max. 5 Jahren. Im Einsatz befinden sich derzeit jedoch auch PC aus den Beschaffungsjahren 2006, 2007und Darüber hinaus sind viele PC neueren Datums noch mit Speicher aufzurüsten. Die dafür notwendigen Finanzmittel fehlen in den dezentralen IT-Beschaffungstiteln. Die dort veranschlagten Gelder sind gesperrt und würden bei Entsperrung vermutlich kaum ausreichen, plötzlich auftretende Defekte an Alt-Geräten im laufenden Jahr 2014 durch Ersatz zu kompensieren. Der oben skizzierte Finanzmittelbedarf ist also ein zusätzlicher Bedarf. Um die Migration stringent umzusetzen, hat man sich auf eine zentrale Planung, Beauftragung und damit Bewirtschaftung dieser Gelder in diesem besonderen Fall verständigt. Details zum Vorgehen und die Berechnungsgrundlagen sind bitte der Anlage 1 (Foliensatz) zu entnehmen. 5. Rechtsgrundlage: 36 Bezirksverwaltungsgesetz 6. Auswirkungen auf den Haushaltsplan und die Finanzplanung 1. Auswirkungen auf Einnahmen und Ausgaben: Es werden überplanmäßige Ausgaben zugelassen in Höhe von bei Kapitel 3306 Titel und in Höhe von bei Kapitel 3304 Titel Als Ausgleich gelten Mehreinnahmen in Höhe von bei Kapitel 3400 Titel Gewinnablieferung aus der Parkraumbewirtschaftung -. 2/3

3 2. Personalwirtschaftliche Auswirkungen: keine 7. Gleichstellungsrelevante Auswirkungen: keine 8. Behindertenrelevante Auswirkungen: keine 9. Integrationsrelevante Auswirkungen: keine 10. Sozialraumrelevante Auswirkungen: keine 11. Mitzeichnung(en): GesPersFinL Bezirksstadträtin Smentek 3/3

4 Anlage 1 zur BA Vorlage Projekt Skizze: Migration auf Windows7 und Office2010 Festlegungen Endgeräte Freigabe IT Fachverfahren Mitarbeiter/innen Qualifizierung Beteiligung Personalvertretung Vorgehenslogistik Anvisierter Zeitplan Die nächsten Schritte Umsetzungsrisiken IT Stelle, FM 1, Stand:

5 Festlegungen Projektinhalt: Migration aller zentral beschafften, ins Bezirksnetz integrierten Arbeitsplatz PC. Nicht Projektinhalt ist: Migration der PC bei UmNat und Vermessen (eigene IT dort), Notebooks der Ämter (dezentrale Verantwortung) Windows 7 Professionell 32 bit an allen stationären PC Endgeräten, lauffähig ab Beschaffungsjahr 2009 (reine Office PC), ggf. jedoch Aufrüstung oder gar Ersatz PC Neukauf: OEM, SA (Software Assurance) und (ggf.) Enterprise Upgrade (Microsoft Lizenzrecht derzeit wieder in Umstellung) Office 2010 in der 32 bit Version mit Bereitstellung von: Word, Excel, Powerpoint, Outlook, sowie OneNote, Publisher. Office 2010 Professional nur dort, wo bisher auch Lizenz vorhanden war (zusätzliches Access). Kein Einsatz der 64 bit Versionen Qualifizierung: Umsteigerschulung für neue Office Oberfläche (Achtung: keine Office Schulung, nur Einführung in das neue Bedienkonzept) erweiterte Schulungen bei Bedarf individuell über VAK (Beratung über IT Koordination oder SE Pers) auch jetzt schon sinnvoll bei Mitarb. mit Wissenslücken Programme OneNote und Publisher sind unsupportet (können genutzt werden, jedoch keine Anwenderunterstützung) 2

6 Freigabe IT Fachverfahren Rd. 30 in Mitte eingesetzte IT Fachverfahren/Programme haben einen noch nicht geklärten Win7 Kompatibilitäts Status (Stand: ) Ermittlungen seitens IT Koordinatoren durch: Anfrage beim Verfahrensverantwortlichen Anfrage beim Programmhersteller In anderen Verwaltungen (praktische Migrationserfahrungen) Die Freigabe zur Win7 Migration erteilt das Fachamt der IT Stelle 3

7 Mitarbeiter/innen Qualifizierung 3 bzw. 4 stündige Frontalveranstaltung (Vortrag) Es wird nur auf das geänderte Bedienkonzept eingegangen (keine grundsätzliche Schulung bzgl. Bedienung) 3 Std.: MA mit gutem Kenntnisstand Office 2003 ( Kompakt Kurs ), 4 Std.: MA mit Bedienungsunsicherheiten Office 2003 Auswahl Kurstyp durch Ämter (IT Koord.) Probeveranstaltung fand statt (30 IT Fachleute, PR) Zusätzlich: interaktive Lernhilfen (von Microsoft) an jedem Arbeitsplatz Räumlichkeiten für spätere Qualifizierungen: BVV Saal Mitte (bis 120er Großgruppen), BVV Saal Tiergarten (40 50er Kleingruppen) Ca. 10 Tage à 2x Großgruppen zuzügl. ca. 2x 2 Schulungen in Kleingruppen, Kosten ca , Euro (brutto), da externe Dozentin 4

8 Finanzmittelbedarf 1. PC Mindestausstattung erreichen: reine Office PC : 2 Gbyte RAM, >= 80 Gbyte Festplatte (Lieferungen 2009 u. später), bei Fachanwendungen / intensiverer Programmnutzung höher, letztendlich Ermessen der IT Koordination. 2. Qualifizierung: ca. 10 Tage à 2x Großgruppen zuzügl. ca. 2 Tage à 2 Schulungen in Kleingruppen. 5

9 Beteiligung Personalvertretung In Anlehnung an UmNat Beteiligungsvorlage für deren Windows 7 / Office 2010 Einführung. 2 getrennte Mitbestimmungsvorlagen: Windows 7 und Office 2010 Qualifizierungsvorgehen wird darin beschrieben, Abarbeitung wird dem PR durch die Ämter mitgeteilt Formale Beteiligung nach Vorgesprächen derzeit in Vorbereitung, Einreichung parallel zu diesem BA Beschluss (4/2014) 6

10 Vorgehens Logistik Schaffung der finanziellen Voraussetzungen ( BA, SE Fin) Aufrüstung/Ersatz der PC ( SE FM, IT Koord.) Prototypische Migration der SE FM (ab Mitte 4/2014) mit den Querschnittsverfahren, sowie Rundschliff bei den Qualifizierungsinhalten ( SE Pers, SE FM) Ämter (IT Koord.) buchen IT Stellen Mitarbeiter tageweise für Migrationsunterstützung, Umsetzung gem. vereinbarter Terminlage ( wer zuerst kommt) Zusammenspiel aus zentraler und dezentraler Umsetzungskoordination und Verantwortung 7

11 Anvisierter Zeitplan Nächster kritischer Meilenstein 8

12 Die nächsten Schritte Finanzmittelbereitstellung an zentraler Stelle (dez. IT Titel bleiben unverändert und weiterhin grundsätzlich gesperrt und werden nur auf begründeten Antrag bei Defekten (bei Alt Geräten ohne Garantie) frei gegeben) Zentrale Beschaffung Ersatz PC und RAM Pilothafte Migration in der SE FM zur Sammlung von Erfahrungen bzgl. Technik und Qualifizierungsvorgehen. Terminkoordination mit SE Pers und Schulungsfirma für alle weiteren Bereiche Terminkoordination zwischen IT Koord. und IT Stellen MA für Migration Fachverfahren 9

13 Umsetzungsrisiken Hardware Finanzierung sichergestellt? Freigabestatus für die noch unklaren rd. 30 IT Fachverfahren bzw. Programme? Zeitverzug durch personelle Engpässe/Ausfälle bzw. anderweitige Zusatzaufgaben im Bereich IT Stelle bzw. bei den dezentralen IT Koordinationen in den Ämtern? Kenntnisdefizite bei MA bzgl. Umgang mit neuem Office 2010, die sich mit dem Standardvorgehen nicht beseitigen lassen? 10