Die Schülerdatei. Bildung für Berlin. Der erste Schritt zu einem modernen Schulverwaltungssystem

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1 Der erste Schritt zu einem modernen Schulverwaltungssystem

2 Wozu benötigen wir eine zentrale Datenbank über Schüler? (1) Die Planung des Schuljahrs braucht verlässliche Zahlen. Am ersten Schultag muss es ausreichend Lehrer für jede Klasse geben. Also muss rechtzeitig bekannt sein, wie viele Schüler eine Schule hat. Für die Lehrerausstattung sind auch Informationen wie Förderbedarf, Herkunftssprache oder Lernmittelkostenbefreiung wichtig

3 Wozu benötigen wir eine zentrale Datenbank über Schüler? (2) Eine Abfrage der Schülerzahlen zu einem Stichtag reicht für eine zuverlässige Planung nicht aus. Die zentrale Schülerdatei ermöglicht einen aktuellen Überblick über die Schüler an jeder Schule; eine frühzeitige Abfrage über Schüleranmeldungen; das Erkennen von Mehrfachanmeldungen eines Schülers an verschiedenen Schulen; einen aktuellen Informationsstand beim Wechseln von Schülern an eine andere Schule; die Nutzung der Daten für andere Zwecke im Rahmen der rechtlichen Zulässigkeit

4 Welche Vorteile bietet die Schülerdatei noch? Die Daten erhalten erstmalig eine einheitliche Struktur auf einem einheitlichen System. Das ist die Grundlage für weitere technisch-organisatorische Innovationen. Das Projekt soll eine moderne, einheitliche und leistungsfähige IT-Architektur für die Schulverwaltung realisieren

5 Welche Ziele hat das Projekt? Aufbau einer effizienten Kommunikations-Infrastruktur Ablösung von Insellösungen in den Schulen Entbürokratisierung durch IT-Unterstützung von dezentralen Aufgaben (Stundenplanverwaltung, Budgetverwaltung, ) Aufgaben mit Verknüpfungen zur zentralen Verwaltung (Ressourcenplanung, Statistik, Zeugniserstellung, ) Aktuelle Daten für alle Stellen, die sie benötigen Weniger Aufwand für Verwaltung, mehr Zeit für pädagogische Aufgaben

6 Ist so eine Datensammlung überhaupt zulässig? Der neue Paragraph 64a des Berliner Schulgesetzes wird rechtliche Grundlage für die Schülerdatei. Hier soll u. a. geregelt werden, für welche Zwecke die Schülerdatei eingerichtet werden darf: Schulorganisation, Schulentwicklungsplanung, Durchsetzung der Schulpflicht; welche Daten gespeichert werden dürfen; wer auf die Daten zugreifen darf; für welche Zwecke nur nicht personalisierte oder aggregierte Daten verwendet werden dürfen

7 Welche Daten werden in der Schülerdatei erfasst? Persönliche Daten Name, Vorname Geburtsdatum, -ort Geschlecht Adresse Erziehungsberechtigte Bildungsgangbezogene Daten Bildungsgang und Abschluss Förderung und Betreuung Sonderpädagogischer Förderbedarf ggf. Ausbildungsberuf Schulbezogene Daten Besuchte Schule Klasse Aufnahme und Abgang Anmeldung Angaben zur Durchsetzung der Schulpflicht Teilnahme an ärztl. Untersuchung Schulorganisatorische Daten Nichtdeutsche Herkunftssprache Lernmittelkostenbefreiung

8 Kommt jetzt der gläserne Schüler? Wer für Schüler plant, benötigt Informationen über sie, aber nicht jeder gleich viele. Die einzelne Schule muss über ihre Schüler mehr wissen als zentrale Stellen für Planung und Statistik. Das Datenschutzrecht fordert für personenbezogene Daten: Datennutzung nur aufgabenbezogen Datenverarbeitung nur aufgrund rechtlicher Grundlage Individuelle Zugriffsrechte auf die Daten Technisch-organisatorische Maßnahmen zum Schutz vor unbefugtem Zugriff

9 Wie werden die Daten vor Missbrauch geschützt? Die Daten werden auf einem PC in der Schule verarbeitet. Nur die für die zentrale Planung erforderlichen Daten werden an die Schülerdatei übermittelt. Übermittelte Daten, für die kein Rückschluss auf die Person erforderlich ist, werden pseudonymisiert oder aggregiert. Die Übermittlung der Daten über das Internet ist durch Verschlüsselung vor unbefugter Kenntnisnahme geschützt. Externe Stellen (Polizei, Justiz, Jugend- und Gesundheitsämter) haben keinen direkten Zugriff auf die Daten, sondern erhalten Auskunft von einer zentralen Stelle

10 Wie sieht das technische System aus? Jede Schule erhält einen gleichartig eingerichteten PC für Büroarbeiten und für die Verwaltung der Schülerdatei. Der PC muss an s Netz. Er wird entweder in das bestehende Netzwerk der Schule eingebunden oder über DSL für die Kommunikation mit der zentralen Schülerdatei bereit gemacht. Die Schulen starten regelmäßig die Datenübertragung an den zentralen Datenbankserver. Die technische Administration des Schul-PCs erfolgt von einer zentralen Service-Stelle

11 Die Schülerdatei Wie sieht das technische System aus?

12 Wie kommen die Informationen in die Datei? 1. Möglichkeit: Die Schulen erfassen die Daten über eine installierte Anwendung auf ihrem PC. 2. Möglichkeit: Die Schulen erstellen aus ihrem vorhandenen Schulverwaltungsprogramm (Branchen-, Standardsoftware [Excel,...], oder Eigenentwicklung) eine Datei entsprechend der Datenstruktur der Schülerdatei. Diese Datei (XML- oder CSV-Format) kann dann von der Schülerdatei importiert werden. Die vorhandene Software kann weiter verwendet werden. Die erfassten oder exportierten Daten werden an die zentrale Datenbank übertragen. Daten des vorigen Schuljahrs werden automatisch übernommen

13 Wer hilft der Schule bei der Arbeit mit der Schülerdatei? Der Bereich in der Senatsverwaltung für Bildung, Wissenschaft und Forschung. Ein zentraler Helpdesk ist für fachliche oder technische Fragen ansprechbar. Unterstützungsteams helfen z. B. bei der Ersterfassung der Daten Regionalteams (egov-verantwortliche der Regionen, Vertreter des Bezirks, SenBWF egov) unterstützen die Schulen bei der Inbetriebnahme und Benutzung der Schülerdatei. Hilfedokumente und FAQs werden online veröffentlicht

14 Was ist das 72-Schulen-Programm? In jeder der 12 Regionen wird es sechs Schulen geben, die Pilotprojekte im Bereich egovernment durchführen, z. B. Aufbau von Kommunikations-Infrastruktur Erproben von Schulverwaltungssoftware Regionalteams koordinieren die Aktivitäten

15 Wem nützt denn der ganze Aufwand? Zuallererst den Schülern. Eine bessere Planung mit verlässlichen Daten sorgt dafür, dass von Anfang an genug Lehrer vorhanden sind. Schon bald auch den Schulen. Die Schülerdatei wird der Grundstein für ein geplantes, einheitliches Schulverwaltungssystem sein. Es wird die Schulleitungen, Sekretariate und Lehrkräfte von zeitaufwändigen Routineaufgaben, statistischen Erhebungen und Erstellen von Dokumenten entlasten und Zeit für pädagogische Aufgaben schaffen

16 Die Schülerdatei Wo bekomme ich weitere Informationen? In Kürze werden wir über aktuelle Aktivitäten zur Schülerdatei und zum Projekt im Internet informieren

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Noch Fragen?

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