Project 2007 und Project Server 2007

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1 Diplom-Volkswirt Josef Schwab Johann-Sigismund-Str. 9 D Berlin Tel: Fax: Infos und aktuelle Termine: Die wichtigsten Änderungen von Project 2007 und Project Server 2007 im Überblick Inhalt: Auf dem Client: Mehrfaches Rückgängigmachen (Multiple Undo) Sichtbarmachen der Auswirkungen der letzten Änderung Vorgangstreiber Anzeige von Auslieferungen (Deliverables) zwischen Projekten Leichtere Pflege der Arbeitszeiten der Mitarbeiter Grafische Berichte... 8 Project Server 2007: Startseite Project Web Access Masterprojekte auf dem Server Unterstützung des Projekt-Workflows Top-Level Ressourcenplanung Rückmeldungen der Ressourcen Lokaler Project Cache Änderungen der Technik Seite 1 von 20

2 Auf dem Client: 1. Mehrfaches Rückgängigmachen (Multiple Undo) Endlich können unbegrenzt Aktionen zurückgesetzt werden über den Rückgängig-Button oder Menü Bearbeiten/Rückgängig. Abbildung 1: Mehrfaches Rückgängigmachen 2. Sichtbarmachen der Auswirkungen der letzten Änderung Bei Änderungen können die Felder, auf die sich diese Änderung auswirkt, angezeigt werden. Dies kann ein- bzw. ausgeschaltet werden über Menü Ansicht/Änderungshervorhebungen ein- ausblenden Abbildung 2: Auswirkungen sofort sehen Seite 2 von 20

3 Zusammen mit der Funktion des Multiple Undo erlaubt Project 2007 damit ein einfaches und unproblematischen Durchspielen von Szenarien: Abbildung 3: Auswirkungen überprüfen Abbildung 4: und wieder rückgängig machen Seite 3 von 20

4 3. Vorgangstreiber Bei komplexen Vorgangsbeziehungen und/oder tiefen Gliederungen kann es schon schwierig sein, den Grund für eine Lage eines Vorganges zu erkennen (vielleicht gerade bei Simulationen). Hier kann die Anzeige der Vorgangstreiber helfen. Projekt/Vorgangstreiber Abbildung 5: Anzeige der Vorgangstreiber 4. Anzeige von Auslieferungen (Deliverables) zwischen Projekten Wenn man bisher projektübergreifende Vorgangsbeziehung definiert hat, waren das harte Verknüpfungen mit der Auswirkung, dass bei Änderungen des Vorgängers (im Vorgängerprojekt) sich der Termin des abhängigen Vorganges (im Nachfolgerprojekt) damit auch sich änderte. Das konnte man abfangen durch eine Vorgangsverknüpfung z. B. auf einen Meilenstein mit einem Fixtermin. Dann erhält man eine Konfliktanzeige, und das kann ja sehr nützlich sein. Da die Deliverables eine wichtige Rolle in der Methode des Projektmanagements nach PMI sind, war offenbar der Wunsch gross, solche Deliverables als weiche Vorgangsverknüpfung nur darstellen zu können, ohne dass eine Änderung des Liefergegenstandes gleich zu einer Änderung des Terminplanes führt, in den die Lieferung erfolgt. Im Projekt des Vorgängers wird der Lieferumfang definiert: Abbildung 6: Definition eines Lieferumfanges im Ursprungsprojekt, Seite 4 von 20

5 Im Nachfolgerprojekt wird der Lieferumfang mit einem Vorgang weich verknüpft. Diese Verbindung hat keine (automatische) Auswirkungen auf die Termine im Zielprojekt. Abbildung 7: der im Zielprojekt an den Vorgang geliefert wird. Im Web Access wird die Liste der Lieferungen angezeigt: Abbildung 8: Liste der Lieferumfänge im Web Access Seite 5 von 20

6 5. Leichtere Pflege der Arbeitszeiten der Mitarbeiter In den Kalendern können benannte Ausnahmen von der normalen Arbeitszeit definiert und bezeichnet werden (Urlaub, Seminar etc.). Damit sind die Nichtarbeitszeiten bzw. abweichende Arbeitszeiten immer sichtbar, unabhängig von dem im Arbeitszeitkalender gerade angezeigten Zeitraum. Abbildung 9: Ausnahmen von der Arbeitszeit Seite 6 von 20

7 Die Arbeitszeit kann für ausgewählte Arbeitswochen geändert und benannt werden: Abbildung 10: spezielle Arbeitswochen definieren Mit den Details pro Arbeitstag für den definierten Zeitraum (Arbeitswochen für Änderungen der Arbeitszeit pro Kalendertag): Abbildung 11: Änderungen pro Arbeitstag Seite 7 von 20

8 6. Grafische Berichte Die Berichte in MS Project waren seit der Version 94 nicht mehr weiterentwickelt worden, vollkommen statisch, d. h. durch den Benutzer nicht anpassbar, und konnten immer nur ein Projekt auswerten. Neu hinzugekommen ist jetzt die Möglichkeit, Grafische Berichte aus (fast) allen Daten zu generieren. Damit hat der Project Client die Fähigkeiten erhalten, die bisher dem Server-Benutzer durch die Generierung von OLAP Cubes vorbehalten war. Neu ist die Zugriffsmöglichkeit auch auf benutzerdefinierte, also freie Felder, neu sowohl für den lokalen OLAP-Cube als auch für den Server. Diese Technik sammelt und ordnet die Daten so, dass jeweils von zusammenfassenden Ebenen (z. B. Projektebene) auf die Daten der untergeordneten Ebenen (z. B. Phasen, dann Vorgänge) herutnergebrochen werden kann. (Zur Technik der OLAP-Cubes siehe mein Buch Projektplanungen realisieren mit MS Project 2003 und Project Server 2003, S. 413 ff). Berichte/Grafische Berichte Abbildung 12: Grafische Berichte Seite 8 von 20

9 Die grafischen Berichte können sowohl in Excel ausgegeben werden ( Pivot-Tabellen ) als auch in Visio. Ein Excel-Bericht: Abbildung 13: Bericht als Excel-Diagramm Seite 9 von 20

10 Ein Visio-Bericht: Abbildung 14: Bericht als Visio-Chart Anmerkung: Es handelt sich bei den Abbildungen um unbearbeitete Vorlagen von Berichten aus der Project- Online-Testumgebung von Microsoft, da die Funktion der Grafischen Berichte in der Beta-2 Testversion noch nicht verfügbar sind. Seite 10 von 20

11 Project Server 2007: 1. Startseite Project Web Access Abbildung 15: Aufgeräumtes Web Interface Seite 11 von 20

12 2. Masterprojekte auf dem Server In der Version Project Server 2003 war es problematisch, mit Projekten zu arbeiten, in die andere Projekte als Teilprojekte eingefügt waren. Einmal durfte nur entweder das Hauptprojekt oder das Teilprojekt veröffentlicht werden (sonst gab es in den Arbeitszeittabellen zwei identische Vorgänge) und das Projektcenter im Web Access unterstützte nicht die Sicht auf Haupt- und Teilprojekte. Der Server 2007 unterstützt jetzt voll die Konstruktion von Master- und Teilprojekten: Abbildung 16: zwei eingefügte Teilprojekte in einem Enterprise-Projekt Das sieht dann im Web Access im Projectcenter so aus: Abbildung 17: Masterprojekt und Teilprojekte im Projectcenter Seite 12 von 20

13 Durch Auswahl des Masterprojektes wird dies im Projektcenter geöffnet, durch Auswahl eines Teilprojektes werden jeweils die Detailpläne angezeigt. Abbildung 18: Detailsicht auf das Masterprojekt im Projektcenter Abbildung 19 und der Drilldown auf das Teilprojekt Seite 13 von 20

14 3. Unterstützung des Projekt-Workflows Der Project Web Access unterstützt mit vielen Funktionen zumindest ansatzweise den internen Projekt-Workflow. Als Beispiel sei das Vorgehen bei den Vorschlägen zu neuen Projekten genannt. Unter Projekte gibt es die Vorschläge und Aktivitätspläne und ein Vorschlag sieht dann so aus: Abbildung 20: Vorschlag für ein neues Projekt Und das kann schon sehr weit mit Einzelheiten ausgearbeitet werden: Abbildung 21: Arbeitsdetails für den Projektvorschlag Seite 14 von 20

15 Mit Save and Publish werden diese Ressourcenbelastungsdaten auf dem Server veröffentlicht und gehen ein in die Berechnung der Ressourcenarbeit bzw. verfügbarkeit. 4. Top-Level Ressourcenplanung Nun baut die Einsatzplanung der Mitarbeiter eigentlich auf der Projekt-Vorgangsplanung auf, denn man will ja wissen, was die zu tun haben. Dazu muss man sich allerdings in die Tiefen der Projektplanung mit MS Projekt einlassen, und das ist nicht jedermanns Sache. Deshalb gibt es im Web Access jetzt neu die Möglichkeit, einfach Ressourcen für bestimmte Zeiträume zu belegen, ohne genau sagen zu müssen, was die zu tun haben. Der eben gezeigte Schritt eines Vorschlages für ein Projekt geht auch. ohne in die Einzelheiten der Arbeitsdetails einzusteigen. Wenn man nach der Benennung des Vorhabens sich ein Team zusammenstellt, kann man auch gleich die Funktion Ressourcenplan aufrufen und für die vorher auszuwählenden Zeiträume für die Teammitglieder die Anforderungen (ohne Vorgänge definieren zu müssen) eingeben: Abbildung 22: Ressourcenbelegung ohne Vorgänge Wenn diese Ressourcenbelegungen mit Save and Publish gespeichert und veröffentlicht werden, sind diese Ressourcen für die genannten Zeiträume entsprechend belegt und nicht mehr verfügbar. Seite 15 von 20

16 5. Rückmeldungen der Ressourcen Rückmeldungen der Ressourcen über den Status ihrer Vorgänge können wie bisher in den allerdings wesentlich flexibleren Arbeitszeittabellen (s. u.) vorgenommen werden oder direkt in der Ansicht der Ressource auf seine Vorgänge, jetzt Eigene Arbeit genannt. Hier kann die Ressource wesentlich vereinfacht die Ist-Arbeit, aber auch einen anderen Anfangsoder Endtermin, eintragen und mitteilen. Eine wirkliche Verbesserung der Bedienerfreundlichkeit ist, dass im Eintragungsfenster die geplante Arbeit angezeigt wird. So hat der Mitarbeiter immer im Blick, welche Arbeitsleistung vorgesehen ist. Über die Schaltfläche Neu Berechnen wird die Scheduling Engine (im Web Access, auch das ist vollkommen neu) angestoßen und dadurch die Veränderungen neu berechnet. Dies ist natürlich besonders interessant, wenn Abhängigkeiten zu anderen Vorgängen bestehen. Abbildung 23: Eingabe in der Vorgangsliste Aber man beachte, dass das nur die Daten im Web Access betrifft: Nach wie vor muss (oder kann) der Projektleiter die Daten aktualisieren, wenn er Sie in seinen Project-Plan übernehmen will. Entweder kann er sich die Genehmigungsvorschau direkt im Web Access anschauen (über Vorgangsaktualisierungen) oder, wenn er das betreffende Projekt auf dem Server öffnet, bekommt er die Mitteilung Abbildung 24: Mitteilung über Aktualisierungen Seite 16 von 20

17 Abbildung 25: Vorschau auf die Auswirkungen der Rückmeldung In dem parallel geöffneten Fenster Neue Anfragen kann wie bisher jede Rückmeldung angenommen (und damit in Project aktualisiert) oder abgelehnt werden. War die Arbeitszeittabelle, in der die Teammitglieder ihre Vorgänge sehen und Rückmeldungen eintragen können, bisher kaum anzupassen und gewöhnungsbedürftig, ist diese jetzt im WSS nach eigenen Wünschen gestaltbar. Insgesamt sind die Funktionalitäten der Arbeitszeittabellen wesentlich erweitert worden. Es können unterschiedliche Arbeitszeittabellen definiert werden, die durch die Einbindung in WSS (Version 3) für unterschiedliche Teams zur Verfügung gestellt werden können. Diese sind jeweils in den Rückmeldungs-Workflow flexibel einzubinden, indem die Nächste zu genehmigende Person bestimmt wird. Abbildung 26: Standard-Arbeitszeittabelle Seite 17 von 20

18 Mit einem Klick auf einen Vorgang wird die Detailseite geöffnet: Abbildung 27: Eingabe der Arbeitszeit in den Zuordnungsdetails Abbildung 28: Neu Berechnet (im Web Access) Unter den Anlagen würde man die zu diesem Vorgang aufgeposteten Probleme, Risiken und Dokumente sehen, unter Kontakte die Verantwortlichen und das Projektteam und unter den Verwandten Zuordnungen die Vorgänger und Nachfolger des Vorganges, wenn diesen Ressourcen des Projektteams zugeordnet sind. Seite 18 von 20

19 Abbildung 29: weitere Details Der Projektleiter kann die Genehmigungen auch delegieren an eine Nächste genehmigende Person festlegen: Abbildung 30: Zu genehmigende Arbeitszeittabellen aus der Sicht des Projektleiters Seite 19 von 20

20 6. Lokaler Project Cache Führte das Speichern und besonders das Veröffentlichen von Projekten auf dem Server 2003 oft zu langen Wartezeiten oder zu Problemen dann, wenn der Spooler aus irgendeinem Grund gestört war, gibt es jetzt einen Lokalen Project Cache, der die Daten lokal zwischenspeichert. Der Benutzer sieht schon beim Speichern bzw. Veröffentlichen eines Projektes in der Statuszeile den Prozentwert des Fortschritts und die voraussichtliche Wartezeit. Er kann sich aber auch den Status des Lokalen Project Cache anzeigen lassen und mögliche Fehler ausmachen: Abbildung 31: Lokaler Project Cache Status 7. Änderungen der Technik Vollständig neu entwickelt auf dem.net Framework 2.0. Vollständige Integration in die Windows Sharepoint Services. Kein Datenaustausch über ODBC-Schnittstelle, sondern über http und OLE-DB. Verwendung eines Active Cache. Seite 20 von 20

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