Office-Werkzeuge für kollaboratives Arbeiten

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1 Betriebsinformatik-Projekt Office-Werkzeuge für kollaboratives Arbeiten SS 2005 Prof. Dr.-Ing. Thorsten Spitta Dipl. Inf. Meik Teßmer Universität Bielefeld Fakultät für Wirtschaftswissenschaften Angewandte Informatik September 2005

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3 Vorwort Auslöser dieses BI-Projekts war die Suche nach einem Ersatz für den derzeit verwendeten -Client PegasusMail sowie der Wunsch, die Termine mehrerer Personen in einem gemeinsamen Kalender verwalten zu können. Nach kurzer Überlegung wurde dann daraus die Untersuchung von Office-Werkzeugen für kollaboratives Arbeiten. Dabei wollten wir nicht nur die konkrete Werkzeug- Landschaft beleuchten, sondern auch die grundlegenden Prinzipien der Office -Arbeit betrachten und diejeningen Kommunikationsschritte festmachen, die durch den Computereinsatz unterstützt werden können. Daneben stellt sich auf Grund des heute weit verbreiteten Einsatz dieser Techniken die Frage nach den rechtlichen, gesundheitlichen, aber auch den sozialen Auswirkungen auf die Anwender. Auf Initiative der Projektteilnehmer hin wurde sowohl die projektbegleitende als auch die anschließende Ausarbeitung erstmals mit dem Satzsystem L A TEXverfasst. Eine Neuerung war die Verwendung eines sog. Repositories zur Verwaltung der L A TEX-Dateien. Ursprünglich für die Verwaltung von Software-Quellcode gedacht, eignet sich die Subversion-Software generell auch für die Versionierung von Dateien aller Art und unterstützt zudem das kollaborative Arbeiten an einer oder mehreren Dateien. Damit konnten die Gruppen selbst in der Praxis erproben, zu welchen Schwierigkeiten es bei kollaborativem Arbeiten kommen kann und wie man mit ihnen umgeht. Die Teilnehmer waren: Boris Bornewasser, Dirk Breimhorst, Fatih Akkan, Simon Gemkow, Florian Gura, Sebastian Kistner, Jianzhou Lu, Adrian Kostrz, Signe Peperkorn, Maren Reuter, Hildegard Ullrich. Bielefeld, im September 2005 Thorsten Spitta Meik Teßmer i

4 ii VORWORT

5 Inhaltsverzeichnis Vorwort Gruppen i v 1 Technische Umsetzung und Produkte Aufgabenstellung Betriebswirtschaftliche Einbindung Projektplanung Allgemeines zu Groupware Verschiedene Groupware-Produkte Lotus Notes Novell GroupWise Microsoft Exchange Testinstallation verschiedener Groupware-Anwendungen Test einer nicht-kommerziellen Lösung Test einer kommerziellen Lösung Fazit Literaturverzeichnis Technikfolgenabschätzung Aufgabenstellung Betriebswirtschaftliche Einbindung Einleitung Grundlagen Arbeitsabläufe im Büro Vernetzte Arbeitsabläufe Rechtliche Grundlagen Historische Entwicklung Auswirkungen der Systeme Soziale Wirkung Gesundheitliche Wirkung Arbeitstechnische Wirkung Abhängigkeit vom System Fazit Literaturverzeichnis iii

6 iv INHALTSVERZEICHNIS 3 Abgrenzung und Definition der Begriffe Aufgabenstellung Betriebswirtschaftliche Einbindung Projektplan Abgrenzung der Grundbegriffe Kollaboratives Arbeiten Information Kommunikation Büroinformationssysteme Kommunikation und Kollaboration auf betrieblicher Ebene Synchrone Kommunikationsdienste Asynchrone Kommunikationsdienste Weitere Hilfsmittel CSCW Fazit und Ausblick Fallstudie Aufgabenstellung Betriebswirtschaftliche Einbindung Aktivitätenplan Vorbereitung und Durchführung der Datenerhebung Auswahl der Untersuchungseinheiten Auswahl der Untersuchungskriterien Entwurf des Interviewfragebogens Auswertung und Zusammenfassung der Ergebnisse Ergebnisse der persönlichen Interviews Ergebnisse der untersuchten Programme Fazit und Gestaltungsvorschlag Anhänge A: Persönliches Interview mit M. Teßmer B: Persönliches Interview mit T. Krivobokova C: Persönliches Interview mit H. P. Wolf D: Persönliches Interview mit T. Spitta E: Persönliches Interview mit F. Lohkamp und B. Obergoeker.. 90 Tabellenverzeichnis Abbildungsverzeichnis

7 Gruppen Thema Gruppe 1: Technische Umsetzung und Produkte Gruppe 2: Technikfolgenabschätzung Gruppe 3: Abgrenzung und Definition der Begriffe Gruppe 4: Fallstudie Teilnehmer Bornewasser, Boris Gura, Florian Ullrich, Hildegard Breimhorst, Dirk Gemkow, Simon Kostrz, Adrian Akkan, Fatih Kistner, Sebastian Lu, Jianzhou Peperkorn, Signe Reuter, Maren v

8 vi GRUPPEN

9 Thema 1 Technische Umsetzung und Produkte Groupware Boris Bornewasser, Florian Gura, Hildegard Ullrich 1.1 Aufgabenstellung Aufgabe der Gruppe 1 ist es, eine geeignete Auswahl von sowohl kommerziellen als auch Open-Source-Produkten 1 zu treffen, um anschließend diese Produkte näher zu erörtern. Dabei sollen die Stärken und Schwächen der einzelnen Produkte herausgearbeitet werden. Ein weiterer Aspekt ist der Datenschutz und die Datensicherheit. Abschließend soll ein praktischer Test eines oder zweier Produkte erfolgen, um so verschiedene Charakteristika dieser Produkte aufzuzeigen. 1.2 Betriebswirtschaftliche Einbindung Die in jüngster Zeit rasante Entwicklung in den Bereichen der Kommunikationstechnologie sowie das unter anderem damit verbundene weltweite Zusammenrücken des Wirtschaftslebens (wirtschaftliche Globalisierung) lässt der betrieblichen Ressource Information immer mehr Bedeutung zukommen. Zum einen müssen Unternehmen in der Lage sein, Informationen über ihre Umwelt in der Form von Marktsituation, Tätigkeiten von Wettbewerbern, Kunden, Veränderungen bzgl. politischer und wirtschaftlicher Rahmenbedingungen, etc. aufzunehmen und verarbeiten zu können. Solche Informationen sind die Inputs für operative, taktische und strategische Entscheidungen. Gleichzeitig wird auch das Management von Information innerhalb des Unternehmens zunehmend wichtiger. Die technische Entwicklung von Gütern und 1 Mit Open-Source ist der frei zugängliche Zugriff auf den Quellcode eines Programmes gemeint. 1

10 2 Technische Umsetzung und Produkte Dienstleistungen wirkt sich auf die aus den betrieblichen Funktionen 2 resultierenden innerbetrieblichen Prozesse zunehmend komplexitätssteigernd aus. Diese Prozesse erzeugen neben Güter- und Geldflüssen insbesondere auch Informationsflüsse. Ein wichtiger Aspekt hierbei ist, dass für einen optimalen Ablauf der einzelnen Prozesse die an ihnen beteiligten Mitarbeiter Zugriff auf sämtliche für sie relevanten Informationen haben müssen. Das Informationsmanagement hat entsprechend eine große Bedeutung für die Konkurrenzfähigkeit eines Unternehmens. Software-Produkte für kollaboratives Arbeiten können einen Beitrag zu verbesserter Zurverfügungstellung und Verarbeitung von Informationen in Unternehmen leisten. Solche Produkte werden unter dem Begriff Groupware zusammengefasst. Das grundlegende Prinzip von Groupware ist die kommunikative und informative Verbindung von Mitarbeitern. Darüber hinaus ermöglichen gängige Produkte dieser Kategorie die zentrale Bereitstellung von Daten, die für die Sicherstellung reibungsloser betrieblicher Abläufe benötigt werden. Ihre Anwendung soll letztlich sowohl die Produktivität steigern als auch Kostensenkungspotenzial beinhalten. Im Hinblick auf die Entscheidungssituation, ob und, wenn ja, welches konkrete Produkt implementiert werden soll, müssen sich die Verantwortlichen im Vorfeld darüber Klarheit verschaffen, welche Produkte welche Funktionen unterstützen. Auch die Anforderungen an die Soft- und Hardware müssen bekannt sein und gegebenenfalls mit dem bereits gegebenen Bestand verglichen werden. Nicht zuletzt sind die Kosten der Einführung und Nutzung von Groupware zu schätzen. Dabei handelt es sich nicht nur um Anschaffungskosten, sondern auch um Folgekosten, die für Administration, Wartung, Support und Schulung von Mitarbeitern entstehen. Der mittelfristige Nutzen des Einsatzes muss die Kosten überwiegen. Aus diesem Grund muss sich die Unternehmensführung vergegenwärtigen, über welche Funktionen sich ihr Unternehmen charakterisiert und inwieweit in diesem Zusammenhang Groupware sinnvoll einsetzbar ist. Ein blinder Einsatz einer standardisierten Softwarelösung dürfte in den meisten Fällen wenig Erfolg versprechend sein. 1.3 Projektplanung Die Struktur der folgenden Beschreibung von Zielen, Istzustand, Ressourcen, Bedingungen und Aktivitäten im Zusammenhang der gegebenen Aufgabenstellung entstand in Anlehnung an [Spi1]. Projektsituation: Die Projektsituation entspricht der im vorangegangenen Kapitel erläuterten Aufgabenstellung. Ziele: Erstellung einer umfassenden Projektarbeit, die die Ergebnisse enthält Erschließung neuen Wissens, Erweiterung der eigenen Fähigkeiten in Bezug auf betriebliche Groupware-Anwendungen 2 Typische betriebliche Funktionen sind z.b. Beschaffung, Personal, Kostenrechnung, externe Rechnungslegung, Produktion, Entwicklung sowie Vertrieb.

11 Groupware 3 Ausgangszustand: 3 Gruppenmitglieder mit jeweils lediglich Basiskenntnissen über Informationstechnologien Praktisch keine Kenntnisse über Groupware-Lösungen Benötigte Ressourcen: Software für die Schritt haltende Dokumentation der Ergebnisse (MikTex) Zentrale Bereitstellung des Gruppendokuments auf einem Server 3, der für jeden Teilnehmer über das Internet erreichbar ist Software zur Versionsverwaltung, die gleichzeitigen Zugriff mehrerer Personen auf das Dokument zulässt (Subversion) Informationsmaterial über gängige Groupware-Produkte aus Internet, Fachzeitschriften oder anderen Quellen 1 als Server eingesetzter Rechner 1-2 Test-Workstations (Arbeitsplatzrechner) mit unterschiedlichen Betriebssystemen 1 Netzwerkhub 4 1 kommerzielles und 1 nicht kommerzielles Groupware 5 -Produkt von noch auszuwählenden Herstellern, die sowohl die Server-Dienste unterstützen als auch die benötigten Programme für die Clients beinhalten Bedingungen: Aufgrund des nicht vorhandenen Budgets muss das kommerzielle, zu testende Produkt von dem jeweiligen Hersteller kostenlos für unsere Testzwecke zur Verfügung gestellt werden. Learning by doing, d.h. für die Gruppenmitglieder besteht nicht die Möglichkeit, sich vorab in sämtliche technische Details, z.b. die vollständige Funktionalität eines bestimmten Betriebssystems, einzuarbeiten. Aktivitäten: 1. Suchen geeigneter Informationsquellen im Internet 2. Suchen geeigneter Artikel in Fachzeitschriften bzw. Anfrage bei entsprechenden Redaktionen bzgl. solcher Artikel 3. Laufende Dokumentation des Vergleichs der verschiedenen Groupware- Anwendungen 3 Ein Server ist ein Programm, das mit Anwendungen anderer Rechner (Clients) insofern kommuniziert, als er bestimmte Dienste für diese Anwendungen zur Verfügung stellt. 4 Ein Netzwerkhub ermöglicht die Verbindung mehrerer Computer, indem er Netzwerkkabel-Ports bereit hält, an die die zu vernetzenden Rechner angeschlossen werden. 5 Der Begriff Groupware wird ausführlich in Kapitel 1.4 erläutert.

12 4 Technische Umsetzung und Produkte Abbildung 1.1: Gantt Diagramm der geplanten Aktivitäten 4. Festlegen des in Betrieb zu nehmenden, Open-Source- sowie des kommerziellen Produkts 5. Beschaffen der Produkte 6. Physikalische Vernetzung der Rechner 7. Installation eines geeigneten Server-Betriebssystems 8. Installation der entsprechenden Client-Betriebssysteme 9. Installation der Groupware-Software (Server und Clients) und soweit möglich Implementierung eines html-basierten Intranets, einer gemeinsamen Terminverwaltung, -Funktionalität Dokumentation der Fortschritte der Testinstallation Der geplante zeitliche Beginn und das Ende der jeweiligen Aktivität kann der Abbildung 1.1 entnommen werden. 1.4 Allgemeines zu Groupware Zu dem Begriff Groupware (engl. Collaboration Software) sind in der Literatur unterschiedliche Definitionen zu finden. Oberquelle [Ober91] definiert Groupware wie folgt: Groupware ist Mehrbenutzer-Software, die zur Unterstützung von kooperativer Arbeit entworfen und genutzt wird und die es erlaubt, Information und (sonstige) Materialien auf elektronischem Wege zwischen den Mitgliedern einer Gruppe koordiniert auszutauschen oder gemeinsame Materialien im gemeinsamen Speicher zu koordinieren. Dagegen liefern Hansen und Neumann [HaNeu05] folgende Definition:

13 Groupware 5 Bei dem in den USA entstandenen Begriff Workgroup Computing (abgekürzt: WGG) geht es darum - aus Sicht einer Arbeitsgruppe - gemeinsam mit Information umzugehen, sie zu erzeugen, zu sammeln, zu kommentieren, zu strukturieren und zu verteilen, kurz, sie vielfältig für die täglichen Aufgaben einzusetzen. Programmsysteme, die diesen Prozess möglichst einfach und weitreichend unterstützen, ohne die Dynamik und die Flexibilität dieser ablaufenden Gruppenarbeitsprozesse in die Zwangsjacke starr vorgegebener Abläufe/Strukturen zu pressen, bezeichnet man als Groupware. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass sich Groupware sowohl auf Hardware als auch auf Software bezieht, die den Menschen zur Unterstützung von Kooperationen über räumliche und zeitliche Distanzen hinweg dient. Dabei stellen Groupware-Systeme Funktionen zur Verfügung, die der Teamarbeit dienen und die den gleichzeitigen Zugriff und die gleichzeitige Bearbeitung von Daten und Dokumenten ermöglicht. Groupware-Systeme besitzen unter anderem folgende Merkmale: Gemeinsame Texterstellung und Textkommentierung Planung von Besprechungs- und Einzelterminen Elektronische Besprechungen, Diskussionsgruppen und Konferenzen Gezielte -Verteilung Gemeinsame Dateien, Verzeichnisse und Datenbanken (vgl.[agww02]) Bei der Betrachtung von Groupware-Systemen ist auch auf die Bedeutung der Datensicherheit und des Datenschutzes hinzuweisen. Diese ist besonders wichtig bei der Zusammenarbeit von größeren Gruppen. Daher ist jedem Benutzer entsprechend seiner Rolle oder Gruppenzugehörigkeit ein Kennwort zu erteilen, so dass der Zugriff ausschließlich auf die eigenen Daten/Dokumente möglich ist. 1.5 Verschiedene Groupware-Produkte Der Markt für kommerzielle Groupware ist insofern übersichtlich, als dieser im Wesentlichen von drei verschiedenen Produkten beherrscht wird (vgl. [ov1]). Die am meisten verbreitete Software ist Lotus Notes von IBM, gefolgt von Microsoft Exchange. Die dritte noch erwähnenswerte Lösung kommt von Novell in Form der Marke GroupWise. Jedoch ist GroupWise bereits deutlich weniger verbreitet als die beiden zuerst genannten Produkte. Allen drei ist gemeinsam, dass sie wesentliche Funktionen wie -Verwaltung, Instant Messaging 6 und Kalenderfunktionen im Bereich der unternehmensinternen Kollaboration von Mitarbeitern beinhalten. Die übergeordneten Ziele sind dabei jeweils die Verbesserung unternehmensinterner Informationsprozesse und infolgedessen eine Erhöhung der Produktivität bzw. eine Senkung der Kosten. Die folgenden Abschnitte haben die Intention, dem Leser die wichtigsten Eigenschaften und Besonderheiten dieser drei Lösungen näher zu bringen. Darüber 6 Instant Massaging ist ein Dienst, der es ermöglicht, in Echtzeit kurze Nachrichten an andere Teilnehmer innerhalb eines Netzwerks zu übermitteln.

14 6 Technische Umsetzung und Produkte hinaus werden den Datenschutz und die Datensicherheit betreffende Aspekte aufgegriffen. Da es nicht zuletzt auch Anschaffungskosten sind, die eine wichtige betriebswirtschaftliche Rolle spielen, werden diese ebenfalls in dieser Arbeit aufgegriffen. Zunächst wird die Lösung Lotus Notes von IBM betrachtet Lotus Notes Lotus ist eine Softwaremarke des Unternehmens IBM (vgl. [IBM1]) und Notes eines aus einer Vielzahl von Produkten dieser Marke. Es wurde seit seiner Einführung vor mehr als zehn Jahren nach und nach weiterentwickelt. Die Version 6.5 ist die derzeit aktuelle Version. Das Serversystem für Notes heißt Lotus Domino. Es agiert unter anderem als Web-Server für den Internetzugang, als Mail-Server und als Server für sonstige Datenbanken. Die Daten werden in sicheren, verteilten Datenbanken auf je nach Größe des Unternehmens unterschiedlich vielen Domino-Servern gespeichert, die einen schnellen Zugriff für die gesamte Organisation ermöglichen. Ein wichtiges Merkmal von Notes ist, dass Daten zwischen einzelnen Datenbanken repliziert werden können derart, dass nur die geänderten Daten ausgetauscht werden und nicht der gesamte Datenbestand kopiert wird. Laut IBM ist Lotus Notes mit weltweit über 85 Millionen Anwendern der Marktführer im Bereich Groupware und Messaging (vgl. hierzu auch [Nas02]). In Europa hat Notes einen Marktanteil von fast 50 Prozent. Wesentliche Funktionen von Notes Dieser Abschnitt bezieht sich, soweit im Text nicht andere Quellen genannt werden, auf die Ausführungen in [IBM4]. Es wird hier ein Überblick über die im betrieblichen Alltag wichtigsten Funktionen von Notes gegeben. Weitergehende Ausführungen zur Installation und Administration von Notes/Domino sind dem Abschnitt zu entnehmen. Der Anwender bewegt sich auf einer grafischen Oberfläche. Dessen Optik bzw. Aufbau kann teilweise benutzerindividuell angepasst werden. Der User kann z.b. bis zu sechs Funktionen von Notes in die so genannte Willkommensseite integrieren, wobei deren optische Gestaltung flexibel handhabbar ist. Eine Beispielkonfiguration für die Willkommensseite zeigt Abbildung 1.2. Einer detaillierten Betrachtung der wesentlichen Komponenten von Notes seien an dieser Stelle einige grundlegende Prinzipien zu Zusammenhängen zwischen Datenbanken und Dokumenten vorangestellt. Beim alltäglichen Umgang mit Notes arbeiten die Benutzer mit Dokumenten, die je nach Anforderung gelesen, bearbeitet oder erstellt werden können. Dokumente sind jeweils Elemente einer bestimmten Datenbank und können z.b. in der Form von Mail-Nachrichten (Memos) oder Adresseinträgen vorliegen (vgl. [Lot6]). Eine Datenbank enthält grundsätzlich Elemente bzw. Dokumente gleichen Typs. Beispielsweise beinhaltet eine Mail-Datenbank ausschließlich Mails und Kalendereinträge und keine Adress- oder sonstige Dokumente. Es ist festzuhalten, dass die Ausgestaltung von Dokumententypen nicht fest vorgeschrieben ist, sondern individuell von Datenbankentwicklern erfolgt. Die Notes Client- Benutzer verwenden einfach die Dokumente, die aus den Datenbanken heraus erstellt werden.

15 Groupware 7 Abbildung 1.2: Startansicht von Lotus Notes (Screenshot) Von Datenbanken können in Notes entweder Kopien oder Repliken erstellt werden. Eine Replik ist eine lokale Kopie einer Datenbank mit der selben Replik- ID, während eine Datenbankkopie nicht die selbe ID-Nummer wie ihre Originaldatenbank besitzt (vgl. [Lot7]). Änderungen innerhalb einer Replik werden während der so genannten Replizierung in sämtlichen Datenbanken mit identischer ID übernommen, d.h. die Repliken werden angeglichen. Datenbankkopien hingegen haben diese Eigenschaft nicht. Die Möglichkeit der Erstellung lokaler bzw. Offline-Repliken ist deshalb eine wichtige Eigenschaft, weil daraus eine Unabhängigkeit von einer Online- Verbindung zu einem bestimmten Domino-Server resultiert. Dies ist insbesondere von Bedeutung für solche Mitarbeiter, die an räumlich häufig wechselnden Arbeitsplätzen tätig sind und nicht ständig über einen Netzzugang verfügen. Darüber hinaus ist ein wesentlicher Vorteil, dass in einer lokalen Replik sehr viel schneller gearbeitet werden kann als dies der Fall ist, falls ständig mit einem Server kommuniziert werden muss. Nach diesen allgemeinen Informationen beschreiben die folgenden Absätze die wichtigsten Funktionen von Notes. Kalender und gemeinsame Terminplanung: Lotus Notes ermöglicht seinen Benutzern, sowohl eigene Kalendereinträge zu verwalten, als auch Termine mit anderen Mitarbeitern zu koordinieren. Im Speziellen kann es sich dabei um z.b. Meetings von Projektgruppen, Verabredungen mit einzelnen Personen, Speicherung von Geburtstagen, Erinnerungen an noch zu erledigende Aufgaben und Erfassung sonstiger anfallender Ereignisse handeln. Für diese Zwecke besteht unter anderem die Möglichkeit, die Termine anderer Mitarbeiter einzusehen. Ein Beispiel für die Wichtigkeit einer solchen Funktionalität sei an dieser Stelle die Zusammenarbeit zwischen einer Sekretärin 7 und ihrem Vorgesetzten in der Rolle eines Wertpapierberaters: 7 Das Geschlecht wurde rein zufällig gewählt.

16 8 Technische Umsetzung und Produkte Täglich fallen eine sehr große Anzahl von Kundenterminwünschen und Terminabsagen an, für deren eigene Verwaltung der Berater Zeit verwenden müsste, in der er anderweitig produktiver tätig sein könnte. Damit die Sekretärin in der Lage ist, diese Aufgabe zu übernehmen, muss sie zum einen jederzeit den Kalender des Beraters einsehen und zum anderen Veränderungen in diesem vornehmen können. Inwieweit es erwünscht und sinnvoll ist, bei verschiedenen Mitarbeitern hinsichtlich ihrer Zugriffsrechte zwischen Einstellung, Änderung und dem Löschen von Terminen zu unterscheiden, hängt vermutlich von den funktionalen Beziehungen zwischen den Mitarbeitern ab. und Adressbücher: Notes ermöglicht Erstellung, Versand, Beantwortung sowie Weiterleitung von s. Mitarbeiter können dabei nicht nur mit Kollegen, sondern auch mit firmenexternen Personen wie z.b. Kunden kommunizieren. Der Nutzer hat diverse Möglichkeiten, Einstellungen an seinen Nachrichten vorzunehmen. So ist es beispielsweise möglich, Nachrichten-Anhänge (Attachments) in Datei-Form beizufügen, Schriftarten und -farben zu ändern sowie Grafiken und Tabellen einzufügen. Damit der Empfänger einer Notes-Mail sämtliche der enthaltenen Objekte sehen kann, muss sein Mail-Client MIME 8 -kompatibel sein. Sofern ein Benutzer, z.b. ein Außendienstmitarbeiter, der sich unterwegs in einem Hotel oder Flugzeug befindet, nicht mit dem Internet oder einem LAN (Local Area Network) verbunden ist, werden erstellte Nachrichten zunächst gespeichert, um diese dann zu einem späteren Zeitpunkt, bei Bestehen einer entsprechenden Verbindung, zu versenden. Im persönlichen Adressbuch eines Notes-Users können Informationen über entweder einzelne Personen aber auch über Gruppen, wie z.b. spezielle Projektgruppen, abgelegt werden. Relevante betriebliche Eigenschaften einer Person sind u.a. dessen Name, Abteilung, Funktion, Telefonnummer und Mail-Adresse. Eigenschaften einer Gruppe sind u.a. ihre Bezeichnung, Mitglieder und Funktionalität. Mindestens ein persönliches Adressbuch der Notes-User liegt lokal in der Form der Datei names.nsf vor. Daraus folgt, dass ein Benutzer auch mehrere Adressbücher haben kann, die er selbst erstellen, bearbeiten oder auch löschen kann. Darüber hinaus können Mitarbeiter auch gemeinsame Adressbücher benutzen, sofern entsprechende Datenbanken existieren. Ein sinnvolles Beispiel hierfür ist ein Adressbuch, in dem sämtliche Mitarbeiter des Unternehmens mit den bereits erwähnten Eigenschaften abgebildet sind. Auch eine Datenbank, die externe Partner bzw. Kunden enthält, ist denkbar. Nutzung des WWW, Dokumentenmanagement, Instant Messaging: Für den Zugang ins World Wide Web stellt Notes einen eigenen Browser zu Verfügung. Alternativ kann auch der Internet Explorer verwendet werden. Zu unterscheiden ist, ob der Zugang ins Web direkt erfolgt oder indirekt über einen Domino Server (InterNotes Server). Liegt eine direkte Verbindung vor, werden Informationen über die besuchten Seiten lediglich lokal 8 MIME ist eine Abkürzung für Multipurpose Internet Mail Extensions. Es handelt sich dabei um einen Kodierstandard, der die Struktur und den Aufbau von s und anderer Internetnachrichten festlegt.

17 Groupware 9 in einer speziellen Datenbank gespeichert. Hingegen werden die selben Informationen auf dem Domino Server gespeichert, sofern eine indirekte Verbindung zum Internet besteht. Die Unterscheidung dieser beiden Alternativen ist insofern wichtig, als bei letzterer Verbindungsart grundsätzlich die Möglichkeit besteht, dass die Administration bzw. die Unternehmensleitung Rückschlüsse auf die Internetgewohnheiten der Mitarbeiter ziehen kann. Für viele Unternehmen kann es wichtig sein, verschiedene Arten von Dokumenten zentral für die Mitarbeiter bereitzustellen. Auch diese Anforderung wird von Lotus Notes/Domino unterstützt. Für den reibungslosen Ablauf betrieblicher Prozesse müssen die Mitarbeiter jeder Zeit in der Lage sein, sich Zugang zu relevanten Informationen zu verschaffen. Dies können Dokumente in der Form von Arbeitsanweisungen, Hausrundschreiben, Informationen zur internen Organisation (z.b. Kompetenzmatrix) oder Kundendatenbanken sein. Die praktische Bedeutung der elektronischen Bereitstellung solcher Informationen hat in den vergangenen zehn Jahren stetig zugenommen (vgl. [Nas02], Seite 27). Eine wichtiges neues Element in der aktuellen Version von Notes ist das Instant Messaging. Zwar boten bereits einige Vorgängerversionen diese Funktion, jedoch war ein spezieller Client erforderlich. Dieser ist nun vollständig in Notes integriert. Voraussetzung ist nach wie vor ein entsprechender Domino-Server (Sametime). Der Benutzer kann sehen, welche seiner Kollegen online bzw. an ihren Arbeitsplätzen sind und Chat-Sitzungen mit ihnen starten (vgl. [Lot5]). Eine solche Sitzung kann entweder mit einer oder auch mit mehreren Personen durchgeführt werden. Es ist möglich, den eigenen Online-Status mit weiteren Informationen zu versehen. Beispielsweise kann über den Status mitgeteilt werden, dass es derzeit nicht erwünscht ist, gestört zu werden, wenn man sich in einer Phase konzentrierter Arbeit befindet. Erstellung von Reports in Notes: Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, ist es für die Unternehmensverantwortlichen unabdingbar, zum einen nicht nur möglichst viele, sondern auch kompakte entscheidungsrelevante (Decision Useful) Informationen zur Verfügung zu haben. Hierfür kann es hilfreich sein, aus der verwendeten Groupware-Anwendung heraus Reports zu erstellen. Dabei werden Reports durch die Verknüpfung von Daten aus verschiedenen Dokumenten bzw. Datenbanken erstellt (vgl. [ov2]), weshalb in diesem Zusammenhang von verdichteten Daten gesprochen werden kann. Ein praktisches Beispiel ist das Anfertigen einer Aufstellung, in der sämtliche aufgewendete Zeiteinheiten, die einen bestimmten Kunden betreffen, und weitere Informationen enthalten sind: Die den Kunden betreffenden Informationen stehen in einem Hauptdokument. Alle Informationen, die im Zusammenhang mit dem Projekt stehen, sind in anderen Datenbankdokumenten gespeichert. Die Erstellung von Reports aus Lotus Notes ist laut [ov2] eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. In größeren Unternehmen gibt es eigene Notes-Entwickler, die in der Lage sind, neue Notes-Ansichten aus verschiedenen alten zu erstellen. Kleinere Unternehmen müssen für die Erstellung von Reports auf entsprechende Produkte zurückgreifen, die dies ermögli-

18 10 Technische Umsetzung und Produkte chen. Anforderungen an Hard- und Software In seiner Funktion als Server ist Lotus Domino unter anderem für die Betriebssysteme Windows 95/98/NT/2000/XP und Linux verfügbar. Eine Übersicht über sämtliche unterstützte Betriebssysteme ist der Quelle [IBM2] entnehmbar. Unter Windows ist zumindest ein Intel Pentium Prozessor, 128 MB Arbeitsspeicher und 1 GB Plattenspeicher Voraussetzung für die Nutzung von Domino. Eine Übersicht über die Hardwareanforderungen von Domino in Verbindung mit den unterschiedlichen Betriebssystemen ist zu finden unter ftp: //ftp.lotus.com/pub/lotusweb/product/domino/domino651.pdf. Lotus Notes kann entweder unter Windows 95/98/NT/2000/XP oder unter Macintosh OS X 9 (Version 10.1.x) betrieben werden (vgl. [IBM3]). Voraussetzung für die Installation unter Windows XP sind 128 MB Arbeitsspeicher und 275 MB freier Plattenspeicher. Unterstützter Prozessor ist die Pentium- Generation von Intel. Wie auch für Domino existiert für Notes eine Übersicht über die Hardwareanforderungen unter ftp://ftp.lotus.com/pub/lotusweb/ product/domino/lotusnotes651.pdf. Datenschutz und Datensicherheit in Lotus Notes Es ist zunächst zwischen Merkmalen zu unterscheiden, die direkt die Mitarbeiter in ihrem Umgang mit Notes betreffen, und globalen Einstellungen, die von der Seite der Administration vorgenommen werden können. Zu letzteren würde z.b. die Entscheidung gehören, inwieweit Mitarbeitern Rechte gewährt werden, das World Wide Web zu nutzen. Auch können Mitarbeitern differenzierte Zugriffsberechtigungen für die verschiedenen Notes-Datenbanken zugeteilt werden. Ein weiteres Beispiel für eine administrative Sicherheitseinstellung ist das Festlegen von Mindestqualitäten, die Passwörter einhalten müssen (vgl. [Lot3]). Dies geschieht auf einer Skala von 0 bis 16. Je höher der Sicherheitsgrad ist, desto komplexer muss das Kennwort sein und desto größer ist entsprechend der Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Eine gesetzte 0 bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Benutzer seine Kennwörter völlig beliebig wählen kann, während die höchste Stufe ausschließlich komplexe, aus Buchstaben und Ziffern bestehende Passwörter (z.b. strom8teich1fluss7see2ozean) zulässt. Individuell können die Notes-Anwender festlegen, welche Personen außer ihnen selbst Zugriff auf ihre persönlichen Datenbanken haben sollen. In der betrieblichen Praxis müssen beispielsweise Mitarbeiter bestimmt werden, die im Krankheits- oder Urlaubsfall die eingehenden Mails des Kollegen bearbeiten. Die erste Sicherheitsstufe greift auf Benutzerebene bereits bei der Anmeldung in Notes, welche zunächst die Eingabe des jeweiligen Benutzerkennwortes erfordert. Während der Arbeit mit Notes kann es vorkommen, dass der Arbeitsplatz für unterschiedlich lange Zeiträume verlassen wird. Um sicherzustellen, dass währenddessen kein Unberechtigter Zugriff auf die persönlichen Datenbanken erhält, können Zeitgrenzen bestimmt werden, nach deren Überschreitung der User sein Kennwort erneut eingeben muss. Sicherheitserhöhend wirkt sich auch der Einsatz so genannter SmartCards aus. Bei deren Verwendung zur Anmeldung entsperren die Mitarbeiter ihre Benutzer- 9 Es handelt sich hierbei um das aktuelle Betriebssystem von Apple.

19 Groupware 11 ID (vgl. [Lot4]). Wenn der Benutzer seinen Arbeitsplatz verlässt und seine Karte mit sich nimmt, dann ist seine ID entsprechend gesperrt. Ein weiterer Vorteil der Verwendung einer SmartCard liegt darin, dass die privaten Internetschlüssel des Benutzers auf der SmartCard gespeichert werden können und somit nicht auf der Workstation abgelegt werden müssen. Voraussetzung für den Einsatz von SmartCards ist ein entsprechendes Kartenlesegerät sowie die Installation einer Treibersoftware. Vom Benutzer zu versendende Mails können mit Notes- und Internetzertifikaten verschlüsselt werden, um unberechtigten Zugriff auf die Daten während der Übermittlung zu verhindern. Weiterhin können digitale Signaturen verwendet werden, die dem Empfänger Sicherheit bzgl. der Quelle der Mail bieten. Auch können eigene, lokale Dokumente vom User verschlüsselt werden derart, dass nur diejenigen Personen, die einen entsprechend autorisierten Schlüssel besitzen, auf diese Dokumente zugreifen können. Die hier angesprochene Möglichkeit der Verschlüsselung wird ermöglicht durch das Einrichten einer Notes User ID. Diese enthält eine eindeutige digitale Signatur zur Identifikation eines Benutzers, ein so genanntes Zertifikat. Ein solches enthält den Namen des Zertifizierers, der das Zertifikat ausgestellt hat, den Namen des Benutzers, für den das Zertifikat ausgestellt wurde, einen öffentlichen Schlüssel, der sowohl im Domino-Verzeichnis als auch in der ID-Datei gespeichert ist, eine digitale Signatur sowie ein Ablaufdatum. Preise für Lizenzen Die Inhalte dieses Abschnitts beschränken sich ausschließlich auf die Erläuterung von Kosten in der Form von Preisen, die direkt für den Erwerb von Lizenzen entrichtet werden müssen. D. h. insbesondere werden keine Kosten für die Installation (z.b. Personalkosten) oder etwaige Folgekosten (z.b. für Mitarbeiterschulungen) berücksichtigt. Dies gilt auch für die Produkte GroupWise und Exchange in den folgenden Kapiteln. Diese Vorgehensweise dient nicht zuletzt einer besseren Vergleichbarkeit der drei Groupware-Lösungen hinsichtlich von Kostenaspekten. Die Anschaffungskosten des Domino Servers ergeben sich aus der Anzahl an Rechnern, auf denen er eingesetzt wird. Präziser formuliert ist es die Menge der für den Server arbeitenden Prozessoren, die ausschlaggebend ist. Der Preis beträgt Euro pro Prozessor (vgl. [IBM5]). Die Kosten für die Anschaffung des Clients sind abhängig von der Anzahl an Usern, für die dieser angeschafft werden soll. Eine voll ausgestattete Notes- Version kostet 142 Euro pro User (vgl. [IBM6]). In den Preisen sowohl für den Server als auch für den Client ist keine Mehrwertsteuer berücksichtigt Novell GroupWise Novell GroupWise gehört zu den führenden Kommunikations- und Collaboration- Lösungen für Unternehmen. Durch den Einsatz von GroupWise kann die Zusammenarbeit in Unternehmen vereinfacht und optimiert werden. Laut Auskunft der Firma Novell (vgl. [Nov3]) setzen über Unternehmenskunden in 43 Ländern Lösungen von Novell ein. Seit mehr als 20 Jahren sammeln ca. 6000

20 12 Technische Umsetzung und Produkte Mitarbeiter sowie weltweit 5000 Partner und technische Support Center Erfahrungen in den Bereichen Rechenzentrum, Workgroup- und Desktop-Lösungen. Im Jahr 1986 wurde Novell auch auf dem deutschen Markt aktiv. In Düsseldorf wurde die Novell GmbH gegründet, die den Vertrieb und das Marketing für Deutschland und Österreich koordiniert. Zum geschichtlichen Hintergrund von GroupWise kann folgendes gesagt werden: Die erste Version kam 1990 auf den Markt und wurde WordPerfect Office Version 3.0 genannt. Kurze Zeit später wurde die Version 3.1 eingeführt, welche wesentliche Vorteile mit sich brachte. Zum einen gehörte sie zu den ersten plattformübergreifenden Systemen, die sowohl DOS als auch Windows, Macintosh, Unix, VAX und DG unterstützte, und zum anderen brachte diese Version den großen Fortschritt in die -Welt. Schon 3 Jahre später, also 1993, wurde die Version 4.0 eingeführt, die nun aus dem bisher reinen -System eine komplette Groupware-Plattform machte. Ergänzend waren Kalender- und Workflow Funktionen enthalten. Bereits ein Jahr später übernahm Novell WordPerfect und GroupWise 4.1 entstand. Mit dieser Übernahme wurde GroupWise stärker in Novell NetWare eingefügt. Weitere Verbesserungen kamen mit den nächsten Versionen bis zur heute aktuellen Version 6.5 (vgl. [Krau02]). Am wurde die neue Version 7.0 in Den Haag vorgestellt, die mit verbesserten Kommunikationsmöglichkeiten und erhöhter Sicherheit wirbt. Ein kostenloser Download einer offenen Beta-Version ist bereits jetzt möglich (vgl. [Nov3]). Wesentliche Funktionen von GroupWise GroupWise verfügt über eine Vielzahl von Funktionen (Features) wie beispielsweise: und Adressbücher Terminplanung und Kalenderfunktionen Aufgaben-, Kontakt- und Dokumentenmanagement Instant Messaging Fast alle der genannten Funktionen dienen der Unternehmenskommunikation mit dem Ziel der effizienten Zusammenarbeit von Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Wie auch bei Lotus Notes bewegt sich der Anwender auf einer grafischen Arbeitsoberfläche, von der aus der Anwender z.b. seine Mailbox, Ausgangsnachrichten, Kalender und seine persönlichen Ordner öffnen kann. Des Weiteren können von diesem Fenster aus s, Termine etc. gesendet und organisiert werden. In der Abbildung 1.3 ist die Oberfläche von Novell Group- Wise abgebildet. Im Folgenden werden einige der oben genannten Funktionen, soweit keine andere Literatur angegeben ist, in Anlehnung an ([Ha1], [RoTa03] und ([Nov1])) näher beschrieben. und Adressbücher: GroupWise stellt dem Anwender vier verschiedene Adressbücher zur Verfügung: öffentliches Adressbuch (alle GroupWise User werden automatisch in diesem Adressbuch gespeichert), persönliches Adressbuch (individuelle Einträge durch den User möglich), Primäradressbuch (Zugriff auf häufig verwendete oder kurz zuvor verwendete

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