Kursunterlage. SAP R/3- Module. Version FI-AA HHM

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1 Kursunterlage Abfragen Einzelposten im FI Abfragen Fondsberichte im HHM Version PP QA MM PM SD HR SAP R/3- Module FI IS FI-AA HHM CO PS

2 Sehr geehrte SAP-Benutzerinnen und -Benutzer Herzlich Willkommen zur Schulung auf SAP R/3! Diese Kursunterlage soll Ihnen die für Sie interessanten SAP-Anwendungen aufzeigen und erläutern, sowie die dazu erforderlichen Arbeitsschritte detailliert beschreiben. In Kapitel 1 werden der organisatorische Aufbau des Rechnungswesens in SAP R/3 und die wichtigsten Begriffe erläutert. Das Kapitel 2 behandelt dann die in der Finanzbuchhaltung (FI) möglichen Abfragen, also die Anzeige von Details zu einem bestimmten Beleg die Abklärung der Bezahlung einer bestimmten Rechnung. Im Kapitel 3 wird gezeigt, welche Reports Ihnen im Haushaltsmanagement (HHM) d.h. zur Abfrage von Fondsstand und Geldbewegungen welche Informationen bieten, und wie diese Berichte gestartet und eingesetzt werden können. Und zum Schluss finden Sie im Kapitel 4 noch ein Glossar mit den wichtigsten Begriffen zum Rechnungswesen der ETH Zürich. Ihre Kursleiterin / Ihr Kursleiter ist Ihnen sehr dankbar für Kritik und Anregungen aller Art. Scheuen Sie sich daher nicht, Ihrem Kursleiter / Ihrer Kursleiter Fragen zu stellen, sie / ihn auf etwas hinzuweisen von ihm/ihr genauere Erklärungen zu verlangen. Falls das Tempo zu schnell zu langsam ist, melden Sie dies bitte. Wir wünschen Ihnen für den Kurs viel Erfolg und sind überzeugt, dass Sie danach bestens für das neue System gewappnet sind. Zur Kennzeichnung von Eingaben: Alle Aktionen in SAP R/3 erscheinen in den Arbeitsanweisungen wie folgt: - einzutippende Texte / Befehle erscheinen in fetter Schrift geschrieben - zu drückende Tasten der Tastatur werden UMKLAMMERT IN KAPITÄLCHEN genannt - anzuwählende SAP R/3-Menübefehle werden in fetter Kursivschrift wiedergegeben - anzuklickende Auswahlfelder stehen IN KAPITÄLCHEN UND KURSIV MIT EINEM ' BZW. * - anzuklickende Symbol- und Drucktasten werden als solche in den Text kopiert. Herausgeber: CCSAP der ETH Zürich Lukas O. Bendel ETH Zentrum, HG D Zürich

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. DIE ORGANISATIONSELEMENTE VON SAP R/3 IM REWE 1 2. ABFRAGEN IM FINANZWESEN Anzeige eines FI-Beleges in SAP Abklärung der Zahlung einer Kreditorenrechnung Abklärung der Zahlung einer Debitorenrechnung 6 3. ABFRAGEN IM HAUSHALTSMANAGEMENT Fondsauszug (Dokumentation) 8 a) Anschauen eines Fondsauszug zum laufenden Jahr 8 b) Anschauen vollständiger Fondsauszug zu einem Vorjahr 9 c) Erstellen eines Fondsauszug als pdf-file 10 d) Fondsauszug-Kontrolle mit Bericht Einzelposten ETHZ Recherchenberichte 12 a) Abfragen verfügbare Geldmittel bestimmter Fonds 13 b) Abfragen verfügbare Geldmittel pers. Werteliste 14 c) Abfragen verfügbare Geldmittel mithilfe online-liste 15 d) Abfrage der kumulierten Ausgaben je FIST, FIPO, 16 e) Drucken des Rechercheberichtes 17 f) Drill-Down vom Ausgabentotal bis zum Originalbeleg 18 g) Export des nicht-hierarchisch gegliederten Berichtes 19 h) Export des hierarchisch gegliederten Berichtes Individuelle Auswertungen (Einzelposten-Berichte) neue ETH Zürich-Fondsberichte 23 a) Finanzstellenbericht Budget/Ist (Leitzahl) 23 b) Einzelpostenbericht mit Lohnbuchungen verdichtet 24 c) Datensicherung in einem neuen ETH Zürich-Fondsbericht GLOSSAR 26

4 Kapitel 1: SAP R/3-Organisationselemente im Rechnungswesen 1 1. DIE ORGANISATIONSELEMENTE VON SAP R/3 IM REWE In Zukunft sollen an der ETHZ nicht mehr bloss die Geldmittelab- bzw. -zuflüsse, sondern zusätzlich auch die Vermögenslage (Aktiven/Vermögen und Passiven/Verpflichtungen) sowie der Wertverzehr bzw. Wertzuwachs aus der Leistungserbringung sowohl als Aufwand bzw. Ertrag als auch als Kosten bzw. Ergebnis erfasst und ausgewertet werden. Die ETH Zürich soll also neu aus drei unterschiedlichen finanziellen Perspektiven betrachtet werden können: SAP steht für Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung und bezeichnet eine deutsche Softwarefirma. SAP R/3 bezeichnet die von diesem Unternehmen vertriebene betriebswirtschaftliche Client-Server-Standardsoftware, wobei das R für Realtime (=Echtzeit) steht und die 3 darauf Bezug nimmt, dass es sich um die 3. Produktgeneration handelt. SAP R/3 bietet dazu mit den Modulen Haushaltsmanagement (HHM Einnahmen- / Ausgabensicht) Abbildung aller Geldflüsse je Fonds und für jede Organisationseinheit Überführung der Finanzbuchhaltung in die Staats- und -Bestandesrechnung Budgetierung Finanzwesen (FI Aktiven- / Passivensicht sowie Aufwands- / Ertragssicht) Abbildung aller Wertflüsse der gesamten Organisation je Verbrauchsart externes Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung) mit Hauptbuch und Nebenbüchern Controlling / Kostenrechnung (CO Kosten- / Ergebnissicht) Abbildung aller Wertflüsse je Verbrauchsart und Organisationseinheit internes Rechnungswesen (Betriebsbuchhaltung) das geeignete Werkzeug. Die für die ETHZ erhobenen Daten können mit den SAP-Modulen also aus verschiedenen Blickwinkeln überwacht und weiterverarbeitet werden.

5 Kapitel 1: SAP R/3-Organisationselemente im Rechnungswesen 2 Um effizient mit den Anwendungen im Finanzwesen und im Haushaltsmanagment arbeiten zu können, müssen Sie folgende Begriffe kennen: a. Als wichtigstes Kontierungselement ist jeweils zu definieren, wessen bzw. welches Geldmittel-Konto bebucht ausgewertet werden soll: Der Fonds ist aber ein ausschliessliches Element des Haushaltsmanagements (in den anderen Modulen gibt es keine entsprechende Grösse). b. Die im SAP-System abgebildete Gesamtunternehmung wird dabei zur Vereinfachung der Datenauswertung in Organisationseinheiten (OE) verschiedener Hierarchieebenen und Module (CO HHM) unterteilt: im CO heissen diese organisatorischen Einheiten Kostenstellen, im HHM werden sie als Finanzstellen bezeichnet. Kosten und Finanzstellen stehen in 1:1-Beziehung zueinander! c. Auch die bebuchten Ausgaben- bzw. Wertverzehrs-Konten werden aus den verschiedenen Perspektiven heraus, d.h. je nach betrachtetem Modul, weiterverarbeitet ausgewertet: Die (Aufwands-)Sachkonti des FI finden ihr Gegenstück im CO in den Kostenarten; ihr Pendant im HHM heisst Finanzposition. Sachkonti und Kosten-/Erlösarten stehen zueinander in einer 1:1-Beziehung; zu den Finanzpositionen stehen sie in einer n:1-beziehung, da dem Bund teilweise nur verdichtete Zahlen gemeldet werden! ETHZ DG alt S A P T E R M I N O L O G I E FI CO HHM a. Kredit Kredit Fonds b. Leitzahl 0020 Kostenstelle KST 0020 Finanzstelle c. Ausgaben 4110 Kostenart 4110 Aufwand/Sachkonto Chemikalien Kostenart Chemikalien Finanzposition Chemikalien Zur Berechtigung: Jeder SAP-Anwender wird auf die von ihm zu verwaltenden Fonds einzeln berechtigt. Beachten Sie daher bitte, dass Sie uns jede Änderung der Zugriffsrechte mitteilen müssen: - Entweder Sie vermerken bereits auf dem Schreiben zur Eröffnung eines Fonds, wer über SAP diesen Fonds einsehen darf; - Oder Sie senden ein Mail an sap-eth@id.ethz.ch mit offensichtlicher Kopie (Cc) an die Fondsinhaberin, damit wir sicherstellen können, dass dieser mit der Erteilung des Zugriffsrechts einverstanden ist.

6 Kursunterlage SAP-Rechnungswesen 3 2. ABFRAGEN IM FINANZWESEN Wenn Sie wissen wollen, ob ein bestimmter Geschäftsfall bereits erledigt wurde! Finanzwesen (FI) Aufwände / Erträge Sollten im Zusammenhang mit Buchungen Unklarheiten auftreten, werden Sie als erstes wohl immer die korrekte Verbuchung und/ die zeitgerechte Begleichung abklären wollen. Das Modul Finanzwesen erlaubt Ihnen, spezifische Kreditoren- bzw. Debitorenrechnungen direkt aufzurufen und auf ihre Begleichung hin zu überprüfen. Ihre Anwendungen zur Anzeige von FI-Buchungen haben wir im SAP-Bereichsmenü in den Ordnern Lieferantenbeziehungen und Kundenbeziehungen aufgelistet. Zuerst steht jeweils die Anwendung zur direkten Beleganzeige über die Belegnummer; darauffolgend die Anzeige der Geschäfte der ETH Zürich (!) mit einem bestimmten Geschäftspartner und die Anzeige der Stammdaten (Anschrift, ) eines bestimmten Geschäftspartners. Als Berichte sind sich dann noch die Saldenanzeige und der die Eingrenzung auf die FI- Buchungen zu einem bestimmten Geschäftspartner erlaubende Fondsbericht aufgeführt: Wenn Sie nun doppelt auf die gewünschte Transaktion klicken, so erscheint die Eingabemaske für die Definierung der gewünschten Geschäftsbeziehung.

7 Kapitel 2: FI-Abfragen Anzeige eines FI-Beleges in SAP Transaktionscode Beleg anzeigen: Einstieg 6 Fondsüberwachung Anzeigen Finanzbeleg 6 Lieferantenbeziehungen Anzeigen Beleg zu Lieferanten-Rechnung 6 Kundenbeziehungen Anzeigen Beleg zu Kunden-Faktura FB03 Aktionen: 1. Eingeben Belegnummer (21 für Kreditoren-; 32 für Debitorenbeleg) ggfs. Ändern Buchungskreis (0330 für ETH Zürich; 0329 für ETH-Rat) ggfs. Ändern Geschäftsjahr Beleg anzeigen: Übersicht Beleg anzeigen: Position 00x 2. Drücken ENTER ( Anklicken ) 3. a) zum Anzeigen der Geschäftspartner-Position: Doppelklicken auf ZEILE DER PARTNER-BUCHUNGSPOSITION und Anschauen Konditionen, Zahlung bzw. Mahnstufe; b) zur Rückkehr in Belegübersicht: Anklicken ( Drücken F9 ) und/ c) zum Drill-Down in die Sachkonten-Position: Doppelklicken auf ZEILE DER SACHKONTEN-BUCHUNGSPOSITION und Anschauen Fonds, Kostenstelle, Text 4. Anklicken zum Aufrufen Beleg-Archivkopie ( Anwählen Umfeld > Weitere Zuordnungen > Objektverknüpfungen) ixos-... [xxx] 5. Kontrolle, ob Buchung korrekt ist: Stimmt die Original-Kontierung mit der Buchung überein? 6. a) zum Vergrössern eines bestimmten Bildausschnittes: Anklicken (in Symbolleistenbereich Ansicht ) und Markieren GEWÜNSCHTER BILDAUSSCHNITT T b) zur Rückkehr in die Totale: Anklicken (in Symbolleiste Ansicht am linken Rand) 7. Anwählen Ansicht > Annotationen ( Anklicken ) zum Hinzufügen Annotationen; Anklicken gewünschtes Objekt und Platzieren der Annotation 8. Anwählen Dokument > Drucken ( Anklicken ) zum Drucken ixos-archive-belegkopie 9. Drücken ALT + F4 zum Schliessen des IXOS-Fensters

8 Kapitel 2: FI-Abfragen Abklärung der Zahlung einer Kreditorenrechnung 6 Lieferantenbeziehungen Anzeigen Lieferantenposten (alle Posten) Transaktionscode ZFBL1N (=ETHZ-spezifische Transaktion FBL1N) Kreditoren Einzelpostenliste Kreditoren Allgemein Aktionen: 1. a) wenn Kontonummer des Kreditors bekannt: Eingeben Kreditorenkonto(nummer) b) wenn Kontonummer des Kreditors NICHT bekannt: ba) Klicken auf WERTEHILFE zum Feld Kreditorenkonto bb) Eingeben *Namensteil* und allenfalls Postleitzahl und bc) Drücken ENTER ( Anklicken ) Kontonummer bd) Auswählen Kreditor durch Doppelklick auf dessen ZEILE Kreditoren Einzelpostenliste Mehrfachselektion für Kreditorenkto. Wertebereich einschränken Trefferliste Mehrfachselektion für Kreditorenkto. Kreditoren Einzelpostenliste Kreditoren Einzelpostenliste Beleg anzeigen: Position 00x c) wenn mehrere Kontonummern zu diesem Kreditor: ca) Klicken auf MEHRFACHSELEKTION zum Feld Kreditorenkonto cb) Drücken F6 ( Anklicken ) cc) Eingeben *Namensteil(e)* und allenfalls Postleitzahl (so dass bloss noch Ausgabe dieser Kreditorenkonten) und cd) Drücken ENTER ( Anklicken ) ce) Drücken F7 ( Anklicken ) bzw. Anhacken der zu übernehmenden Kreditorenkonto-Zeilen cf) Drücken ENTER ( Anklicken ) cg) Drücken F8 ( Anklicken ) 2. ggf. weitere Eingrenzung Mahnbeleg über Freie Abgrenzungen: Anklicken ( Drücken + F4 ) und Eingeben Freie Abgrenzungen (zu Belegdatum, Betrag, ) 3. Drücken F8 ( Anklicken ) 4. Doppelklicken auf RECHNUNGSZEILE (mit Beleg-Art KR, KF RN) zur Ansicht der Beleg-Kreditorenposition 5. Kontrollieren, ob es wirklich die eigene Rechnung ist: a) anhand von Archiv-Beleg: Anklicken zum Aufrufen Originalbeleg-Archivkopie b) wenn kein Archivbeleg vorhanden anhand von Referenzeintrag: Anklicken zum Aufrufen Belegübersicht mit Referenzfeld c) wenn auch keine Referenz vorhanden über Sachkontenposition: Doppelklicken auf ZEILE DER SACHKONTEN-BUCHUNGSPOSITION mit bebuchtem Fonds und bebuchter Kostenstelle 6. Kontrollieren, ob die Rechnung bezahlt ist: Die Rechnung wurde am Ausgleichs-Tag zur Zahlung freigegeben!

9 Kapitel 2: FI-Abfragen Abklärung der Zahlung einer Debitorenrechnung Sie müssen ja jeder von Ihnen für einen Kunden erstellten Faktura eine Rechnungsnummer (aus der Ihnen von der Debitorengruppe vorgegebenen Nummernliste bzw. gemäss der Rechnungsnummer auf dem Einzahlungsschein) zuweisen. Dementsprechend können Sie diese Rechnung am Einfachsten über die Transaktion FB03 [Anzeige Beleg nach Belegnummer; vgl. Kap Anzeige eines FI-Beleges in SAP] überwachen. Ist Ihnen diese Belegnummer nun für einmal nicht mehr bekannt, so können Sie den SAP- Beleg zu dieser Faktura auch über die Posten zum Kunden/Debitor finden. Transaktionscode Debitoren Einzelpostenliste Debitoren Allgemein 6 Kundenbeziehungen Anzeigen Kundenposten (Offene Posten) FBL5N Aktionen: 1. a) wenn Kontonummer des Debitors bekannt: Eingeben Debitorenkonto(nummer) b) wenn Kontonummer des Debitors NICHT bekannt: ba) Klicken auf WERTEHILFE zum Feld Debitorenkonto bb) Eingeben *Namensteil* und allenfalls Postleitzahl und Drücken ENTER ( Anklicken ) Kontonummer bc) Auswählen Debitor durch Doppelklick auf dessen ZEILE Debitoren Einzelpostenliste Debitoren Einzelpostenliste Beleg anzeigen: Position 00x Beleg anzeigen: Position 00x 2. ggf. weitere Eingrenzung Beleg über Freie Abgrenzungen: 2a) Anklicken ( Drücken + F4 ); 2b) Markieren weiterer FREIE ABGRENZUNGS-FELDER sowie 2c) Übernehmen dieser durch Anklicken ; 2d) Eingeben Freie Abgrenzungen (zu Belegdatum, Betrag, ) 3. Drücken F8 ( Anklicken ) 4. Auswählen Position (Notfalls: weitere Eingrenzung der Anzeige über Filter) 5. Doppelklicken auf FAKTURAZEILE (Beleg-Nr. 32 & Positiv-Betrag) zur Ansicht der Beleg-Debitorenposition 6. Kontrollieren, ob es wirklich die eigene Rechnung ist: Anklicken zum Aufrufen Originalbeleg-Archivkopie 7. Kontrolle, ob Faktura bezahlt ist: Der Zahlungseingang wurde am Ausgleichsdatum verarbeitet! Bitte beachten: - Wenn Sie mehrere anonyme Debitoren (z.b. Einzahlung als Anmeldung für Seminarreise, ) abklären wollen, dann verwenden Sie bitte den Einzelpostenbericht [vgl. Unterkapitel 3.3. Individuelle Auswertungen (Einzelposten-Berichte)].

10 Kursunterlage SAP-Rechnungswesen 7 3. ABFRAGEN IM HAUSHALTSMANAGEMENT Wenn Sie wissen wollen, was mit Ihren Geldmitteln geschehen ist! Haushaltsmanagement (HHM) Ausgaben / Einnahmen Ihre sicherlich häufigste Aufgabe ist die Überwachung der momentan auf einem mehreren Fonds noch verfügbaren Mittel. Daneben kann aber auch die Überwachung der in einer Einheit angefallenen Geldflüsse bzw. der über ein bestimmtes Sachkonto erfolgten Ausgaben wichtige Erkenntnisse bringen. Alle diese für Sie im Haushaltsmanagement zur Verfügung stehenden Berichte werden in einem Berichtsbaum aufgezeigt und angewählt. Sie finden diesen im SAP-Menü unter dem Ordner Berichte Rechnungswesen : Auszug, welche die Fonds-Bewegungen innerhalb einer bestimmten Periode dokumentiert und damit die Fonds-Überwachung ermöglicht. Auflistung der noch verfügbaren Mittel zu 1 bis n Fonds: Saldovortrag plus Mittelzuteilung abzüglich Ausgaben und rechtlichen Verpflichtungen. Auflistung der einzelnen Ein- und Ausgaben zu 1 bis n Fonds, wobei die angezeigten Felder und (Zwischen-)Summen beliebig definierbar sind. Auflistung der Fondssaldi zu bestimmten allen einer bestimmten Leitzahl zugeordneten Fonds: mitsamt Vergleich pro rata-mittelzuteilung vs. Ausgaben. Nach Weitersprung in Einzelpostenbericht ETH Zürich Direktaufruf der MM-internen Verrechnungen, FI-Belege und ggfs. internen Gehaltsabrechnungen möglich. Auflistung der Budget- & Ist-Werte zu 1 bis n Fonds: Originalbudget plus Nachträge abzüglich Ausgaben aller bisherigen Geschäftsjahre. Details zu den verschiedenen MM-internen Verrechnungen (über Finanzstellenbericht Einzelpostenbericht ETH Zürich einfacher aufrufbar). Anleitungen dazu finden sich auf den Webseiten der Abteilung Dienste! Wenn Sie nun doppelt auf den gewünschten Bericht klicken, so erscheint die Eingabemaske für die Definierung der gewünschten Berichtsparameter.

11 Kapitel 3: HHM-Abfragen Fondsauszug (Dokumentation) a) Anschauen eines Fondsauszug zum laufenden Jahr Transaktionscode 6 Fondsüberwachung Fondsauszug erstellen ZFMKP02 Aktionen: Fondsauszug 1. Eingeben Fonds 2. ggf. Eingrenzen auf eine bestimmte Erfassungsperiode zu dauerhaften Dokumentationszwecken: BIS-Erfassungsdatum auf bereits abgelaufenen Tag setzen! Druckansicht 3. Anklicken ( Drücken F8 ) 4. ggf. Springen im Fondsauszug mit - = erste Seite - = vorige Seite - = nächste Seite - = letzte Seite ggf. Scrollen innerhalb einer Druckseite mit dem ROLLBALKEN 5. ggf. Anklicken ( Drücken CTRL + P ) Bitte beachten: - Es kann aufs Mal immer nur zu einem Fonds ein Fondsauszug erstellt werden. - Es ist kein Drilldown möglich: aus dem Fondsauszug kann von einer aufgeführten Position nicht in die dieser zugrunde liegende Buchung hinuntergesprungen werden. Einzelne SAP-Belege zu von der Abt. Rechnungswesen verarbeiteten Bewegungen können über die im Fondsauszug aufgeführte Belegnummer aufgerufen werden [vgl. Unterkapitel 2.1. Anzeige eines FI-Beleges in SAP zur Transaktion FB03]. Sollen mehrere FI- bzw. HHM-Buchungen und/ Details zu MM-internen Verrechnungen bzw. interne Gehaltsabrechnungen angezeigt werden, erfolgt dies am besten via neuer Finanzstellenbericht über den Einzelpostenbericht ETH Zürich [vgl. Unterkapitel 3.4. neue ETH Zürich-Fondsberichte zur Transaktion ZFMBI]. - Der Fondsauszug wird auf dem von/bei Ihnen als Standard definierten Drucker ausgegeben.

12 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 1. Fondsauszug 9 b) Anschauen vollständiger Fondsauszug zu einem Vorjahr 6 Fondsüberwachung Fondsauszug erstellen Transaktionscode ZFMKP02 Aktionen: Fondsauszug 1. Eingeben Fonds 2. Setzen VON-Erfassungsdatum auf den jenes Jahres ggf. Setzen BIS-Erf.Datum auf mind. Mitte Jan. des Folgejahres 3. Setzen Abw. Ausgangssaldodatum auf den x 4. Setzen Buchungsjahr auf jenes Jahr Druckansicht 5. Anklicken ( Drücken F8 ) 6. ggf. Springen im Fondsauszug mit - = erste Seite - = vorige Seite - = nächste Seite - = letzte Seite ggf. Scrollen innerhalb einer Druckseite mit dem ROLLBALKEN 7. ggf. Anklicken ( Drücken CTRL + P ) Bitte beachten: - Es kann aufs Mal immer nur zu einem Fonds ein Fondsauszug erstellt werden. - Sie können einen solchen alle Fondsbewegungen eines gesamten Buchungsjahres umfassenden Fondsauszug erst generieren, wenn das Geschäftsjahr abgeschlossen ist (i.d.r. so etwa Mitte Januar). - Der Fondsauszug wird auf dem von/bei Ihnen als Standard definierten Drucker ausgegeben.

13 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 1. Fondsauszug 10 c) Erstellen eines Fondsauszug als pdf-file Transaktionscode 6 Fondsüberwachung Fondsauszug erstellen ZFMKP02 Aktionen: Fondsauszug 1. Eingeben Fonds 2. Eingeben Drucker zpdf PK ggf. Eingrenzen auf eine bestimmte Erfassungsperiode ggf. Setzen eines abweichenden Ausgangssaldodatums ggf. Ändern des Buchungsjahres= Druckansicht 4. Anklicken ( Drücken F8 ) 8. ggf. Springen im Fondsauszug mit - = erste Seite - = vorige Seite - = nächste Seite - = letzte Seite ggf. Scrollen innerhalb einer Druckseite mit dem ROLLBALKEN 9. ggf. Anklicken ( Drücken CTRL + P ) Achtung: - Es kann aufs Mal immer nur zu einem Fonds ein Fondsauszug erstellt werden. - So erstellte pdf-fondsauszüge werden im Fünfminuten-Takt als -attachment versendet.

14 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 1. Fondsauszug 11 d) Fondsauszug-Kontrolle mit Bericht Einzelposten ETHZ Die im Fondsauszug zur Dokumentation aufgelisteten Ausgaben und Einnahmen lassen sich am einfachsten über den ETH Zürich-Einzelpostenbericht abpunktieren, da dieser zu jeder Buchung den Absprung in die Detail- bzw. Originalbelege erlaubt. 6 Berichte kumulierter Fonds-Salden Finanzstellenbericht (Leitzahl) Transaktionscode ZFMBI Finanzstellenbericht Budget/IST (Leitzahl) Finanzstellenbericht Budget/IST (Leitzahl) Einzelpostenbericht ETH Zürich mit Lohnbuchungen verdichtet Layout auswählen Einzelpostenbericht ETH Zürich mit Lohnbuchungen verdichtet Werte für Filterkriterien festlegen Einzelpostenbericht ETH Zürich mit Lohnbuchungen verdichtet Aktionen: 1. ggfs. Zurück-Ändern Selektion zu Geschäftsjahr und Bis-Periode 2. Eingeben Leitzahl bzw. Fonds 3. Anklicken ( Drücken F8 ) 4. Anklicken 12,345 (=Betrag zu 1 Fonds) in Spalte Σ Netto- Ausgaben 5. Anklicken [= Layout auswählen ] 6. Anklicken Layoutvariante (der Einzelpostenbericht ETHZ ist nun analog zum Fondsauszug sortiert) 7. Öffnen Kontextmenü zu über Anklicken mit rechts 8. Anklicken Kontexmenü-Auswahl 9. Eingeben letzte Monatsperiode (z.b. als 01mmjj bis 31mmjj) 10. Drücken ENTER ( anklicken) (der Einzelpostenbericht ETHZ ist nun analog zum Fondsauszug sortiert) zum Aufrufen eines FI-Beleges: 11. Anklicken BUCHUNGSTEXT-FELD bzw. BELEGNUMMER 12. Anzeigen Archivbeleg-Kopie zum Aufrufen einer MM-internen Verrechnung: 13. Anklicken BUCHUNGSTEXT-FELD zum Aufrufen einer internen Gehaltsabrechnung: 14. Anklicken BUCHUNGSTEXT-FELD (hierfür ist zusätzlich die Berechtigung Einsicht in dieser Personaldaten im Manager s Desktop erforderlich)

15 Kapitel 3: HHM-Abfragen Recherchenberichte Für die dezentralen SAP-AnwenderInnen stehen 3 Typen von Recherchenberichten im Vordergrund: Auflistung der Ist-Werte zu 1 bis n Fonds: Vortrag plus Mittelzuteilung minus Ausgaben ( vorhandene Mittel) minus Vorerfassungen ( verfügbare Mittel). minus Anlagen ( kurzfristig verfügbare Mittel). Auflistung der Budget- & Ist-Werte zu 1 bis n Fonds: Originalbudget plus Nachträge abzüglich Ausgaben aller bisherigen Geschäftsjahre ( Plan-Saldo). Auflistung der Budget-Werte zu 1 bis n Fonds: Originalbudget plus Nachträge sowie Budgetaufteilung in verschiedene Jahrestranchen. > Im IST-Daten-Bericht Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld (VE=Vorerfassungen) - kann der aktuelle Fondssaldo sowie die bisherigen, laufenden Ausgaben eruiert, - können die lang- und kurzfristig frei verfügbaren Mittel der Fonds festgestellt und - können die Ausgaben nach FIPO bzw. FIST bzw. Monaten ausgewertet werden. > Im überjährigen-budgetdaten-bericht Gesamtbudget vs. Ausgaben - kann die Entwicklung des Gesamtbudgets (Nachträge/Rückgaben) dargestellt, - kann der aktuelle Gesamtsaldo von Projekt-Fonds gesamthaft und (sofern das Budget detailliert eingegeben wurde) allenfalls je FIPO ermittelt und - können die Ausgaben mehrerer Jahre miteinander verglichen werden. speziell geeignet für die Überwachung der NF-, KTI- und BBW-Projekte > Im überjährigen Budgetdaten-Bericht Aufteilung Gesamtbudget - kann die Entwicklung des Gesamtbudgets (Nachträge/Rückgaben) dargestellt und - kann die Verteilung des Gesamtbudgets auf die einzelnen Jahre eingesehen werden. speziell geeignet für die Anzeige der TH-Forschungsprojektmittel Die folgenden Ausführungen zur Datenselektion und -anzeige gelten für alle zu den Recherchenberichten zählenden Reports.

16 Kapitel 3: HHM-Abfragen 13 a) Abfragen verfügbare Geldmittel bestimmter Fonds 6 Fondsüberwachung Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld 6 Berichte mehrjährige Projekte Gesamtbudget vs. Ausgaben Aufteilung Gesamtbudget E1FMBD003: Vortrag/Mittelz./ Ist/ VE/Festg. Mehrfachselektion für Fonds E1FMBD003: Vortrag/Mittelz./ Ist/ VE/Festg. Aktionen: 1. Eingrenzen der Selektion auf eine (Fonds-)Gruppe (=Leitzahl) (beides geht nicht!) Eingeben eines Fonds sowie ggf. Klicken auf (Mehrfachselektion) zum Eingeben weiterer Fonds bzw. Fonds-Bereiche 2. ggf. Eingrenzen des Berichtes auf eine bzw. mehrere Finanzstellen und/ Finanzpositionen 3. ggf. Wahl Variante 020 für ab gestartete NF-Projekte 4. ggf. Wahl anderes Geschäftsjahr 5. ggf. Auswahl Ausgabeart GRAFISCHE BERICHTSAUSGABE 6. Anklicken (Ausführen) Drücken F8. zu den weiteren Möglichkeiten vgl. die folgenden Unterkapitel: d) Abfrage der kumulierten Ausgaben je FIST / FIPO e) Drucken des Rechercheberichtes f) Drill-Down von Ausgabentotal bis zum Originalbeleg g) Export des nicht-hierarchisch gegliederten Berichtes h) Export des hierarchisch gegliederten Berichtes Zur Ausgabeart: > graphische Berichtsausgabe: + in der Darstellung übersichtlicher (Rollspalten und Kennzahlenblock) + in der Bedienung intuitiver (durchgängige Doppelklick-Funktion) Berichtsdruck eingeschränkt (einzig Bildschirmdruck) Datenexport eingeschränkt (bloss eindimensionale Gliederungen exportierbar). > klassischer Recherchenbericht: Spaltenanzeige auf aktuelle Fensterbreite beschränkt (kein Scrollen) Umgliederung umständlicher (Anklicken altes und neues Kriterium nötig) + Hierarchieaufriss über Ikone in Anwendungsfunktionsleiste möglich + Standard-Druckmöglichkeit (auch für mehrseitige Berichte) + uneingeschränkter Datenexport (hierarchische Berichte über dat-file-umweg). Die Unterkapitel d)-f) zeigen das Handling der graphischen Berichtsausgabe. Im Unterkapitel g) wird das Handling des klassischen Recherchenberichts dargestellt.

17 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 2. Recherchenberichte 14 b) Abfragen verfügbare Geldmittel pers. Werteliste Wenn Sie eine persönliche Werteliste zur Eingabe einer Fondsnummer angelegt haben, können Sie diese zur einfachen und eleganten Mehrfachselektion von Fonds nutzen. 6 Fondsüberwachung Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld 6 Berichte mehrjährige Projekte Gesamtbudget vs. Ausgaben Aufteilung Gesamtbudget Selektion: Vortrag/Mittelz./Ist/ VE/Festg. Mehrfachselektion für Fonds (Persönliche Werteliste) Mehrfachselektion für Fonds Selektion: Vortrag/Mittelz./Ist/ VE/Festg. Vortrag/Mittelz./ Ist/ VE/Festg. ausführen: Übersicht Aktionen: 1. Selektion mehrerer Fonds über die persönliche Werteliste: 1-1. ggf. Löschen des von vorher übernommenen Fonds 1-2. Klicken auf (Mehrfachselektion) 1-3. Klicken auf 1-4. a) zum Übernehmen aller Fonds der persönlichen Liste: Anklicken (Alle markieren) Drücken F7. b) zum Übernehmen bloss bestimmter Fonds der pers. Liste: Markieren der gewünschten Fonds durch Anklicken 1-5. Drücken ENTER Anklicken 1-6. Drücken F8 Anklicken (Übernehmen) 2. ggf. weitere Eingrenzungen (auf FIST, FIPO und Geschäftsjahr) 3. ggf. Auswahl Ausgabeart GRAFISCHE BERICHTSAUSGABE 4. Drücken F8 Anklicken (Ausführen) 5. Drücken CTRL + PAGE DOWN ( Klicken auf ), um Total über alle Fonds zu sehen, falls die Liste der ausgewählten Fonds sich über mehrere Bildschirmseiten erstreckt. zu den weiteren Möglichkeiten vgl. die folgenden Unterkapitel: d) Abfrage der kumulierten Ausgaben je FIST / FIPO e) Drucken des Rechercheberichtes f) Drill-Down von Ausgabentotal bis zum Originalbeleg g) Export des nicht-hierarchisch gegliederten Berichtes h) Export des hierarchisch gegliederten Berichtes

18 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 2. Recherchenberichte 15 c) Abfragen verfügbare Geldmittel mithilfe online-liste Die Fonds werden künftig nicht mehr Adress- und Verantwortlichkeitsklassen zugeordnet (bzw. vice versa). Damit entfällt dieses Mittel der Fondsselektion. Zur Fondsselektion in den Recherchenberichten kann aber die Fondsauflistung des Finanzstellenberichts verwendet werden. Ebenfalls können andere (z.b. in Excel Word) elektronisch geführte Fondslisten genutzt werden. 6 Fondsüberwachung Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld 6 Berichte mehrjährige Projekte Gesamtbudget vs. Ausgaben Aufteilung Gesamtbudget Finanzstellenbericht Excel-Tabellenblatt Word-Dokument Selektion: Vortrag/Mittelz./Ist/ VE/Festg. Mehrfachselektion für Fonds Selektion: Vortrag/Mittelz./Ist/ VE/Festg. Aktionen: 1. Markieren der Fondsspalte bzw. -liste 2. Öffnen Mehrfachselektion zu Zeile Fonds 3. Drücken + F12 Anklicken (Upload aus Zwischenablage) 4. Drücken F8 Anklicken (Übernehmen) 5. ggf. weitere Eingrenzungen (auf FIST, FIPO und Geschäftsjahr) 6. ggf. Auswahl Ausgabeart GRAFISCHE BERICHTSAUSGABE 7. Drücken F8 Anklicken (Ausführen) zu den weiteren Möglichkeiten vgl. die folgenden Unterkapitel: d) Abfrage der kumulierten Ausgaben je FIST / FIPO e) Drucken des Rechercheberichtes f) Drill-Down von Ausgabentotal bis zum Originalbeleg g) Export des nicht-hierarchisch gegliederten Berichtes h) Export des hierarchisch gegliederten Berichtes

19 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 2. Recherchenberichte 16 d) Abfrage der kumulierten Ausgaben je FIST, FIPO, Zu einer fundierten Analyse der Ausgaben können diese nach - Finanzstellen (FIST = Organisationseinheit Leitzahl) und/ - Finanzpositionen (FIPO = Ausgabenart Sachkonto) gegliedert und somit mit den Ausgabenmustern anderer Einheiten Fonds verglichen werden. Berichtsaufbereitung Vortrag/Mittelz./ Ist/ VE/Festg. ausführen: Übersicht 6 Fondsüberwachung Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld 6 Berichte mehrjährige Projekte Gesamtbudget vs. Ausgaben Abfrage verfügbare Geldmittel bestimmter Fonds (vgl. a), über Werteliste (vgl. b) mithilfe online-liste (vgl. c) Aktionen: (Fortsetzung) 5. Selektieren Fonds durch Doppelklicken auf FONDSNUMMER (Selektion kann wiederum durch Doppelklick aufgehoben werden) 6. Ändern Darstellungsgliederung durch Doppelklicken auf neues GLIEDERUNGSKRITERIUM (z.b. FIST) entsprechende Hierarchie wird eingelesen! 7. Öffnen der Summe um eine Stufe durch Klicken auf <vor Summe bzw. Komplettes Expandieren der Auflistung durch Öffnen KONTEXTMENÜ ZUM SPALTENTITEL und Anklicken 8. Selektieren eine Stufe durch Doppelklicken auf deren ZEILE (Selektion kann durch Doppelklick aufgehoben werden) 9. Ändern Darstellungsgliederung durch Doppelklicken auf neues GLIEDERUNGSKRITERIUM 10. Wechseln der selektierten Ebene durch Klicken auf - für Wechsel auf eine Stufe höher - für Wechsel auf eine Stufe tiefer zu den weiteren Möglichkeiten vgl. die folgenden Unterkapitel: e) Drucken des Rechercheberichtes f) Drill-Down von Ausgabentotal bis zum Originalbeleg g) Export des nicht-hierarchisch gegliederten Berichtes h) Export des hierarchisch gegliederten Berichtes i) Ausdruck eines umfangreichen Datenbereiches

20 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 2. Recherchenberichte 17 e) Drucken des Rechercheberichtes Im neuen SAP können die Recherchenberichte in beiden Layouts gedruckt werden:. Berichtsaufbereitung 6 Fondsüberwachung Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld 6 Berichte mehrjährige Projekte Gesamtbudget vs. Ausgaben Abfrage verfügbare Geldmittel bestimmter Fonds (vgl. a), über Werteliste (vgl. b) mithilfe online-liste (vgl. c) und ggf. Abfrage der kumulierten Ausgaben je FIST, FIPO, (vgl. d) Vortrag/Mittelz./ Ist/ VE/Festg. ausführen: Übersicht Drucken Bildschirmliste drucken Aktionen: (Fortsetzung) 11. Anklicken ( Drücken CTRL + P ) 12. Anklicken 13. Anklicken ( Drücken + F1 ) zu den vorgängig weiteren Möglichkeiten vgl. die folgenden Unterkapitel: f) Drill-Down von Ausgabentotal bis zum Originalbeleg g) Export des nicht-hierarchisch gegliederten Berichtes h) Export des hierarchisch gegliederten Berichtes

21 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 2. Recherchenberichte 18 f) Drill-Down vom Ausgabentotal bis zum Originalbeleg Der Begriff Drill-Down bezeichnet das schrittweise Bohren und damit Hinuntersteigen vom Generellen/Total in (noch) detailliertere Angaben. Zu allen in einem Report aufgeführten Buchungstotals, z.b. die kumulierte Mittelzuteilungen Ausgaben (nicht jedoch die Salden), können die einzelnen Buchungen sowie die diesen zugrundeliegenden Belege (Rechnungen, Verträge, etc.) aufgerufen werden. Berichtsaufbereitung 6 Fondsüberwachung Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld 6 Berichte mehrjährige Projekte Gesamtbudget vs. Ausgaben Abfrage verfügbare Geldmittel bestimmter Fonds (vgl. a), über Werteliste (vgl. b) mithilfe online-liste (vgl. c) und ggf. Abfrage der kumulierten Ausgaben je FIST, FIPO, (vgl. d) Vortrag/Mittelz./ Ist/ VE/Festg. ausführen: Übersicht Obligo/Ist-Einzelposten nach Belegnummern Beleg anzeigen: Übersicht Beleg anzeigen: Position 00x ixos-... [xxx] Aktionen: (Fortsetzung) 11. Hinunterbrechen einer Betragsposition in Obligo/Ist-Einzelposten durch Markieren BETRAGSPOSITION und Anwählen Springen > Einzelposten 12. Drill-Down von Einzelposten in Belegpositionen durch Doppelklicken auf BELEGZEILE 13. Drill-Down von Beleg auf Buchungspositionen durch Doppelklicken auf ZEILE EINER BUCHUNGSPOSITION 14. Anklicken zum Aufrufen Originalbeleg-Archivkopie ( Anwählen Umfeld > Weitere Zuordn. > Objektverkn.) 15. Bearbeiten Beleg durch Hinzufügen Annotationen / Notizen bzw. Drucken Versenden ixos-beleg zu den weiteren Möglichkeiten vgl. die folgenden Unterkapitel: g) Export des nicht-hierarchisch gegliederten Berichtes h) Export des hierarchisch gegliederten Berichtes

22 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 2. Recherchenberichte 19 g) Export des nicht-hierarchisch gegliederten Berichtes Nicht-hierarchisch gegliederte Recherchenberichte können als XXL-Listobjekt in Excel exportiert und dort nach Belieben weiterbearbeitet werden (z.b. Aneinanderreihung verschiedener Perioden, graphische Darstellung, ). Wichtige Daten können dann (als Kopie) im xls-format gespeichert werden. Berichtsaufbereitung 6 Fondsüberwachung Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld 6 Berichte mehrjährige Projekte Gesamtbudget vs. Ausgaben Aufteilung Gesamtbudget Abfrage verfügbare Geldmittel bestimmter Fonds (vgl. a), über Werteliste (vgl. b) mithilfe online-liste (vgl. c) und ggf. Abfrage der kumulierten Ausgaben ausschliesslich je Periode, Hauptbuch, Werttyp, Fin.Zweck Debitor zum Fonds (vgl. d) Recherche Vortrag/Mittelz/ Ist/VE/Festg. ausführen Exportieren Exportiere Listobjekt nach XXL Exportiere Listobjekt nach Excel Excel Aktionen: (Fortsetzung) 11. Anklicken ( Anwählen Bericht > Exportieren...) 12. ggf. Anklicken Seite an XXL übergeben und Drücken ENTER ( Anklicken ) 13. Anklicken Tabelle und Drücken ENTER ( Anklicken ) 14. Bestätigen Auswahl Microsoft Excel durch Anklicken ( Drücken ENTER ) 15. Anwählen Datei > Kopie speichern unter, Anwählen $ on client - (d.h. Ihr lokales Laufwerk) und Eingeben Excel-Datei-Name zum Speichern der Daten Dies muss vor dem Wechsel zurück in SAP erfolgen, sonst gehen die exportierten Daten wieder verloren! 16. Schliessen XXL-Datei 17. Öffnen (vorhin gespeicherter) Excel-Datei 18. Weiterbearbeiten Daten-Export zum Export eines hierarchisch gegliederten Berichtes vgl. das folgende Unterkapitel h).

23 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 2. Recherchenberichte 20 h) Export des hierarchisch gegliederten Berichtes Hierarchisch gegliederte Recherchenberichte können vorderhand nur im alten Layout zur Speicherung bzw. Weiterbearbeitung in Excel (z.b. Aneinanderreihung verschiedener Perioden, graphische Darstellung, ) exportiert werden. Daher ist im Selektionsbildschirm das klassische Berichtslayout auszuwählen. Vortrag/Mittelz./ Ist/ VE/Festg. ausführen: Übersicht Recherche Vortrag/Mittelz/ Ist/VE/Festg. ausführen Recherche Vortrag/Mittelz/ Ist/VE/Festg. ausführen Exportieren auf den Präsentationsserver 6 Fondsüberwachung Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE & Festgeld 6 Berichte mehrjährige Projekte Gesamtbudget vs. Ausgaben Aufteilung Gesamtbudget Aktionen: Damit ein Export des nach FIPO bzw. FIST gegliederten Berichts möglich ist, muss dieser als klassischer Recherchebericht aufbereitet werden: 1. Eingrenzen Fonds,, Geschäftsjahr gemäss a), b) c) 3. Auswählen Ausgabeart KLASSISCHER RECHERCHEBERICHT 4. Anklicken ( Drücken F8 ) Nun muss der Bericht wunschgemäss gegliedert werden: 5. Aufbereiten Abfrage je FIST FIPO gemäss d) Unterschiede zum Handling des graphischen Layouts: - Anklicken NEUES UND dann ALTES DARSTELLUNGSKRITERIUM zum Wechseln des Gliederungselementes - Anklicken und zum Gesamtaufriss aller Gliederungskriteriumsebenen 11. Anklicken ( Anwählen Bericht > Exportieren...) Damit Excel die Minusbeträge erkennen kann, müssen die Beträge in SAP mit vorangestelltem Minus exportiert werden: 12. Sicherstellen Auswahl [ Vorzeichen links] Der Export muss in einen Ihrer lokalen Ordner gestellt werden: 13. Auswählen eines Ihrer als «$ on 'Client' (..:)» bezeichneten lokalen Laufwerke Der Name der zu exportierenden Datei muss mit.dat enden: 14. Eingeben Dateiname xxxx.dat 15. Drücken ENTER ( Anklicken )

24 Kapitel 3: HHM-Abfragen Individuelle Auswertungen (Einzelposten-Berichte) Der Bericht BERICHT EINZELPOSTEN ALLE BUCHUNGEN ist der SAP-Standardreport analog zum Fondsauszug: Es werden darin alle Bewegungen aufgezeigt, die über einen Fonds ( über eine Finanzstelle über eine Finanzposition) erfolgten. Der Bericht BERICHT EINZELPOSTEN FI-BUCHUNGEN zählt (als Teilsicht) einzig die FI-relevanten Bewegungen auf: Es werden darin die Mittelzuteilung (inkl. der effektiven Nachtragszuteilungen und Rückgaben) sowie die (sowohl definitiv verbuchten wie auch erst vorerfassten) laufenden Fonds-Ausgaben&-Einnahmen (inkl. der internen Verrechnungen bzw. Umbuchungen). Der Bericht BESTELLUNGEN & MITTELRESERVIERUNGEN AUFLISTEN listet die übrigen Buchungen auf: Zu diesen Obligos besteht noch keine effektive Rechtsschuld. Datenbank Bei allen diesen 3 Einzelposten-Berichten können neben Fonds, FIST und/ FIPO zur Datenselektion zusätzlich noch weitere freie Abgrenzungen getätigt werden; und auch der Report kann (bzgl. anzuzeigender Felder und Reihenfolge der Posten sowie Zwischensummen) frei definiert werden. Selektionsvariante: - Belegart - Erfassungsperiode - Geschäftspartner -... Anzeigevariante: - angezeigte Felder - Reihenfolge - Zwischensummen Über die Einzelpostenberichte können Sie sich folglich eine Ihren spezifischen Bedürfnissen gerecht werdende Aufstellung aller Posten zu einem mehreren Fonds (u.ä.) generieren. Report Der neue Einzelpostenbericht ETH Zürich erlaubt zwar keine ebenso detaillierte Selektion, sein speziell konfiguriertes Report-Layout bietet aber verschiedene Vorteile: - Anzeige des Namens des Geschäftspartners (Lieferant Kunde) - Drilldown auch in Detailanzeige zu MM-interner Verrechnung und Gehaltsabrechnung - einfacherer Berichtsexport in Excel - Berichtsspeicherung im pdf-format

25 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 3. Einzelpostenberichte 22 6 Fondsüberwachung 6 Berichte einzelne Posten Bericht Einzelposten Alle Buchungen Bestellungen & Mittelreservierungen auflisten 6 Lieferantenbeziehungen bzw. Kundenbeziehungen 6 Berichte zu Lieferanten bzw. Berichte zu Kunden Bericht Einzelposten FI-Buchungen Obligo/Ist- Einzelposten nach Belegnummern Obligo/Ist- Einzelposten nach Belegnummern Beleg anzeigen: Übersicht Beleg anzeigen: Position 00x ixos-... [xxx] Aktionen: 1. Eingrenzen des Berichtes auf einen mehrere Fonds (und/ ggf. auf Finanzposition und/ auf Finanzstelle) 2. Klicken auf für zusätzliche freie Abgrenzung des Berichtes 2a) Markieren gewünschter FREIE ABGRENZUNGS-FELDER aus dem Bereich FI-Einzelposten (nur diese wirklich brauchbar); 2b) Übernehmen dieser Abgrenzungsfelder durch Anklicken ; 2b) Eingeben Freie Abgrenzungen (BelDatum, Text, Kreditor, ) 3. Anklicken ( Drücken F8 ) 4. ggf. Ändern Anzeigevariante durch - Klicken auf zur Auswahl einer anderen Variante - Klicken auf zur Veränderung der angezeigten Spalten und zur Veränderung der Belegreihenfolge und Totals - Klicken auf zum Abspeichern benutzerspez. Anzeigevariante 5. Drill-Down von Einzelposten in Belegpositionen durch Doppelklicken auf eine (weisse blaue) BELEGZEILE 6. ggf. Drill-Down von Beleg auf Buchungspositionen durch Doppelklicken auf ZEILE EINER BUCHUNGSPOSITION 7. Anklicken zum Aufrufen Originalbeleg-Archivkopie ( Anwählen Umfeld > Weitere Zuordn. > Objektverkn.) [zum ixos-handling vgl. Unterkapitel 2.1. Anzeige eines FI-Beleges ] 8. Vergrössern/Verkleinern des Bild(ausschnitt)es 9. Anzeigen und Hinzufügen Annotationen 10. Drucken der ixos -Archive-Belegkopie 11. Schliessen des Ixos-Fensters

26 Kapitel 3: HHM-Abfragen neue ETH Zürich-Fondsberichte Diese ETHZ-spezifischen Fondsberichte nehmen den kommenden Vorzeichenwechsel bereits vorweg: Ein positiver Saldo zeigt ein Guthaben; Mankos erscheinen mit Minuszeichen! Zudem stolpert der Finanzstellenbericht nicht mehr über nichtberechtigte Fonds: fehlende Zugriffsberechtigungen werden aufgelistet bevor dieser pro rata-budget-/ist-bericht gemäss den userspezifisch hinterlegten Einsichtsrechten aufbereitet wird. Für beide Berichte sind Druck, Excel-Export und pdf-speicherung standardisiert und ein weiterführender Drill-Down bis in den der Buchung zugrundeliegenden Beleg möglich. a) Finanzstellenbericht Budget/Ist (Leitzahl) 6 Berichte kumulierter Fonds-Salden Finanzstellenbericht (Leitzahl) Transaktionscode ZFMBI Finanzstellenbericht Budget/IST (Leitzahl) Finanzstellenbericht Budget/IST (Leitzahl) Aktionen: 1. ggf. Ändern Geschäftsjahr ggf. Ändern Bis-Periode (Von-Periode muss 1 bleiben!) 2. > Eingeben 5-stellige Leitzahl (mit 0 T zuvorderst) > Eingeben von (n) Fonds (auch mittels Werteliste, Selektionsvariante, Upload) 3. ggf. Abkreuzen Nur Fonds mit Bewegungen (damit alle dieser Leitzahl zugeordneten Fonds angezeigt werden) 4. Anklicken ( Drücken F8 ) Um ins Ausgabelayout mit den detaillierten Ausgaben zu wechseln: 5. a) Anklicken (Variante auswählen); b) Anklicken Anzeigevariante /DZ_AUSG AUSGABEN DETAILLIERT Um den Bericht bzw. seine Daten festzuhalten: 6. > zum Drucken: Anklicken > zum Exportieren in Excel als XXL-Listobjekt: Anklicken, > zur Speichern als PDF-Datei: Anklicken, Um die einzelnen Mittelzuteilungsbuchungen zu sehen: 7a. Anklicken Betrag in Spalte Um die einzelnen Buchungen zum laufenden Geschäftsverkehr zu sehen: 7b. Anklicken Betrag in Spalte Der Finanzstellenbericht zeigt weder online, noch auf dem Ausdruck im xls-export an, welche Perioden- und Fonds-Selektion verwendet wurde. Diese in den Schritten 1 und 2 getätigte Auswahl wird jedoch auf dem vom Bericht gespeicherten pdf-file aufgeführt!

27 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 4. Neue ETH Zürich-Fondsberichte 24 b) Einzelpostenbericht mit Lohnbuchungen verdichtet Transaktionscode 6 Berichte kumulierter Fonds-Salden Finanzstellenbericht (Leitzahl) ZFMBI (bzw. ZFMEP mit Auswahl Ist-Daten ) Berichtsaufbereitung Abfrage Budgets und Ausgaben zu Fonds Leitzahl (gemäss 1.-6.) 7b. Klicken auf Betrag in Spalte Einzelpostenbericht mit Lohnbuchungen verdichtet Aktionen: (Fortsetzung) Um den Bericht umzugestalten: 8. > zum Zeilen-Umsortieren - Anklicken Spalte(ntitel) zum Markieren der ganzen Spalte - Klicken von bzw. zum auf- bzw. absteigenden Sortieren > zum Spalten-Umgliedern - Anklicken im Kontextmenü zu einem Spaltentitel - Markieren in Spaltenvorrat und Klicken auf zum Einblenden dieser Spalte - Markieren in Angezeigte Spalten und Klicken auf zum Verschieben dieser Spalte bzw. Klicken auf zum Ausblenden dieser Spalte Um Details zum Geschäftspartner bei einer Buchung zu erhalten: 9. Klicken auf Kontonummer in Spalte ; Klick auf bzw. führt in die anderen Stammdatenblätter Um Buchungsdetails angezeigt zu erhalten: 10. Klicken auf Text in Spalte : > bei Umbuchung, Lieferantenrechnung, Sprung in FI-Beleg (von wo aus das Archivdokument geöffnet werden kann); > bei MM-interner Verrechnung Sprung in MM-Detailbeleg; > bei Lohnabrechnung Sprung in interne Gehaltsabrechnung

28 Kapitel 3: HHM-Abfragen / 4. Neue ETH Zürich-Fondsberichte 25 c) Datensicherung in einem neuen ETH Zürich-Fondsbericht Transaktionscode 6 Berichte kumulierter Fonds-Salden Finanzstellenbericht (Leitzahl) ZFMBI Berichtsaufbereitung Abfrage Budgets und Ausgaben zu Fonds Leitzahl (vgl. a) Finanzstellenbericht Budget/IST (Leitzahl) Einzelpostenbericht mit Lohnbuchungen verdichtet Aktionen: (Fortsetzung) Um die einzelnen Buchungen zum laufenden Geschäftsverkehr zu sehen: 11. Klicken auf Betrag in Spalte Um ins Ausgabelayout analog zum Fondsauszug zu wechseln: 12. a) Anklicken (Variante auswählen); b) Anklicken /FONDSAUSZUG DARSTELLUNG WIE FONDSAUSZUG Um den Bericht umzugestalten: 13. > zum Zeilen-Umsortieren Anklicken von bzw. > zum Spalten-Umgliedern Anklicken im Spaltentitel-Kontext Um Details zum Geschäftspartner bei einer Buchung zu erhalten: 14. Klicken auf Kontonummer in Spalte ; Klick auf bzw. führt in die anderen Stammdatenblätter Um den Bericht bzw. seine Daten festzuhalten: 15. > zum Drucken Anklicken > zum Exportieren in Microsoft Excel Anklicken, > zur Speicherung als PDF-Datei Anklicken, Um Buchungsdetails angezeigt zu erhalten: 16. Klicken auf Text in Spalte : > bei Umbuchung, Lieferantenrechnung, Sprung in FI-Beleg (von wo aus das Archivdokument geöffnet werden kann); > bei MM-interner Verrechnung Sprung in MM-Detailbeleg; > bei Lohnabrechnung Sprung in interne Gehaltsabrechnung

29 Kursunterlage SAP-Rechnungswesen GLOSSAR Aufwand Der verbuchte Wertverbrauch aus der gesamten Geschäftstätigkeit. Aufwände können liquiditätswirksam sein (dann sind es auch Ausgaben) nicht, und sie können direkt mit dem Geschäftszweck in Verbindung stehen (dann auch Kosten) nicht. Sie erscheinen in der Erfolgsrechnung. Ausgabe Geldabfluss (flüssige Mittel) von der ETHZ weg. Ausgaben entstehen zur Anschaffung von Investitionsgütern und zur Begleichung von Aufwänden. Buchungskreis (BuKrs) Die kleinste organisatorische Einheit des externen Rechnungswesens, für die eine vollständige in sich abgeschlossene Buchhaltung abgebildet werden kann (d.h. die ganze ETHZ). Debitor Kurzfristiger Schuldner aus Rechnungsstellung Selbstdeklaration nach Leistungsbezug (ETHZ fakturiert). Einnahme Geldzufluss (flüssige Mittel) zur ETHZ hin. Einnahmen können aus dem Verkauf von Gegenständen und aus der Erbringung von Dienstleistungen resultieren. Erlös Wertzuwachs aus bestimmter Leistungserbringung, erhoben für interne Auswertungen. Der Erlös kann effektiv angefallen (dann auch Ertrag) nur kalkulatorisch für die Auswertungen angenommen worden sein. Ertrag Der verbuchte Wertzuwachs aus der gesamten Leistungserbringung. Erträge können zu Geldflüssen geführt haben (dann auch Einnahmen) nicht; und sie könne direkt mit dem Geschäftszweck in Verbindung stehen (dann auch Erlöse) nicht. Sie erscheinen in der Erfolgsrechnung. Finanzwesen (FI) SAP-Modul zur Abbildung der gesamtunternehmerischen Ertragstätigkeit. Neben dem Hauptbuch werden die Nebenbücher Anlagenbuchhaltung, Debitoren und Kreditoren geführt.

30 Kapitel 4: Glossar 27 Finanzposition (FIPO) Einnahmen- Ausgabenposition. Finanzstelle (FiST) Ein betrieblicher Verantwortungsbereich aus Sicht HHM, welchem ein Budget zugewiesen wird. Finanzierungszweck Rubrik der Staatsbuchung des Bundes. Fonds Zweckgebundene und verwaltete Finanzmittel (früherer Kredit). Haushaltsmanagement (HHM) SAP-Modul zur Abbildung der Geldzu- und -abflüsse (widerspiegelt die bisherige Kameralistik). Kosten Wertverzehr aus bestimmter Leistungserbringung, erhoben für betriebsinterne Zwecke. Die Kosten können effektiv angefallen (dann auch Aufwände) nur kalkulatorisch für die Auswertungen angenommen worden sein. Es kann zwischen direkten und indirekten Kosten unterschieden werden. Kostenstelle (KoST) Der kleinste Verantwortungsbereich im Unternehmen aus Sicht der Kostenrechnung. Auf den Kostenstellen werden die indirekten Kosten erfasst und dann auf die entsprechenden Kostenträger umgelegt. Kreditor Kurzfristiger Gläubiger aus in Rechnung gestellter Lieferung bzw. Leistungserbringung (die ETHZ hat ihm gegenüber eine Zahlungsverpflichtung). PSP-Element Der kleinste Verantwortungsbereich im Unternehmen d.h. eine konkrete (Teil-) Aufgabe eines Projektes aus Sicht der Erlösrechnung. Auf diesen Projektstrukturplan -Elementen werden die Erlöse erfasst und dann auf die entsprechenden Produkte (Forschung, Lehre Dienstleistungen) umgelegt.

31 Transaktionscodes für die Finanzverantwortlichen: Transaktionscode FB03 ZFBL1N FB03 FBL5N FB03 ZFMBI ZFMRB01 ZFMRB02 ZFMRB04 SU53 Beschreibung Kreditoren (Lieferanten) Anzeigen Lieferantenrechnung nach Bel-Nr. Anzeigen Posten Debitoren (Kunden) Anzeigen Kundenfaktura nach Bel-Nr. Anzeigen Posten Fonds Anzeigen Umbuchungsbeleg nach Bel-Nr. Finanzstellenbericht Budget/Ist Mittelzuteilung vs. Ausgaben, VE, Festgeld Gesamtbudget vs. Ausgaben (für NF, ) Aufteilung Gesamtbudget Berechtigungsprüfung Analyse Berechtigungsmangel Befinden Sie sich bereits in einer Transaktion, so geben Sie bitte als Präfix vor dem Transaktioncode der gewünschten Anwendung ein: /n xxxx Wechsel in neue Transaktion xxxx im bisherigen Modus /o xxxx Öffnen der Transaktion xxxx in einem neuen Modus Mit dem Befehl /n (ohne Transaktionscode) können Sie die aktuelle Transaktion beenden und gelangen zurück in die Einstiegsmaske mit dem Bereichsmenü. SAP-Helpline für Finanzen sap-eth@id.ethz.ch Wir antworten i.d.r. innert 24h (ausser mittwochs und übers WE). Tel. 01 / Das SAP-Helpline Telefon ist i.d.r. montags, dienstags, donnerstags und freitags von und von bedient.