Ratgeber Bessere Geschäftssteuerung durch Business Performance Management

Transkript

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2 1 Ratgeber Bessere Geschäftssteuerung durch Business Performance Management Teil 1: Herausforderungen und Trends 1. Ausgangsituation 2. Wann brauche ich Business Performance Management? 3. Was ist das Ziel von Performance Management / der Geschäftssteuerung? 4. Was soll ein Business Performance Management System können? 5. Was sind die Herausforderungen des Business Performance Management? 6. Welche Aspekte sollten mehr oder weniger durch einen systematischen Performance Management Prozess beeinflusst werden? 7. Welche Themen werden im Rahmen von Business Performance Management in Zukunft wichtiger? Teil 2: Lösungsansatz und Nutzen eines Business Performance Systems 8. Wie sieht ein Lösungsansatz zur Einführung eines Performance Management Systems aus? 9. Der Nutzen eines Business Performance Management Systems 10. Die Ziele eines Business Performance Management Projektes Teil 3: Vorgehensweise bei der Einführung einer Business Performance Management Systems 11. Erste Stufe: Kurzanalyse 12. Zweite Stufe: Detailanalyse 13. Dritte Stufe: Implementierung des Business Performance Management Systems als Lotse (Interim Projektleiter) 14. Vierte Stufe: Begleitung, kontinuierliche Verbesserung 15. Welchen Nutzen/Output bringen diese Vorgehensweise und dieser Lösungsansatz? 16. Welche Ansprüche sollte ein externer Berater/Interim Projektleiter erfüllen. 17. Kurzdarstellung der Röcher Consulting GmbH. Seite 1 von

3 2 Einführung in ein modernes Business Performance Management 1. Ausgangsituation Was nützt eine Unternehmensstrategie, wenn sie nicht oder nur teilweise umgesetzt wird? Womit und wie wird das Geschäft, der Vertrieb dann gesteuert? Wenn nun zusätzlich noch die Unternehmensziele nicht erreicht werden, dann wächst der Druck auf die Entscheider. Häufig fehlt den Entscheidern die Transparenz über den Status der Business Performance, und können sich nicht rechtzeitig auf sich verändernde Märkte, Wettbewerber, Organisationen, Produkte und Prozesse einstellen. Viele versuchen, mit noch mehr Daten unter Nutzung von Business Intelligence/ Big Data Software diese Transparenz herbeizuführen, um das Steuer wieder besser in den Griff zu bekommen. In Zeiten von vollen Auftragsbüchern und besten Ergebnissen, stellt sich nicht so sehr die Frage, ob das Unternehmen ein Performance Management braucht, sondern eher die Frage nach dem wo ist ein Bereich, der schlecht performed. In guten Zeiten wird Speck angesetzt oder es wird quersubventioniert, da die Maschine auf vollen Touren läuft und keiner sich wirklich mit den Problemfällen auseinander setzen will. Dies kann sich fatal auswirken, wenn die gute Lage sich dreht oder wenn Seite 2 von

4 3 der Wettbewerb davon läuft, weil er sich mit diesen Problemen schon auseinander gesetzt hat. 2. Wann brauche ich Business Performance Management? Wenn Sie sich folgende Fragen stellen: Wie kann ich das Unternehmen /Geschäft / den Vertrieb / das Projekt positiv entwickeln? Wo verdienen wir eigentlich wirklich das Geld, bei welchen Produkten haben wir die besten Margen? Es gibt Bereiche, die nicht transparent sind und deren Leistungen nicht wettbewerbsfähig erscheinen, wie kann ich die analysieren und ggf. verbessern? Wie kann ich meine Geldgeber von unserer Leistung überzeugen? Wie gut sind die Instrumente, die ich zur Steuerung des Geschäfts benutze? Wie bekomme ich Transparenz über meine wichtigsten Handlungsfelder und das regelmäßig? Wie kann ich die Performance meines Teams verbessern? Wo kann ich Kosten sparen oder wo muss ich eingreifen, wenn die Vertriebsaussichten negativ sind? Wie überlebt meine Firma die nächsten Jahre? 3. Was ist das Ziel des Performance Management / Geschäftssteuerung? Zielsetzung des Performance Managements ist eine systematische, mehrdimensionale Leistungsmessung, -steuerung und kontrolle, sowie die Verfolgung verschiedener Anwendungsobjekte oder Leistungsebenen (Mitarbeiter, Teams, Abteilungen, Prozesse) mit dem Ziel der kontinuierlichen Verbesserung von individueller und Unternehmensleistung (Wikipedia). Wichtig ist es, sich dabei nicht nur auf die Analyse, Planung, Steuerung und Kontrolle von finanziellen (=schwerpunktmäßig vergangenheitsorientierten) Größen zu beziehen, sondern insbesondere zukunftsorientierte, nichtfinanzielle Größen zu integrieren, um somit eine ganzheitliche Planung und Steuerung der Leistung und der Leistungsfähigkeit des Unternehmens zu ermöglichen. Seite 3 von

5 4 Es gibt in Bezug auf Business Performance Management viele Wege, Lösungen und kritische Anmerkungen. Hier ein paar Bespiele ( Bei diesen Karikaturen geht es hauptsächlich um die Probleme, die im täglichen Leben mit Performance Management verknüpft werden: Dies ist die weitverbreitete Zahlengläubigkeit, der Irrglaube, alles mit den richtigen IT Applikationen lösen zu können oder nur mit Bauchgefühl und Kreativität ein Unternehmen/Geschäft alleine zu steuern. Es gibt viele Möglichkeiten, ein Unternehmen/Geschäft, den Vertrieb, die Produktion oder gar Projekte richtig oder falsch zu steuern. Seite 4 von

6 5 Sie kennen sicherlich auch einige Beispiele für schlechte Steuerungen, die Schluss-endlich in einer Katastrophe endeten: Kapitän Ahab bei Moby Dick, der das ganze Team egozentrisch in den Tod führte oder Meuterei auf der Bounty, wo der Kapitän durch falsches Führungsverhalten eine Meuterei provozierte. Für die Entscheider ist es wichtig auf Basis einer höheren Transparenz über die Geschäftsentwicklung, den Markt, die Wettbewerber, meine Kompetenzen, etc., richtig und angemessen zu steuern. Seite 5 von

7 6 Das bedeutet allerdings auch, dass dabei insbesondere viel Wert auf die qualitativen Steuerungsgrößen gelegt werden muss. Dies wird umso deutlicher, wenn man bedenkt, dass die meisten Unternehmenspleiten durch falsches Führungsverhalten, falsche Prioritätensetzung, zu viel Bauchgefühl, letztendlich durch falsche Managemententscheidungen, herbeigeführt wurden. Dies haben die vorherigen Beispiele gezeigt. Mit einer besseren Transparenz und einer verbesserten Steuerung auf Basis der richtigen Kennzahlen und Prioritäten ergibt sich in den meisten Fällen eine bessere Geschäftsperformance und es bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge des Lebens oder des Managements. Hierzu ein paar Beispiele: Gute Steuerungen, Best Cases Die APOLLO 13 Rettungsaktion, bei der aufgrund eines Unfalls in der Raumkapsel alle Teammitglieder des Bodenpersonals in einer sehr schwierigen Situation das Richtige tun, um die Crew wohl und unbeschadet zurück zu bringen. Eine tolle Teamleistung mit einem Leader im Control Center. Seite 6 von

8 7 Ein weiteres Beispiel für gute Steuerung und tolle Teamleistung ist der 10-jährige Weg von Jogi Löw und seiner Mannschaft zum 4. Titel als Fußball-Weltmeister. Nur durch kontinuierliche Verbesserung, klare Ziele, richtige Messkriterien, Teambildung und immer wieder Üben konnte Deutschland Weltmeister werden. Bei allen Business Performance Management Projekten geht es also darum 1. ein Team zu formen, 2. klare Ziele zu definieren (abgeleitet von der Strategie), 3. die richtigen und nicht zu viele Kennzahlen für die Zielerreichung zu fixieren, 4. diese Kennzahlen dann regelmäßig zu messen und 5. kontinuierlich zu analysieren/diskutieren, 6. geeignete Maßnahmen festzulegen und 7. die Umsetzung der Maßnahmen zu controllen, 8. sowie kontinuierlich an der Verbesserung/Transparenz zu feilen. Zum Schluss wird man Weltmeister oder Marktführer, was einfacher gesagt als getan ist. Seite 7 von

9 8 4. Was soll ein Business Performance Management System können? Ein modernes Business Performance Management (BPM) System ermöglicht Managemententscheidungen, die nicht mehr nach Erfahrungswissen, Bauchgefühl, Kreativität oder auf Basis von noch mehr Daten getroffen werden, sondern vielmehr systematisch, durch Einsatz signifikanter, qualitativer und quantitativer Faktoren und Indikatoren unterstützt werden. Wichtig dabei ist es verschiedene Szenarien zu erstellen und diese zu bewerten. Ein Beispiel für Szenarien ist die Frage, was passiert, wenn z.b. Google als neuer Wettbewerber, im Smart Grid Markt einsteigt? Mit Szenarien versucht man im Rahmen von Business Performance Management sich frühzeitig mit zum Teil völlig neuen Themen, Produkten, Märkten, Wettbewerber zu beschäftigen. Dabei sind Fragen wichtig, wie z.b.: Was passiert, wenn ich nichts tue oder was passiert, wenn ich mich auf den neuen Wettbewerber einstelle. Letztendlich wird durch ein BPM System das Bauchgefühl oder das Fingerspitzengefühl des Entscheiders systematisiert, d.h. dass alle wichtigen Informationen vorliegen, entscheidungsrelevant aufbereitet sind und somit berücksichtigt werden können. Die Tragweite von Entscheidungen wird dadurch transparenter. (Bild BSO ) Seite 8 von

10 9 5. Die Herausforderungen des Business Performance Management Aus unserer aktuellen Online Umfrage BSO bei 175 CEOs/CFOs und Führungskräften in ergeben sich die größten Herausforderungen für die Verbesserung der Business Performance in folgenden Bereichen: Definition von Schlüssel-Kennzahlen Einführung von Business Performance Reviews/ Geschäftsdurchsprachen Change Management (z.b. im Bereich Führungsverhalten, Einbindung von Mitarbeitern) Als nicht so wichtig angesehen werden dagegen Allgemeine Trainings, Kostensenkungen und die Margen-Verbesserung. BSO 2014 Quelle: Online Umfrage BSO bei 175 CEOs/CFOs und Führungskräften in Seite 9 von

11 10 Detailanalyse dieses Charts: Definition von Schlüssel-Kennzahlen (KPI) KPIs sind das Fundament für Performance Management. Ohne Messgrößen ist eine Bestimmung des Standortes/Status oder die Festlegung von Zielen nicht sinnvoll. Entscheidend ist jedoch herauszufinden, welche KPIs relevant sind und deren Prioritäten. Genauso wichtig ist es, einen Konsens zu finden über die zu nutzenden KPIs. Denn die meisten Entscheider haben eigene Vorstellungen, die alle nachvollziehbar sind, aber nicht automatisch zu einem Konsens führen. Einführung eines Business-Review-Prozesses Business Performance Reviews sind das Instrument, um Business Performance kontinuierlich zu steuern. Diese Geschäftsdurchsprachen dürfen nicht situativ, sondern müssen dauerhaft und mit gleichem Inhalt und gleicher Struktur stattfinden. Die Einführung solcher Durchsprachen erfordert eine durchdachte und planvolle Herangehensweise, die alle Beteiligten einbezieht. Darüber hinaus sollten die Durchsprachen flexibel sein, sodass neue Erkenntnisse sowohl in Bezug auf KPIs als auch auf den Prozess reibungslos integriert werden können. Change Management (z.b. Führungsverhalten, Einbindung von Mitarbeitern) Change Management hat eine hohe Relevanz, weil systematisches Performance- Management in der Form von strukturierten Business Reviews - auf der Basis von klar definierten KPIs - in der Regel eine nicht unerhebliche Veränderung im Unternehmen mit sich zieht. Diese Veränderung umfasst zum einen den neuen Prozess, die neuen KPIs und deren Interpretationen, aber auch ein verändertes Verhalten von Mitarbeitern und Führungskräften, z.b. in Bezug auf Transparenz und Offenheit über die eigene Performance. Bei Geschäften, die sich in einer kritischen Lage befinden, kann die Transparenz zu einer erheblichen Kulturveränderung führen. Ohne professionell geführtes Change Management könnte diese Kulturveränderung zu lange dauern, und somit die Existenz des Unternehmens gefährden. Die Aspekte Margen Optimierung, Kostensenkungen, allgemeine Trainings wurden als nicht so wichtig bewertet (25-29%), da wahrscheinlich in diesen Bereichen in der Vergangenheit schon viel gemacht wurde und werden von den Controllern auch regelmäßig bewertet und nachjustiert. Bei den Trainings wird wohl eher an die hohen Ausgaben für diesen Bereich gedacht und an die geringe Messbarkeit des Nutzens. Seite 10 von

12 11 6. Welche Aspekte werden mehr oder weniger durch einen systematischen Performance Management Prozess beeinflusst? Diese sind die wirksame Umsetzung von Maßnahmen, Profitabilität, Strategieumsetzung und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Weniger stark beeinflusst werden demgegenüber folgende Aspekte: Wissensteilung durch die Mitarbeiter, Personal- und Kompetenzentwicklung und das Risiko Management. BSO 2014 Quelle: Online Umfrage BSO bei 175 CEOs/CFOs und Führungskräften in Seite 11 von

13 12 7. Welche Themen werden im Rahmen von Business Performance Management in Zukunft wichtiger? Diese Bewertung im Rahmen einer BSO Studie 2014 ergibt die wichtigsten Entwicklungstendenzen für Umsetzungscontrolling, BI & Dashboards, Geschäftsdurchsprachen und Change Management. Als nicht so wichtig (abnehmend) werden die Aspekte CSR, Forecast-Genauigkeit, Big Data und Agiles Projektmanagement gesehen. Wenn Sie mehr über diese Studie erfahren wollen, dann gehen Sie auf unsere Homepage oder vereinbaren Sie einen Termin mit uns, an dem wir Ihnen diese Studie inkl. der Detailanalysen der jeweiligen Charts, erläutern. Seite 12 von

14 13 Wenn Ihnen dieser Teil des Business Performance Management Ratgeber gefallen hat, dann laden Sie sich den zweiten Teil: Lösungsansätze und Nutzen eines Business Performance Management Systems herunter. Oder Sie nehmen Kontakt mit uns auf. Seite 13 von